اندازه گیری بهره وری شرکت یا بخش به شما امکان می دهد تغییرات عملیاتی ایجاد کنید، کارمندان یا تجهیزات را برای رعایت ضرب الاجل اضافه کنید. همچنین درک بهره وری نیروی کار به شما امکان می دهد کارایی کلی را بسنجید و اینکه آیا می توانید ضرب الاجل های تنگاتنگ را رعایت کنید یا مشتریان جدیدی را جذب کنید. روش‌های مختلفی برای اندازه‌گیری بهره‌وری وجود دارد و درک اینکه کدام یک برای کسب‌وکار شما بهترین است، می‌تواند زمان و توجه لازم را داشته باشد.
در این مقاله از ایوسی، به طور عمیق بحث خواهیم کرد که چرا اندازه گیری بهره وری در محل کار مهم است و برخی از استراتژی هایی را که می توانید فوراً برای اندازه گیری بهره وری استفاده کنید، به اشتراک می گذاریم.
مرتبط: راهنمای مدیریت افراد: تعریف، نکات و مهارت ها
بهره وری چیست؟
بهره وری اندازه گیری کارایی یک ماشین، کارخانه یا شخص در تبدیل ورودی ها به خروجی های مفید است. برای محاسبه بهره وری، متوسط خروجی هر دوره را بر هزینه های متحمل شده یا منابعی مانند پرسنل مصرف شده در آن دوره تقسیم می کنید.
چرا بهره وری باید اندازه گیری شود
دلایل مختلفی وجود دارد که اندازه گیری بهره وری در محل کار ضروری است.
تصمیمات سرمایه گذاری آسان تر است
یک شرکت برای اتخاذ تصمیمات سرمایه گذاری باید بداند که عملیاتش چقدر مولد است. به عنوان مثال، شما ممکن است در یک کارخانه تولید خودروها کار کنید که در دو سال گذشته تولید خودرو به میزان قابل توجهی کاهش یافته است. بر اساس اندازه‌گیری‌های بهره‌وری، این شرکت می‌تواند به این نتیجه برسد که کاهش بهره‌وری ناشی از تجهیزات قدیمی است که نیاز به به‌روزرسانی دارند.
بنابراین، مدیریت برای نوسازی کارخانه سرمایه گذاری می کند. اندازه گیری مداوم بهره وری به شرکت اجازه می دهد تا کارایی عملیات خود را در طول زمان مقایسه کند و بر اساس آن تنظیمات را انجام دهد.
اثربخشی و توانایی کارکنان را می سنجد
دلیل مهم دیگر برای اندازه گیری بهره وری این است که به شما امکان می دهد کارایی نیروی کار خود را بسنجید. به عنوان مثال، اگر مشتری از شرکت شما خواسته است که یک محصول چالش برانگیز را ارائه دهد، تنها راهی که می‌دانید آیا می‌توانید جدول زمانی را برآورده کنید این است که به طور مداوم بهره‌وری نیروی کار خود را اندازه‌گیری کنید. مدیران همچنین باید بدانند که هر یک از کارکنان چگونه عمل می کنند.
این اطلاعات به آنها کمک می کند تا تصمیمات مهمی بگیرند که بر کارایی کلی محل کار تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، درک اینکه هر کارمند چقدر کارآمد عمل می کند به مدیران کمک می کند تا تعیین کنند چه کسی می تواند مسئولیت های اضافی را بر عهده بگیرد یا چه کسی برای رهبری یک پروژه تیمی ایده آل است.
مطالب مرتبط: ۳۵ نمونه از انگیزه در محیط کار
امکان تصمیم گیری عملیاتی بهتر را فراهم می کند
یک دلیل مهم دیگر برای نظارت بر بهره وری این است که می تواند به مدیران کمک کند تا شرکت را تغییر دهند. برای مثال، داده‌های جمع‌آوری‌شده در طول فرآیند اندازه‌گیری می‌تواند تأخیر در فرآیند تولید را نشان دهد.
از طرف دیگر، ممکن است مشکلاتی را در چرخه عمر مشتری آشکار کند. تشخیص این امر به شما امکان می دهد تغییرات عملیاتی مانند گسترش تیم خدمات مشتری خود یا سرمایه گذاری در تجهیزات تولید جدید ایجاد کنید.
