مدیریت عملیات: هر آنچه که باید بدانید

هر کسب و کاری به چندین کارکرد متکی است. به عنوان مثال، بازاریابی شامل ایجاد پایگاه مشتری و تقاضا برای محصولات یا خدمات شرکت است، در حالی که امور مالی با جریان نقدی، حقوق، دارایی ها و سرمایه گذاری ها سروکار دارد. یکی دیگر از وظایف ضروری یک شرکت، عملیات تجاری است که شامل تمام فرآیندهایی است که در نهایت منجر به ارائه محصول یا خدمات می شود.

در این مقاله از ایوسی، مروری بر آنچه که مدیریت عملیات کسب و کار مستلزم آن است و مدیران عملیات تجاری چه می‌کنند، به شما ارائه می‌کنیم.

مطالب مرتبط: ۱۵ شغل انباری که درآمد خوبی دارند

عملیات تجاری چیست؟

عملیات تجاری شامل تمام عناصر و فعالیت هایی است که به عملکرد و سودآوری شرکت کمک می کند. اگرچه عوامل مختلفی که بر عملیات تجاری تأثیر می گذارند از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است، اکثر رهبران سازمانی هنگام برنامه ریزی عملیات خود موارد زیر را در نظر می گیرند:

فرآیندها

فرآیندهای تجاری به همسویی وظایف، پرسنل و تجهیزات برای اطمینان از ارائه محصول یا خدمات موثر اشاره دارد. مدیران عملیات باید این فرآیندها را به طور جداگانه برای هر بخش طراحی و مستند کنند تا بتوانند به راحتی موانع را شناسایی و حل کنند و فعالیت ها را ساده کنند. به عنوان مثال، این می تواند مستلزم حذف کارهای تکراری یا جایگزینی کار دستی با یک برنامه نرم افزاری باشد.

پرسنل

فرآیندهای یک شرکت، سطح مهارت و تعداد کارکنان مورد نیاز آن را تعیین می کند. در حالی که برخی از شرکت ها ممکن است به چند متخصص بسیار ماهر نیاز داشته باشند، برخی دیگر ممکن است بسیاری از اعضای تیم را برای انجام کارهای اساسی استخدام کنند. کیفیت و تعداد کارکنان تأثیر مستقیمی بر عملیات و حاشیه سود یک شرکت دارد. به همین دلیل، یک شرکت باید اعضای تیم کافی با سطح مهارت مناسب داشته باشد.

تجهیزات و تکنولوژی

تجهیزات یا فناوری صحیح باعث افزایش بهره وری و سودآوری یک شرکت می شود. برای مثال، یک ماشین جدید ممکن است قطعات را سریع‌تر تولید کند، یا یک پورتال ردیابی داخلی جدید می‌تواند بخش‌ها را قادر به ساده‌سازی فرآیندها کند.

محل

مکان یک کسب و کار می تواند تأثیر عمده ای بر عملیات و سودآوری داشته باشد، به خصوص اگر کالاها و خدمات را از یک مؤسسه فیزیکی بفروشد. تصمیم گیرندگان باید عوامل کلیدی مانند حمل و نقل کارکنان، دسترسی مشتری، اجاره، ایمنی و مواد را هنگام تصمیم گیری در مورد مکان کسب و کار در نظر بگیرند.

همانطور که شرکت ها در حال تکامل و تغییر هستند، مدیران باید فرآیندهای تجاری کارآمد را اتخاذ کنند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت رشد سریعی را تجربه می کند، مدیر باید تعداد کارکنان، مواد اولیه، فضای بسته بندی و منابع مشابه را افزایش دهد.

مدیریت عملیات چگونه کار می کند؟

مدیریت عملیات کسب و کار عبارت است از بهینه سازی تمام منابع مرتبط مانند کارکنان، مواد، تجهیزات و فناوری برای دستیابی به موثرترین و کارآمدترین محصول یا خدمات. این حوزه تبدیل مجموعه ای از ورودی ها مانند منابع انسانی، امکانات و تجهیزات را به کالاها و خدمات نهایی انجام می دهد.

برخی از وظایف کلیدی مدیریت عملیات شامل موارد زیر است:

نظارت بر فرآیندها

وظیفه اصلی مدیریت عملیات برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای تجاری در یک سازمان است. این شامل همسویی فرآیندها در بخش های مختلف است. به عنوان مثال، نصب نرم افزار جدید می تواند ارتباط بین بخش ها را بهبود بخشد.

