بهترین ایده های سازماندهی دفترِ خانه

داشتن یک فضای سازمان یافته برای بهترین عملکرد شما ضروری است. چه به سادگی یک دفتر خانه فعلی را شلوغ کنید و چه در حال انتقال به کار از راه دور و ایجاد یک منطقه جدید برای تمرکز در طول روز، باید برخی از بهترین نکات سازمانی دفتر خانه را یاد بگیرید.

در این مقاله از ایوسی، ما هفت مرحله آسان برای آماده سازی دفتر کار خانگی برای بهره وری و انگیزه بهینه را فهرست می کنیم.

چگونه فضای اداری خانه خود را سازماندهی کنیم

هنگامی که فضای کاری خود را در خانه آماده می کنید این ایده ها را در نظر بگیرید:

1. فضای خود را تمیز کنید
2. اسناد را سازماندهی کنید
3. یک سیستم بایگانی ایجاد کنید
4. سازماندهی نامه
5. میز خود را مرتب کنید
6. طناب ها را سازماندهی کنید
7. کارهای در حال انجام را اولویت بندی کنید

۱ . فضای خود را تمیز کنید

وضعیت فعلی دفتر خانه خود را ارزیابی کنید. هر وسیله ای را که نیاز ندارید مانند روزنامه های قدیمی و جعبه های استفاده نشده دور بریزید. فضای خود را تمیز کنید، از جمله گردگیری همه سطوح و جارو کردن یا جاروبرقی کف. یک منطقه تمیز به شما کمک می کند تا نیازهای دفتر خود را ارزیابی کرده و منطقه بلااستفاده را آزاد کنید.

مرتبط: فنگ شویی چیست؟ راهنمای ایجاد انرژی خوب در خانه شما

۲ . اسناد را سازماندهی کنید

مرتب کردن و خرد کردن کاغذها به طور منظم از تجمع آنها در اطراف دفتر خانه شما جلوگیری می کند. کاغذها را به سه دسته مختلف جدا کنید:

• رد کردن:  شامل هر چیزی که حاوی اطلاعات منقضی یا منقضی است. به یاد داشته باشید که هر چیزی را که دارای اطلاعات شخصی حساس است خرد کنید.
• فایل:  این پشته باید شامل اسنادی باشد که باید حداقل برای یک ماه نگه دارید.
• اقدام:  اوراقی که باید در آینده نزدیک به آنها عمل کنید، مانند صورتحساب ها را روی میز خود نگه دارید.

برخی از اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که در صورت نیاز در آینده به راحتی به دست می آیند. ممکن است نیازی به نگهداری کپی کاغذی از این موارد نباشد. اگر مطمئن نیستید، در اینجا چند پیشنهاد برای مدت زمان نگهداری انواع مختلف اسناد وجود دارد:

• یک ماه:  صورت های کارت اعتباری را بعد از یک ماه خرد کنید. قبل از اینکه این عبارات را دور بیندازید، مطمئن شوید که دقیق هستند.
• یک سال:  صورتحساب های پزشکی، فیش حقوقی، صورت حساب های بانکی و سرمایه گذاری را پس از یک سال خرد کنید.
• هفت سال یا بیشتر:  اظهارنامه مالیاتی و هرگونه اسناد مربوط به مالیات، مانند رسید و چک های باطل شده را حداقل به مدت هفت سال نگه دارید. اگر فضا دارید، می توانید اظهارنامه مالیاتی خود را به طور نامحدود نگه دارید.

مرتبط: چگونه کارهای کاغذی خود را در ۷ مرحله سازماندهی کنید

۳ . یک سیستم بایگانی ایجاد کنید

یک سیستم بایگانی موثر به شما کمک می کند اسناد را به راحتی مکان یابی کنید.

برگه‌ها یا پوشه‌های فایل با کد رنگی، طرح‌بندی بصری واضحی از فایل‌های شما ارائه می‌کنند تا به شما کمک کنند سند مورد نیاز خود را سریع پیدا کنید. به عنوان مثال، می توانید کد رنگ:

• فایل سبز : سلامت
• فایل های آبی : مالیات
• فایل های قرمز : حسابداری
• فایل های زرد : متفرقه

اگر پوشه‌هایی را برای پروژه‌های خاص یا کلاینت‌ها نگه می‌دارید، این پوشه‌ها را بر اساس حروف الفبا زیر رنگ تعیین‌شده ثبت کنید. به عنوان مثال، اگر رنگ زرد نشان دهنده مشتریان فعال است، می توانید با استفاده از زبانه های زرد این مشتریان را با نام خانوادگی آنها حروف الفبا کنید.

می توانید با ایجاد کپی های دیجیتال، اطلاعات مهم را در پرونده نگه دارید و در عین حال از شلوغی کاغذ جلوگیری کنید. پس از اتمام اسکن یک سند، می توانید نسخه اصلی را دور بیندازید. کپی های دیجیتالی از مقالات مهم مانند گواهینامه های مربوط به کار می تواند به شما کمک کند بدون بیرون کشیدن پوشه به اطلاعات دسترسی پیدا کنید. درست مانند زمانی که اسناد کاغذی را بایگانی می کنید، اسناد اسکن شده را به وضوح در پوشه های رایانه خود برچسب گذاری و سازماندهی کنید.