نکاتی برای اندازه گیری بهره وری
هر شرکتی روش های خاص خود را برای اندازه گیری بهره وری دارد. تنوع روش ها نشان دهنده این واقعیت است که هر شرکتی از نظر ساختار و تمرکز متفاوت است. بنابراین، شرکت‌ها معمولاً ابزارهای اندازه‌گیری بهره‌وری را متناسب با نیازهای خود طراحی می‌کنند. همانطور که گفته شد، چندین دسته کلی از اندازه گیری بهره وری وجود دارد که باید انتظار داشته باشید در طول حرفه خود با آنها روبرو شوید.
-
تمرکز بر سود
-
انجام کار
-
مدیریت زمان
-
بازخورد و ارزیابی همتایان
-
مقایسه زمان کار با کالاهای تولید شده
-
نظارت بر پیشرفت کارمندان
-
رضایت مشتری
تمرکز بر سود
یکی از راه هایی که می توانید سودآوری را اندازه گیری کنید، نظارت بر سودآوری و فروش سازمان است. به عنوان مثال، به زبان ساده، اگر یک سال شرکت شما یک میلیون دلار سود داشته باشد و سال بعد دو میلیون دلار سود کند، نشانه واضحی از افزایش بهره وری وجود دارد، اگرچه لازم است تحلیل عمیق تری از شرکت انجام شود. برگه های سود و زیان برای درک اینکه چه چیزی باعث افزایش سودآوری شده است.
تمرکز بر سود می‌تواند انتخاب محبوبی برای شرکت‌هایی باشد که در مناطقی فعالیت می‌کنند که معمولاً اندازه‌گیری مدت زمان یک فعالیت خاص دشوار است.
به عنوان مثال، تیمی را در نظر بگیرید که مسئول مدیریت کمپین های تبلیغاتی برای چندین مشتری است. شرکت ممکن است تصمیم بگیرد که حفظ امنیت چند مشتری اصلی با تولید کمپین‌های تبلیغاتی با کیفیت بالا مهم‌تر از تامین امنیت هرچه بیشتر مشتریان است.
در این شرایط، آنها ممکن است تصمیم بگیرند که بهترین راه برای ارزیابی میزان تأثیرگذاری تیم، تمرکز بر سودهایی است که به شرکت آورده اند. آنها ممکن است نرخ سود را با کل مبلغ پرداختی به حقوق مقایسه کنند تا اندازه گیری دقیق تری داشته باشند.
انجام کار
رویکرد دیگر بر تعداد وظایف تکمیل شده توسط نیروی کار متمرکز است. در این روش اندازه گیری بهره وری، مدیریت کمتر نگران زمان مورد نیاز برای تکمیل وظایف است. در عوض، آنها بر تکمیل محصول نهایی متمرکز هستند.
برای اجرای چنین اندازه گیری بهره وری، ممکن است لازم باشد پروژه ها را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید. سپس این وظایف به هر یک از کارکنان واگذار می شود تا اطمینان حاصل شود که پروژه کامل در مهلت تعیین شده تکمیل شده است. برای پروژه‌های بزرگ‌تر، ممکن است اهداف یا اهداف میانی گنجانده شود تا همه بدانند که آیا کار طبق برنامه انجام می‌شود یا خیر.
مطالب مرتبط: چگونه در محل کار تأثیر بگذاریم
مدیریت زمان
یک گزینه جایگزین برای اندازه گیری بهره وری، نظارت بر زمان انجام کار است. برای این کار از نرم افزارهای سنجش بهره وری یا برنامه های آنلاین استفاده کنید.
یکی از سیستم‌های مدیریت زمان که معمولاً مورد استفاده قرار می‌گیرد، کارکنان را ملزم می‌کند تا زمانی را که صرف یک کار می‌کنند در یک صفحه گسترده وارد کنند. سپس نتایج را می توان در طول زمان توسط مدیران ارزیابی کرد تا ببینند آیا بهره وری در حال افزایش، کاهش یا ثابت ماندن است. مزیت این روش این است که نرم افزار مدرن به شرکت ها اجازه می دهد زمان را به چند دقیقه و حتی ثانیه تقسیم کنند تا اطمینان حاصل شود که از زمان کار به طور موثر استفاده می شود.
