برای بسیاری از ما، هرج و مرج زندگی مدرن مانند یک تردمیل است که با سرعتی غیرممکن تنظیم شده است.
شما در طول روز خود در حال مسابقه دادن هستید و همزمان با ده ها کار شعبده بازی می کنید. ضربالاجلها از گردن شما کم میکنند، و شما به جای تمرکز بر آنچه واقعاً مهم است، دائماً به موارد فوری واکنش نشان میدهید. آشنا به نظر می رسد؟
اما اگر راهی برای خروج وجود داشت چه؟
یک برنامه ریز این فقط یک نوت بوک فانتزی دیگر نیست. این ابزاری است که نوید راه خروج از هیاهو را می دهد.
اما پیچش اینجاست: صرف داشتن یک برنامه ریز شما را از طوفان نجات نمی دهد. اگر قایقرانی بلد نباشید، قایق خوب نیست، و به همین ترتیب، یک برنامه ریز بدون جهت می تواند شما را بیشتر به سردرگمی بکشاند.
مطمئناً، برنامهریزان در کمک به شما در فهرستبندی ساعات و وظایف خود ماهر هستند، اما آنها کتابهای جادویی نیستند که فکر و اولویتبندی را برای شما انجام دهند.
درک ماهیت یک برنامه ریز و استفاده از یک روش ملموس و گام به گام بسیار مهم است. بنابراین، چگونه مطمئن می شوید که برنامه ریز شما چیزی فراتر از یک جمع آوری لیست است؟
این مقاله شما را با یک رویکرد سیستماتیک، سیستم جریان زمان آشنا میکند، که نه تنها به شما میآموزد چگونه از برنامهریز خود تا حد امکان استفاده کنید، بلکه به شما کمک میکند تا هرج و مرج را به نظم تبدیل کنید.
نحوه استفاده از برنامه ریز (با سیستم جریان زمان)
برنامه ریز خود را به عنوان یک کمربند ابزار در نظر بگیرید. در داخل آن کمربند، جیب ها یا محفظه های مختلفی دارید. هر جیب دارای ابزارهای خاص یا در زمینه ما، انواع متمایز اطلاعات است.
اول از همه، ما اهداف شما را داریم. اینها چیزهای بزرگ، رویاهای شما، نقاط عطفی هستند که به سمت آنها می روید. آنها لزوما وظایف یا رویدادها نیستند. آنها مقصد نهایی شما هستند.
بعد، رویدادهای تقویم را داریم. اینها را به عنوان سنگ های غیرقابل حرکت در یک رودخانه در نظر بگیرید. آنها تعهداتی هستند، مانند جلسات یا رویدادهای خانوادگی، که زمان شروع و پایان سختی دارند. اینها غیرقابل مذاکره هستند و شما حول آنها برنامه ریزی می کنید.
در نهایت، Tasks/Actions وجود دارد. اینها عملیات روزانه شما هستند— کارهایی که باید انجام دهید. برخی از آنها ضرب الاجل های سختگیرانه ای دارند، مانند “تسلیم پروژه تا جمعه”، در حالی که برخی دیگر بیشتر شبیه “پرونده اظهارنامه مالیاتی در این ماه” هستند. این چیزهایی است که روز شما را در حرکت نگه می دارد و اگر کنترل نشود، می تواند منجر به هرج و مرج شود.
اما چگونه میتوان با همه اینها بدون انداختن توپ کنار آمد؟ سیستم جریان زمانی اینجاست تا شما را راهنمایی کند. این راهی برای سازماندهی، اولویت بندی، و مهمتر از همه، دستیابی به تعادل بین اهداف، رویدادها و وظایف است. بیایید بررسی کنیم که چگونه می توانید از این سیستم و برنامه ریز خود بیشترین استفاده را ببرید.
۱. جریان با ستاره های شمالی شما آغاز می شود (اهداف شما)
در کهکشان وسیع و گاهی گیج کننده زندگی، به چراغ های راهنما نیاز دارید. این چراغ ها، ستاره های شمالی شما، صرفاً وظایف یا رویدادها نیستند. آنها بزرگتر هستند. آنها سناریوهای تعیین کننده، مراحل حیاتی زندگی و نقاط عطف کلیدی هستند که شما مشتاقانه می خواهید به آنها ضربه بزنید.