مرتبط: ۱۴ روش برای سازماندهی در محل کار

۴ . نامه ها را سازماندهی کنید

سیستمی ایجاد کنید که به شما در مرتب سازی و سازماندهی نامه ها کمک می کند:

• نامه های مهم را بیرون نگه دارید  نامه های حساس به زمان را دور نگه دارید تا بتوانید به آن پاسخ دهید. یک ایستگاه پستی روی میز یا نزدیک میز خود تعیین کنید تا یک صف بصری داشته باشید.
• یک سیستم مرتب سازی جعبه سیستم مرتب‌سازی را پیدا کنید که متناسب با فضای شما باشد و به شما امکان می‌دهد نامه‌ها را در دسته‌های مختلف مرتب کنید. هر دسته را برچسب بزنید تا بتوانید نامه مورد نیاز خود را سریع پیدا کنید.
• از سینی های روی هم استفاده کنید.  سینی های انباشته به شما امکان می دهد نامه ها را تقسیم کنید. اگر می‌خواهید فضای میز خود را حفظ کنید، می‌توانید سینی‌های آویز روی دیوار یا پشت در اضافه کنید.
• یک تقویم نگه دارید.  یک تقویم پاک کردن خشک در بالای ایستگاه پستی خود نگه دارید تا مهلت ها و سررسید قبوض را مشخص کنید. پس از پرداخت صورت حساب، می توانید کاغذ را دور بیندازید.
• بدون کاغذ برو  انتخاب برقراری ارتباط از طریق ایمیل می تواند بسیاری از به هم ریختگی کاغذ شما را از بین ببرد. حساب‌های خود را به‌صورت آنلاین بررسی کنید تا ببینید آیا می‌توانید به جای دریافت صورت‌حساب‌ها و نامه‌های فیزیکی از طریق پست، ایمیل‌ها را انتخاب کنید.

مرتبط: پرسش و پاسخ: چگونه می توانم منظم بمانم؟

۵ . میز خود را مرتب کنید

در اینجا چند نکته اضافی برای مرتب نگه داشتن قسمت های مختلف میز وجود دارد:

• رومیزی:  فقط آنچه را که روزانه استفاده می کنید روی میز خود نگه دارید. به این فکر کنید که چند بار از لوازم اداری روی میز خود استفاده می کنید. اگر روزانه از یک کالای خاصی استفاده نمی کنید، به جای آن آن را در کشو قرار دهید.
• کشوهای میز:  از ظروف کوچک در کشوهای خود استفاده کنید تا موارد مشابه را در کنار هم قرار دهید. ممکن است تمرکز بر حفظ روش‌های سازمانی برای ظروف جداگانه نسبت به کشوهای کامل آسان‌تر باشد
• ناحیه چاپ:  نگه داشتن چاپگر روی میز ممکن است فضای کاری ارزشمندی را اشغال کند. به جای آن از بالای کابینت بایگانی یا میز کناری به عنوان قسمت چاپ خود استفاده کنید.

مرتبط: چگونه وقتی در خانه کار می کنید منظم بمانید

۶ . سیم ها را سازماندهی کنید

از سازمان‌دهنده‌های بند ناف استفاده کنید تا سیم‌ها را به‌طور مرتب در کنار هم قرار دهید و از پر شدن فضای اطراف میزتان با سیم‌ها جلوگیری کنید. می‌توانید از قلاب‌های چسبنده برای اتصال سیم‌ها به دیوار یا میز و جعبه‌های بند ناف برای سازماندهی و مخفی کردن سیم‌ها استفاده کنید تا آنها را از سر راه دور نگه دارید.

هاب USB به شما امکان می دهد چندین دستگاه را با یک کابل به رایانه خود وصل کنید. همچنین می توانید از ماوس، صفحه کلید و بلندگوهای بی سیم برای حذف سیم استفاده کنید.

۷ . کارهای در حال انجام را اولویت بندی کنید

از میز خود به عنوان مکانی که می توانید وظایف خود را تکمیل کنید استفاده کنید. برای اولویت‌بندی کارهای مهم، آیتم‌ها را در یک انبوه عملی یا «برای انجام» مرتب  کنید.

اگر فردی بصری هستید، داشتن یک یادآوری واضح برای وظایف به شما کمک می کند سازماندهی و متمرکز بمانید. می‌توانید از یادداشت‌های چسبناک روی کاغذهایی استفاده کنید که به‌طور مشخص کارهایی را که باید انجام دهید یا از تخته سفید برای نوشتن یادداشت‌ها و تهیه فهرست استفاده کنید.

می توانید یک لیست وظایف دیجیتالی را در رایانه خود نگه دارید. همچنین می‌توانید فهرست کارهای دیجیتالی را با تلفن هوشمند یا رایانه لوحی خود همگام‌سازی کنید تا همیشه در دسترس باشد.

سازماندهی فضای اداری خانه شما ممکن است کمی به تلاش نیاز داشته باشد، اما داشتن یک سیستم می تواند به شما کمک کند کارهایی را که در خانه انجام می دهید با کارایی بیشتری انجام دهید. بعد از اینکه دفتر خانه خود را مرتب کردید، حفظ آن ضروری است. به طور دوره ای کاغذها، لوازم و وسایل کامپیوتری را خرد کنید تا فضای اداری خانه خود را مرتب نگه دارید.