۱۳ عملکرد کلیدی یک بخش منابع انسانی

کار به عنوان یک متخصص منابع انسانی (HR) مستلزم پذیرفتن مجموعه‌ای از مسئولیت‌ها است. این بخش به مدیریت و نظارت بر سیاست ها و رویه های کارکنان کمک می کند و به حفظ یک محیط کاری مثبت کمک می کند. اگر شما یک متخصص منابع انسانی هستید یا علاقه مند به دنبال کردن یک حرفه هستید، یادگیری در مورد این مسئولیت ها می تواند به شما کمک کند تا این نقش را به طور موثرتری هدایت کنید.

در این مقاله از ایوسی، ما در مورد اهمیت بخش منابع انسانی، ۱۳ مورد از عملکردهای اصلی و مراحل آن برای توسعه شیوه های منابع انسانی بهتر بحث می کنیم.

مطالب مرتبط: منابع انسانی: تعریف و نحوه کار

چرا نقش منابع انسانی مهم است؟

بخش منابع انسانی دغدغه ها و نیازهای مرتبط با کارکنان را در یک سازمان مدیریت می کند. این دپارتمان وظایف و مسئولیت های مختلفی را با هدف تقویت نیروی کار و ارتقای محیط کار مثبت انجام می دهد. این فعالیت ها می تواند به بهبود عملکرد کارکنان، روحیه و مشارکت در کار کمک کند. وقتی کارمندان از آمدن به سر کار لذت می برند، می تواند به افزایش بهره وری آنها و کاهش نرخ گردش مالی کمک کند. متخصصان منابع انسانی همچنین با توسعه و اجرای سیاست ها و رویه هایی که از کارکنان محافظت می کند و اهداف سازمانی را برآورده می کند، ساختاری را برای سازمان فراهم می کنند.

۱۳ عملکرد بخش منابع انسانی

بخش منابع انسانی مسئولیت وظایف و فعالیت های متعددی را بر عهده دارد که از کسب و کار و کارکنان آن حمایت می کند. وظایف اصلی بخش منابع انسانی عبارتند از:

برنامه ریزی منابع انسانی

بخش منابع انسانی مسئول تنظیم برنامه های مربوط به آینده شرکت و نیروی کار آن است. این مسئولیت بر بسیاری از عملکردهای منابع انسانی دیگر مانند جذب و استخدام استعدادها، مدیریت عملکرد و برنامه ریزی جانشین پروری تأثیر می گذارد. متخصصان منابع انسانی باید اهداف و مقاصد شرکت را ارزیابی کنند و استراتژی های نیروی کار را تعیین کنند که به تحقق آنها کمک می کند. به عنوان مثال، آنها ممکن است استخدام را برای دستیابی به اهداف تولید افزایش دهند یا استعدادهایی را با مجموعه ای از مهارت های خاص برای تکمیل یک پروژه یا ابتکار خاص جذب کنند. اغلب، بخش منابع انسانی با سایر بخش ها همکاری می کند تا اطمینان حاصل کند که هنگام برنامه ریزی نیازهای آنها را درک می کند.

هنگام هماهنگی و توسعه این برنامه ها، بخش باید عوامل متعددی را در نظر بگیرد. آنها باید اطمینان حاصل کنند که استراتژی‌هایشان با مأموریت شرکت برای ترویج شیوه‌های سازگار هماهنگ است. متخصصان منابع انسانی همچنین باید عوامل خارجی مانند تغییرات در قوانین یا فناوری را که ممکن است شرکت را تحت تاثیر قرار دهد، تحت نظر داشته باشند. برداشتن این مراحل می تواند به شرکت کمک کند تا در صورت نیاز با چنین تغییراتی سازگار شود و آن را قادر می سازد به تلاش برای رسیدن به ماموریت و اهداف خود ادامه دهد و در بازار رقابتی باقی بماند.