آنها را به عنوان لیست مورد نیاز زندگی خود یا دستاوردهای مهمی که در این بازی طولانی انجام می دهید، در نظر بگیرید.
این ستارههای شمالی همترازی را در هرج و مرج و جهت در میان سر و صدا فراهم میکنند. وقتی گم می شوید یا غرق می شوید، آنها به خوبی می درخشند و مسیرتان را به شما یادآوری می کنند.
اولین گام در استفاده از قدرت سیستم جریان زمانی با استفاده از برنامه ریز خود، درک دلایل آن است. چرا استفاده از برنامه ریز را انتخاب می کنید؟ اینجا جایی است که لاستیک با جاده برخورد می کند.
در مورد انگیزه های عمیق تری در پس تصمیم خود فکر کنید.
- آیا این جذابیت یک زندگی سازمان یافته و سازنده تر است که شما را هدایت می کند؟
- آیا به جای اینکه اجازه دهید زمان استاد شما شود، به دنبال این هستید که در زمان خود استاد باشید؟
- شاید شما در جستجوی سلامتی بهتر، رفاه بیشتر هستید و متوجه شده اید که یک برنامه ریز می تواند متحد شما در دستیابی به این هدف باشد.
با شناسایی و درک این انگیزههای اصلی، نه تنها هدفی را در برنامهریزی مییابید، بلکه یک پایه محکم ایجاد میکنید که کل سیستم جریان زمان را میتوان بر آن بنا کرد.
۲. جریان با ابتکارات ادامه دارد
بنابراین شما می توانید ستاره های شمالی خود را به خوبی بدرخشید و جهت را برجسته کنید. اکنون، زمان شروع سفر است. اما یک سفر تنها یک قدم نیست، بلکه یک سری گامهای هدفمند است که هر کدام شما را به مقصد نهایی نزدیکتر میکنند. اینجاست که ابتکارات (Initiative) وارد عمل می شوند.
این ابتکارات را به عنوان بخش هایی از یک سفر تصور کنید. در حالی که ستاره شمالی مقصد شماست، ابتکارات علائم جاده و نقاط عطفی هستند که راه شما را راهنمایی می کنند. آنها اهداف کلی شما را به وظایف قابل هضم و عملی تقسیم می کنند. آنها را به عنوان پروژه های کوچکی در نظر بگیرید که هر کدام هدف و خط پایان منحصر به فرد خود را دارند.
آنچه در مورد ابتکارات قدرتمند است این است که آنها فقط وظایف نیستند. آنها برنامه های عملیاتی ساختاری هستند. هر ابتکاری به شما اشاره می کند و می گوید: “هی، آیا این مرا به ستاره شمالی نزدیکتر می کند؟” این یک ایست بازرسی است که اطمینان می دهد هر کاری که انجام می دهید حس جهت و همسویی دارد.
در اینجا نحوه مهار آنها آمده است:
- همسویی با ستاره شمالی: هر اقدام، هر کار در برنامه ریز شما باید دلیلی داشته باشد. آیا شما را به سمت ستاره شمالی هدایت می کند؟ اگر اینطور نیست، شاید فقط نویز است. و می دانید با سر و صدا چه می کنیم؟ آن را فیلتر می کنیم.
- اولویت بندی : فقط انجام کارها نیست. این در مورد انجام کارهای درست است. هر عمل را با وزن آن ارزیابی کنید. چقدر مهم است؟ چه پیشرفتی را نوید می دهد؟ آیا واقعا ارزش وقت شما را دارد؟ این سوالات ابتکارات شما را متمرکز و در مسیر نگه می دارد.
ابتکارات پلی بین وظایف روزمره و ستاره های شمالی شما هستند. آنها مطمئن میشوند که هر قدمی که برمیداری معنی دارد و مطمئن میشود که شما نه تنها مشغله، بلکه موثر هم هستید. همه چیز در مورد پیشرفت با هدف است.
۳. جریان در بلوک های کانونی (رویدادها و وظایف تقویم)
ما به افق چشم دوختهایم و سفر خود را با ستارههای شمالی و ابتکارات خود ترسیم کردهایم. حالا وقت آن است که دست هایمان را کثیف کنیم و آن چکمه ها را با Focus Blocks روی زمین بگذاریم.
