نحوه برنامه ریزی یک رویداد در ۶ مرحله (با نکات)

چه در حال برنامه ریزی یک کنفرانس بزرگ، یک جلسه کوچک یا یک گردهمایی اجتماعی در محل کار باشید، داشتن یک برنامه استراتژیک به شما کمک می کند تا سازماندهی شده بمانید. صرف نظر از اندازه رویداد، یک برنامه خوب به جزئیاتی مانند تاریخ شروع و پایان، بودجه، محل برگزاری، بازاریابی، شرکت کنندگان و موارد دیگر می پردازد تا کارها به خوبی اجرا شود.

در این مقاله از ایوسی، به این موضوع می پردازیم که چرا برنامه ریزی رویداد مهم است، چگونه یک رویداد را سازماندهی کنید و نکاتی برای کمک به شما در ساختار یک برنامه دقیق.

مطالب مرتبط: برنامه ریز رویداد چیست؟

چرا برنامه ریزی یک رویداد مهم است؟

سازماندهی رویداد زمانی است که هر عنصر رویداد خود را از ابتدا تا انتها برنامه ریزی می کنید. شما برای رویداد خود ایده هایی ارائه می دهید و راه هایی را برای اجرای چشم انداز خود تعیین می کنید. برنامه ریزی یک رویداد مهم است زیرا:

• استرس را کاهش می دهد: برنامه ریزی رویداد می تواند به شما اطمینان دهد که هر کاری را که برای موفقیت رویداد خود نیاز دارید انجام می دهید. به عنوان مثال، اگر بدانید که قبلاً مکانی را رزرو کرده اید و فروشندگان را ایمن کرده اید، ممکن است استرس کمتری داشته باشید.
• صرفه جویی در پول را به همراه دارد: ارزیابی منابع مالی خود از قبل می تواند شما را قادر سازد از هزینه های بیش از حد برای هزینه های رویداد جلوگیری کنید. با برنامه‌ریزی مؤثر، می‌توانید قیمت‌های فروشندگان و مکان‌های برگزاری را با هم مقایسه کنید و مواردی را انتخاب کنید که با بودجه شما همخوانی دارند، که مانع از این می‌شود که با پرداخت هزینه‌ها در آخرین لحظه، بیش از آنچه در نظر داشتید، پول خرج کنید.
• خلاقیت را ارتقا می دهد: با برنامه ریزی رویداد، می توانید نحوه سازماندهی رویداد خود را برای جذب مهمانان خود در نظر بگیرید. به عنوان مثال، شما ممکن است غذاهای محبوب را سرو کنید یا میزبان فعالیت هایی برای سرگرم کردن شرکت کنندگان باشید.
• ایجاد عادت های سازنده را در پی دارد: زمانی که اقدام به برنامه ریزی شود و به آن برنامه ریزی عمل شود؛ رفته رفته تثبیت روندهای اجرایی نظاممند در وجود انسان شکل می گیرد و این شکل گیری منجر به ایجاد عادت های سازنده خواهد شد.

انواع رویدادهای حرفه ای

شرکت ها ممکن است کارمندان و ذینفعان را به رویدادهای حرفه ای مختلف دعوت کنند، مانند:

• همایش ها
• نمایشگاه های تجاری
• توابع خیریه
• رویدادهای معرفی محصول
• جلسات هیئت مدیره
• جشن برای نقاط عطف شرکت

مطالب مرتبط: ۱۳ نوع رویداد سازماندهی مشاغل

چگونه یک رویداد را برنامه ریزی کنیم

برای هماهنگی یک رویداد حرفه ای مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. یک هدف ایجاد کنید

هدف رویداد هدف عملکرد شما و آنچه می خواهید مهمانانتان تجربه کنند است. برای رسیدن به یک هدف روشن، از خود بپرسید که می خواهید با این رویداد به چه چیزی برسید. همچنین ممکن است در نظر گرفتن عواملی مانند:

