راهنمای کامل اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA: business process automation) عمل نصب نرم افزار، ربات ها یا ماشین ها برای تکمیل وظایف است. این می تواند به کسب و کار کمک کند تا بهره وری را افزایش دهد، از نوآوری کارکنان پشتیبانی کند، رضایت مشتری را بهبود بخشد و عملیات را گسترش دهد. اگر شما یک رهبر کسب و کار هستید، پیاده سازی اتوماسیون فرآیند را برای افزایش محصول یا خدمات خود در نظر بگیرید.

در این مقاله از ایوسی، به BPA و مزایای آن، نحوه شناسایی فرآیندها برای خودکارسازی، روش‌های استفاده از اتوماسیون فرآیندها و نکاتی برای استفاده از آن می‌پردازیم.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چیست؟

BPA که گاهی به آن اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) نیز گفته می‌شود، عملی است برای قرار دادن فناوری‌هایی مانند نرم‌افزار رایانه‌ای یا مکانیزم‌های رباتیک مسئول تکمیل کارها. این می تواند نیاز به تلاش های دستی افراد را برای کارهای خاص برطرف کند، کارایی را افزایش داده و خطاها را کاهش دهد. نرم افزار اتوماسیون می تواند فرآیندهای معمول را به طور مکرر و پیوسته تکمیل کند. می تواند برنامه ها یا مجموعه ای از قوانین و مراحل را برای انجام اقداماتی مانند زدن کلید، سیستم های ناوبری و درک صفحه نمایش دنبال کند. ممکن است در فعالیت های زیر به کسب و کارها کمک کند:

• جمع آوری، تجزیه و تحلیل و انتقال اطلاعات

• پردازش تراکنش ها از طریق برنامه های کاربردی

• ویرایش و به روز رسانی داده ها

• ایجاد اعمال در سایر سیستم ها و نرم افزارهای دیجیتال

برخی از کسب‌وکارها ممکن است BPA را با فناوری‌های شناختی مانند هوش مصنوعی ترکیب کنند تا کارهای پیچیده‌تری را که معمولاً به درک و قضاوت انسان نیاز دارند، خودکار کنند. فناوری‌های برنامه‌نویسی با توانایی‌هایی مانند یادگیری ماشین، تشخیص گفتار و پردازش زبان طبیعی می‌توانند آن‌ها را قادر به انجام اقدامات زیر کنند:

• شخصیت ها و تصاویر را بشناسید و تفسیر کنید

• متن و اسناد را بخوانید، درک کنید و ایجاد کنید

• در گفتگو با مشتریان شرکت کنید

• از داده ها برای تصمیم گیری های پیچیده و آگاهانه استفاده کنید

مطالب مرتبط: یادگیری ماشینی در مقابل یادگیری عمیق: تفاوت چیست؟

مزایای اتوماسیون فرآیند

خودکارسازی فرآیندها می‌تواند در زمان و هزینه سازمان صرفه‌جویی کند و آزادی ایجاد ایده‌های جدید و بهینه‌سازی محصولات و خدمات خود را برای سازمان فراهم کند. در اینجا برخی از مزایای دیگر اتوماسیون فرآیند وجود دارد:

• افزایش سرعت: فناوری‌ها می‌توانند وظایف را سریع‌تر انجام دهند، زیرا نیازی به استراحت ندارند. آنها همچنین می توانند بلافاصله اطلاعات را به شخص مناسب در زمان مناسب هدایت کنند و مکاتبات تجاری را کارآمدتر کنند.

• به حداقل رساندن خطاها: برای نرم افزار اتوماسیون می تواند آسان تر باشد که تعداد زیادی از وظایف را بدون خطا انجام دهد. آنها همچنین معمولاً می توانند دستورالعمل ها را به شیوه ای جامع تر و سازگارتر از انسان ها رعایت کنند.

• بهبود شفافیت: از آنجایی که فرآیندهای خودکار دیجیتالی هستند، می توانند تمام جزئیات اقدامات را ردیابی کنند و این اطلاعات را در یک مخزن دیجیتال ذخیره کنند. این می تواند همه ذینفعان، از جمله سرپرستان، کارمندان و حتی حسابرسان را قادر سازد تا بر فرآیندهای دقیق یک کسب و کار نظارت کنند.