بازخورد و ارزیابی همتایان
اگر یک تیم کوچک یا گروهی از کارمندان به طور منظم تعامل داشته باشند، می توانید اندازه گیری های بهره وری را بر اساس ارزیابی و بازخورد همتایان اجرا کنید. در چنین سیستمی، بهره وری هر کارمند را با توجه به بازخوردی که از دیگران در مورد عملکرد خود دریافت می کنند، ارزیابی می کنید.
برای موفقیت آمیز بودن، هر کارمند باید نقش های متفاوتی را که هر یک از کارکنان در تیم دارند و انتظار می رود که انجام دهند را بداند. باید سطح بالایی از ارتباطات در تیم وجود داشته باشد و کارکنان باید به اندازه کافی احساس راحتی کنند تا ارزیابی صادقانه ای از عملکرد همکاران خود ارائه دهند.
مقایسه زمان کار با کالاهای تولید شده
یک روش رایج برای اندازه گیری بهره وری در یک محیط کارخانه، مقایسه کل زمان کار است که به آن ورودی نیز می گویند، با تعداد محصولات تولید شده یا خروجی. با انجام این کار، شرکت ها می توانند نسبتی را محاسبه کنند که به آنها نشان می دهد کارمندانشان چقدر کارآمد هستند.
برای اندازه گیری بهره وری به این روش، تعداد کل محصولات ساخته شده را بر تعداد کل ساعات کار همه کارمندان تقسیم می کنید. سپس، از نتیجه به عنوان نسبت هزینه به فایده استفاده خواهید کرد که می توانید آن را نظارت کنید.
نظارت بر پیشرفت کارمندان
استراتژی های مختلف اندازه گیری بهره وری شامل نظارت منظم بر پیشرفت کارکنان است. این رویکردها به شما این امکان را می دهد که در بالای کارهای انجام شده باقی بمانید و در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کنید یا اهداف جدیدی را تعیین کنید.
یکی از روش ها چک-این روزانه یا جلسه تیمی است. این شامل ملاقات روزانه با تیم خود برای بحث در مورد گردش کار، مسائلی که ممکن است پیش آمده باشد یا پیشرفت های جدیدی در رویه های کاری شما است. با مقایسه میزان کاری که کارمندان در طول یک روز یا یک هفته انجام داده اند، یک ایده کلی از میزان بهره وری آنها خواهید داشت.
رضایت مشتری
یک روش رایج برای اندازه گیری بهره وری در شرکتی که خدماتی را به مشتریان ارائه می دهد، استفاده از بازخورد مشتری است. به عنوان مثال، از مشتریانی که با مرکز خدمات تماس می گیرند، ممکن است پس از پایان تماس از آنها خواسته شود که یک نظرسنجی کوتاه از رضایت خود را تکمیل کنند. در آن، آنها توضیح خواهند داد که آیا کارمند به سؤال آنها پاسخ داده است و آیا احساس می کند که با آنها مودبانه رفتار شده است یا خیر.
داده‌های به‌دست‌آمده از نظرسنجی‌های مشتریان ممکن است با تعداد مشتریانی که مرکز خدمات در یک دوره ثابت مدیریت کرده است ترکیب شود. این رویکرد به شما این امکان را می‌دهد تا درک دقیق‌تری از کارایی که شما و همکارانتان انجام می‌دهید به دست آورید.
برای نشان دادن نتایج بالقوه، دو مرکز خدمات یکسان را در نظر بگیرید. ممکن است یکی در هر ساعت با ۸۰ مشتری سروکار داشته باشد در حالی که دومی فقط ۶۰ مشتری را مدیریت می کند. با این حال، تماس گیرندگان به مرکز خدمات اول در نظرسنجی مشتریان شکایت دارند که به ندرت پاسخ هایی را که می خواهند دریافت می کنند و احساس می کنند که عجله دارند. این منجر به تماس های تکراری بسیاری می شود.
در این مثال، شرکتی که دومین مرکز خدمات را اداره می‌کند، می‌تواند قویاً استدلال کند که کارمندانش با وجود اینکه با تماس‌های مشتری کمتری در ساعت سروکار دارند، بهره‌ورتر هستند.