• جمعیت شناسی مهمان: سن و عضویت گروهی افرادی را که می خواهید در رویداد خود شرکت کنند، در نظر بگیرید. شاید شما در حال سازماندهی یک رویداد خیریه برای جمع آوری پول برای یک زمین بازی جدید هستید، بنابراین از کودکان در هر سنی دعوت می کنید در آن شرکت کنند.
• مناسبت رویداد: این مناسبت دلیلی است که شما برای یک رویداد برنامه ریزی می کنید، مانند سرگرم کردن کارمندان به خاطر سختی کارشان یا ایجاد فرصت های شبکه ای برای متخصصان در صنعت خود.
• لباس: دانستن مناسبت رویداد می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که می خواهید مهمانان خود چگونه لباس بپوشند. به عنوان مثال، اگر مراسم رسمی باشد، ممکن است به لباس های کراوات مشکی نیاز داشته باشید.

۲. بودجه طراحی کنید

بودجه شما هزینه های رویداد و مقدار پولی را که می توانید خرج کنید تعیین می کند. هنگام ارزیابی منابع مالی خود، هزینه های زیر را در نظر بگیرید:

• محل برگزاری: قیمت اجاره یک مکان ممکن است به اندازه مکان یا امکاناتی که ارائه می دهند بستگی داشته باشد. مکان ها همچنین ممکن است برای مدت زمان رویداد هزینه ای دریافت کنند. هنگامی که هدف رویداد خود را می دانید، مهم است که تعیین کنید می خواهید رویداد چقدر طول بکشد تا بتوانید هزینه های محل برگزاری را با هم مقایسه کنید.
• غذا: گزینه‌های غذا و نوشیدنی برای تهیه غذا و سرو آن برای مهمانان شما به منابع مالی نیاز دارد. هزینه غذا ممکن است به نوع غذا و اندازه وعده ها بستگی داشته باشد. به عنوان مثال، غذاهای دریایی برای ۱۰۰ مهمان ممکن است گرانتر از غذاهای آماده برای ۵۰ مهمان باشد.
• سرگرمی: برخی از هنرمندان، مانند نوازندگان یا استندآپ کمدین‌ها، ممکن است بر اساس میزان شهرت و مدت زمانی که می‌خواهید اجرا کنند، قیمت‌های بالاتری دریافت کنند. همچنین می‌توانید دی‌جی‌ها یا رقصندگان حرفه‌ای را استخدام کنید که هزینه‌های آنها ممکن است متفاوت باشد.
• عکاس یا فیلمبردار: اگر می‌خواهید رویداد خود را مستند کنید، ممکن است نیاز به رزرو بودجه برای استخدام یک عکاس یا فیلمبردار حرفه‌ای داشته باشید. آنها ممکن است نرخ های ثابت ساعتی را دریافت کنند یا یک بسته رویداد ارائه دهند که می تواند شامل ویرایش و تحویل تصاویر یا ویدیوی رویداد شما باشد.
• کارکنان رویداد: هنگام استخدام کارکنان، بسته به اندازه رویداد خود ممکن است به بودجه بیشتری نیاز داشته باشید. برای مثال، ممکن است به میزبان ها پول بدهید تا مهمانان را به سمت صندلی هایشان هدایت کنند و سخنرانان اصلی را معرفی کنند.
• تبلیغات: اگر نیاز دارید رویداد خود را عمومی کنید، ممکن است به بودجه بیشتری نیاز داشته باشید. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد به شرکت های تلویزیونی برای پخش آگهی های بازرگانی یا مجریان رادیو برای تبلیغ رویداد خود در آنتن، پول پرداخت کنید. همچنین ممکن است برای تبلیغات در رسانه های اجتماعی برای گسترش دامنه تلاش های تبلیغاتی آنلاین خود هزینه کنید.

