درباره هماهنگ کننده عملیات بیاموزید

هماهنگ کننده عملیات چه می کند؟

یک هماهنگ کننده عملیات به مدیریت در عملیات روزانه سازمان کمک می کند. آنها پیشرفت به سوی اهداف، از جمله اهداف عملیاتی و مشتریان را نظارت و ارزیابی می کنند. یک هماهنگ کننده عملیات ممکن است دارای مسئولیت های زیر باشد:

• ارائه پشتیبانی اداری به تمام عملیات و مدیریت اعضای تیم
• ارتباط مستقیم با مشتریان در تنظیم قرار ملاقات، بهبود تجربه آنها و حل تعارض
• سوار کردن کارکنان جدید و آموزش آنها در بخش مناسب خود
• بهبود کارایی عملیات
• هماهنگی کلیه رویدادهای اداری و کارکنان

الزامات هماهنگ کننده عملیات

تبدیل شدن به یک هماهنگ کننده عملیات ممکن است نیازمند الزامات آموزشی و تجربی خاصی باشد که عبارتند از:

تحصیلات

برای تبدیل شدن به یک هماهنگ کننده عملیات اغلب حداقل مدرک لیسانس در مدیریت بازرگانی لازم است. دوره های آموزشی مرتبط در ارتباطات تجاری، اقتصاد، امور مالی و مدیریت می تواند برای نقش هماهنگ کننده عملیات مفید باشد. برخی از مدیران استخدام ممکن است نامزدهایی را ترجیح دهند که دارای مدرک کارشناسی ارشد در مدیریت بازرگانی (MBA) هستند. برنامه MBA معمولی شامل دوره های تحصیلی و تجربه کارآموزی برای کمک به دانش آموزان در کسب دانش و تجربه مرتبط است.

آموزش

بسیاری از مدیران عملیات آموزش های خود را در برنامه های کارشناسی و کارشناسی ارشد خود تکمیل می کنند. دانشجویان از دوره های آموزشی و کارآموزی میدانی برای توسعه مهارت های مهم و تجربه عملیاتی استفاده خواهند کرد. برخی از هماهنگ کنندگان عملیات ممکن است از صنایع مرتبط با تجربه مشابه، مانند مدیران دفتر یا دستیاران اجرایی باشند. سایر مدیران عملیات ممکن است در یک شرکت ترفیع کسب کنند، که به عنوان یک دستیار عملیاتی در سطح ابتدایی شروع کنند، سپس تجربه کسب کنند تا هماهنگ کننده عملیات شوند.

هنگامی که یک هماهنگ کننده عملیات با یک شرکت شروع به کار می کند، معمولاً آموزش های حین کار دریافت می کند. این آموزش شامل یادگیری در مورد سیاست ها و رویه های کسب و کار و همچنین هر نرم افزار یا برنامه کامپیوتری خاص خواهد بود. آموزش در حین کار همچنین می‌تواند هماهنگ‌کننده‌های عملیات را در مورد بخش‌های مختلفی که ممکن است از آنها پشتیبانی کنند و هر وظیفه خاصی را که باید انجام دهند، آگاه کند.

گواهینامه ها

گواهینامه ها معمولاً شرط لازم برای هماهنگی عملیات نیستند، اما می توانند به شما کمک کنند در هنگام درخواست شغل، نامزد رقابتی تری شوید. گواهینامه های زیر برای هماهنگ کننده های عملیات موجود است:

حرفه ای مدیریت پروژه (PMP)

گواهینامه PMP برای هماهنگ کننده های عملیاتی که مسئول مدیریت پروژه ها هستند ایده آل است. متقاضیان علاقه مند باید دارای حداقل مدرک لیسانس، حداقل ۴۵۰۰ ساعت تجربه رهبری و ۳۵ ساعت یا بیشتر در آموزش مدیریت پروژه باشند. پس از انجام این شرایط، می توانید در امتحان شرکت کنید.

اسکرام مستر تایید شده (CSM)

گواهینامه CSM یک انتخاب عالی برای هماهنگ کنندگان عملیات فعلی است که از چارچوب Scrum در کارهای روزمره خود استفاده می کنند. شما می توانید با گذراندن دوره های آموزشی حضوری مورد نیاز، گذراندن موفقیت آمیز آزمون و تکمیل پروفایل عضویت Scrum Alliance، گواهینامه CSM را دریافت کنید.

مدیر برند معتبر

گواهی مدیر برند معتبر از طریق انجمن بین المللی بازاریابی و مدیریت محصول (AIPMM) در دسترس است. این گواهی انتخاب خوبی برای هماهنگ کننده های عملیاتی است که در توسعه برند و تصمیم گیری برای سازمان خود نقش دارند. داوطلبان علاقه مند باید دوره آموزشی را طی کنند و امتحانی را پشت سر بگذارند.

گواهینامه AMA در مهارت های تحلیلی

گواهینامه AMA در مهارت های تحلیلی از طریق انجمن مدیریت آمریکا در دسترس است و برای هماهنگ کننده های عملیاتی که از مهارت های تحلیلی در نقش روزانه خود استفاده می کنند ایده آل است. پنج سطح گواهی وجود دارد که هر کدام شرایط خاص خود را دارند. برای دریافت گواهینامه، باید سمیناری را که با سطح تجربه شما مطابقت دارد تکمیل کنید و سپس امتحان را با موفقیت پشت سر بگذارید.

مهارت ها

مهارت هایی که بسیاری از هماهنگ کننده های عملیات باید داشته باشند عبارتند از:

مدیریت

هماهنگ کننده های عملیات مسئول مدیریت جریان روزانه دفتر هستند. مهارت‌های مدیریتی اضافی ممکن است شامل استخدام، آموزش و رهبری تیم‌ها باشد. مهارت‌های مدیریتی قوی به هماهنگ‌کننده کمک می‌کند تا به طور مؤثر کارکنان را برای رسیدن به اهداف شرکت برانگیزد.

سازمان

مهارت های سازمانی خوب به عنوان یک هماهنگ کننده عملیات الزامی است. یک هماهنگ کننده ممکن است با بسیاری از بخش ها در یک شرکت کار کند و مهارت های سازمانی می تواند به آنها در ردیابی پیشرفت و سازماندهی مقادیر زیادی از اطلاعات کمک کند.

مهارت های تحلیلی

مهارت های تحلیلی بسته به وظایف مورد انتظار و صنعت هماهنگ کننده عملیات می تواند مفید باشد. مهارت های تحلیلی می تواند به هماهنگ کننده عملیات در مدیریت مسئولیت ها در فرآیندهای بودجه ریزی، حسابداری و حقوق و دستمزد کمک کند.

حل مسئله

هماهنگ کننده های عملیات اغلب مشکلات عملیاتی را حل می کنند. چه در حال استخدام یک کارمند جدید برای پر کردن یک موقعیت آزاد باشید و چه عملکردهای دفتر را به گونه ای تنظیم کنید که کارآمدتر باشد، مهارت های حل مسئله قوی در این نقش مهم است.

محیط کاری هماهنگ کننده عملیات

یک هماهنگ کننده عملیات بیشتر روز کاری خود را در یک محیط اداری می گذراند و در صورت نیاز پروژه ها را تکمیل می کند. یک هماهنگ کننده عملیات می تواند ویژگی های کاری زیر را انتظار داشته باشد:

• استفاده مکرر از کامپیوتر و سایر تجهیزات فنی
• جلسات روتین با مدیریت و کارکنان دفتر
• انجام چندین پروژه در یک زمان
• ارتباط مستمر با سایر بخش های شرکت
• ارتباط منظم با مشتریان یا اربابان رجوع

هر روز در نقش هماهنگ کننده عملیات متفاوت است. یک روز ممکن است شامل استخدام، مصاحبه و جذب کارکنان اداری جدید باشد. یک روز کاری دیگر ممکن است بر ارزیابی عملیات جاری شرکت و یافتن راه هایی برای کارآمدتر کردن آنها تمرکز کند. صنعتی که در آن کار می کنید نیز می تواند محیط کار معمولی شما را دیکته کند. هماهنگ کننده های عملیات ممکن است در صنایع زیر کار کنند:

• مراقبت های بهداشتی
• بیمه
• کسب و کار
• غیر انتفاعی
• دولت
• تحصیلات

نحوه تبدیل شدن به یک هماهنگ کننده عملیات

با انجام مراحل زیر می توانید هماهنگ کننده عملیات شوید:

۱. تکمیل مدرک لیسانس.

اکثر شرکت ها به دنبال هماهنگ کننده عملیات با مدرک لیسانس هستند. تمام دوره های مورد نیاز و دوره های کارآموزی را برای دریافت مدرک لیسانس خود در مدیریت بازرگانی تکمیل کنید. یک معدل خوب حفظ کنید و شروع به توسعه مهارت های مهم کنید تا در صورت تمایل بتوانید در یک برنامه کارشناسی ارشد ثبت نام کنید.

۲. تکمیل مدرک کارشناسی ارشد.

بسیاری از هماهنگ کنندگان عملیات مشتاق، مدرک کارشناسی ارشد خود را در مدیریت بازرگانی دنبال می کنند. از فرصت های کارآموزی در برنامه کارشناسی ارشد خود برای یادگیری در مورد صنایع مختلف و نقش های هماهنگ کننده عملیات استفاده کنید.

۳. تکمیل دوره های کارآموزی و نقش های داوطلبانه.

کارآموزی و موقعیت های داوطلبانه می تواند به شما کمک کند تا در یک محل کار تجربه کسب کنید و رزومه خود را جذاب تر کند. این موقعیت ها همچنین می توانند فرصت های شبکه ای ارزشمندی را برای ارتباط با متخصصان در زمینه مورد نظر شما ارائه دهند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد کار طولانی مدت به عنوان هماهنگ کننده عملیات، یک موقعیت کارآموزی یا داوطلبانه در صنعتی پیدا کنید که به شما علاقه مند است.

۴. آماده سازی رزومه خود.

در پایان برنامه آموزشی خود، باید برای موقعیت های شغلی اقدام کنید، بنابراین می خواهید رزومه خود را آماده کنید. شامل تمام تجربیات کار کلاسی و کارآموزی که به صنعت هماهنگ کننده عملیات مربوط می شود. برای برجسته کردن مهارت‌ها، علاقه و تجربیات خود که به شما در موقعیت خاص کمک می‌کند، از یک نامه پوششی جدید برای هر برنامه استفاده کنید.

مثال شرح وظایف هماهنگ کننده عملیات

ما به دنبال ایفای نقش مهم یک هماهنگ کننده عملیات برای آژانس غیرانتفاعی خود هستیم.
کاندیدای ایده آل باید حداقل چهار سال تجربه در یک سمت مشابه داشته باشد.
هماهنگ کننده مسئول مدیریت تمام وظایف اداری خواهد بود و در عین حال زمینه های بهبود را برای کارآمدتر کردن عملیات ما توصیه می کند.
مهارت های ارتباطی خوب و کار تیمی در این نقش بسیار مهم است زیرا هماهنگ کننده عملیات از نزدیک با سایر بخش ها در شرکت کار خواهد کرد.
داشتن حداقل مدرک لیسانس در مدیریت بازرگانی الزامی است و مدرک کارشناسی ارشد ترجیح داده می شود.