برنامه ریز رویداد چیست؟

اگر فردی سازماندهی شده و جزئیات گرا هستید، ممکن است بخواهید شغلی در برنامه ریزی رویداد در نظر بگیرید. هنگام کار در این حرفه، می توانید از توانایی های تفکر خلاق و برنامه ریزی خود برای ایجاد طیف گسترده ای از رویدادها استفاده کنید. این ماموریت شما برنامه ریزی رویدادی است که خواسته ها و نیازهای مشتریان شما را برآورده کند.

در این مقاله از ایوسی، به حرفه یک برنامه ریز رویداد می پردازیم و به برخی از سوالات متداول پاسخ می دهیم.

مرتبط: نحوه برنامه ریزی یک رویداد در ۶ مرحله (با نکات)

برنامه ریز رویداد چیست؟

برنامه ریز رویداد یک متخصص بسیار ماهر است که برای برنامه ریزی جلسات و رویدادهای خاص استعداد دارد. آنها بر تمام جزئیات رویداد نظارت دارند و اطمینان حاصل می کنند که همه چیز در روز رویداد به خوبی اجرا می شود. در کنار داشتن جنبه خلاقانه، برنامه ریزان رویداد معمولاً افرادی هستند که به جزئیات توجه می کنند و بسیار سازماندهی می شوند. هدف از استخدام یک برنامه ریز رویداد این است که بتوانید از شخص دیگری بخواهید تا از تمام جزئیات خسته کننده مراقبت کند در حالی که شما از رویداد خود کاملاً لذت می برید.

مرتبط: 

یک برنامه ریز رویداد چه می کند؟

یک برنامه ریز رویداد مسئول وظایف زیر است:

• با مشتریان ملاقات کنید تا هدف و الزامات رویداد آنها را درک کنید.
• جزئیات رویداد از جمله مکان، زمان و بودجه را برنامه ریزی کنید.
• فروشندگان را انتخاب کنید و رزرو کنید، از جمله شرکت های پذیرایی، عکاسان و سرگرمی.
• به طور دوره ای با فروشندگان ملاقات کنید تا جزئیات رویداد را بررسی کنید.
• قراردادهایی را به گونه ای تنظیم کنید که با بودجه مشتری مطابقت داشته باشد.
• برنامه ای ایجاد کنید تا مطمئن شوید که رویداد به خوبی جریان دارد.
• هماهنگی اقامت در سفر، حمل و نقل و سایر خدمات.
• تزیینات را در نظر بگیرید و اجرا کنید.
• مسئولیت ها را برای کارکنان توضیح دهید و اطمینان حاصل کنید که همه کار خود را انجام می دهند.
• با مشتریان تماس بگیرید تا مطمئن شوید که از رویداد راضی هستند.
• هر صورت حساب یا فاکتور را بررسی کنید و پرداخت را تایید کنید.

مرتبط: چگونه از یک برنامه ریز به طور موثر استفاده کنیم

الزامات برای برنامه ریزان رویداد

اگر می خواهید یک برنامه ریز رویداد شوید، این مسیر سنتی برای رسیدن به آنجا است:

تحصیلات

در حالی که ممکن است لزوماً برای برنامه‌ریزی رویداد نیازی به تحصیلات رسمی نداشته باشید، مدرک تحصیلی می‌تواند به شما کمک کند در میان سایر نامزدها متمایز شوید. به همین ترتیب، رفتن به یک حوزه تحصیلی مرتبط می تواند به شما کمک کند دانش پیش زمینه ای را که برای یک برنامه ریز رویداد عالی به آن نیاز دارید، توسعه دهید. بسیاری از برنامه ریزان رویداد دارای مدرک لیسانس در تجارت، ارتباطات، مهمان نوازی، روابط عمومی، بازاریابی، مدیریت گردشگری، مدیریت رویداد یا یک رشته مرتبط هستند.

آموزش

مهارت های برنامه ریزی رویداد خود را با آموزش در محل کار افزایش دهید. اکثر برنامه ریزان رویداد در یک موقعیت کارآموزی یا کاردانی شروع می کنند. در حین کار در یک شغل ابتدایی، تا آنجا که می توانید اطلاعات را جذب کنید. ببینید برنامه‌ریز ارشد رویداد چه کاری را به خوبی انجام می‌دهد و سعی کنید آن را به سبک کاری خودتان تقلید کنید.

