راهنمای ارسال ایمیل CC در مقابل BCC برای حفظ حرفه ای بودن

ایمیل نقش حیاتی در ارتباطات تجاری و شخصی ایفا می کند. توابع cc و bcc می توانند ویژگی های ایمیل مفیدی باشند، زمانی که شما نیاز دارید اطلاعات را به طور موثر در سراسر سازمان یا مشتریان توزیع کنید. درک تفاوت بین cc و bcc می تواند به اطمینان حاصل شود که استفاده از ایمیل شما نشان دهنده حرفه ای بودن و توجه شما به جزئیات است.

در این مقاله از ایوسی، cc و bcc را در ایمیل تعریف می کنیم، تفاوت آنها را بررسی می کنیم و بایدها و نبایدهای استفاده از هر کدام را توضیح می دهیم.

سی سی در ایمیل به چه معناست؟

Cc در ایمیل مخفف کپی کربن (carbon copy) است و به نحوه توزیع کپی از پیام شما برای هر گیرنده اشاره دارد. اکثر سرویس‌های ایمیل سه فیلد متنی را برای اضافه کردن گیرندگان در اختیار شما قرار می‌دهند که فیلدهای “به”، “cc” و “bcc” هستند. شما از فیلد To برای گیرندگانی استفاده می کنید که مستقیماً در آنچه در ایمیل بحث می شود مشارکت دارند. فیلد سی سی به شما امکان می دهد اطلاعات مشابهی را به سرعت با سایر همکاران به اشتراک بگذارید و در عین حال نشان می دهد که آنها نیازی به اقدام فوری ندارند. آدرس‌های ایمیل در قسمت cc نیز پاسخ‌هایی را به ایمیل اصلی دریافت می‌کنند.

هر گیرنده ایمیل شما می تواند تمام آدرس های ایمیلی را که در قسمت cc وارد کرده اید ببیند. یکی از مزایای اصلی استفاده از cc این است که به شما امکان می دهد بدون تسهیل ارتباطات اضافی، با افراد سازمانتان ارتباط برقرار کنید که از اطلاعات اخیر آگاه هستند. با سی سی، به سادگی با ارسال پیام، تیم شما تصویر واضحی از وضعیت اطلاعاتی دارد.

مطالب مرتبط:  چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسیم

نمونه ای از استفاده از cc در ایمیل چیست؟

در اینجا مثالی از استفاده صحیح از cc در ایمیل آورده شده است:

دیو یک خرده فروشی را مدیریت می کند و باید کاغذ رسید را سفارش دهد. او سفارش خرید را برای تامین کننده کاغذ شرکت ایمیل می کند. او کنترل کننده شرکت و مدیر همکارش را به خط cc ایمیل اضافه می کند. کنترل کننده سفارش خرید را دریافت می کند تا بتواند آن را حساب کند. مدیر همکار می‌داند که برگه رسید در راه است، و اگر مشکلی در حمل و نقل یا صورت‌حساب وجود داشت، شرکت تامین کاغذ می‌تواند با فرد مناسب تماس بگیرد.

bcc در ایمیل به چه معناست؟

Bcc در ایمیل مخفف کپی کربن کور است. عملکرد کپی مشابه cc را انجام می دهد اما با دو تفاوت کلیدی. اولین تفاوت این است که تمام ایمیل های موجود در قسمت bcc برای سایر گیرندگان نامرئی هستند. تفاوت دوم این است که همه ایمیل‌های موجود در فیلد bcc پاسخ‌های بعدی به رشته را دریافت نمی‌کنند.

با توجه به این تفاوت‌های کلیدی، استفاده از فیلد bcc در ایمیل زمانی مفید است که می‌خواهید از حریم خصوصی گیرندگانی که نیاز به دریافت ایمیل مشابه دارند محافظت کنید. همچنین یک گزینه قابل توجه برای ایمیل هایی با لیست طولانی از گیرندگان است زیرا درهم و برهمی را که با لیست bcc ایجاد می شود از بین می برد. بازاریابان برای ارسال ایمیل برای تکمیل لیست های پستی و در عین حال احترام به حریم خصوصی مشتریان، به bcc متکی هستند. به خاطر داشته باشید که اگر گیرنده bcc از پاسخ همه استفاده کند، حضور خود را در یک رشته برای همه گیرندگان To و cc نشان می‌دهد.

نمونه ای از استفاده از bcc در ایمیل چیست؟

در اینجا مثالی از استفاده صحیح از bcc در ایمیل آورده شده است:

مرتضوی مدیر خرید یک فروشگاه بزرگ در یک مرکز خرید است. این مرکز خرید اجازه می‌داد تحویل از ساعت ۶ صبح شروع شود، اما خط‌مشی خود را تغییر داده است تا فقط بعد از ساعت ۷ صبح تحویل داده شود. او هر گیرنده را به قسمت bcc ایمیل خود اضافه می کند. با انجام این کار، مرتضوی لیست طولانی فروشندگان خود را به یکباره اطلاع می دهد و از به اشتراک گذاشتن آدرس ایمیل آنها با یکدیگر اجتناب می کند.

