نحوه نوشتن رویه ها: مثال ها و نکات

رویه‌ها مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها هستند که متخصصان می‌توانند از آنها برای توضیح فرآیندهای داخل محل کار استفاده کنند. خواه مدیر، مربی کارمند یا رهبر تیم باشید، روش‌های نوشتن می‌تواند به شما کمک کند کارایی و دقت تیم خود را هنگام تکمیل کارهای تکراری بهبود بخشید. یادگیری نحوه نوشتن رویه ها و دیدن نمونه ها می تواند به شما در نوشتن کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می‌دهیم که رویه‌ها چیست، نحوه نوشتن رویه‌ها را نشان می‌دهیم و مثال‌هایی ارائه می‌دهیم که به شما کمک می‌کند تا خودتان بنویسید.

رویه چیست؟

یک رویه مجموعه ای دقیق از دستورالعمل هایی است که افراد می توانند برای تکمیل یک کار از آنها استفاده کنند. این شامل مراحل و دستورالعمل های مختلف در مورد چگونگی تکمیل هر مرحله است. متخصصان می توانند رویه هایی را در صنایع مختلف ایجاد کنند تا به توضیح فرآیندها به زبان ساده کمک کنند.

بیشتر بخوانید: رویه کنترل تغییر چیست؟ (به علاوه پیاده سازی)

چرا نوشتن رویه ها مهم است؟

نوشتن رویه های موثر بخش مهمی از ایجاد سیستم های کارآمد در سازمان شما است. روش های نوشتن می تواند به شما در دستیابی به مزایای زیر کمک کند:

• آموزش سریعتر: رویه ها می توانند به اعضای جدید تیم در یادگیری فرآیندها و سیستم ها کمک کنند. تیم‌های منابع انسانی (HR) ممکن است رویه‌هایی را در طول فرآیند سوار شدن ارائه کنند یا رویه‌های رایج را در کتابچه راهنمای کارمندان بگنجانند.

• افزایش دقت: اعضای تیمی که از روش‌ها استفاده می‌کنند، ممکن است دقت خود را بهبود بخشند، زیرا مراحل و دستورالعمل‌های خاصی را باید دنبال کنند.

• بهره وری بهبود یافته: کسب و کارها می توانند از روش هایی برای تکرار مراحل موفق خود به راحتی استفاده کنند. این می تواند به آنها کمک کند تا کسب و کار خود را توسعه دهند و کارایی را افزایش دهند.

نکاتی برای آماده شدن برای نوشتن روش

قبل از اینکه مراحل خود را بنویسید، نکات زیر را برای کمک به آماده سازی دنبال کنید:

یک قالب را انتخاب کنید

هنگام تهیه پیش نویس رویه می توانید از بین فرمت های مختلفی انتخاب کنید. می توانید از یک برنامه نرم افزاری، یک سند پردازش کلمه یا یک قلم و کاغذ استفاده کنید. هنگام انتخاب قالب، ترجیحات سازمان خود را در نظر بگیرید. همچنین، در نظر بگیرید که چه کسی رویه‌ها را بررسی می‌کند و هر چند وقت یکبار. ممکن است اصلاح و به اشتراک گذاری یک سند تایپ شده آسان تر باشد.

یک طرح بندی را انتخاب کنید

نحوه نمایش اطلاعات خود را در نظر بگیرید. این می تواند بسته به سبک سازمانی و رویه خاص شما متفاوت باشد. برای مثال، رویه‌های طولانی‌تر ممکن است در قالب کتابچه راهنمای دستورالعمل باشند، در حالی که رویه‌های کوتاه ممکن است در ساختار چک لیست باشند. استفاده از گلوله‌ها، اعداد و جعبه‌های علامت را در نظر بگیرید تا به شما در سازماندهی رویه کمک کنند.

رویه های جاری را مرور کنید

ممکن است شرکت شما رویه هایی داشته باشد که در حال حاضر از آنها استفاده می کنند. هنگام نوشتن اسناد خود، اسناد رویه فعلی را مرور کنید. این می تواند به شما کمک کند تعیین کنید که کدام طرح و ساختار برای شرکت شما بهتر است. همچنین ممکن است متوجه شوید که سازمان شما رویه‌ای مرتبط با یک کار مشابه دارد. شما می توانید یک روش فعلی را بررسی و تجدید نظر کنید تا به شما در نوشتن روش خود کمک کند.

نحوه نوشتن رویه ها

در اینجا مراحلی وجود دارد که می توانید برای کمک به نوشتن رویه ها برای سازمان خود انجام دهید:

۱. یک رویه را انتخاب کنید

اگر چندین رویه را برای یک سازمان می نویسید، در نظر بگیرید که می خواهید با کدام یک شروع کنید. ممکن است نوشتن رویه‌ای را برای یک فرآیند مهم در اولویت قرار دهید، یا می‌توانید نوشتن رویه‌ها را با شروع کار کوچک‌تر آغاز کنید. به عنوان مثال، اگر مجموعه ای از رویه ها را برای یک شرکت تولیدی می نویسید، ممکن است با نوشتن رویه ای برای یک ماشین جداگانه شروع کنید و سپس به سمت رویه های نوشتن برای کل بخش بروید. این می تواند به شما کمک کند تا تجربه کسب کنید و مهارت های نوشتن رویه خود را توسعه دهید.