ممکن است بخواهید ببینید که آیا دانشگاه شما دوره های برنامه ریزی رویدادی را نیز ارائه می دهد. حتی می توانید ببینید که آیا یک سازمان دانش آموزی برای برنامه ریزان رویداد در مدرسه شما وجود دارد یا خیر. با کسب تجربیات از طریق فرصت هایی مانند مصاحبه های اطلاعاتی، سایه کاری و کارآموزی، می توانید به کارفرمایان ثابت کنید که برای نقش برنامه ریزی رویداد آنها مناسب هستید.

گواهینامه ها

کسب گواهینامه ها می تواند به کارفرمایان نشان دهد که شما در زمینه خاصی از برنامه ریزی رویداد مهارت دارید. بسیاری از برنامه ریزان رویداد در عروسی ها، رویدادهای شرکتی یا مهمانی ها تخصص دارند. در اینجا برخی از گواهینامه های بین المللی وجود دارد که ممکن است بخواهید به عنوان برنامه ریز رویداد در نظر بگیرید:

• خبره جلسه حرفه ای (CMP): برنامه ریزان رویداد که مایل به تخصص در سازماندهی جلسات و همایش ها هستند باید این گواهی را از شورای صنعت رویدادها (EIC) در نظر بگیرند. برای به دست آوردن این نشان شناسایی، باید یک آزمون کتبی را بگذرانید که مدیریت جلسات را پوشش می دهد.
• Certified Special Events Professional (CSEP): این گواهینامه برنامه ریزان رویداد را که دانش و مهارت های برنامه ریزی یک رویداد خاص را نشان می دهند، شناسایی می کند. این توسط انجمن بین المللی رویدادهای زنده (ILEA) ارائه می شود. برای کسب این گواهینامه باید سه سال تجربه برنامه ریزی رویداد داشته باشید و یک امتحان را بگذرانید.
• کارشناس رسمی جلسات دولتی (CGMP): اگر می‌خواهید رویدادهایی را برای دولت برنامه‌ریزی کنید، دریافت این گواهی را در نظر بگیرید که توسط مدرسه تحصیلات تکمیلی در USDA و انجمن متخصصان جلسات دولتی (SGMP) ارائه می‌شود. در دسترس افرادی است که امیدوارند جلسات دولتی را سازماندهی کنند.
• حرفه ای خبره در کیترینگ و رویدادها (CPCE): انجمن ملی کیترینگ و رویدادها (NACE) این برنامه ملی شناخته شده را ایجاد کرد تا به برنامه ریزان رویداد کمک کند تا در صنایع پذیرایی و رویدادها متخصص شوند. این گواهینامه مستلزم تکمیل یک برنامه آموزشی و قبولی در آزمون است.

مرتبط: چگونه برنامه ریز بهتری باشیم: از اشتباه برنامه ریزی اجتناب کنید

برنامه ریزان رویداد کجا کار می کنند؟

در حالی که شرکت‌های بزرگ ممکن است برنامه‌ریزان رویداد داخلی داشته باشند، بسیاری از کسب‌وکارها با شرکت‌های برنامه‌ریزی رویداد همکاری می‌کنند. برنامه ریزان رویداد بیشتر روز خود را در یک محیط اداری می گذرانند. شما از رایانه خود برای تحقیق در مورد فروشندگان، مکان ها و سایر خدمات رویداد استفاده می کنید. بخش خوبی از روز شما شامل صحبت با مشتریان و فروشندگان تلفنی یا ملاقات حضوری با آنها است.

همچنین ممکن است مجبور شوید کارهایی را در خارج از دفتر انجام دهید تا چیزهایی را برای رویداد خود تهیه کنید. در روز رویداد خود، در محل کار می کنید تا مطمئن شوید که همه چیز طبق برنامه پیش می رود. بسته به جایی که رویداد برگزار می شود، ممکن است مجبور شوید برای این نوع کار کمی سفر کنید.