جذب و انتخاب استعدادها

بخش منابع انسانی نقش اساسی در جذب و جذب استعدادها در یک سازمان دارد. آنها ممکن است با مدیران برای توسعه اهداف استخدام و شناسایی انواع متقاضیانی که می‌خواهند به آنها برسند یا نقش‌هایی را که باید پر کنند، کار کنند. این متخصصان همچنین می توانند به ایجاد و ارسال آگهی های شغلی، یافتن نامزدهای واجد شرایط و انجام فرآیند غربالگری اولیه کمک کنند. هنگام جستجوی نامزدها، آنها ممکن است پلتفرم های شبکه حرفه ای را جستجو کنند یا در رویدادهای حضوری، مانند نمایشگاه های شغلی شرکت کنند.

متخصصان منابع انسانی همچنین در فرآیند استخدام و جذب کمک می کنند. آنها ممکن است پیشنهاد شغلی خود را برای افراد جدید بفرستند، تاریخ شروع آنها را تعیین کنند، درباره حقوق و دستمزد مذاکره کنند و فرآیند ثبت نام در مزایا را آغاز کنند. در اولین روز کار کارکنان، این متخصصان جهت گیری در محل کار را برای آشنایی آنها با سیاست ها و رویه های محل کار و شرکت ارائه می دهند.

غرامت و مزایا

بخش منابع انسانی به مدیریت و نظارت بر پاداش و مزایای ارائه شده به کارکنان کمک می کند. آنها با مدیران کار می کنند تا حقوق ها را تعیین کنند و در صورت لزوم با کارمندان مذاکره کنند. پس از استخدام، بخش منابع انسانی کارمندان را به سیستم حقوق و دستمزد خود اضافه می کند و مسئول اطمینان از اینکه آنها طبق برنامه پرداخت به سرعت حقوق دریافت می کنند، می باشد. این بخش همچنین استانداردهای حقوق و دستمزد را در صنعت خود نظارت می کند تا اطمینان حاصل شود که شرکت رقابتی باقی می ماند. اگر شرکت نتواند دستمزد رقابتی ارائه دهد، ممکن است با مزایای اضافی جبران کند.

کارمندان همچنین معمولاً یک بسته مزایا دریافت می کنند که ممکن است شامل بیمه سلامت و دندانپزشکی، بیمه عمر، ۴۰۱(k) و برنامه های بازنشستگی و مرخصی با حقوق باشد. به عنوان بخشی از نقش خود، متخصصان منابع انسانی این بسته ها را توسعه داده و خط مشی ها و دستورالعمل ها را اجرا می کنند. آنها ممکن است در مورد نرخ های گروهی با ارائه دهندگان بیمه مذاکره کنند و فعالیت های مربوط به برنامه ریزی بازنشستگی را هماهنگ کنند. بخش منابع انسانی با پاسخ دادن به سؤالات، یادآوری مهلت های مربوطه و حتی درخواست بازخورد در مورد سایر مزایای مورد نظر، با کارکنان در مورد مزایای آنها ارتباط برقرار می کند.

سلامت و امنیت

بخش منابع انسانی مسئول توسعه و اجرای اقدامات بهداشتی و ایمنی در محیط کار است. بر اساس قانون ایمنی و بهداشت شغلی سال ۱۹۷۰ (OSHA)، کارفرمایان باید محیط کار ایمن را فراهم کنند. این بخش باید با مقررات OSHA آشنا باشد و با نظارت بر آموزش ایمنی، مدیریت گزارش های آسیب، گزارش صدمات و رسیدگی به هرگونه نیاز جبرانی که در نتیجه آن ایجاد می شود، از آنها پیروی کند. اقدامات ایمنی اجرا شده ممکن است اجباری صنعت باشد یا ایمنی عمومی را تضمین کند، مانند سیاست‌های آزار و اذیت و برنامه‌ریزی اضطراری.

رعایت قانون کار

در کنار مقررات ایمنی و بهداشت، بخش منابع انسانی همچنین تضمین می کند که شرکت از قوانین کار مربوطه پیروی می کند. حفظ انطباق با چنین قوانینی می تواند به جلوگیری از شکایت در مورد شیوه های شغلی یا شرایط محل کار کمک کند. متخصصان منابع انسانی در مورد قوانین استانی و دولتی مانند قانون استانداردهای کار منصفانه، عنوان هفتم قانون حقوق مدنی، قانون ملی روابط کار و قانون مرخصی خانواده و پزشکی، آموزش می بینند.