۳. تاریخ را انتخاب کنید

تاریخ رویداد شما تعیین می کند که می خواهید رویداد چه زمانی برگزار شود. مهم است که تاریخ خود را در مراحل اولیه برنامه ریزی نهایی کنید تا بتوانید تاریخ را برای مکان خود رزرو کنید و سرگرمی خود را رزرو کنید. شما همچنین به یک تاریخ خاص نیاز دارید تا زمان کافی برای تبلیغ رویداد خود به مخاطبان هدف خود داشته باشید. در اینجا عواملی وجود دارد که باید هنگام انتخاب تاریخ رویداد در نظر بگیرید:

• آب و هوا: با دانستن هدف رویداد خود، می‌توانید زمانی از سال را که می‌خواهید رویدادتان برگزار شود، تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر در حال سازماندهی یک رویداد در فضای باز هستید، ممکن است به جای زمستان یک تاریخ را در بهار انتخاب کنید. همچنین خوب است که تغییرات آب و هوای سالانه مانند فصل طوفان را در نظر بگیرید که می تواند بر مکان رویداد شما تأثیر بگذارد.
• رویدادهای دیگر: فعالیت در منطقه خود را برای اطلاعات در مورد عملکردهای دیگری که ممکن است با عملکرد شما تداخل داشته باشد، نظارت کنید. به عنوان مثال، اگر یک کنوانسیون بزرگ در همان آخر هفته رویداد شما برگزار شود، ممکن است پارکینگ محدود یا افزایش ترافیک وجود داشته باشد که می‌تواند بر حضور مهمانان تأثیر بگذارد.
• گردش کار سازمانی: برنامه ریزی و اجرای یک رویداد نیاز به تلاش افراد سازمان شما دارد. تاریخی را انتخاب کنید که به کارمندان شما اجازه می دهد زمان و مهارت های مورد نیاز را برای سازماندهی رویداد اختصاص دهند در حالی که هنوز وظایف کاری معمولی خود را انجام می دهند.

۴. یک مکان را انتخاب و رزرو کنید

محل برگزاری رویداد شماست. تنظیمی را انتخاب کنید که با موضوع یا هدف رویداد شما همسو باشد. به عنوان مثال، اگر هدف از رویداد شما ترویج تناسب اندام و تندرستی برای کودکان است، می توانید فعالیت هایی را در یک پارک محلی برنامه ریزی کنید. قبل از رزرو مکان برای رویداد خود، عوامل زیر را در نظر بگیرید:

• اندازه: با مراجعه حضوری به مکان یا ارزیابی پلان های آن، می توانید تعیین کنید که آیا به اندازه کافی بزرگ است که مهمانان خود را میزبانی کند یا خیر. همچنین ممکن است به دنبال فضای اضافی باشید، مانند اتاق‌های کوچک‌تر که در آن می‌توانید جلسات فردی را میزبانی کنید یا سالن‌های استراحت خصوصی برای سرگرمی‌کنندگان خود.
• مکان: با لیست مهمانان خود، ارزیابی کنید که مهمانان شما از کجا می توانند سفر کنند تا مکانی را در یک مکان مناسب انتخاب کنید، که ممکن است مهمانان را نیز تشویق به حضور در آن کند. به عنوان مثال، اگر میزبان رویدادی در یک شهر بزرگ مانند لس آنجلس هستید، ممکن است مهمانان بخواهند به رویداد شما سفر کنند زیرا فرصتی برای بازدید از شهر وجود دارد.
• پارکینگ: مکان‌ها ممکن است پارکینگ‌هایی برای استفاده مهمانان داشته باشند، یا موقعیت مکانی ممکن است از مهمانان لازم باشد که در خیابان یا محله‌ها پارک کنند. می‌توانید خط‌مشی‌های پارکینگ رویدادتان را در دعوت‌نامه‌ها و تبلیغات مشخص کنید.
• دسترسی: مهم است که مکانی را انتخاب کنید که ورودی ها و حمام های قابل دسترسی برای مهمانان شما داشته باشد.
• فناوری: ممکن است برای میزبانی رویداد خود به تجهیزات A/V نیاز داشته باشید. از سازمان‌دهندگان سالن بپرسید که آیا می‌توانید ارائه‌هایی را با صفحه‌نمایش بزرگ یا میکروفون‌های پلاگین میزبانی کنید. همچنین می توانید در مورد آکوستیک فضا جویا شوید تا مطمئن شوید که مهمانان شما می توانند بدون توجه به جایی که در اتاق نشسته اند، بلندگوها را بشنوند.
• شامل بودن: برخی از مکان ها شامل غذا و عکاسی، به عنوان مثال، در هزینه های اجاره آنها می شود. اگر می‌خواهید تعداد فروشندگان رویداد خود را محدود کنید، به دنبال مکانی با بسته‌های فراگیر باشید.