• پشتیبانی از بهره‌وری کارکنان: نرم‌افزار اتوماسیون می‌تواند کارهای خسته‌کننده را تکمیل کند، کارمندان را آزاد کند تا روی کارهای با ارزش و استراتژیک کار کنند و بهره‌وری کلی یک تیم را افزایش دهد. کارمندان ممکن است زمان بیشتری برای انجام اقداماتی که نیاز به خلاقیت و همکاری دارند، مانند خدمت به مشتریان و حل مسائل خاص داشته باشند.

• مدیریت افزایش حجم کار: نرم افزار اتوماسیون می تواند به دلیل رویدادهای غیرمنتظره، بارهای کاری را افزایش دهد و به کسب و کار این امکان را می دهد که پذیرا و انعطاف پذیرتر باشد. در حالی که استخدام کارمندان بیشتر در مدت زمان کوتاه می‌تواند دشوار باشد، فناوری‌های اتوماسیون معمولاً می‌توانند به سرعت و به راحتی افزایش شدید تقاضا را برطرف کنند.

• حفظ ثبات: در حالی که افراد ممکن است وظایف خود را به روش‌های متفاوتی انجام دهند، نرم‌افزار اتوماسیون معمولاً می‌تواند چندین بار اقدامات را به همان شیوه انجام دهد. یک کسب‌وکار می‌تواند از نرم‌افزار اتوماسیون برای رسیدن به نیازهای مشتری، ایجاد اعتماد در پایگاه مشتری و افزایش وفاداری استفاده کند.

مطالب مرتبط: نحوه اندازه گیری بهره وری و افزایش کارایی در محل کار

شناسایی فرآیندها برای خودکارسازی

ممکن است فرآیندهای خاصی وجود داشته باشد که یک کسب‌وکار می‌تواند برای سریع‌تر کردن عملیات خود خودکار کند. در اینجا ویژگی های یک فرآیند است که ممکن است برای یک شرکت به طور خودکار سودمند باشد:

• به ثبات نیاز دارد: فرآیند باید هر بار و در بین تیم ها یکسان باشد.

• نیاز به عاری از خطا: این مهم است که فرآیند دقیق و بدون خطا باشد.

• بستگی به قوانین دارد: مجموعه خاصی از قوانین یا دستورالعمل ها برای چگونگی تکمیل فرآیند وجود دارد.

• نیاز به تلاش چند نفر دارد: این فرآیند مستلزم کار بسیاری از اعضای تیم است.

• باید در حجم بالا اتفاق بیفتد: کارمندان معمولاً این فرآیند را با حجم بالا انجام می دهند، مثلاً چندین بار در روز.

• حساس به زمان است: این فرآیند دارای ضرب الاجل و سررسید است.

• آیا مالی است: حسابرسان و سایر ذینفعان برای ارزیابی تاریخچه مالی یک سازمان به این فرآیند نگاه می کنند.

مطالب مرتبط: ۶ روش برای ساده کردن فرآیندها و گردش کار

راه های استفاده از اتوماسیون فرآیند

اتوماسیون فرآیند می تواند به ویژه برای شرکت های خدمات مالی مفید باشد زیرا نرم افزار می تواند به آنها در انجام محاسبات و تکمیل وظایف مالی کمک کند. با این حال، اتوماسیون فرآیند می تواند به کسب و کارها در سایر صنایع نیز کمک کند، مانند مراقبت های بهداشتی، خرده فروشی، منابع انسانی، دولت، تولید، قانون و فناوری اطلاعات. در اینجا شش راه وجود دارد که یک کسب و کار می تواند از BPA برای بهبود عملکرد خود استفاده کند:

