نحوه نوشتن پروپوزال (با نکات و مثال)

یادگیری نوشتن پروپوزال پروژه می تواند به شما کمک کند تا ارزش پروژه خود را به مشتریان، سرمایه گذاران یا کارفرمایان منتقل کنید. این مهارت برای تایید و تامین مالی پروژه شما ضروری است. هنگام نوشتن پروپوزال پروژه، می‌توانید مراحلی را دنبال کنید تا مطمئن شوید که یک پروپوزال کارآمد می‌نویسید.

در این مقاله از ایوسی به اهمیت پروپوزال پروژه، انواع پروپوزال های پروژه و نحوه نگارش آن می پردازیم.

پیشنهاد پروژه چیست؟

پروپوزال های پروژه اسنادی هستند که پروژه شما را تعریف می کنند، از جمله مواردی مانند تاریخ شروع و پایان، اهداف و اهداف. آنها به ذینفعان می گویند که چرا ایده های پروژه شما باید اجرا شود. خواندن ایده های شما در یک سند مدون باید ذینفعان را متقاعد کند که از آنها حمایت کنند. می توانید از طرح های پیشنهادی برای اهداف زیر استفاده کنید:

• برای تامین بودجه

• برای به دست آوردن مشتریان جدید

• برای اینکه مشتریان فعلی قرارداد خود را تمدید کنند

• برای متقاعد کردن یک مدیر یا کارفرما برای تخصیص منابع به یک ابتکار جدید

نحوه نوشتن پروپوزال پروژه

قبل از نوشتن پروپوزال پروژه خود باید درک خوبی از پروژه و گیرنده خود داشته باشید. انجام تحقیقات مقدماتی به شما کمک می کند تا یک سند دقیق و قانع کننده بنویسید. پس از اینکه از درک خود اطمینان پیدا کردید، یک طرح پیشنهادی پروژه که شامل شش بخش است، تهیه کنید:

بخش ۱: خلاصه اجرایی

یک بخش مقدماتی به نام خلاصه اجرایی بنویسید تا پروژه خود را خلاصه کنید. دقیقاً مانند مقدمه یک مقاله، این بخش باید با هدف جلب توجه گیرنده شما و تشویق آنها به خواندن ادامه مطلب باشد. خلاصه اجرایی شما باید شامل جزئیات مربوط به موارد زیر باشد:

• مشکلی که پروژه شما حل می کند

• چگونه پروژه شما مشکل را حل می کند

• تاثیر مورد نظر پروژه شما

طول خلاصه اجرایی شما به پیچیدگی پروژه شما بستگی دارد. یک پاراگراف برای بسیاری از پروژه ها کافی خواهد بود، اما اگر پروژه شما پیچیده تر باشد، ممکن است به خلاصه اجرایی طولانی تری نیاز داشته باشید. خلاصه اجرایی خود را مختصر بنویسید تا جذاب و قانع کننده بماند.

بخش ۲: پیشینه پروژه

بخشی را بنویسید که پس‌زمینه‌ای برای پروژه و مشکلی که می‌خواهد آن را برطرف کند، ارائه می‌کند. این بخش باید شامل موارد زیر باشد:

• تاریخچه ای از مشکل در ارتباط با کسب و کار شما

• خلاصه ای مختصر از الزامات پروژه شما

• برخی جزئیات در مورد پروژه شما

شما در بخش زیر در مورد جزئیات پروژه خود بیشتر خواهید نوشت، بنابراین جزئیاتی که در اینجا ارائه می دهید باید حداقل باشد. به عنوان مثال، ممکن است بر این تمرکز کنید که چگونه و چرا به این پروژه فکر کرده اید. این بخش باید نسبتاً مختصر باشد، معمولاً یک تا سه پاراگراف.

