تدارکات غیر مستقیم در مقابل خرید مستقیم: تعاریف و تفاوت ها

تدارکات به موادی اشاره دارد که کسب و کارها برای انجام وظایف روزانه خود به دست می آورند. دو نوع موادی که کسب و کارها برای پشتیبانی از عملیات خود به دست می آورند، خرید غیرمستقیم و مستقیم است. یادگیری در مورد این دو دسته از لوازم و زمان استفاده از هر یک می تواند به شما کمک کند تا برنامه ای برای تهیه مواد برای کسب و کار خود تهیه کنید.

در این مقاله از ایوسی، خرید غیرمستقیم و خرید مستقیم را تعریف می‌کنیم و تفاوت‌های کلیدی آن‌ها را توضیح می‌دهیم تا بتوانید آن‌ها را در کسب‌وکار خود اعمال کنید.

مرتبط: معرفی ۱۳ شغل تدارکات

خرید غیر مستقیم چیست؟

تدارکات غیر مستقیم مواد و خدمات تجاری است که از عملیات روزانه یک شرکت پشتیبانی می کند. اگرچه این موارد به طور مستقیم به نتیجه کسب و کار کمک نمی کنند، اما برای عملکرد اداری یک کسب و کار ضروری هستند. تدارکات غیر مستقیم شامل مواد اداری و خدمات توسعه داخلی است. نمونه هایی از اقلام خرید غیر مستقیم عبارتند از:

• سخت افزاری مانند کامپیوتر، تجهیزات آزمایشگاهی و تلفن

• امکاناتی مانند گاز، آب و برق برای ساختمان اداری شما

• لوازم عمومی اداری

• آموزش توسعه حرفه ای

• مشاوران خارجی

• برنامه های فناوری مانند نرم افزارهای امنیتی

خرید مستقیم چیست؟

تدارکات مستقیم به موادی اطلاق می شود که یک کسب و کار برای تولید محصولات و خدمات خود خریداری می کند. این مواد خام برای عملکرد اصلی کسب و کار ضروری هستند. از آنجایی که این مواد محصولاتی را تشکیل می‌دهند که کسب‌وکار می‌فروشد، اغلب به طور مکرر و به صورت عمده خریداری می‌شوند. کسب‌وکارها معمولاً برای حفظ روابط کاری نزدیک با تأمین‌کنندگان خود تلاش می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که بهترین قیمت را برای مواد دریافت می‌کنند و در عین حال موادی را دریافت می‌کنند که استانداردهای کیفیت بالایی را برآورده می‌کنند. برخی از نمونه های خرید مستقیم عبارتند از:

• یک تولید کننده پوشاک که پارچه، منسوجات و مواد خیاطی را خریداری می کند

• یک شرکت ساختمانی سفارش سیمان و فولاد به عنوان مصالح ساختمانی ضروری

• نانوایی خرید آرد و شکر و نصب کوره های صنعتی برای پخت

مرتبط: درباره شغل خریدار بیاموزید

خرید غیر مستقیم در مقابل خرید مستقیم

در اینجا برخی از تفاوت های کلیدی بین تدارکات غیرمستقیم و مستقیم، با ملاحظاتی برای نحوه برخورد با آنها وجود دارد:

مدیریت روابط با تامین کنندگان کلیدی

یکی از تفاوت های عمده بین خرید غیرمستقیم و مستقیم این است که ارتباط شما با فروشندگان مواد برای هر کدام چقدر مهم است. با خرید غیرمستقیم، شما اقلام غیر ضروری را خریداری می کنید، که ممکن است از تامین کنندگان مختلف و صنایع مختلف باشد. برای مثال، ممکن است همیشه لوازم اداری خود را از یک تامین کننده دفتر خریداری نکنید. شما به احتمال زیاد این مواد را در صورت نیاز خریداری می کنید و برای تامین کننده ای که بسته به نیاز شما بهترین گزینه را ارائه می دهد، خرید کنید. از آنجایی که ایجاد روابط بلندمدت و پایدار با فروشندگانی که خرید غیرمستقیم شما را ارائه می‌کنند کمتر ضروری است، می‌توانید بر روابط خود با تامین‌کنندگان مستقیم تدارکات تاکید کنید.

توسعه و حفظ روابط با فروشندگانی که خرید مستقیم شما را تامین می کنند، جنبه مهمی از مدیریت زنجیره تامین شما است. داشتن یک رابطه پایدار با تامین‌کنندگان کلیدی‌تان به نفع شما و فروشندگان است، زیرا تضمین می‌کند که موادی را که برای راه‌اندازی کسب‌وکارتان نیاز دارید به‌طور قابل اعتماد دریافت می‌کنید، و در عین حال از کسب‌وکار فروشندگان خود نیز حمایت می‌کنید. با سرمایه گذاری در روابط فروشنده خود، می توانید زنجیره تامین خود را با فروشندگانی که متقابلاً در موفقیت شرکت شما سرمایه گذاری می کنند، ایمن کنید.