۱. منابع انسانی

اگر فرآیندهای خودکار باشند، وظایف منابع انسانی مانند سوار شدن می‌توانند بسیار سریع‌تر و آسان‌تر باشند. BPA می تواند به یک شرکت کمک کند تا در صورت نیاز به افزایش قابلیت های خدمات خود، به سرعت بسیاری از کارمندان جدید را استخدام کند. یک فرآیند سوار شدن خودکار معمولاً شامل فرم‌های الکترونیکی برای تکمیل کردن کارمندان است که می‌توانند امضای الکترونیکی خود را روی آن قرار دهند. نرم‌افزار اتوماسیون می‌تواند این فرم‌ها و سایر اسناد مهم را به بخش‌های مربوطه ارسال کند، برنامه‌های آموزشی آنلاین را به کارمندان جدید ارائه دهد و به آنها کمک کند تا سیستم‌های سپرده مستقیم را برای چک‌های حقوق خود راه‌اندازی کنند.

یک نرم‌افزار اتوماسیون حتی می‌تواند بدون دخالت مدیر به سؤالات کارکنان پاسخ دهد. می‌تواند کارمندان را قادر سازد درخواست‌های مرخصی را ارائه و دریافت کنند و زمان و حضورشان را پیگیری کنند. این امر می‌تواند نظارت بر فعالیت‌های کارکنان خود را برای متخصصان منابع انسانی آسان‌تر کند، به‌ویژه اگر کارکنان گسترده‌ای داشته باشند.

مطالب مرتبط: منابع انسانی: تعریف و نحوه کار

۲. وظایف مالی

نرم افزار BPA می تواند به شرکت ها در سازماندهی اطلاعات مالی مانند حساب های پرداختنی کمک کند. به جای تلاش برای پیگیری فاکتورها و کپی های کاغذی و تحویل آنها به صورت دستی، یک شرکت می تواند فرم های الکترونیکی را برای فروشندگان ارسال کند و فاکتورهای دیجیتال را به مکان های مناسب هدایت کند. این همچنین می تواند به اعضای تیم اجازه دهد تا هزینه ها و سایر جزئیات مالی را به سرعت پیگیری و پیدا کنند. تسهیل و سریع‌تر کردن فرآیند پرداخت می‌تواند رضایت فروشندگان و کارکنان را افزایش دهد.

۳. پشتیبانی مشتری

پشتیبانی مشتری یا میز راهنمایی یکی از محبوب ترین روش هایی است که مشاغل از BPA استفاده می کنند. ربات‌ها می‌توانند در پاسخ به سوالات رایج مشتریان مانند ساعات کاری یا نحوه انجام اقدامات در یک برنامه بسیار مفید باشند. آنها حتی می توانند لغو مشتری را پردازش کنند و بازپرداخت را صادر کنند، در حالی که منابع دیگری را نیز به مشتریان توصیه می کنند. BPA می تواند به یک کسب و کار کمک کند تا تعداد زیادی از درخواست های مشتری را مدیریت کند و در سریع ترین زمان ممکن به مشتریان کمک کند.

مطالب مرتبط: راهکارهای سیستم‌های پشتیبانی مشتریان در جهت جلب رضایت و افزایش اعتماد

۴. حسابرسی

نرم افزار BPA می تواند برای کسب و کارها برای آماده شدن برای ممیزی بسیار مفید باشد. این به این دلیل است که می تواند یک شرکت را قادر سازد تا اطلاعات مالی را ردیابی کند، آنها را به راحتی بازیابی کند و در اسناد حسابرسی گنجانده شود. برخی از نرم افزارهای BPA حتی می توانند تجزیه و تحلیل ها و گزارش هایی را کامل کنند که ممکن است به حسابرس کمک کند تصویر روشنی از تاریخچه مالی و عملکرد یک کسب و کار ارائه دهد. اتوماسیون می تواند فرآیند حسابرسی را سریع و دقیق کند.

۵. حفاظت از داده ها

پشتیبان‌گیری خودکار داده‌ها می‌تواند به محافظت از داده‌ها، مانند تجزیه و تحلیل مشتری، از گم شدن کمک کند. همچنین می تواند به کسب و کارها در دستکاری و بازیابی داده ها برای استفاده از آنها برای عملیات کمک کند. نرم افزار BPA اغلب شرکت ها را قادر می سازد تا داده ها را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره کنند و بنابراین از هر دستگاه و هر مکان به آن دسترسی داشته باشند.