تفاوت بین cc ایمیل در مقابل bcc چیست؟

در حالی که cc و bcc همان عملکرد ضروری اضافه کردن گیرندگان به ایمیل را انجام می دهند، چندین عامل متمایز دارند:

• جذابیت بصری: Bcc به شما این امکان را می‌دهد که ایمیل جذاب‌تری ایجاد کنید. اگر شامل تصاویر یا متنی با طراحی خاص می‌شوید، بینندگان ایمیل شما می‌توانند بدون فهرست طولانی از نام‌ها یا آدرس‌های ایمیل در بالای پیام شما، از آن استقبال کنند.

• گیرنده معمولی: سازمان‌ها اغلب از cc استفاده می‌کنند، زیرا ارتباطات باز می‌تواند کارایی و آگاهی کارکنان را افزایش دهد، به این معنی که گیرنده cc معمولی یک همکار حرفه‌ای است. در حالی که شرکت‌ها گهگاه از bcc داخلی استفاده می‌کنند، اما هنگام برقراری ارتباط خارجی با چندین کسب‌وکار دیگر، مشتریان یا مشتریان بالقوه، بیشتر از آن استفاده می‌کنند.

• پتانسیل برای بحث: شما معمولاً افرادی را که نیازی به پاسخ به ایمیل خود ندارند، سی سی می کنید، اما گیرندگان سی سی اغلب زمانی پاسخ می دهند که چیزی ارزشمند برای مشارکت داشته باشند. یک گیرنده رونوشت مخفی به طور معمول در یک بحث بزرگتر با سایر گیرندگان شرکت نمی کند.

• حریم خصوصی: در صورت قبولی، می‌توانید شخصی را در یک ایمیل cc کنید. اگر در موقعیت‌های حساس مهم است، می‌توانید از قسمت bcc برای حفظ حریم خصوصی استفاده کنید.

بایدها و نبایدهای استفاده از سی سی چیست؟

در اینجا بایدها و نبایدهای استفاده از cc در ایمیل آمده است:

از cc برای به روز رسانی اعضای تیم استفاده کنید

هنگامی که می خواهید اطلاعاتی را با اعضای تیم به غیر از گیرنده اصلی خود به اشتراک بگذارید، از cc استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید از cc برای اطلاع اعضای تیم از  تکمیل قابل تحویل  یا تغییرات پرسنل استفاده کنید. همچنین می توانید از cc برای اطلاع دادن به چندین نفر استفاده کنید که درخواستی را انجام داده اید یا کاری را انجام داده اید که مستقیماً بر کار آنها تأثیر می گذارد.

از cc برای تاکید بر فوریت استفاده کنید

پیدا کردن لحن مناسب هنگام نوشتن یک ایمیل می تواند چالش برانگیز باشد، به خصوص اگر می خواهید بیان کنید که موضوعی فوری است بدون اینکه نیاز به نظر برسد. اگر کاری برای موفقیت سازمان یا برای یکی از اعضای رهبری حیاتی است، می توانید مدیر یا سرپرست را در ایمیل خود cc کنید تا گیرنده شما بداند که موضوع نیاز به توجه فوری دارد. این نیاز به تعادل بین ادب و استحکام را کاهش می دهد و نوشتن ایمیل شما را ساده تر می کند.

مرتبط:  نحوه ایجاد ایمیل گروهی در جیمیل (با نکات)

برای معرفی افراد از سی سی استفاده کنید

معرفی کردن یکی از ویژگی‌های معمول انجام تجارت است. استفاده از سی سی برای این کار هم قابل توجه و هم موثر است. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید به یک نماینده فروش که با آن کار می‌کنید اطلاع دهید که در حال انتقال به یک نقش جدید هستید، می‌توانید یک ایمیل توضیحی بنویسید و جایگزین خود را cc کنید. هر دو طرف اطلاعات تماس یکدیگر را دریافت می کنند و اکنون می توانند مستقیماً خود را معرفی کنند.

اگر اطلاعات مفید نیست از cc استفاده نکنید

اطلاع رسانی به تیم خود از پیشرفت ها یک عادت مفید برای توسعه است، اما مراقب باشید که اغلب از سی سی استفاده کنید. بسیاری از متخصصان باید تلاش متمرکزی برای سازماندهی صندوق ورودی خود و خواندن هر ایمیلی که دریافت می کنند انجام دهند. اگر اطلاعات ایمیل شما باعث افزایش بهره وری نمی شود، آنها را از ارتباط کنار بگذارید.

از cc برای ابراز ناامیدی استفاده نکنید

هنگام تجربه یک چالش در محل کار که سایر اعضای تیم را درگیر می کند، مهم است که به طور سازنده به این موضوع رسیدگی کنید. در نهایت می توانید برای یافتن راه حل با مدیر خود و همکاران مربوطه صحبت کنید، اما می توانید از شروع این نوع گفتگو با سی سی خودداری کنید. اگر به مدیر خود در مورد مشکلی ایمیل بزنید و اعضای تیم خود را cc کنید، ممکن است آنها احساس تعجب کنند و حالت تدافعی بگیرند. به طور خصوصی با مدیر خود تماس بگیرید تا به نگرانی های شما رسیدگی کند تا بتواند بحث سالم را تسهیل کند.