این متخصصان کاغذبازی را مدیریت می‌کنند، خط‌مشی‌ها را ایجاد می‌کنند و آموزش‌ها را هماهنگ می‌کنند تا به اطمینان از انطباق کمک کنند. برخی از زمینه های تحت پوشش این سیاست ها شامل الزامات استراحت، ساعات کاری، استانداردهای آزار و اذیت و فرصت های شغلی برابر است. آنها همچنین کتابچه های راهنمای شرکت را به روز کرده و نگهداری می کنند تا به کارکنان کمک کند حقوق و حمایت های خود را درک کنند. بخش منابع انسانی همچنین به هر گونه شکایت در مورد انطباق رسیدگی می کند و اقدامات انضباطی را در صورت لزوم انجام می دهد.

آموزش و توسعه

به عنوان بخشی از فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی، بخش منابع انسانی آموزش و توسعه کارکنان را هماهنگ و مدیریت می کند. کارکنان جدید معمولاً تحت آموزش قرار می‌گیرند تا سیاست‌ها و رویه‌های شرکت و مهارت‌ها، ابزارها یا منابع خاص مورد نیاز برای انجام کار خود را بیاموزند. بخش منابع انسانی همچنین با مدیران برای ایجاد یا اجرای برنامه‌هایی کار می‌کند که نیروی کار موجود را در مورد مهارت‌ها یا دانش خاص آموزش می‌دهد. هدف این فرصت ها معمولاً بهبود عملکرد یا دستیابی به اهداف سازمانی است. برای مثال، شرکتی که فناوری جدید را پیاده‌سازی می‌کند، ممکن است برنامه‌ای را برای آموزش به کارمندان راه‌اندازی کند که چگونه از آن استفاده کنند.

جدای از آموزش داخلی، بخش منابع انسانی ممکن است به هماهنگ کردن مشارکت کارکنان در سمینارها، همایش‌ها، کنفرانس‌ها یا فرصت‌های آموزش مداوم کمک کند. ارتقاء رشد حرفه ای در محل کار می تواند به کارکنان کمک کند تا احساس ارزشمندی بیشتری کنند. این فرهنگ می تواند به کاهش گردش مالی و بهبود بهره وری و کارایی کمک کند.

کارمندی و روابط کار

بخش منابع انسانی اغلب بر روابط بین کارکنان و کارکنان و مدیران آنها نظارت می کند. در طول درگیری ها، یک متخصص منابع انسانی ممکن است وارد عمل شود و به عنوان یک میانجی عمل کند. این بخش همچنین مسئول رسیدگی به شکایات کارکنان در اطراف محل کار است. در سازمان‌هایی که کارمندان اتحادیه‌ای دارند، ممکن است مسئول مدیریت تماس‌های اتحادیه نیز باشد. این بخش تضمین می کند که سیاست ها و رویه های شرکت با الزامات اتحادیه مطابقت دارد و به طور مداوم با آنها ارتباط برقرار می کند تا روابط مثبت را حفظ کند. برقراری ارتباط با اتحادیه‌ها همچنین می‌تواند به سازمان کمک کند تا مشکلات احتمالی را شناسایی کرده و آنها را حل کند تا از تشدید تنش‌ها، مانند اعتصاب یا اعتراض، جلوگیری کند.

رفاه کارکنان

متخصصان منابع انسانی نیز رفاه عمومی کارکنان سازمان را تضمین می کنند. آنها می توانند فعالیت های سلامت و تندرستی را ترویج و اجرا کنند تا به کارکنان کمک کنند تا از فرسودگی شغلی جلوگیری کنند. به عنوان مثال، آنها ممکن است کارکنان را تشویق کنند که از روزهای تعطیل خود استفاده کنند یا چالش های سلامتی را هماهنگ کنند. متخصصان منابع انسانی همچنین ممکن است به کارکنانی که با مشکلات شخصی روبرو هستند کمک فردی ارائه دهند. آنها ممکن است منابع یا کمک خاصی را برای کمک به به حداقل رساندن موضوع یا بحث در مورد گزینه هایی که کارمند می تواند انتخاب کند، مانند مرخصی و سایر مزایا، ارائه دهند.