۲. با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید

پس از انتخاب روشی که می خواهید در مورد آن بنویسید، در نظر بگیرید که چه کسی در این موضوع متخصص است. اگر در حال نوشتن رویه‌ای برای کاری هستید که تکمیل می‌کنید، ممکن است دانش گسترده‌ای داشته باشید که می‌توانید از آن برای نوشتن دستورالعمل‌ها استفاده کنید. اگر مدیری هستید که رویه هایی را برای بهبود کارایی تیم می نویسید، با اعضای تیمی که در حال حاضر وظایف را تکمیل می کنند تماس بگیرید. به عنوان مثال، اگر شما یک تیم بازاریابی را مدیریت می کنید، ممکن است از طراح گرافیک بخواهید در مورد چگونگی تکمیل طراحی لوگو صحبت کند. شخصی که کار را کامل می کند اغلب می تواند مراحل و توصیه های مفصلی را ارائه دهد.

هنگام شروع روش خود، ارتباط با افرادی را در نظر بگیرید که فرآیند یا وظایف را تکمیل می کنند. می‌توانید برای کمک به جمع‌آوری داده‌ها برای این روش، ایمیل بزنید، تماس بگیرید یا جلسه‌ای با آنها ترتیب دهید.

۳. مخاطبان خود را در نظر بگیرید

در نظر بگیرید که چه کسی رویه تکمیل شده شما را قبل از پیش نویس آن می خواند. مخاطب هدف می تواند بر محتوا تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، اگر برای متخصصان این حوزه می نویسید، ممکن است از واژگان تخصصی تر و ایده های پیچیده استفاده کنید. اگر برای کارمندان جدید یا متخصصان خارجی می نویسید، ممکن است بخواهید اصطلاحات بیشتری را تعریف کنید، گرافیک های بیشتری ارائه دهید و مراحل را بیشتر ساده کنید.

۴. مقدمه بنویسید

بعد از اینکه مخاطبان خود را مشخص کردید، می توانید شروع به نوشتن مقدمه خود کنید. این معمولاً یک یا دو پاراگراف است. در مقدمه خود، ممکن است توضیح دهید که چه کسی و چه زمانی باید این روش را دنبال کند. همچنین می‌توانید اطلاعاتی در مورد اینکه چرا این روش مهم است و چگونه می‌تواند به اعضای تیم شما کمک کند، اضافه کنید.

۴. فهرست منابع یا مواد ایجاد کنید

در زیر مقدمه، فهرستی از منابع یا موادی که یک فرد برای تکمیل کار به آن نیاز دارد ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن رویه ای برای یک شرکت نقاشی هستید، مواد شما ممکن است شامل رنگ، قلم مو، غلتک و ابزار محافظ باشد. فهرست منابع به متخصصان می‌گوید که قبل از پیروی از دستورالعمل‌ها، چه چیزی باید جمع‌آوری کنند.

همچنین می توانید اطلاعات دیجیتال یا منابع اضافی را در این بخش ارائه دهید. برای مثال، اگر اعضای تیم به رمز عبور یا کد دسترسی دیجیتالی نیاز دارند، می‌توانید در اینجا به آنها یادآوری کنید. همچنین اگر اعضای تیم سؤالات بیشتری دارند، می‌توانید پیوندی به یک ویدیوی آموزشی یا منابع خارجی ارائه دهید.

۵. پیش نویس مراحل و دستورالعمل ها

در زیر منابع، می توانید شروع به نوشتن مراحل و دستورالعمل کنید. می توانید با متخصصانی که وظایف را تکمیل می کنند همکاری کنید تا به شما در تعیین این مراحل کمک کنند. شروع را با یک لیست کلی از مراحل در نظر بگیرید. می‌توانید مراحل را جابه‌جا کنید و دستورالعمل‌های دقیق را بعد از آن اضافه کنید.

۶. عناصر بصری را اضافه کنید

عناصر بصری مانند چارت‌ها، نمودارها و گراف‌ها می توانند به توضیح اطلاعات پیچیده کمک کنند. افزودن عناصر بصری به مراحل پیچیده را در نظر بگیرید. برای مثال، می‌توانید تصاویری با فلش‌های برچسب‌دار اضافه کنید تا به اعضای تیم اطلاعات بیشتری درباره یک رویه نشان دهید.

۷. نوشته ها را مرور و اصلاح کنید

پس از تهیه پیش نویس مراحل و دستورالعمل های خود، به بررسی و بازنگری نوشته فکر کنید. سعی کنید نوشتن خود را تا حد امکان ساده و کاربردی کنید. می توانید از کلمات اقدام مثبت و جملات کوتاه برای کمک به نوشتن دستورالعمل های واضح استفاده کنید.

