چگونه به یک ارتباط دهنده موثر تبدیل شویم

چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، تعامل با دیگران می تواند پایه ای برای موفقیت باشد. برای ایجاد روابط قوی، مهم است که یک ارتباط موثر باشید. ارتباط می تواند شامل مهارت های کلامی مانند گفتار و نشانه های غیرکلامی مانند حالت و حالت چهره باشد.

در این مقاله از ایوسی، در مورد اینکه چرا ارتباط موثر مهم است و بهترین روش برای تبدیل شدن به یک ارتباط موثر بحث خواهیم کرد.

ارتباط موثر چیست؟

یک ارتباط دهنده موثر کسی است که پیام خود را به طور کامل منتقل می کند و پذیرا و پاسخگو به نظرات دیگران است. کسانی که دارای ارتباط قوی هستند به شیوه ای واضح و مستقیم و با استفاده از زبانی که به راحتی قابل درک است صحبت می کنند. آنها معمولاً در مورد احساسات و دیدگاه های خود قاطع هستند، اما در عین حال پذیرای پیشنهادات دیگران هستند. هنگام گوش دادن، افراد ارتباط موثر با هم تماس چشمی برقرار می کنند و از زبان تاییدی مانند “می شنوم” یا “من نگرانی های شما را درک می کنم” استفاده می کنند.

برخی از ویژگی های مشترک افراد ارتباط موثر عبارتند از:

به طور فعال در محل کار آنها مشارکت می کند:

ارتباطات مؤثر احتمالاً در عملیات یک تجارت مرکزی هستند. این متخصصان اهداف شرکت را می دانند و در برقراری ارتباط با همکاران خود ماهر هستند. آنها همچنین می دانند که چگونه به صحبت های دیگران گوش دهند و در صورت نیاز جهت گیری کنند.

مورد اعتماد دیگران هستند:

از آنجایی که ارتباطات مؤثر صادقانه صحبت می کنند و به دقت گوش می دهند، معمولاً جزو اولین افرادی هستند که دیگران برای مشاوره به آنها مراجعه می کنند. وقتی می‌دانید نظرات شما اهمیت دارد، راحت‌تر می‌توان با کسی صحبت کرد.

خود را آزادانه بیان کنند:

افرادی که مهارت های ارتباط موثر دارند اهمیت مستقیم بودن با نظرات یا ایده های خود را درک می کنند. به عنوان مثال، در طول پروژه‌های مهم در محل کار، یک ارتباط‌گر مؤثر زمانی که فکر می‌کند تیمش برنامه‌ای محکم دارد یا چیزی نیاز به تنظیم دارد، می‌گوید. با این حال، آنها مطمئن می شوند که در صورت مخالفت با دیگران، قاطعانه و محترمانه باقی می مانند.

سبک ارتباطی خاص خود را داشته باشند:

بخشی از ارتباط موثر بودن این است که نظرات شما به یاد ماندنی باشد. به عنوان مثال، زمانی که ارتباطات شما منحصر به فرد است، دیگران ممکن است زمانی که به دیدگاه دیگری نیاز دارند، ایده های شما را به خاطر بسپارند. سبک ارتباطی شما می تواند شامل انحرافات در گفتار، وضعیت بدن شما، از جمله طنز یا داستان های شخصی یا موارد دیگر باشد.

می‌تواند موضوعات پیچیده را ساده کند:

هنگام برقراری ارتباط با ایده‌های پیچیده، ارتباطات مؤثر باید بدانند چگونه اطلاعات را به گونه‌ای تجزیه کنند که اکثر مردم بتوانند آن را درک کنند. مثلاً یک استاد ادبیات باید بتواند شعری را برای کلاسی از دانشجویانی که مرتب شعر نمی خوانند توضیح دهد. یک مدیر بازاریابی ممکن است از ارتباطات موثر برای توضیح بهینه سازی موتور جستجو برای سهامدارانی که با هدایت ترافیک وب آشنا نیستند، استفاده کند.

چرا ارتباط موثر مهم است؟

ارتباط موثر می تواند به روابط شخصی و حرفه ای کمک کند تا همکاری و کارایی بیشتری داشته باشند. وقتی می‌دانید چگونه نکات خود را واضح بیان کنید و نظرات دیگران را درک کنید، احتمالاً عضوی ارزشمند از یک تیم خواهید بود. تیم های محل کار که می توانند به طور موثر صحبت کنند و گوش دهند، برای پیشبرد اهداف شرکت و در عین حال حفظ روابط قوی مجهزتر هستند.

مرتبط: هوش هیجانی: تعریف و مثال

چگونه یک ارتباط موثر باشیم

ارتباط موثر بودن مستلزم تمرین مداوم است. با دنبال کردن مراحل زیر می توانید مهارت های ارتباطی خود را توسعه دهید:

1. هدف خود را بدانید
2. مخاطبان خود را شناسایی کنید
3. برنامه داشته باشید
4. فعالانه گوش کنید
5. واضح صحبت کن
6. از زبان بدن مناسب استفاده کنید
7. قابل دسترس باش

۱. هدف خود را بشناسید

گفتار انواع مختلفی دارد، از جمله متقاعدکننده، آموزنده، آموزنده و غیره. دانستن آنچه که امیدوارید در ارتباطات به دست آورید می تواند به شما در برنامه ریزی استراتژی کمک کند. به عنوان مثال، اگر امیدوارید به مخاطبان خود اطلاع دهید، ممکن است آماری را برای اعتبار بخشیدن به پیام خود وارد کنید. یک سخنرانی متقاعد کننده ممکن است شامل جذابیت های احساسی بیشتری باشد تا به مخاطب کمک کند پیام شما را شناسایی کند.