مرتبط: در مورد مدیر تدارکات بیاموزید

مدیریت موجودی ضروری

یکی دیگر از تفاوت های کلیدی بین خرید غیرمستقیم و مستقیم این است که چگونه موجودی خود را برای هر کدام مدیریت می کنید. ممکن است برای مواد تهیه غیرمستقیم خود به یک برنامه مدیریت موجودی کاملاً توسعه یافته نیاز نداشته باشید. از آنجایی که این مواد به عملیات روزانه کسب و کار شما کمک می کنند تا تولید اصلی آن، اغلب نیازی به ایجاد یک استراتژی مدیریت موجودی کامل برای ارزیابی استفاده شما از این مواد نیست. به عنوان مثال، به جای توسعه یک سیستم رسمی برای ردیابی موجودی لوازم اداری خود، می توانید از مدیران بخش بخواهید که مسئولیت ردیابی و سفارش لوازم مورد نیاز برای بخش خود را حفظ کنند.

مدیریت موجودی معمولاً برای خرید مستقیم اهمیت بیشتری دارد. تدارکات مستقیم شما شامل مواد خامی است که برای تولید محصولات و خدمات خود برای ارائه به مشتریان خود دارید، بنابراین ردیابی موجودی خرید مستقیم شما برای اطمینان از اینکه همیشه مواد مورد نیاز برای تولید را دارید، ضروری است. بسیاری از کسب و کارها برای مدیریت موجودی تدارکات مستقیم خود برنامه های استراتژیک تهیه می کنند. این طرح ها شامل ردیابی مصرف مواد، تعیین بودجه، به دست آوردن فضای ذخیره سازی برای موجودی و داشتن سیستمی برای سفارش مواد اضافی است. مدیریت موجودی خوب برای همگام شدن با الزامات تولیدی که کسب و کار شما برای عملیات خود به آن نیاز دارد، ضروری است.

مرتبط: موجودی: تعریف و روش های مدیریت

مدیریت هزینه

خریدهای غیرمستقیم و مستقیم نیز می توانند در استراتژی های هزینه و بودجه شما متفاوت باشند. اغلب، کسب و کارها بودجه تعریف شده تری را برای خرید مستقیم خود حفظ می کنند. معمولاً ردیابی هزینه‌های مواد خام آسان‌تر است زیرا کسب‌وکارها خریدهای مشابهی را با مواد خام خود به طور مکرر انجام می‌دهند. از آنجایی که مشاغل به طور مداوم مواد خام خود را از همان فروشندگان خریداری می کنند، می دانند که چقدر برای این مواد بودجه در نظر گرفته اند. علاوه بر این، کسب‌وکارها باید هزینه‌های تولید خود را پیگیری کنند تا مطمئن شوند که از فروش خود سود می‌برند. وقتی کسب‌وکارها بدانند چقدر برای خرید مستقیم خود هزینه می‌کنند، می‌توانند اهداف سود واقعی را برنامه‌ریزی کنند.

کسب و کارها ممکن است تاکید کمتری بر پیگیری بودجه خود برای تدارکات غیرمستقیم داشته باشند. ردیابی هزینه‌های اقلام روزمره اغلب دشوارتر از اقلامی است که به صورت عمده یا طبق یک برنامه ثابت خریداری می‌شوند. علاوه بر این، بسیاری از خریدهای غیرمستقیم خود به خودی هستند. کارمندان منفرد، رهبران بخش و سایر افراد در کسب و کار ممکن است از طرف شرکت خرید کنند. این خریدها اغلب در صورت نیاز انجام می شوند و معمولا جزئی یا ارزان هستند. به جای تعریف بودجه دقیق و نظارت دقیق بر آن، کسب و کارها اغلب یک بودجه عمومی برای تدارکات غیرمستقیم ایجاد می کنند و به طور غیررسمی هزینه های خود را برای این مواد پیگیری می کنند.

مرتبط: کنترل هزینه چیست؟ (به علاوه نحوه کار و چالش ها)

ساختار سازمانی

کسب و کار شما به احتمال زیاد دارای یک بخش اختصاصی به عنوان بخشی از ساختار سازمانی خود برای نظارت بر خرید مستقیم شما است تا خرید غیرمستقیم شما. تدارکات مستقیم برای موفقیت یک کسب و کار ضروری است، بنابراین داشتن بخشی که تمام وظایف و مسائل مربوط به تدارکات مستقیم را انجام می دهد ممکن است در برخی موارد ضروری باشد. این بخش می تواند موجودی و بودجه مورد نیاز خرید مستقیم شما را نظارت کند. همچنین ممکن است برای ایمن سازی و حفظ روابط با فروشندگان کلیدی و برقراری ارتباط با آنها در مورد نیازهای عرضه کار کند.

اکثر مشاغل برای رسیدگی به نیازهای تدارکات غیرمستقیم خود به یک بخش متمرکز نیاز ندارند. اغلب، مدیران بخش های فردی بر نیازهای تدارکات غیرمستقیم بخش و تیم کاری خود نظارت می کنند. این رویکرد کمتر رسمی به رهبران بخش و کارکنان فردی اجازه می دهد تا نیازهای مادی خود را برای تکمیل وظایف روزانه خود ارزیابی کنند. آن‌ها می‌توانند در صورت نیاز، بدون ایجاد ساختارهای رسمی که ممکن است زمان صرف شده برای انجام مسئولیت‌های اساسی‌تر را از بین ببرد، درخواست کنند.