مرتبط: چگونه در ۱۰ مرحله برای یک رویداد موفق یک جمع آوری کمک مالی برنامه ریزی کنیم

سوالات متداول در مورد برنامه ریزان رویداد

اینها برخی از سوالات متداول مردم در مورد برنامه ریزان رویداد هستند:

یک برنامه ریز رویداد به چه مهارت هایی نیاز دارد؟

یک برنامه ریز رویداد برای موفقیت در نقش خود به مهارت های زیر نیاز دارد:

• سازمان: وقتی برای یک رویداد برنامه ریزی می کنید اتفاقات زیادی می افتد. شما به مهارت های سازمانی نیاز دارید تا اطمینان حاصل کنید که می توانید کارهای متعدد، برنامه ها، فروشندگان و سایر جزئیات را پیگیری کنید.
• ارتباط: ملاقات با مشتریان و فروشندگان بخش بزرگی از کار شما است. برای ایجاد رابطه مثبت با آنها و انتقال واضح ایده های خود به مهارت های ارتباطی نوشتاری و کلامی نیاز دارید.
• خلاقیت: برنامه ریزان رویداد مسئول طوفان فکری موضوع رویدادهای خود هستند. مهارت‌های خلاقیت نیز هنگام تلاش برای ارائه راه‌حل‌هایی برای بودجه‌های محدود مفید هستند و در عین حال رویدادی به یاد ماندنی را ایجاد می‌کنند.
• حل مسئله: به عنوان یک برنامه ریز رویداد، تصمیمات زیادی در لحظه آخر می گیرید. شما به مهارت های حل مسئله نیاز دارید تا بتوانید بدون توجه به راه حلی برسید.
• شبکه‌سازی: ارتباط با مشتریان و فروشندگان مختلف راهی است که می‌خواهید شغل خود را ارتقا دهید. داشتن شبکه ای مطمئن بخش مهمی از برنامه ریز رویداد است.

چگونه می توانم شغل خود را به عنوان برنامه ریز رویداد پیش ببرم؟

کارهای زیادی وجود دارد که یک برنامه ریز رویداد می تواند برای رشد در حرفه خود انجام دهد. ایده های زیر را در نظر بگیرید:

• یک نمونه کار بسازید. همراه با یک نمونه کار فیزیکی، ایجاد یک وب سایت شخصی از تمام تجربیات قبلی برنامه ریزی رویداد خود را در نظر بگیرید. این می تواند به کارفرمایان کمک کند تا همه کارهای هیجان انگیزی که انجام داده اید را بهتر درک کنند.
• به گروه های برنامه ریز رویداد بپیوندید. انجمن های زیادی وجود دارد که می توانید برای ارتباط با سایر برنامه ریزان رویداد به آنها ملحق شوید. Meeting Planners International و International Live Events Society تنها چند مورد هستند. به دنبال گروه های محلی باشید که بتوانید مرتباً با آنها ملاقات کنید. اتصالات شبکه شما می تواند به شما کمک کند فرصت های برنامه ریزی رویداد بیشتری پیدا کنید.
• برای غیر انتفاعی داوطلب شوید. کمک به سازمان‌های غیرانتفاعی برای برنامه‌ریزی رویدادهایشان یک راه عالی برای ساختن سبد سهام شماست و در عین حال به یک هدف خوب نیز کمک می‌کند.
• بلاگی بنویسید. وبلاگ نویسی در مورد برنامه ریزی رویداد می تواند به شما کمک کند تا شهرت آنلاین خود را به عنوان یک متخصص در زمینه خود ایجاد کنید. کار با نویسنده ای را در نظر بگیرید که در مورد بهینه سازی موتور جستجو (SEO) آگاه است. یک وبلاگ با کیفیت می تواند به افراد بیشتری کمک کند شما را از طریق موتورهای جستجو پیدا کنند و ترافیک وب سایت شما را افزایش دهد.
• مسئولیت های بیشتری را بخواهید. اگر تحت برنامه‌ریز رویداد دیگری کار می‌کنید، به تدریج مسئولیت‌های بیشتری را بخواهید. آنها ممکن است از کمک اضافی قدردانی کنند. این همچنین نشان می دهد که شما جاه طلب و مایل به یادگیری هستید.

چشم انداز شغلی یک برنامه ریز رویداد چیست؟

بر اساس اداره آمار کار ایالات متحده، دورنمای شغلی برای برنامه ریزان رویدادها از سال ۲۰۱۹ تا ۲۰۲۹ ۸ درصد افزایش می یابد. این رشد بالاتر از میانگین رشد برای همه مشاغل است. کسانی که دارای مدرک لیسانس در مدیریت رویداد، مهمان نوازی و مدیریت گردشگری هستند، ممکن است اهرم بیشتری در به دست آوردن شغل داشته باشند.

مرتبط: 

• ۱۳ نوع رویداد سازماندهی مشاغل
• ۱۱ روش موثر برای تبلیغ آنلاین رویداد شما
• ۵۰ راه برای بازاریابی یک رویداد