نحوه انجام یک تحلیل علی در ۵ مرحله (به علاوه نکات)

تحلیل علّی فرآیندی برای شناسایی و رسیدگی به علل و آثار یک چالش یا مشکل است. به جای پرداختن به علائم یک مشکل، تجزیه و تحلیل علّی به شناسایی علل ریشه ای کمک می کند تا این علائم کمتر تأثیرگذار شوند. انجام تجزیه و تحلیل علی می تواند به شما در ایجاد عادات بهتر و تجربه موفقیت بیشتر با اهداف شخصی و حرفه ای کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، به انواع تحلیل علّی می پردازیم، نحوه انجام تحلیل را توضیح می دهیم و نکاتی را برای انجام یک تحلیل مؤثر بیان می کنیم.

انواع تحلیل علی چیست؟

انواع مختلفی از تجزیه و تحلیل علّی وجود دارد که به شما کمک می‌کند بخش‌های خاصی از یک مشکل را شناسایی کنید یا علل را برطرف کنید. در اینجا چند نمونه معمولی از تحلیل علی آورده شده است:

پنج دلیل

روش پنج چرایی تحلیل علّی به شما کمک می‌کند تا با استفاده از زنجیره‌ای از جست‌وجو که برگرفته از سؤال اول است، چرایی مشکل را بیاموزید. وقتی یک تحلیل علی انجام می دهید، به دنبال «چرا» مشکل یا علت آن می گردید.

برای مثال، اگر در حال تجزیه و تحلیل این هستید که چرا نمی توانید در محل کار تمرکز کنید، می توانید یک تجزیه و تحلیل پنج چرایی مانند این بسازید:

• من نمی توانم در محل کار تمرکز کنم. چرا؟ این به عنوان سؤال اصلی شما عمل می کند که می توانید سایر سؤالات بعدی را از آن بسازید.

• من دیگر پشت میزم نمی نشینم. چرا؟ سوال بعدی بر پایه سوال اول استوار است و علت اصلی چالش سوال اول را مشخص می کند.

• کار کردن پشت میز باعث می شود حواسم پرت شود. چرا؟ این سوال به کشف یکی از دلایل اصلی چالش، یعنی احساس حواس پرتی کمک می کند.

• روی میز من وسایل زیادی روی آن است. چرا؟ می‌دانید که میز کار منبعی برای حواس‌پرتی است. سوال چرا کمک می‌کند تا بفهمید چرا میز حواس‌تان را پرت می‌کند.

• من اخیراً استرس دارم و تمیز نمی کنم. چرا؟ سوال آخر چرا دلیل اصلی هر چالشی را که در سوالات قبلی خود به آن پرداخته اید را ارائه می دهد. در این مثال، پاسخ می تواند این باشد: “من می توانم روی ایجاد عزت نفس تمرکز کنم تا اعتماد به نفس بیشتری کسب کنم، انگیزه و تمرکز خود را افزایش دهم.”

بیشتر بخوانید: تجزیه و تحلیل پنج چرا: چیست و چگونه از آن استفاده کنیم (با مثال)

تجزیه و تحلیل درخت خطا

تجزیه و تحلیل درخت خطا یک راه عالی برای تجسم علل ریشه ای یک نتیجه نامطلوب است. چالش اساسی که با آن روبرو هستید را در یک کادر بنویسید. این به عنوان بالای درخت عیب شما عمل می‌کند، که می‌توانید همه دلایل اصلی پیامدهای نامطلوب را از آن به هم متصل کنید. به عنوان مثال، اگر فرصتی را برای ترفیع در محل کار از دست دادید، ممکن است از آن به عنوان نتیجه نامطلوب خود استفاده کنید.

جعبه های اتصال را با خطوطی ایجاد کنید که دلایل هر چالش جدید را به تفصیل شرح دهد. اگر ارتقاء را در محل کار خود از دست دادید زیرا زمان جلسه را در تقویم خود ننوشتید، می توانید از آن به عنوان کادر بعدی خود استفاده کنید. کادر دیگری را وصل کنید که علت فراموشی نوشتن تاریخ در تقویم جلسه را بررسی می کند. برای رسیدن به علت اصلی نتیجه نامطلوب، می‌توانید هر تعداد جعبه را که نیاز دارید وصل کنید.

درخت واقعیت فعلی

اگر چالش های متعددی دارید که با آن روبرو هستید، درخت واقعیت فعلی ممکن است ابزار بهتری برای بررسی روابط بین آن چالش ها باشد. درخت واقعیت فعلی از رویکرد پایین به بالا استفاده می کند، به این معنی که شما چالش ها را در پایین درخت به جای بالا فهرست می کنید، مانند تجزیه و تحلیل درخت خطا. چندین کادر ایجاد کنید که چالش‌های کلیدی شما را به تفصیل بیان می‌کند و شروع به ایجاد جعبه‌های بیشتری کنید که به هر مشکل متصل می‌شوند و دلایل آنها را مشخص می‌کنند.