مدیریت اجرایی

بخش منابع انسانی همچنین به نظارت بر عملکرد شغلی کارکنان شرکت خود کمک می کند. مدیریت عملکرد اغلب شامل فعالیت هایی مانند بررسی عملکرد بین کارکنان و مدیران آنها می شود. این فعالیت ها به ارزیابی اینکه آیا نیروی کار به اهداف و مقاصد سازمانی می رسد یا خیر کمک می کند. بخش منابع انسانی می تواند از بینش های به دست آمده برای ایجاد یا ارائه فرصت های آموزشی و توسعه در صورت نیاز استفاده کند. انجام مصاحبه‌های خروج نیز می‌تواند به عملکرد مدیریت عملکرد کمک کند، زیرا به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند درک کنند که چرا کارمندان ترک را انتخاب می‌کنند. اگر دپارتمان نگرانی مشترکی را شناسایی کند، می‌تواند برای اطمینان از حفظ کارمندان، بهبودهایی را آغاز کند.

مطالب مرتبط: مزایای استفاده از سیستم مدیریت عملکرد

برنامه ریزی شغلی و جانشین پروری

به عنوان بخشی از برنامه ریزی منابع انسانی، بخش ممکن است فعالیت های مرتبط با برنامه ریزی شغلی یا جانشین پروری را انجام دهد. زمانی که انتظار می‌رود پست‌های سطح بالا در دسترس باشند، بخش منابع انسانی می‌تواند با مدیران برای شناسایی کارمندان با عملکرد عالی که می‌توانند به عنوان جایگزین عمل کنند، همکاری کند. فراتر از عملکرد شغلی، آنها همچنین ممکن است نامزدهای بالقوه را بر اساس شهرت داخلی و مهارت‌های مرتبطی که می‌توانند برای این نقش به ارمغان بیاورند، ارزیابی کنند. داشتن یک طرح جانشین پروری می تواند به جلوگیری از اختلال در شرکت کمک کند.

فرهنگ و تعامل شرکت

بخش منابع انسانی یک محیط کاری ایجاد می کند که کارکنان خود را درگیر می کند. ممکن است فعالیت‌هایی را هماهنگ کند که مشارکت و شبکه‌سازی را تشویق می‌کنند، مانند عقب‌نشینی‌ها، مسابقات یا مهمانی‌های اداری. این متخصصان همچنین ممکن است خبرنامه های منظمی تهیه کنند که کارمندان را از اخبار یا رویدادهای شرکت مطلع کند. هنگامی که کارکنان در کار احساس مشارکت می کنند، می تواند به تقویت روحیه و بهبود میزان ماندگاری کمک کند.

یکی دیگر از روش های تعامل، ارائه انگیزه یا پاداش برای عملکرد یا مشارکت کارکنان در فعالیت های محل کار است. به عنوان مثال، شرکت ممکن است یک برنامه ارجاع ایجاد کند تا تلاش‌های استخدامی خود را افزایش دهد و برای افرادی که نامزدها را معرفی می‌کنند، پاداش پولی ارائه کند. هنگام میزبانی مسابقات، برندگان می توانند کارت هدیه یا سایر جوایز ملموس دریافت کنند. این نوع مشوق‌ها می‌تواند به کارکنان کمک کند که از آمدن به محل کار احساس قدردانی و هیجان داشته باشند.

ارزیابی شغلی

بخش منابع انسانی ممکن است مسئول تجزیه و تحلیل نقش های شغلی در یک سازمان باشد. این متخصصان هر شغل را ارزیابی می کنند و عنوان مناسب، وظایف، مسئولیت ها و مهارت های مورد نیاز برای انجام آن را شناسایی می کنند. از آنجایی که موقعیت ها ممکن است در طول زمان تغییر کنند، بخش نیز مسئول به روز رسانی توضیحات آنها در صورت لزوم است. این مسئولیت می تواند به برنامه ریزی منابع انسانی و فرآیندهای استخدام کمک کند. این بخش همچنین موقعیت ها را برای تعیین ارزش آنها ارزیابی می کند. آنها از روش های مختلفی مانند رتبه بندی موقعیت ها یا طبقه بندی آنها در دسته های خاص استفاده می کنند. این ارزیابی به سازمان کمک می کند تا تعیین کند که چگونه به افراد در آن نقش ها به طور عادلانه پاداش یا غرامت بدهد.