بخش ۳: راه حل ها و رویکرد

بخشی را بنویسید که پروژه شما را با جزئیات بیشتر نشان دهد. این بخش باید راه حل شما را برای مشکل و نحوه اجرای آن توضیح دهد. باید شامل موارد زیر باشد:

• اهداف و چشم انداز شما برای پروژه

• پروژه شما چه چیزی را ارائه خواهد کرد

• جدول زمانی مورد انتظار شما

• چه کسی مالکیت پروژه را بر عهده خواهد گرفت

بخش‌های راه‌حل و رویکرد دقیق‌تر می‌تواند شامل هر خطری باشد که پیش‌بینی می‌کنید، نحوه رسیدگی به آنها، نحوه گزارش دادن به سهامداران در طول پروژه و معیارهایی که موفقیت آن را بر اساس آن قضاوت می‌کنید. این بخش معمولاً بزرگترین بخش پیشنهاد پروژه شما خواهد بود.

بخش ۴: اطلاعات مالی

بخشی را بنویسید که بودجه ای جزئی برای پروژه شما و تأثیر مالی پیش بینی شده پروژه تکمیل شده شما ارائه می کند. شما باید این بخش را به دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید که محاسبات شما تا حد امکان دقیق است. محاسبات دقیق به سرمایه گذاران و مشتریان بهترین ایده را از هزینه پروژه و تناسب آن با بودجه آنها می دهد.

بخش ۵: مدارک اضافی

هر گونه اسناد مربوطه را برای بخش نهایی پیشنهاد خود جمع آوری کنید. این اسناد ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• فهرستی از جزئیات تماس با همه افراد دارای مجوز برای پروژه

• نقشه های منطقه ای که پروژه شما در آن مستقر می شود یا خدمات ارائه می دهد

• صورت های مالی شرکت و گزارش های سالانه

• هر گونه بروشور یا مواد تبلیغاتی برای پروژه

• مطالعات یا گزارش های مرتبط

• نامه هایی در حمایت از پروژه

• واژه نامه اصطلاحات مورد استفاده در پروپوزال پروژه

بخش ۶: نتیجه گیری

با ایجاد خلاصه ای از نکاتی که قبلاً در مورد آن صحبت کرده اید، طرح پیشنهادی خود را تکمیل کنید. مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای افزایش شانس دریافت تاییدیه را درج کنید.

مزایای یک پیشنهاد پروژه خوب

یک پیشنهاد پروژه خوب برای شما، کسب و کار و مشتری شما از راه های زیر سود می برد:

• باعث نوآوری می شود. یک پیشنهاد پروژه جزئیات کافی را ارائه می دهد که ذینفعان می توانند با اطمینان از سرمایه گذاری در آن منابع احساس کنند. پروژه های نوآورانه برای تجارت و عموم مردم خوب هستند.

• به پروژه ها کمک می کند متمرکز بمانند. کسب‌وکارها می‌توانند در حین اجرای پروژه به پیشنهادات پروژه مراجعه کنند تا اطمینان حاصل کنند که تمرکز خود را حفظ کرده و آنچه را که وعده داده شده را انجام می‌دهند.

• مشکلات را زود پیش بینی و حل می کند. پیشنهاد پروژه، برنامه ریزی یک پروژه را در معرض دید مخاطبان جدیدی قرار می دهد. این مخاطب جدید ممکن است بتواند خطرات یا چالش هایی را ببیند که نویسنده پروژه پیشنهادی آن را ندیده است. بحث در مورد این خطرات و چالش ها می تواند به تیم های پروژه کمک کند تا مشکلات را قبل از تبدیل شدن به مسائل اصلی حل کنند.

• کمک به برنامه ریزی یک پیشنهاد پروژه خوب به کسب و کارها و ذینفعان آنها کمک می کند تا برای آینده برنامه ریزی کنند. آنها می توانند نحوه تخصیص منابع مالی، زمان و سایر منابع را پیش بینی کنند و پیش بینی کنند که چگونه پروژه ممکن است بر تجارت آنها در آینده تأثیر بگذارد.