مرتبط: مهارت های مدیریت داده ها: تعریف و مثال

۶. عملیات روزانه

BPA می تواند به وظایف خاص و عملیات روزانه یک تجارت کمک کند. برای مثال، می‌تواند اعلان‌ها یا یادآوری‌های ایمیلی را به کارمندان و مشتریان ارائه کند، راه‌اندازی محصول را تسهیل کند و سفارش‌های فروش را پردازش کند. همچنین می تواند به یک شرکت کمک کند تا محصولات و خدمات خود را به طور خودکار تبلیغ کند.

نکاتی برای اتوماسیون فرآیند

با برنامه ریزی مناسب و منابع کافی، یک شرکت می تواند BPA را برای تحقق بهتر اهداف خود پیاده سازی کند. در اینجا چند نکته برای خودکارسازی فرآیندها برای کسب و کار خود آورده شده است:

• انتظارات خود را مدیریت کنید: به جای اینکه اتوماسیون فرآیند را در مقیاس بزرگ به یکباره کامل کنید، از کوچک شروع کنید و اتوماسیون خود را در مدت زمان کافی افزایش دهید. این می تواند به شما کمک کند تا به مشکلات احتمالی در نرم افزار اتوماسیون رسیدگی کنید و کارکنان را برای تغییراتی که می تواند به همراه داشته باشد آموزش دهید.

• پیامدهای مالی را در نظر بگیرید: در حالی که اتوماسیون فرآیند می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد و بازده سرمایه‌گذاری را در بلندمدت افزایش دهد، گاهی اوقات می‌تواند هزینه‌های قابل توجهی را به همراه داشته باشد. هنگامی که در حال برنامه ریزی اتوماسیون فرآیند خود هستید، این و سایر پیامدهای مالی را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که این یک تصمیم عالی برای کسب و کار شما است.

• از مشتریان خود حمایت کنید: قبل از اجرای اتوماسیون فرآیند، به پایگاه مشتری و نیازهای آنها فکر کنید. به عنوان مثال، در حالی که یک ربات خودکار که به مسائل مربوط به خدمات مشتری کمک می کند ممکن است کارایی یک کسب و کار را افزایش دهد، برخی از مشتریان ممکن است بخواهند در عوض با یک فرد برای حل مشکلات خود کار کنند.

• از کارمندان خود حمایت کنید: از آنجایی که اتوماسیون فرآیند می تواند تغییر مهمی باشد، مطمئن شوید که از کارمندان خود در سراسر آن حمایت می کنید. با بخش منابع انسانی کار کنید تا روش های آموزشی را تنظیم کنید و منابعی را برای کمک به کارکنان برای درک مسئولیت های شغلی خود فراهم کنید.

• یک تیم قدرتمند بسازید: ایجاد تیمی که مسئولیت اتوماسیون فرآیند را بر عهده دارد می‌تواند به موفقیت این تغییر کمک کند. این همچنین می تواند شامل استخدام یک تیم فناوری اطلاعات برای کمک به نصب اتوماسیون فرآیند و عیب یابی هر گونه مشکلی باشد که پیش می آید.

• برای موانع برنامه ریزی کنید: انتظار موانع یا اشتباهات می تواند به شما کمک کند تا برای آنها آماده شوید و در صورت وقوع آنها بر آنها غلبه کنید. به عنوان مثال، ممکن است ایده خوبی باشد که از اطلاعات نسخه پشتیبان تهیه کنید و سیستم های امنیتی را برای محافظت از داده ها در صورت نقص فناوری نصب کنید.

• ردیابی نتایج: نتایج اتوماسیون فرآیند را کنترل کنید تا تأثیرات آن را بر تجارت خود مشاهده کنید. مشاهده نتایج همچنین می تواند به شما در تنظیم فرآیندها در صورت نیاز برای حمایت از سهامداران و ایجاد موفقیت کمک کند.