وظایف مدیریتی

بخش منابع انسانی همچنین وظایف اداری روزانه مرتبط با نیروی کار را مدیریت می کند. آنها مسئول نگهداری سوابق و پرونده های پرسنل و اسناد مربوط به داخل و خارج از هواپیما، بیمه نامه ها و قراردادهای کارکنان هستند. کارمندان می توانند برای کسب وضوح یا کمک در مورد محل کار یا رویه ها و سیاست های اداری مربوطه به این متخصصان مراجعه کنند. به عنوان مثال، متخصصان داخل بخش نیز ممکن است رویه های حقوق و دستمزد و برنامه ریزی را انجام دهند. در صورت لزوم، این بخش همچنین ترتیبات سفر را مدیریت می کند و هزینه های مربوط به تجارت را پردازش می کند.

نحوه ایجاد شیوه های منابع انسانی بهتر

شما می توانید از مراحل زیر به عنوان راهنمایی برای توسعه شیوه های منابع انسانی بهتر استفاده کنید:

۱. آموزش انجام دهید

متخصصان منابع انسانی باید در آموزش شرکت کنند تا اطمینان حاصل کنند که دانش آنها در رابطه با قوانین، مقررات و رویه های استخدام مربوطه به روز است. آنها همچنین ممکن است از فرصت هایی برای یادگیری مهارت های حیاتی برای مسئولیت های خود استفاده کنند، مانند استفاده از انواع خاصی از نرم افزارها یا ارائه خدمات حل تعارض. همانطور که این متخصصان به یادگیری نحوه انجام کار خود ادامه می دهند، می تواند به تقویت تیم و بهبود فرآیندهای منابع انسانی کمک کند.

۲. ماموریت شرکت را دنبال کنید

اکثر سازمان ها مأموریتی دارند که می خواهند از آن حمایت کنند یا به آن برسند. هنگام توسعه سیاست‌ها و رویه‌ها، بخش منابع انسانی باید این مأموریت و ارزش‌های مربوطه را در نظر داشته باشد. حفظ این همسویی می تواند به اطمینان از ثبات در تمام زمینه های تجاری و حفظ تمرکز بر دستیابی به اهداف تعیین شده توسط رهبران آن کمک کند.

۳. انتظارات را تعیین کنید

در طول فرآیند استخدام و جذب، بخش منابع انسانی باید بر انتظارات برای هر نقش تأکید کند. زمانی که استخدام‌کنندگان جدید این انتظارات را درک می‌کنند، به این اطمینان کمک می‌کند که برای قبول مسئولیت‌های شغلی آمادگی دارند. همچنین می‌تواند دستورالعمل‌هایی را برای آن‌ها تعیین کند که می‌توانند از آن برای سنجش عملکردشان استفاده کنند و در صورت نیاز، بهبودهایی ایجاد کنند.

۴. ترویج شفافیت

بخش منابع انسانی باید از یک خط مشی ارتباطی باز استفاده کند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان در بیان نیازها یا نگرانی های خود احساس راحتی می کنند. این بخش همچنین می‌تواند نظرسنجی‌های ناشناس را برای جمع‌آوری بازخورد کارکنان ارسال و مدیریت کند. وقتی متخصصان منابع انسانی می توانند احساس کارکنان را در مورد محل کار ببینند، می تواند به آنها در شناسایی و حل مسائل کمک کند.

۵. از نرم افزار منابع انسانی بهره ببرید

استفاده از فن آوری مانند سیستم های اطلاعات منابع انسانی می تواند به بخش کمک کند تا وظایف اداری خود را به طور موثر و موثر انجام دهد. چنین نرم افزاری اغلب ابزارهای اتوماسیون را برای کمک به صرفه جویی در زمان و سازگاری بیشتر فرآیندها ارائه می دهد. همچنین می‌تواند به ذخیره داده‌های کارکنان یا سایر اطلاعات حساس در یک مکان کمک کند و امکان دسترسی بر اساس تقاضا را فراهم کند.