مطالب مرتبط: ۱۱ استراتژی نوشتن برای ارتباط موثر

۸. آزمایش رویه انجام دهید

شما ممکن است یک آزمایش رویه انجام دهید، که شامل خواندن دستورالعمل ها و تکمیل آنها برای کمک به شما در انجام تنظیمات می شود. بسته به کار، می توانید این روش را کامل کنید یا از یکی از اعضای تیم بخواهید. این می‌تواند به شما کمک کند ترتیب مراحل را اصلاح کنید و همچنین شکاف‌هایی را که می‌توانید برای شفاف نگه داشتن روند اضافه کنید، شناسایی کنید.

۹. بازخورد بخواهید

پس از آزمایش روش خود، دریافت بازخورد از چندین منبع را در نظر بگیرید. ابتدا، می‌توانید از متخصصانی که به طور منظم کار را انجام می‌دهند، نظر خود را بخواهید. آنها ممکن است پیشنهاداتی ارائه دهند یا اطلاعات آموزشی اضافه کنند. سپس، می‌توانید از یکی از اعضای تیم که این وظیفه را به طور منظم انجام نمی‌دهد، راهنمایی بخواهید. آنها ممکن است سؤالاتی بپرسند یا بخش هایی را شناسایی کنند که می توانند از وضوح بیشتری استفاده کنند.

مرتبط: دادن و دریافت بازخورد: تعاریف و مثال ها

۱۰. تنظیمات نهایی را انجام دهید و در صورت لزوم تکرار کنید

می توانید از بازخوردی که دریافت کرده اید برای انجام تنظیمات استفاده کنید. این می تواند به شما در اصلاح روش و بهبود دقت کمک کند. بسته به میزان تغییر، ممکن است تصمیم بگیرید آزمایش دیگری انجام دهید یا بازخورد بیشتری بخواهید. شما می توانید این فرآیند را با رویه های دیگر در شرکت خود تکرار کنید.

نمونه های رویه

در اینجا چند مثال وجود دارد که می توانید هنگام نوشتن رویه های خود از آنها به عنوان راهنما استفاده کنید:

مثال ۱

این مثال روشی برای پاسخگویی به تماس برای یک کسب و کار را نشان می دهد. تیم می تواند این را به عنوان یک چک لیست یا یادآوری بصری چاپ کند و آن را در تلفن قرار دهد. روش شامل اطلاعات زیر است:

مقدمه: پاسخگویی دوستانه و مفید به تماس ها بخش مهمی از موفقیت تیم ما است. برای ثابت ماندن در صدای شرکتمان، مجموعه ای از مراحل را برای هدایت این مکالمات طراحی کرده ایم. هر عضو تیمی که به تلفن پاسخ می دهد باید این روش را دنبال کند.

منابع شما به موارد زیر در نزدیکی نیاز دارید:

• هدست

• نمودار پسوند

مراحل پاسخگویی به تماس های مشتریان

1. قبل از زنگ سوم تلفن را پاسخ دهید

2. با گفتن این جمله به مشتری سلام کنید: “سلام، شما به Lead Strategy Incorporated رسیده اید. این [نام شما] صحبت می کند. چگونه می توانم امروز به شما کمک کنم؟”

3. از زبان مثبت استفاده کنید

4. به سوالات مشتری پاسخ دهید

5. از مشتری بخواهید که در حین انتقال آنها را نگه دارد

6. شماره داخلی را شماره گیری کنید

7. دکمه ارسال را فشار دهید

مثال ۲

این یک روش نمونه برای یک شرکت محوطه سازی است که به اعضای تیم آموزش می دهد که چگونه یک فایل مشتری جدید اضافه کنند. تیم ممکن است این سند رویه را در نزدیکی کامپیوتر اداری یا منطقه کارمند قرار دهد. روش کتبی شامل موارد زیر است:

مقدمه ما می توانیم از فایل های مشتری برای سازماندهی اطلاعات استفاده کنیم. این به فرآیند صورت‌حساب ما کمک می‌کند و به ما امکان می‌دهد با بررسی محصولات و خدماتی که به طور منظم از آنها استفاده می‌کنند، به مشتریان بازگشتی کمک کنیم. هنگام وارد کردن اطلاعات یک مشتری جدید، می توانید از این روش برای راهنمایی شما در طی مراحل استفاده کنید.

منابع برای تکمیل این روش، به منابع زیر نیاز دارید:

• نام کاربری و رمز ورود کارمند

• کامپیوتر

• اطلاعات مشتری

مراحل ایجاد یک فایل مشتری جدید

1. پایگاه داده مشتریان را باز کنید

2. نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید

3. دکمه “افزودن مشتری جدید” را در سمت راست بالای صفحه فشار دهید

4. نام، آدرس و اطلاعات تماس مشتری را وارد کنید

5. شماره فاکتورهای موجود را اضافه کنید

6. اطلاعات را مرور کنید

7. ذخیره را فشار دهید