مرتبط:  سوالات متداول: حل تعارض در محل کار

برای بسیاری از گیرندگان از سی سی استفاده نکنید

cc به هر گیرنده نشان می دهد که قصد دارید به چه کسی اطلاع دهید. هنگامی که لیست های سی سی بیش از حد طولانی می شوند، این اطلاعات از بین می روند. به عنوان مثال، ممکن است شخصی به اشتباه تصور کند که یکی از همکاران ایمیل شما را دریافت کرده است زیرا آنها معمولاً در لیست طولانی گیرندگان سی سی شما هستند اما این بار اینگونه نبوده است. اگر فکر می کنید احتمال سوء تفاهم وجود دارد، همیشه می توانید در ایمیل خود یادداشت کنید که چه کسانی را وارد کرده اید یا نه.

بایدها و نبایدهای استفاده از bcc چیست؟

در اینجا بایدها و نبایدهای استفاده از bcc در ایمیل آمده است:

از bcc برای ارتباط با مشتریان استفاده کنید

هنگامی که مشتریان اطلاعات شخصی خود را به شما اعتماد می کنند، این مسئولیت شماست که آنها را خصوصی نگه دارید. اگر خبرنامه، تبلیغات یا به‌روزرسانی برای مشتریان ارسال می‌کنید، مطمئن شوید که از bcc استفاده می‌کنید تا ایمیل‌های هر گیرنده را برای یکدیگر فاش نکنید. استفاده صحیح از bcc می تواند به حفظ وفاداری و احترام مشتریان شما به عنوان یک حرفه ای کمک کند.

آیا از bcc برای بسیاری از گیرندگان استفاده کنید

اگر به تعداد زیادی از گیرندگان ایمیل ارسال می کنید، استفاده از bcc بهترین کار حرفه ای است. به طور معمول، یک لیست طولانی از گیرندگان شامل افرادی است که یکدیگر را نمی شناسند و ممکن است نخواهند آدرس ایمیل خود را عمومی کنند. bcc همچنین خوانایی محتوای شما را با پنهان کردن لیست پستی بهبود می بخشد.

مرتبط:  مهارت های ضروری ارتباط تجاری: تعاریف و مثال ها

از bcc برای ایمیل های غیر شخصی استفاده کنید

می‌توانید از قسمت bcc برای گیرندگان ایمیل‌های غیرشخصی استفاده کنید. معمولاً هنگام ارائه اطلاعات عمومی به چندین نفر به طور همزمان، اشتراک‌گذاری آدرس‌های ایمیل هیچ فایده‌ای ندارد. به عنوان مثال، اگر نیاز به ایمیل کل سازمان در مورد تغییر خط مشی داخلی دارید، bcc مناسب ترین است.

از bcc برای محافظت از منافع خود استفاده کنید

اگر احساس می‌کنید یک همکار یا فردی خارج از یک سازمان در ارتباط با ایمیل نامناسب بوده است، بخش منابع انسانی شما ممکن است از شما بخواهد که آنها را در ارتباطات آینده bcc کنید. انجام این کار تضمین می‌کند که می‌توانید هرگونه رفتار مشکل‌ساز را ثبت کنید و در صورت لزوم به دنبال کمک باشید. فقط پس از مشورت با مدیریت از این رویکرد استفاده کنید تا آنها قصد شما را برای استفاده از bcc درک کنند.

از bcc برای ایمیل های شخصی استفاده نکنید

این تمرین خوبی است که مبادلات شخصی از طریق ایمیل را محترمانه و شفاف کنید. استفاده از bcc در ایمیل شخصی ممکن است نشان دهد که شخص ثالث را از گیرنده خود مخفی می کنید. در عوض برای حفظ رابطه کاری مثبت با مخاطبین حرفه ای خود به cc تکیه کنید.

مرتبط:  مهارت های حرفه ای: تعریف و مثال

اگر گیرنده رونوشت مخفی ممکن است پاسخ دهد، از bcc استفاده نکنید

اگر گیرنده bcc گزینه “Reply All” را انتخاب کند و خود را به گیرندگان پیام نشان دهد، ممکن است سوء تفاهم هایی وجود داشته باشد. گیرندگانی که ایمیل‌های cc یا آدرس مستقیم دریافت می‌کنند احتمالاً می‌خواهند بدانند که چرا گیرنده bcc را پنهان کرده‌اید، بنابراین مطمئن شوید که وقتی از bcc استفاده می‌کنید، دلیل واضحی وجود داشته باشد. به عنوان مثال، ممکن است یک مقاله آموزنده بنویسید تا در سازمان خود توزیع کنید، اما همچنین بخواهید آن را با دوستی که از کار شما لذت می برد به اشتراک بگذارید. اگر دوست خود را bcc کنید و آنها پاسخ دهند، همکاران شما ممکن است تعجب کنند که چرا فردی از خارج از شرکت را در ارتباطات کاری قرار داده اید.