به حداقل رساندن هزینه های عملیاتی

مدیریت عملیات تضمین می کند که فعالیت ها در یک بودجه باقی می مانند. این می تواند شامل خرید مقرون به صرفه ترین مواد، ساده سازی فرآیندهای تولید، انتصاب کارکنان مناسب یا سرمایه گذاری در ماشین آلات و فناوری مدرن باشد.

توسعه استراتژی ها

یکی از جنبه های مهم مدیریت عملیات شامل توسعه استراتژی هایی برای بهینه سازی منابع است. این استراتژی ها می تواند شامل تغییراتی در پیکربندی های زنجیره تامین یا سازماندهی منابع انسانی برای بهبود دسترسی کارکنان باشد.

طراحی محصول

مدیریت عملیات همچنین شامل حصول اطمینان از اینکه محصولات یا خدمات مطابق با روندهای بازار و نیازهای مشتری است، می باشد. مسئولیت مدیریت عملیات تولید محصولاتی است که مشتریان شرکت مایل به خرید آن هستند.

مرتبط: مهارت های مدیریت: تعریف و مثال

وظایف اصلی مدیران عملیات چیست؟

مدیران عملیات بسته به صنعت، طیف گسترده ای از وظایف تجاری را انجام می دهند، از جمله:

• تجزیه و تحلیل داده های مالی و تهیه بودجه عملیاتی

• تصمیم گیری استراتژیک در مورد روش های مدیریت پروژه

• تعیین ساختار شبکه های فناوری اطلاعات یا اندازه کارخانه های تولیدی

• طراحی، اجرا و مدیریت عملیات تجاری

• پشتیبانی از فروش و مدیریت پشتیبانی مشتری

• هماهنگی فرآیندهای تولید بخش های مختلف

• مدیریت توزیع کالا و ارائه پشتیبانی فنی

• کار با مدیریت ارشد بر روی برنامه های استراتژیک

• نظارت بر کارکنان

مدیران عملیات باید بتوانند خواسته‌ها و نیازهای مشتری را با حفظ روندهای صنعت برآورده سازند و در عین حال مقرون به صرفه بودن و استفاده بهینه از منابع را نیز در نظر بگیرند.

مدیران عملیات به چه مهارت هایی نیاز دارند؟

از آنجایی که وظایف مدیران عملیات چنین دامنه وسیعی را در بر می گیرد، این متخصصان به چندین مهارت کلیدی برای هدایت خواسته های چند رشته ای شغل نیاز دارند، از جمله:

مهارت های رهبری

برای هماهنگی موفقیت آمیز فرآیندها بین بخش ها و ایجاد انگیزه در کارکنان، یک مدیر عملیات به  مهارت های رهبری عالی نیاز دارد .

مهارت های ارتباطی

جدا از اطمینان از اینکه بخش های مختلف به طور موثر با هم کار می کنند، یک مدیر عملیات همچنین ارتباط بین بخش های مدیریت ارشد و بخش های توسعه پروژه را تسهیل می کند. یک مدیر عملیات با مهارت های ارتباطی خوب می تواند به طور موثر اطلاعات را بین طرفین به اشتراک بگذارد و کار گروهی را تشویق کند.

مرتبط: مهارت های ارتباطی برای موفقیت شغلی

مهارت های تحلیلی و حل مسئله

مدیریت عملیات مستلزم توانایی درک فرآیندهای متعدد در سطح دقیق است. همچنین نیازمند یافتن راه‌حل‌هایی برای چالش‌ها است. مدیران عملیات باید قادر به شناسایی و پیاده سازی تکنیک های کارآمدتر در طیف وسیعی از بخش ها باشند.

مهارت های بین فردی

اغلب اوقات، مدیران عملیات با افراد مختلف درگیر در شرکت خود کار می کنند، از جمله کارمندان فروش و تولید، مشتریان، مدیران پروژه، منابع انسانی و مدیریت بالا. یک مدیر عملیات باید مهارت های بین فردی عالی داشته باشد تا بتواند با همه افراد تعامل داشته باشد.

مدیریت عملیات برای موفقیت هر کسب و کاری مهم است. این عملکرد تضمین می کند که یک شرکت از منابع خود به طور بهینه استفاده می کند، فعالیت های روزانه به آرامی انجام می شود و محصولات و خدمات با کیفیت به سرعت به مشتریان می رسد.

مرتبط: مهارت های بین فردی: تعاریف و مثال ها