همانطور که دلایل هر پیامد نامطلوب را می نویسید، ممکن است متوجه ارتباط بین چالش های مختلف شوید. یک فلش بکشید که این دو علت مشابه را به هم متصل می کند و دلایل اصلی هر چالش را برجسته می کند. ممکن است متوجه شوید که برای چندین چالش، تنها یک یا دو دلیل اصلی دارید.

تجزیه و تحلیل حل سریع مشکل

تجزیه و تحلیل حل سریع مشکل بر تجزیه و تحلیل سریع و حل هر چالش تمرکز دارد. شما داده های مربوط به هر چالش، از جمله علل فرضی و اثرات مشاهده شده هر چالش را جمع آوری می کنید و آنها را می نویسید. سپس، برای هر اثر یا علت، یک پاسخ برنامه ریزی کنید. هنگامی که پاسخی برای هر چالش دارید، راه حل های خود را اجرا می کنید و آنها را برای اثربخشی بررسی می کنید.

می‌توانید تحلیل خود را با یادگیری بیشتر درباره علل و اثرات چالش‌های کلیدی و اینکه کدام راه‌حل نتیجه می‌دهد، دوباره طراحی کنید.

نمودار علت و معلول

نمودار علت و معلولی یک ابزار بصری ساده است که به شما کمک می کند علت و معلول چالش های خاص را شناسایی کنید. اگر چالشی را تجربه می کنید که در آن به نظر نمی رسد به هدف خود برسید، می توانید علل و اثرات آن چالش را بنویسید. کادر اصلی را بکشید که چالش کلیدی را مشخص می کند. از آنجا، یک خط پررنگ را با چندین شاخه که به آن متصل می شوند یا باعث می شوند وصل کنید.

در هر شاخه، می توانید علائم آن علت را به تفصیل بیان کنید. این نمودار به شما کمک می کند تا علت، اثرات و علائم هر علت مرتبط با چالش کلیدی را تجسم کنید. سپس، می‌توانید برای هر علت، راه‌حلی در نظر بگیرید.

بیشتر بخوانید: تحلیل علت و معلول: تعریف، مزایا و روش

حالت شکست و تجزیه و تحلیل اثرات

حالت شکست و تجزیه و تحلیل اثرات می تواند به شما کمک کند تا به ریشه یک مشکل یا چالش برسید و در عین حال به شما کمک می کند تا برای چالش های غیرمنتظره با هر راه حلی که امتحان می کنید برنامه ریزی کنید. به طور کلی، تحلیل حالت شکست و اثر به پنج مرحله نیاز دارد:

• مشکل یا چالش را تعیین کنید. مشکل یا چالشی را که اکنون وجود دارد یا پیش‌بینی می‌کنید ممکن است وجود داشته باشد را بررسی کنید. به عنوان مثال، اگر تصمیم دارید خروجی کار خود را افزایش دهید، یک چالش کلیدی ممکن است صرف زمان بیشتر برای کار اضافی یا تامین منابع اضافی باشد.

• عوامل مؤثری را که باعث می شوند شما از هدف کوتاه بیایید را مشخص کنید. در مرحله بعد، می توانید به دلایلی که ممکن است موفقیت شما را به تاخیر انداخته باشد، نگاه کنید.

• تعیین کنید هر چند وقت یکبار شکست ها رخ می دهند. گام بعدی این است که تعیین کنید هر چند وقت یکبار این شکست ها را تجربه می کنید. هرچه شکست بیشتر اتفاق بیفتد، رسیدگی به آن ضروری تر می شود.

• اقدامات بالقوه ای را که می توانید برای جلوگیری از تاخیر بیشتر انجام دهید فهرست کنید. اکنون که متوجه شدید این عقب‌نشینی‌ها چیست و هر چند وقت یک‌بار رخ می‌دهند، می‌توانید راه‌حل‌های بالقوه برای آن شکست‌ها را فهرست کنید.

• جایگاه خود را تحلیل و ارزیابی مجدد کنید. پس از اجرای راه‌حل‌های خود، می‌توانید چالش را مجدداً تحلیل کنید تا ببینید آیا مشکلات را برطرف کرده‌اید و به اهداف خود رسیده‌اید یا نیاز به ایده‌پردازی روش‌های جدید دارید.

تحلیل پارتو

تجزیه و تحلیل پارتو به قاعده ۲۰/۸۰ بستگی دارد، که بیان می کند که ۲۰٪ از اقدامات شما ۸۰٪ از نتایج را تعیین می کند. این تجزیه و تحلیل تنها از چند علت یا «تعدادی حیاتی» استفاده می‌کند که به نتیجه بزرگ‌تر کمک می‌کنند. تجزیه و تحلیل به شما کمک می کند تا چالش ها و علل را درک کنید تا به جای تمرکز بر هر علامت، تعیین کنید که کدام علل حیاتی هستند. تحلیل پارتو رویکردی متمرکزتر است و می تواند نتایج بهتری به همراه داشته باشد.

بیشتر بخوانید: تجزیه و تحلیل پارتو: چگونه و چه زمانی از آن استفاده کنیم

نحوه انجام تحلیل علی

در حالی که انواع زیادی از تجزیه و تحلیل علی وجود دارد، انجام یک تحلیل علّی پایه راه خوبی برای شروع رسیدگی به علل چالش ها یا نتایج نامطلوب است. در اینجا نحوه انجام یک تحلیل علی پایه برای هر چالشی آمده است:

۱. چالش یا شکست کلیدی را تعریف کنید

اولین گام، تعریف یا شناسایی چالش یا شکست کلیدی است که با آن روبرو هستید. به عنوان مثال، اگر برای رسیدن به موقع سر کار مشکل دارید، این ممکن است چالش اصلی شما باشد. با استفاده از چالش کلیدی، می‌توانید بلوک‌های اطلاعاتی بسازید که علل و نتایج را شناسایی کنند.

۲. علل و آثار چالش کلیدی را تعیین کنید

پس از تعیین چالش کلیدی که با آن روبرو هستید، می توانید علل آن چالش یا شکست را بررسی کنید. اگر برای رسیدن به موقع سر کار مشکل دارید، پنج کاری را که هر روز صبح انجام می دهید و ممکن است در دیر رسیدن به آن نقش داشته باشد فهرست کنید. این می تواند به شما کمک کند به جای تمرکز بر دیر رسیدن، بفهمید چه چیزی باعث تاخیر شما شده است.

۳. از نمودار یا نمودار برای سازماندهی اطلاعات استفاده کنید

با استفاده از هر یک از روش های ذکر شده در بالا، می توانید اطلاعات خود را برای ایجاد یک کمک بصری سازماندهی کنید. وسایل کمک بصری می توانند به شما کمک کنند تا ایده ها را به هم متصل کنید و اطلاعات را بهتر سازماندهی کنید. تجزیه و تحلیل علّی به دنبال روابط بین علل و معلول است، بنابراین به هر علت به دقت نگاه کنید و روابط بین آنها را شناسایی کنید. ممکن است متوجه روندی در میان چالش ها یا علل اصلی خود شوید.

۴. پاسخی به علل اولیه چالش خود فرموله کنید

هنگامی که دلایل اصلی چالش های خود را مشخص کردید و خطوط روند را بین علل مشابه ایجاد کردید، می توانید دلایل اصلی یا چند مورد حیاتی چالش خود را شناسایی کنید. با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید پاسخی به آن دلایل برای رسیدگی به ریشه چالش به جای علائم آن فرموله کنید.

۵. روند خود را مرور کنید و به علل و اثرات جدید بپردازید

پس از برنامه ریزی و ارائه پاسخ به هر علت اصلی، می توانید به عقب برگردید و روند خود را برای هر گونه چالش جدیدی که ممکن است ایجاد شود یا راه حل های جدید و مؤثرتری ایجاد کنید، مرور کنید. گاهی اوقات، راه‌حل‌ها دارای اشکالات خاص خود هستند، بنابراین ممکن است مجبور شوید دوباره آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنید و با پارامترهای بهتر دوباره اجرا کنید. این همچنین به شما کمک می کند تا یک خط پایه برای اینکه چه روش هایی برای شما در هنگام حل مشکلات کار می کنند، ایجاد کنید.

مطالب مرتبط: تحلیل علت ریشه ای چیست؟ (تعریف و مزایا)

نکاتی برای انجام تحلیل علی

انجام یک تحلیل علّی مؤثر می‌تواند به شما کمک کند تا به چالش‌های کلیدی در زندگی شخصی یا حرفه‌ای خود رسیدگی کنید، اما چند نکته وجود دارد که باید در طول این فرآیند به خاطر داشته باشید. در اینجا چند نکته برای انجام تحلیل علی وجود دارد:

• با خودت صادق باش. اغلب، یک تحلیل علی از شما می‌خواهد که به رفتارها یا اعمال شخصی نگاه کنید. در مورد اعمال و عادات خود با خود صادق باشید تا موثرترین طرح پاسخ را برای غلبه بر چالش ها و رسیدن به اهداف خود تدوین کنید.

• از یک نمودار بصری استفاده کنید. استفاده از نمودار بصری، مانند نمودار علت و معلول، می تواند به شما کمک کند تا به طور موثر ایده ها را به هم متصل کنید و روابط بین علل، اثرات یا چالش های کلیدی را شناسایی کنید.

• مرتباً داده ها را جمع آوری کنید. انجام تحلیل‌های مکرر با داده‌های جدید می‌تواند به ایجاد یک خط پایه از رفتار و عمل کمک کند و به شما کمک کند عادت‌های مثبتی را که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کنند، شناسایی کنید. شما می توانید این عادات را تقویت کنید تا از چالش های بیشتر در آینده جلوگیری کنید.