تک به تک چیست و چرا مهم است؟ (با نکات)

یک به یک می تواند یک ابزار مدیریتی مفید برای رهبران تیم باشد. با برگزاری جلسات انفرادی، مدیران می توانند بهره وری و روحیه محیط کار را افزایش دهند. اگر در یک موقعیت رهبری هستید، ممکن است بخواهید یک به یک با تیم خود پیاده سازی کنید تا روابط قوی تری با کارمندان ایجاد کنید و برای کمک به آنها در بهبود مهارت های خود بازخورد بدهید.

در این مقاله از ایوسی، به این می پردازیم که تک به تک چیست، توضیح می دهیم که چرا باید از آنها استفاده کنید و نکاتی را برای برگزاری بهتر جلسات فهرست می کنیم.

تک به تک چیست؟

یک به یک ملاقاتی بین یک مدیر یا رهبر تیم و کارمندی است که آنها نظارت می کنند. بسیاری از مدیران تصمیم می گیرند که این جلسات را به صورت ماهانه یا فصلی با هر یک از کارکنان خود برگزار کنند. یک به یک سرمایه گذاری است که مدیران در تیم خود انجام می دهند. با برگزاری جلسات انفرادی، رهبران تیم امیدوارند که بهره وری را افزایش دهند، روحیه را بهبود بخشند، جو محل کار را بالا ببرند و مشکلات را قبل از تبدیل شدن به مسائل اصلی پیدا کنند و حل کنند.

مطالب مرتبط: نحوه برگزاری جلسات

چرا باید جلسات فردی را در محل کار خود برگزار کنید؟

دلایل زیادی وجود دارد که مدیران تصمیم می‌گیرند با کارمندان خود به صورت انفرادی شرکت کنند، از جمله:

ایجاد روابط

بسته به اندازه تیم شما، ممکن است ارتباط منظم با همه کارکنان خود چالش برانگیز باشد. برگزاری یک به یک به شما اطمینان می دهد که برای شناخت و درک هر یک از افراد تیم خود زمان دارید. بخش مهمی از مدیریت، درک دارایی های شما و شناخت کارکنان است. حضور یک به یک با اعضای تیم به شما امکان می دهد این کار را انجام دهید. با پرسیدن سؤالات شخصی مناسب در طول ملاقات های فردی خود، می توانید روابط مثبتی با تیم خود ایجاد کنید و کانال های ارتباطی را باز کنید.

مطالب مرتبط: ۱۱ قوانین آداب جلسه

نشان دادن فداکاری و توجه

یک به یک برای اعضای مدیریت بسته به اندازه تیم و تعداد دفعات برگزاری جلسات می تواند بسیار وقت گیر باشد. از آنجا که یک به یک می تواند یک ساعت طول بکشد، نگه داشتن آنها با هر یک از اعضای تیم خود نشان دهنده تعهد و توجه شما به کارمندان است. استفاده از زمان خود برای برگزاری این جلسات نشان می دهد که برای اعضای تیم خود و همچنین زمان و بینش آنها ارزش قائل هستید.

بهبود فضای کار و روحیه

وقتی کارمندان احساس می کنند که برای وقت و اطلاعات آنها ارزش قائل هستید، به احتمال زیاد روحیه بالایی از خود نشان می دهند. با برگزاری جلسات مکرر یک به یک با کارکنان خود، می توانید به نگرانی های آنها گوش دهید و قبل از اینکه روی تیم یا موفقیت یک پروژه تأثیر بگذارد، برای حل مشکلات با یکدیگر همکاری کنید. یک جلسه انفرادی همچنین فرصتی برای ارائه بازخورد مثبت به اعضای تیم است و به آنها نشان می دهد که متوجه زحمات آنها هستید و از آنها قدردانی می کنید.

کسب بازخورد در مورد یک محصول یا خدمات

بسته به صنعتی که در آن کار می کنید، تیم شما احتمالاً روزانه با محصولات یا خدمات شرکت شما تعامل دارد. اگر در یک موقعیت مدیریتی هستید، صحبت با کارمندانی که روی توسعه محصول کار می کنند می تواند فرصتی عالی برای شنیدن نحوه بهبود یا اصلاح محصول یا خدمات برای موفقیت باشد. گوش دادن به صحبت‌های اعضای تیم در زمانی که نگرانی‌های مربوط به محصول را به اشتراک می‌گذارند، ممکن است با نشان دادن معنادار بودن کارشان، رضایت بیشتری را برای کارمندان به ارمغان بیاورد.

مطالب مرتبط: برنامه ریزی جلسات: نحوه مدیریت و نکات جلسات عمومی

تقویت مهارت های مربیگری و راهنمایی

به عنوان یک مدیر یا رهبر تیم، مهارت های مربیگری و مربیگری بسیار ارزشمند است. به همین دلیل، جلسات انفرادی به همان اندازه که برای شما به عنوان یک رهبر مفید است، برای کارمندان شما نیز مفید است. با استفاده از فرصت توسعه به عنوان یک رهبر و تقویت مهارت های مدیریتی خود، می توانید تیم را به عنوان یک کل پیشرفت دهید.

نکاتی برای یک به یک بهتر

چه قبلاً به صورت انفرادی برگزار کرده باشید و چه می خواهید اکنون شروع کنید، نکات زیر را در نظر بگیرید تا به شما در موفقیت در این جلسات کمک کند:

آنها را به عنوان یک رویداد تکراری برنامه ریزی کنید

با برنامه‌ریزی از قبل، می‌توانید از نحوه تناسب آن‌ها با برنامه‌تان آگاه باشید و پیش‌بینی کنید که چقدر زمان می‌برند. اگر یک برنامه منظم یک به یک را رعایت می کنید، می توانید با کارکنان خود سازگارتر باشید. اعضای تیم شما می‌دانند چه انتظاری داشته باشند و ممکن است از ثباتی که یک برنامه ارائه می‌دهد قدردانی کنند. به خصوص اگر تازه شروع به پیاده سازی یک به یک در محل کار خود کرده اید، برنامه ریزی آن ها به عنوان یک رویداد تکراری در هر ماه یا سه ماهه به شما امکان می دهد در قبال آن جلسات پاسخگو باشید.

از تاخیر یا کنسل کردن خودداری کنید

یک جلسه یک به یک فرصتی برای شما است تا به کارکنان خود نشان دهید که برای وقت آنها ارزش قائل هستید و آنها را به عنوان یک اولویت می بینید. برای اینکه آنها این را باور کنند، مهم است که به موقع در جلسات حاضر شوید و در صورت امکان از لغو آن اجتناب کنید. از قبل برای جلسه آماده شوید و فقط در صورتی که گزینه دیگری ندارید آن را لغو کنید. اگر مجبورید جلسه را لغو کنید، سعی کنید تا جایی که ممکن است به آنها اطلاع دهید و آن را در همان هفته برنامه ریزی کنید.

قبل از جلسه یک دستور کار ایجاد کنید

قبل از جلسه خود یک دستور کار ایجاد کنید. می‌تواند شامل موضوعات خاصی باشد که می‌خواهید به آنها بپردازید یا فهرستی سریع از سؤالاتی که قصد دارید بپرسید. اگرچه داشتن یک دستور کار می تواند به شما کمک کند زمان خود را ساختار دهید، اما خوب است که انعطاف پذیری خود را حفظ کنید و نیازهای کارمند خود را در طول جلسه در نظر بگیرید.

بیشتر بخوانید: ۱۱ قانون آداب جلسه که باید در محل کار رعایت کنید

سوالات باز بپرسید

سؤالات باز بپرسید تا سرعت خوبی برای مکالمه در طول رودرروی خود پیدا کنید. با پرسیدن سؤالات باز، می توانید از کارکنان خود بخواهید در مورد تجربیات خود با شما صادق باشند و با مواردی بیش از بله یا خیر پاسخ دهند. ارسال این سوالات برای اعضای تیم خود قبل از جلسه راهی عالی برای اطمینان از آمادگی آنها برای پاسخگویی به آنها در طول مدت زمانی است که با هم هستید. همچنین می توانید از دانش خود در مورد سرگرمی ها و علایق آنها برای ایجاد سؤالات خاص برای هر فرد استفاده کنید.

در اینجا برخی از سوالات باز وجود دارد که ممکن است در طول جلسات شخصی خود بپرسید:

• چه فردی را در این شرکت تحسین می کنید؟ چرا آنها را تحسین می کنید؟

• آیا فرصت هایی وجود دارد که ممکن است از دست بدهیم؟

• چگونه محصول یا خدمات ما را بهبود می دهید؟

• در یک ماه گذشته، از چه چیزی خوشحال بودید؟

• احساس شما در مورد اهداف این سه ماهه چیست؟

• آیا کاری وجود دارد که بتوانم برای بهبود زندگی حرفه ای شما انجام دهم؟

• در یک ماه گذشته، از چه چیزی کمتر خوشحال بودید؟

• در مورد تیم خود چه احساسی دارید؟ آیا با هم خوب کار می کنید؟

• در آخر هفته چه برنامه ای دارید؟

• تعطیلات را چگونه گذراندید؟

نگرش مثبت را حفظ کنید

یکی از راه‌های موفقیت فردی در محل کار، تشویق کارکنان به انتظار آنهاست. شما می توانید این کار را با حفظ نگرش مثبت در هر جلسه انجام دهید. شروع با بازخورد مثبت، ذکر انتقاد سازنده در وسط و پایان دادن به جلسه با یک نکته مثبت را در نظر بگیرید. حتی هنگام حل مشکل یا بحث در مورد مسائل بالقوه، مهم است که دیدگاهی خوش بینانه و خوش بینانه داشته باشید تا بر نقاط قوت کارمند و نحوه بهبود نقاط ضعف خود تمرکز کنید.

مرتبط: ۱۰ نکته برای حفظ نگرش مثبت

در طول جلسه یادداشت برداری کنید

اگر تیم بزرگی دارید، یادداشت برداری در طول جلسه می تواند به شما کمک کند تا آنچه را که با هر یک از افراد صحبت کرده اید پیگیری کنید. عمل یادداشت برداری همچنین به اعضای تیم خود نشان می دهد که نظرات و نگرانی های آنها را جدی می گیرید. همچنین تمرین خوبی است که یادداشت‌های جلسه قبل را قبل از رو در رو بعدی خود مرور کنید تا بتوانید برای هر تحولی از آخرین جلسه آماده شوید.

مرتبط: مهارت های بین فردی: تعاریف و مثال ها