۵. فروشندگان را پیدا کنید

فروشندگان مشاغلی هستند که می توانند به حمایت از رویداد شما کمک کنند. به عنوان مثال، ممکن است یک شرکت امنیتی خصوصی را برای نظارت بر فعالیت در رویداد خود و محافظت از مهمانان خود در برابر آسیب استخدام کنید. همچنین ممکن است با یک گلفروش محلی ارتباط برقرار کنید تا گل و تزئینات دیگر را برای عملکرد خود تهیه کنید. برای یافتن فروشندگان، بودجه و نوع کمک شخص ثالث مورد نیاز خود را در نظر بگیرید.

۶. یک برنامه ارتقاء ایجاد کنید

تبلیغ رویداد شما قبل از تاریخ آن می تواند باعث ایجاد هیجان برای فعالیت ها شود و به مهمانان شما زمان کافی برای تنظیم برنامه های خود بدهد. در موارد تبلیغاتی که ارسال می کنید، می توانید تاریخ و زمان رویداد را درج کنید. همچنین می‌توانید لوگوی حامیان مالی خود و هر جزئیات مهمی را که مهمانان باید بدانند، از جمله اینکه چه غذایی سرو می‌کنید و چه نوع لباسی لازم است را وارد کنید. نمونه هایی از ابزارهای تبلیغاتی عبارتند از:

• رسانه های اجتماعی
• تلویزیون
• رادیو
• بازاریابی ایمیلی
• خبرنامه ها
• وب سایت سازمانی

بیشتر بخوانید: ۳۰ ایده تبلیغاتی رویداد

نکاتی برای برنامه ریزی رویدادها

برای کمک بیشتر به برنامه ریزی رویدادهای حرفه ای، نکات زیر را در نظر بگیرید:

وظایف را به افراد خاصی محول کنید

برای هماهنگی موفقیت آمیز یک رویداد، مهم است که مسئولیت ها را به افراد تیم برنامه ریزی رویداد خود محول کنید. ایجاد کمیته های خاص برای رسیدگی به بخش های مختلف رویداد را در نظر بگیرید. برای مثال، ممکن است یک کمیته بودجه داشته باشید که عادات هزینه را بررسی می کند تا مطمئن شود از بودجه تجاوز نمی کنید و یک کمیته تبلیغات برای هماهنگی تبلیغات در تلویزیون و رادیو. همانطور که وظایف را محول می کنید، میزبان جلسات هفتگی برای بحث در مورد پیشرفت برنامه ریزی رویداد و ایده های جدید باشید.

برای شرایط پیش بینی نشده برنامه ریزی کنید

داشتن یک برنامه پشتیبان برای برنامه سفر اولیه رویداد به شما این امکان را می دهد که به چالش های خارج از کنترل شما به طور موثر پاسخ دهید. پس از ارائه این طرح، دستور کار خود را مرور کنید و دوباره با فروشندگان خود ارتباط برقرار کنید تا مطمئن شوید که همه چیز آماده است. به عنوان مثال، اگر در حال برنامه‌ریزی یک رویداد در فضای باز هستید، ممکن است لازم باشد یک فضای داخلی برای ورود مهمانانتان در صورت بارندگی داشته باشید. نمونه هایی از شرایط پیش بینی نشده عبارتند از:

• مکان بیش از حد رزرو شده
• بلندگوها و سرگرمی‌کنندگان لغو شد
• سیل ناگهانی و گردباد
• مشکلات فنی

شبکه خود را رشد دهید

شناخت افراد بیشتر در صنعت شما می تواند به شما این امکان را بدهد که افراد حرفه ای بیشتری را به رویدادهای خود دعوت کنید و دسترسی بیشتری به فروشندگان به شما بدهد. با مخاطبین خود تماس بگیرید و موضوع رویداد و برنامه سفر خود را به آنها بگویید. آنها می توانند از این اطلاعات برای ارائه پیشنهادهایی برای مکان های بالقوه یا سرگرمی ها استفاده کنند.