نکاتی برای نوشتن یک پروپوزال پروژه موثر

استفاده از استراتژی های اثبات شده می تواند به موثرتر شدن پروژه پیشنهادی شما کمک کند. هنگام نوشتن پیشنهادات پروژه خود برای بهترین نتایج، نکات زیر را در نظر بگیرید:

برای مخاطبان خود بنویسید

مخاطب خود را در ذهن داشته باشید و از اصطلاحات، لحن و جزئیاتی استفاده کنید که با آنها طنین انداز شود. تحقیقات اولیه در وب سایت های شرکت و نمایه های رسانه های اجتماعی به شما کمک می کند تا بهترین زبان و محتوا را یاد بگیرید.

قانع کننده باشید

هدف پروژه متقاعد کردن گیرندگان برای اقدام است، بنابراین متقاعد بودن بسیار مهم است. از ابزارهای متقاعدکننده، از جمله داده های تاریخی، نتایج نظرسنجی، پیش بینی های بازار، توصیفات و مطالعات موردی برای تشویق اقدام استفاده کنید. برجسته کردن تجربیات و صلاحیت های خود نیز می تواند اعتماد به نفس را القا کند.

پروژه را به گیرنده متصل کنید

یک پروژه ممکن است ایده خوبی به نظر برسد، اما اگر گیرنده شما متوجه نشود که چرا برای او اهمیت دارد، ممکن است تایید یا تامین مالی نشود. ارتباط بین اهداف گیرنده خود و پروژه را روشن کنید تا شانس موفقیت خود را افزایش دهید.

آن را ساده نگه دارید

خواندن و درک یک پیشنهاد ساده آسان است. از اصطلاحات به راحتی قابل درک، جملات ساده و قالبی آسان برای پیگیری برای شفاف سازی پیشنهاد خود استفاده کنید.

از قرارداد پیروی کنید

ممکن است وسوسه انگیز باشد که در ساختار پروپوزال خود خلاق باشید تا به برجسته شدن آن کمک کنید. با این حال، پیروی از سنت، احتمال سردرگمی خواننده و فراموش کردن اطلاعات ضروری را کاهش می دهد. اگر فرمت مجموعه ای به شما داده شد، آن را به شدت دنبال کنید.

پروپوزال خود را تصحیح و اصلاح کنید

پروپوزال خود را کامل بخوانید تا مطمئن شوید که واضح و بدون اشتباهات املایی و گرامری است. ارائه یک پیشنهاد واضح و بدون اشتباه به شما کمک می کند تا حرفه ای بودن خود را نشان دهید، که می تواند به شما کمک کند شانس تایید خود را افزایش دهید. اگر وقت دارید، سعی کنید چند روز پس از تکمیل پروپوزال کار خود را تصحیح کنید. زمان دوری از سند به شما کمک می کند آن را با چشمانی عینی تر بخوانید. همچنین ممکن است از یک همکار قابل اعتماد یا ویراستار حرفه ای بخواهید که کار شما را تصحیح کند.

بیشتر بخوانید: نکات تصحیح که رزومه شما را بهبود می بخشد

انواع پروپوزال پروژه

پروژه های پیشنهادی مختلف دارای اهداف متفاوت و در نتیجه الزامات متمایز هستند. اینها رایج ترین انواع پروپوزال های پروژه هستند که احتمالاً می نویسید.

• درخواست کرد. برای پاسخ به یک درخواست پیشنهاد ارسال شد. شما باید تحقیقات کاملی انجام دهید و قانع کننده بنویسید، زیرا پیشنهاد پروژه شما با دیگران رقابت خواهد کرد. همچنین ممکن است لازم باشد به یک قالب دقیق که در درخواست پیشنهاد اشاره شده است، پایبند باشید.

• ناخواسته بدون RFP ارسال شد. در حالی که شما در رقابت با دیگران نیستید، همچنان باید بسیار متقاعد کننده باشید تا گیرنده خود را متقاعد کنید که عمل کند، زیرا آنها درخواست شما را نخواسته اند.

• دوستانه و غیر رسمی. در پاسخ به درخواست مشتری غیررسمی ارسال شد. از آنجایی که هیچ درخواستی برای پیشنهاد وجود ندارد، پروپوزال شما می تواند از قالب دلخواه شما پیروی کند.

• بازسازی. برای یک مشتری موجود ارسال می شود تا آنها را تشویق به تمدید خدمات شما کند. بر نتایج گذشته تاکید کنید و مزایای آینده را پیش‌بینی کنید تا مشتری را متقاعد کنید که عمل کند.

• ادامه ارسال شده تا به سرمایه گذار یادآوری شود که پروژه در حال انجام است و به روز رسانی پیشرفت ارائه شود. این پیشنهاد باید بر انتقال اطلاعات به جای متقاعدسازی تمرکز کند.

• مکمل. ارسال شده تا به سرمایه گذار یادآوری شود که پروژه در حال انجام است و درخواست منابع اضافی. باید متقاعد کننده باشد که سرمایه گذار را تشویق کند که بیشتر بدهد.

سه نوع پیشنهاد اول معمولا طولانی ترین هستند زیرا با پروژه های جدید سروکار دارند. از آنجایی که سه پیشنهاد نهایی پروژه بر روی پروژه ها و روابط ایجاد شده تمرکز می کنند، معمولاً می توانند کوتاهتر باشند.

بیشتر بخوانید: RFP چیست؟

نمونه پیشنهاد پروژه

این نمونه ای از پیشنهاد پروژه غیررسمی است که یک شرکت طراحی وب سایت ممکن است به یک بوتیک مد ارسال کند. از این مثال برای نوشتن پروپوزال پروژه خود استفاده کنید و مشتریان، سرمایه گذاران و سایر ذینفعان را تشویق به حمایت از چشم انداز شما کنید.

خلاصه اجرایی

رز بوتیک پیشروترین فروشگاه پوشاک زنانه در منطقه خلیج است. با این حال، بدون وب سایت، فروشگاه نمی تواند فراتر از این منطقه فروش داشته باشد. همانطور که در مکالمه تلفنی اخیر ما بحث شد، تیم Everbright Technology Solutions دوست دارد یک وب سایت برای شما ایجاد کند که بتواند به شما کمک کند دسترسی خود را به بقیه کالیفرنیا و حتی یک بازار بین المللی گسترش دهید.

این وب‌سایت دارای یک سبد خرید با قابلیت به‌روزرسانی آسان با ارز بین‌المللی و سایر ویژگی‌ها است تا راحتی را برای خریداران محلی فراهم کند و مخاطبان بیشتری از زنان شیک پوش را درگیر کند. ما پیش بینی می کنیم که این وب سایت به شما کمک کند تا فروش خود را تا ۵۰۰٪ در دو سال آینده افزایش دهید.

پس زمینه پروژه

Everbright Technology Solutions یک شرکت طراحی وب سایت است که در سیلیکون ولی مستقر است. ما سابقه طولانی کار با خرده فروشان، به ویژه آنهایی که در فضای مد هستند، داریم. ما مشتاقیم که به این مشتریان کمک کنیم تا به دنیای دیجیتال انتقال یابند و با وب‌سایت‌های قابل دسترس و کاربردی، موفقیت خود را توسعه دهند. ما بر این باوریم که یک وب سایت باید به جای جایگزینی روش های تجاری موجود شما را تکمیل کند. ما فکر می‌کنیم که این فلسفه ما را برای فروشگاه تحت تأثیر یکپارچه‌سازی با سیستم‌عامل شما مناسب می‌سازد.

راه حل ها و رویکرد

ما قصد داریم یک وب سایت ساده و در عین حال شیک ایجاد کنیم که متناسب با برند موجود رز بوتیک باشد. برای مشتریان فعلی و در حال رشد شما کاربرپسند خواهد بود و به راحتی از طریق یک سیستم مدیریت محتوا قابل به روز رسانی خواهد بود تا اطمینان حاصل شود که همیشه سهام و تبلیغات فعلی را منعکس می کند. این کمک می کند تا کسب و کار شما رقابتی تر شود زیرا مردم به طور فزاینده ای به دنبال راه حل های خرید آنلاین هستند.

وب سایت دارای اجزای زیر خواهد بود:

• صفحه درباره ما که تاریخچه و فلسفه فروشگاه را با جزئیات شرح می دهد

• یک فروشگاه آنلاین که به خریداران اجازه می دهد محصولات شما را از خانه خود جستجو و خریداری کنند. تبدیل خودکار ارز و ماشین حساب حمل و نقل خرید را در هر نقطه از جهان آسان می کند. فروشگاه آنلاین پرداخت از طریق کارت های اعتباری اصلی و کیف پول دیجیتال را می پذیرد.

• وبلاگی که می‌توانید هر زمان که بخواهید با پست‌هایی درباره ورود لباس‌های جدید و داستان‌های کلی به‌روزرسانی کنید تا خوانندگان خود را درگیر کنید، مانند نکات آرایش فصلی و اطلاعاتی درباره نمادهای سبک یکپارچهسازی با سیستمعامل.

• یک صفحه تماس با آدرس فروشگاه، تلفن و یک فرم تماس که مرورگرها می توانند برای ایمیل شما تکمیل کنند.

ما برای سه ماه اول پس از تحویل، پشتیبانی مداوم رایگان ارائه خواهیم داد. پس از آن زمان، ما با خوشحالی هر مشکلی را با هزینه ای ناچیز حل خواهیم کرد.

ما انتظار داریم وب سایت شما سه ماه پس از پذیرش پیشنهاد ما فعال شود. پس از آن زمان، شما مالکیت کامل پروژه را در اختیار خواهید گرفت.

امور مالی

ما برای ساخت این وب سایت ۵۰۰۰ دلار دریافت خواهیم کرد. این هزینه شامل موارد زیر است:

• فضای میزبانی در سرورهای ما

• ثبت دامنه دو ساله https://www.roseboutique.com (هزینه تمدید ۲۰ دلار هر دو سال بعد اعمال می شود)

• طراحی و ساخت کل وب سایت

• ادغام پرداخت های کیف پول موبایلی

• کمک عیب یابی تا سه ماه پس از زایمان

مدارک اضافی

Everbright Technology Solutions اسناد زیر را پیوست کرد:

• اطلاعات تماس کارکنان Everbright Technology Solutions که در وب سایت کار می کنند

• نقشه سایت برای وب سایت

• صفحه ای از توصیفات از سایر خرده فروشانی که از خدمات Everbright استفاده کرده اند.

نتیجه

به طور خلاصه، یک وب سایت ایجاد شده توسط Everbright Technology Solutions می تواند به Rose Boutique کمک کند تا دامنه خود را به بقیه کالیفرنیا و حتی بازار بین المللی گسترش دهد. این وب‌سایت دارای یک سبد خرید به‌راحتی قابل به‌روزرسانی با ارز بین‌المللی و سایر ویژگی‌ها است تا راحتی را برای خریداران محلی فراهم کند و مخاطبان بیشتری را درگیر کند. ما پیش بینی می کنیم که این وب سایت به شما کمک کند تا فروش خود را تا ۵۰۰٪ در دو سال آینده افزایش دهید. Everbright سابقه طولانی در کمک به خرده فروشان کوچک مد برای رونق آنلاین دارد، و ما دوست داریم همین کار را برای Rose Boutique انجام دهیم.