اگر ابتکارات نقشه راه هستند، بلوک های فوکوس گام های واقعی شما هستند. آنها مانند پستهای بازرسی کوچک هستند، لحظاتی که در آن مکث میکنید، عمد میکنید و با قصد و نیت عمل میکنید. آنها سطح پایه عمل شما را ایجاد می کنند، یعنی همان ضربان قلب پیشرفت.
بلوکهای فوکوس بخشهای اختصاصی زمانی هستند که در آن منطقهبندی شدهاید، کاملاً حضور دارید و یک کار منحصر به فرد را هدف قرار میدهید. دنیای بیرون؟ میتواند صبر کند.
فوکوس بلوک ها بر دو مفهوم سرراست هستند:
- تعریف کاری که باید انجام شود.
- تصمیم گیری برای مدت زمانی که برای انجام آن کنار می گذارید.
هدفمندی کلید است
اینها کارهای فوری نیستند. وقتی چیزی بهعنوان بلوک فوکوس جایگاهی کسب میکند، بررسی میشود. این برنامه دورهای برنامه ریزی را پشت سر گذاشته است، برای اهمیت آن اندازه گیری شده است، و به عنوان یک اولویت ظاهر شده است.
تاثیر بیش از مقدار
با فوکوس بلوک ها، از چرخ همستر فاصله می گیریم. این در مورد دویدن در اطراف تلاش برای انجام یک میلیون کار نیست. این در مورد انتخاب وظایف کمتر و تأثیرگذارتر و اجرای خوب آنها است.
انعطاف پذیری و سازگاری
زندگی غیر قابل پیش بینی است. فوکوس بلوک ها این را می فهمند. شما وظایف خود را با زمان و منابع در دسترس خود تطبیق می دهید، به جای اینکه به خودتان فشار بیاورید یا به خودتان فشار بیاورید.
برنامه ریزی، برنامه ریزی و اجرا
این بلوک ها یک فکر بعدی نیستند. هفته ای یک بار، بنشینید، به جلو نگاه کنید و فوکوس بلوک های خود را در آن قرار دهید. ساعات مشخصی را به آنها اختصاص دهید. این تضمین می کند که شما نه تنها امیدوار به اقدام هستید، بلکه آماده و آماده هستید.
سپس، هر روز، به این بلوک ها قدم می گذارید، پیشرفتی ثابت، یک اقدام عمدی در یک زمان.
در اصل، فوکوس بلوکها ضربات طبل روزانه شما هستند، و تضمین میکنند که هر روز آهنگ پیشرفت را میخواند، همسو با اهداف و ابتکارات بزرگتر شما.
سخن نهایی
تسلط بر هنر برنامه ریزی موثر فقط داشتن یک برنامه ریز نیست. این در مورد اتخاذ یک سیستم است، ذهنیتی که مسیر را از هرج و مرج به وضوح، از رویاها به واقعیت هموار می کند. سیستم جریان زمان، نور هدایت کننده است، پیچیدگی های زندگی را به گام های عملی و تاثیرگذار ساده می کند.
اگر در حال تکان دادن سر هستید و به این فکر می کنید که کدام ابزار می تواند این سیستم را به طور یکپارچه در زندگی شما ادغام کند، دیگر به دنبال آن نباشید. من از صمیم قلب توصیه می کنم به برنامه ریز زندگی کامل توجه کنید . با دقت توسط تیم ما ساخته شده است، این فقط یک برنامه ریز نیست. این یک فانوس دریایی است، یک یادآوری دائمی برای تمرکز، عمل و نزدیکتر شدن به اهدافتان.
مقالات مرتبط بیشتر:
- مهارت های برنامه ریز استراتژیک: تعریف و مثال
- برنامهریزی هوشمند برای دستیابی به هدف
- چگونه یک برنامه کاری روزانه بسازیم + دانلود فرم برنامه ریزی
- برنامه ریزی، بودجه و پیش بینی در ۱۰ مرحله آسان
- برنامه ریزی پروژه چیست؟ (و نحوه برنامه ریزی یک پروژه)
- چگونه یک برنامه شلوغ را در ۱۳ مرحله مدیریت کنیم
- برنامه ریز رویداد چیست؟۵ نکته کلیدی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان