چگونه می توان نظرسنجی های بهتری با نرخ پاسخ بالاتر ایجاد کرد

نظرسنجی ها ابزاری متداول برای جمع آوری بازخورد در محل کار هستند، چه بخواهید در مورد رضایت مشتری اطلاعات کسب کنید یا نظرات همکاران را جمع آوری کنید. بخشی از استفاده موثر از نظرسنجی ها شامل متقاعد کردن افراد برای تکمیل آنها و ارائه پاسخ های خود است. داشتن نرخ پاسخ‌دهی بالا در نظرسنجی‌هایتان به شما این امکان را می‌دهد که درک عمیقی از نظرات مخاطبان هدف خود داشته باشید و پایگاه داده‌ای از اطلاعات مفید بسازید.

در این مقاله از ایوسی، اصول اولیه نرخ پاسخ‌دهی به نظرسنجی را بررسی می‌کنیم و راهکارهایی را برای پرورش نرخ پاسخ بالاتر به نظرسنجی‌های شما توضیح می‌دهیم.

نرخ پاسخ به نظرسنجی چیست؟

نرخ پاسخ به نظرسنجی درصد افرادی است که یک نظرسنجی کامل از کل گروه افرادی که درخواست نظرسنجی دریافت کرده‌اند ارسال می‌کنند. برای محاسبه نرخ پاسخ نظرسنجی، تعداد ارسال‌های نظرسنجی را بر تعداد افرادی که فرم نظرسنجی ارائه کرده‌اید تقسیم کنید، که به عنوان گروه نمونه نیز شناخته می‌شود. اگر نظرسنجی را برای یک گروه نمونه ۱۰۰ نفره ارسال کنید و ۶۰ نفر پاسخ دهند، میزان پاسخ به نظرسنجی شما ۰.۶ یا ۶۰٪ است.

بسته به زمینه نظرسنجی، نرخ پاسخ های معمولی می تواند متفاوت باشد. ارسال یک نظرسنجی اجباری برای همکاران خود در مورد بهترین زمان برای برنامه ریزی جلسه ممکن است منجر به نرخ پاسخ تقریباً ۱۰۰٪ شود. ارسال یک نظرسنجی از طریق ایمیل به کل لیست مشتریان شما و درخواست بازخورد محصول ممکن است نرخ پاسخگویی تنها ۱۰٪ داشته باشد. درباره روندهای صنعت خاص خود تحقیق کنید تا در مورد میانگین نرخ پاسخ برای موقعیت های مختلف اطلاعات کسب کنید و انتظارات واقع بینانه را برای نظرسنجی های خود تعیین کنید.

مطالب مرتبط: چگونه از کسی بخواهیم نظرسنجی را پر کند (با نکات)

مقایسه نرخ پاسخ و میزان تکمیل

نرخ پاسخ و نرخ تکمیل دو معیار مهم برای اندازه گیری تعامل نظرسنجی هستند. در حالی که نرخ پاسخ، نسبت افرادی را که نظرسنجی‌های تمام شده را از کل گروه نمونه ارسال می‌کنند، اندازه‌گیری می‌کند، نرخ تکمیل، نسبت پاسخ‌دهندگانی را که نظرسنجی را تکمیل کرده‌اند از تعداد افرادی که نظرسنجی را شروع کرده‌اند، اندازه‌گیری می‌کند. این نشان می دهد که چند نفر پس از مشاهده محتوا یا شروع به پر کردن آن نظرسنجی، از نظرسنجی فاصله گرفته اند.

در اینجا مراحل اساسی برای اندازه گیری میزان تکمیل وجود دارد:

1. تعداد افرادی که وارد صفحه نظرسنجی می شوند را پیگیری کنید

2. تعداد کل ارسالی ها را بررسی کنید

3. تعداد نظرسنجی های تکمیل شده را بر تعداد بینندگان نظرسنجی تقسیم کنید

مثال: شما ۵۰ نفر را برای تکمیل یک نظرسنجی دعوت می کنید. ۴۰ نفر صفحه نظرسنجی را مشاهده می کنند و ۲۰ نفر فرم های تکمیل شده را ارسال می کنند. نرخ پاسخ ۲۰ ارسالی تقسیم بر ۵۰ دعوتنامه است که ۰.۴ یا ۴۰٪ است. میزان تکمیل ۲۰ ارسال است که بر ۴۰ بیننده تقسیم می شود که ۰.۵ یا ۵۰٪ است.

چرا محاسبه نرخ پاسخ نظرسنجی مهم است؟

محاسبه نرخ پاسخ نظرسنجی مهم است زیرا اطلاعات ارزشمندی در مورد گروه نمونه، داده هایی که جمع آوری می کنید و کیفیت خود نظرسنجی را در اختیار شما قرار می دهد. دلایل مختلفی برای محاسبه نرخ پاسخ نظرسنجی وجود دارد، از جمله:

• درک مشارکت مخاطب: میزان پاسخ به نظرسنجی شما نشانگر خوبی از میزان مشارکت مخاطبان شما با محتوای شما است. نسبت افرادی که به درخواست‌های نظرسنجی پاسخ می‌دهند ممکن است نشان دهنده تعهد و علاقه کلی گروه نمونه به برند شما باشد.

• شناسایی سوگیری: دانستن میزان پاسخ یک نظرسنجی می تواند زمینه ای را برای شما فراهم کند که بر نتایج نظرسنجی تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، اگر نرخ پاسخگویی پایینی دارید، ممکن است بدانید که به دنبال سوگیری بالقوه از نظر اینکه چه کسی نظرسنجی را پر کرده است و اینکه آیا نظرات آنها نمایانگر خوبی از کل مخاطبان شما است، باشید.

• بهبود نظرسنجی‌های آینده: نرخ پاسخ نظرسنجی را دنبال کنید تا جزئیات مربوط به انواع نظرسنجی‌ها و تکنیک‌های نظرسنجی بیشترین نسبت پاسخ‌ها را جمع‌آوری کنید. با محاسبه نرخ پاسخ به نظرسنجی، می توانید تغییرات را شناسایی کرده و نظرسنجی های آینده را بر اساس نتایج اصلاح کنید.

چگونه نرخ پاسخ به نظرسنجی را افزایش دهیم

در اینجا چندین مرحله وجود دارد که می توانید برای بهبود نرخ پاسخ به نظرسنجی های خود انجام دهید:

۱. نرخ پاسخ گذشته را ارزیابی کنید

موفقیت استراتژی نظرسنجی فعلی خود را با جمع آوری اطلاعات در مورد میزان پاسخ به نظرسنجی گذشته ارزیابی کنید. محاسبه داده‌های تاریخی در مورد نرخ پاسخ‌دهی ممکن است روندهایی را در مورد انواع نظرسنجی‌ها و تکنیک‌های فراگیری نشان دهد که بالاترین نرخ پاسخ را ایجاد می‌کنند. بررسی کنید که چگونه نرخ پاسخ نظرسنجی موجود شما با استانداردهای صنعت مقایسه می شود و اهدافی را برای نرخ پاسخ ایده آلی که می خواهید به دست آورید تعیین کنید.

۲. گروه های نمونه را مرور کنید

اطمینان حاصل کنید که نظرسنجی را برای مخاطبانی می‌فرستید که به اطلاعات نظرسنجی دسترسی دارند. یافتن افراد علاقه مند و متعهد برای استفاده در گروه نمونه خود شانس بیشتری برای دریافت پاسخ به شما می دهد. اگر از فهرست‌های ایمیل برای ارسال نظرسنجی استفاده می‌کنید، آن‌ها را بررسی کنید تا مشترکین غیرفعالی را که هرگز ایمیل‌ها را باز نمی‌کنند شناسایی کنید. حذف افراد غیرفعال یا بی علاقه از گروه نمونه، میزان موفقیت کلی نظرسنجی را افزایش می دهد.

به عنوان مثال، اگر نظرسنجی را به یک لیست ایمیل متشکل از ۱۰۰ نفر ارسال کنید اما ۲۰ نفر از آن حساب‌ها غیرفعال باشند، تعداد پاسخ‌های شما به طور خودکار ۲۰ نفر کاهش می‌یابد. اگر ۴۰ نفر از لیست ۱۰۰ نفری اصلی به ایمیل پاسخ دهند، یک پاسخ دریافت می‌کنید. نرخ پاسخ ۴۰ درصد. اما اگر ۲۰ حساب غیرفعال را حذف کنید و حجم نمونه خود را روی ۸۰ بیننده فعال تنظیم کنید، میزان پاسخگویی به ۵۰٪ افزایش می یابد که نشان دهنده نحوه تعامل مخاطبان هدف واقعی شما با نظرسنجی است.

۳. نظرسنجی را بهینه کنید

محتوای نظرسنجی را طوری تنظیم کنید که تکمیل آن برای افراد آسان تر شود. داشتن نرخ تکمیل پایین ممکن است نشان دهنده علاقه مخاطبان شما به تکمیل نظرسنجی باشد، اما چیزی در صفحه نظرسنجی آنها را از تکمیل آن منصرف کرد. اصلاح نظرسنجی به منظور شهودی و در دسترس بودن ممکن است هم میزان تکمیل و هم نرخ پاسخ را افزایش دهد.

با کوتاه کردن نظرسنجی تا حد امکان شروع کنید تا تعهد زمانی مربوط به ارسال نظرسنجی را کاهش دهید. یک گروه متمرکز از نظرسنجی‌کنندگان ایجاد کنید تا درباره تغییراتی که می‌تواند تجربه را بهبود بخشد، بازخورد دریافت کنید. برخی از راه های بهینه سازی نظرسنجی عبارتند از:

• تغییر سوالات پاسخ کوتاه به چند گزینه ای
• افزودن گزینه های پاسخ بیشتر
• تنظیم فونت و اندازه فونت
• از جمله نوار پیشرفت

مطالب مرتبط: چگونه یک نظرسنجی بنویسیم که برای شما مفید باشد: نکاتی برای موفقیت

۴. از ابزار جلب توجه استفاده کنید

با نوشتن یک موضوع قانع کننده برای معرفی نظرسنجی، پاسخ های بیشتری را از گروه نمونه خود تشویق کنید. یک موضوع خوب که به وضوح نظرسنجی را معرفی می‌کند می‌تواند علاقه مخاطب را برانگیزد و درخواست شما را از سایر پیام‌های موجود در صندوق ورودی او متمایز کند. آزمایش کنید که چه خطوط موضوعی باعث می شود بیشترین افراد ایمیل یا پیام را باز کنند. در اینجا چند نمونه از خطوط موضوعی وجود دارد که باید امتحان کنید:

• شما می توانید در طراحی محصول بعدی ما کمک کنید

• چگونه می توانیم روز شما را بهتر کنیم؟

• دوستش دارم؟ ازش متنفرم؟ ما میخواهیم بدانیم!

۵. قدردانی نشان دهید

هنگام معرفی نظرسنجی، توضیح دهید که چقدر برای نظر پاسخ دهنده ارزش قائل هستید. نشان دادن قدردانی خود از بینش آنها ممکن است به گروه نمونه شما کمک کند احساس خاصی داشته باشند و برای آنها انگیزه بیشتری برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود ایجاد کند. اطلاعاتی در مورد اینکه چگونه پاسخ‌های آنها می‌تواند بر ویژگی‌های محصول و عملیات تجاری تأثیر بگذارد، به اشتراک بگذارید. این می تواند به آنها کمک کند تا تأثیر و اهمیت درازمدت نظر خود را شناسایی کنند و به آنها احساس رضایت شخصی از تکمیل نظرسنجی بدهد.

۶. احساس فوریت ایجاد کنید

نظرسنجی را در زمان مربوطه ارسال کنید و از احساس فوریت برای ارتقای پاسخ ها استفاده کنید. اگر مشتری یک روز پس از خرید خود نظرسنجی را دریافت کند به جای ماه ها بعد، ممکن است احتمال بیشتری برای به اشتراک گذاشتن بازخورد داشته باشد. همچنین ممکن است بازخورد با کیفیت بهتری دریافت کنید زیرا این تجربه هنوز در حافظه آنها تازه است. یک مهلت پیشنهادی برای ارسال نظرسنجی در نظر بگیرید تا پاسخ دهندگان را تشویق کنید تا پاسخ های خود را سریع ارسال کنند و از فراموش کردن نظرسنجی جلوگیری کنید.

مطالب مرتبط: نحوه دریافت بازخورد از مشتریان

۷. دستورالعمل ها را ارائه دهید

با نوشتن دستورالعمل های مختصر در معرفی نظرسنجی، انتظارات روشنی را تعیین کنید. اشتراک‌گذاری دستورالعمل‌ها می‌تواند به شما در پیش‌بینی هرگونه سؤال پاسخ‌دهندگان در مورد چگونگی تکمیل موفقیت‌آمیز نظرسنجی کمک کند. تخمینی از چند دقیقه طول می کشد تا نظرسنجی تکمیل شود و هر گونه جزئیات مرتبط در مورد نحوه پر کردن سؤالات را در نظر بگیرید. اگر نظرسنجی دارای چندین بخش یا صفحه است، دستورالعمل ها را در بالای هر صفحه به عنوان یادآوری اضافه کنید.

۸. پیام بعدی ارسال کنید

با ارسال پیام پیگیری و پیوست نظرسنجی، نظرسنجی را به گروه نمونه یادآوری کنید. این امر پاسخ افرادی را جلب می کند که اولین پیام را از دست داده اند، در طول فرآیند نظرسنجی دچار وقفه شده اند یا به سادگی فراموش کرده اند آن را پر کنند. سعی کنید پیام بعدی را در زمان دیگری از روز بفرستید تا توجه افرادی را که پیام‌هایشان را در یک برنامه زمانی دیگر بررسی می‌کنند جلب کنید. موضوع و اطلاعات ایمیل را طوری تنظیم کنید که بر روی این موضوع تمرکز کنید که شما هنوز نظر آنها را می خواهید و آنها فرصت دیگری برای به اشتراک گذاشتن بازخورد خود دارند.

۹. یک جایزه پیوست کنید

با ایجاد انگیزه برای ارسال نظرسنجی، به گروه نمونه خود دلیلی برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود بدهید. ارائه هدایای کوچک یا فرصتی برای دریافت جایزه می‌تواند نظرسنجی را جذاب‌تر به نظر برساند و پاسخ‌هایی را از سوی افرادی که در مورد شرکت در نظرسنجی مطمئن نیستند جلب کند. مشوق های رایج برای نظرسنجی عبارتند از:

• کارت هدیه
• ورودی های قرعه کشی
• محصولات رایگان
• تخفیف ها
• ارتقا

۱۰. تعداد دفعات نظرسنجی را محدود کنید

فقط با ارسال نظرسنجی در صورت لزوم به مخاطبان خود نشان دهید که به وقت آنها احترام می گذارید. اگر پاسخ دهندگان هر روز نظرسنجی ها را دریافت کنند و شروع به نادیده گرفتن ایمیل های نظرسنجی از آن شرکت کنند، ممکن است از نظرسنجی خسته شوند. بر کیفیت بر کمیت تمرکز کنید و در نظر بگیرید که مشتریان شما چقدر می توانند به طور واقع بینانه پاسخ دهند. استراتژیک بودن در مورد ارسال نظرسنجی به شما این امکان را می دهد که رابطه مثبتی با مصرف کنندگان داشته باشید و پاسخ ها را در هر نظرسنجی افزایش دهید.

مزایای نرخ پاسخ بالای نظرسنجی

از آنجایی که هدف نظرسنجی جمع آوری اطلاعات از دیگران است، داشتن نرخ پاسخ بالا می تواند کلید موفقیت نظرسنجی باشد. در اینجا چند مزیت دریافت نرخ پاسخ بالا برای نظرسنجی ها آورده شده است:

• جمع آوری نظرات متنوع: اگر میزان پاسخ دهی بالایی دارید، می توانید طیف وسیعی از نظرات را از درون گروه نمونه جمع آوری کنید.

• صرفه جویی در زمان: اجرای نظرسنجی هایی با نرخ پاسخ بالا ممکن است مدت زمانی را که صرف تلاش برای متقاعد کردن افراد بیشتری برای پاسخ دادن می کنید کاهش دهد.

• تولید آمار دقیق تر: با نظرسنجی از افراد بیشتر، می توانید حجم نمونه بزرگی ایجاد کنید که به طور دقیق نشان دهنده عموم مردم باشد. نرخ پاسخ بالای نظرسنجی پاسخ های بیشتری را ایجاد می کند و سوگیری شخصی را در پاسخ های فردی کاهش می دهد.

• شناسایی نقاط پرت: داشتن نرخ پاسخ بالا تشخیص پاسخ های نامنظم را آسان تر می کند. اگر از هر ۱۰ نفر ۹ نفر از یک محصول لذت می بردند، اما فردی که آن را دوست نداشت، یکی از دو پاسخ بود، ممکن است متوجه نباشید که یک نقطه دور بر روی میانگین میزان رضایت تاثیر گذاشته است.