مرتبط: ۱۰ قدم اساسی در رسیدن به هدف را بشناسید

۲. مخاطبان خود را شناسایی کنید

همچنین مهم است که بدانید به چه کسی ارائه می دهید تا بتوانید تصمیمات موثری برای ارتباط خود بگیرید. به عنوان مثال، اگر فروشنده ای هستید که یک محصول جدید را برای مشتری قدیمی ارائه می دهد، احتمالاً می توانید نسبت به زمانی که یک پزشک باشید که یافته های تحقیقاتی را در یک کنفرانس پزشکی ارائه می دهد، معمولی تر و شوخ طبع باشید. عوامل زیادی می توانند بر نحوه ساختار ارتباط شما تأثیر بگذارند، از جمله سن مخاطب، وضعیت حرفه ای مانند اینکه آیا آنها سرپرست شما هستند، آیا امیدوارید چیزی به آنها بفروشید یا موارد دیگر.

مرتبط: چگونه مخاطب هدف خود را پیدا کنید

۳. برنامه داشته باشید

برای برقراری ارتباط به گونه ای که مخاطبان خود را درگیر کند، مفید است که نظرات خود را از قبل برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، اگر شما یک برنامه ریز شهری هستید که ایده ای برای یک پارک جدید ارائه می دهد، باید بدانید که پارک در کجا قرار دارد، شهر چگونه می تواند هزینه آن را بپردازد و نکات مهم دیگر.

همچنین باید هر گونه اعتراض احتمالی که ممکن است مخاطب شما داشته باشد را در نظر بگیرید و از قبل پاسخ‌هایی را آماده کنید. به عنوان یک برنامه ریز شهری که یک پارک جدید را پیشنهاد می کند، ممکن است در نظر داشته باشید که آیا شهروندان فکر می کنند استفاده های دیگر از بودجه مناسب تر است یا خیر، و راه هایی برای رفع نگرانی های خود ارائه دهید.

مرتبط: ۱۰ مورد از بهترین برنامه های مدیریت زمان برای سال ۲۰۲۲

۴. فعالانه گوش دهید

شنوندگان فعال می توانند علاقه خود را در مورد آنچه گوینده می گوید بیان کنند. این می تواند شامل حفظ حالت ایستاده و تماس چشمی و به حداقل رساندن سایر حرکات باشد. برای نشان دادن علاقه، باید به طور دوره‌ای به شرکت‌کننده دیگر اطلاع دهید که متوجه می‌شوید چه می‌گویند. علاوه بر تأیید شفاهی، می‌توانید سؤالات روشن‌کننده‌ای مانند «دوست دارید الان چه اتفاقی بیفتد» یا «چگونه می‌توانم در برنامه‌تان به شما کمک کنم؟» بپرسید.

مرتبط: مهارت های گوش دادن فعال برای برقراری ارتباط موفق

۵. واضح صحبت کنید

صحبت کردن به وضوح شامل عوامل مختلفی مانند لحن، صدا و سرعت است. مطمئن شوید که لحن شما برای مخاطب مناسب است، به عنوان مثال، رسمی بودن با هیئت مدیره و معمولی بودن با گروهی از دوستان. اگر با یک گروه در یک اتاق بزرگ صحبت می کنید، احتمالاً صدای بلند مناسب ترین است. علاوه بر این، مطمئن شوید که با سرعتی صحبت می کنید که شنوندگان بتوانند آن را دنبال کنند.

۶. از زبان بدن مناسب استفاده کنید

چه نشسته باشید چه ایستاده، نگه داشتن حالت ایستاده گوش دادن فعال را منتقل می کند. اگر در یک گروه کوچک هستید، تماس چشمی را حفظ کنید تا گوینده بداند که شما در گفتگو سرمایه گذاری کرده اید. در هر گروه اندازه ای، عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید، مثلاً فقط در مواقع اضطراری به تلفن خود نگاه کنید.

بیشتر بخوانید: مهارت های ارتباط غیرکلامی: تعریف و مثال

۷. قابل دسترس باشید

علاوه بر تمرین مهارت‌های خود در مکالمات، افراد ارتباط مؤثر باید این تصور را ایجاد کنند که ارتباط بیشتری را دعوت می‌کنند. در محیط کار، ارتباطات مؤثر مشتاق شنیدن نظرات همکاران خود هستند و احتمالاً سیاست درهای باز دارند یا در غیر این صورت گفتگو با دیگران را در اولویت قرار می دهند. وقتی افراد می دانند که نظرات آنها ارزشمند است و مورد استقبال قرار می گیرد، احتمالاً با هر گونه نگرانی یا ایده به شما نزدیک می شوند.

برای ارتباط مؤثرتر از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

هنگامی که مولفه‌های اساسی ارتباط مؤثر بودن را بدانید، می‌توانید بدانید که از چه چیزی اجتناب کنید. در اینجا برخی از مسائل رایج وجود دارد که باید هنگام تلاش برای ارتباط موثرتر از آنها آگاه باشید:

شتابزده یا آهسته قدم زدن:

بخش مهمی از ارتباط موثر ارائه اطلاعات شما به گونه ای است که مخاطب یا طرف دیگر بتواند به راحتی آن را دنبال کند. وقتی خیلی آهسته صحبت می کنید، شنوندگان شما ممکن است بی تاب شوند. گفتار عجولانه ممکن است به شنوندگان شما وقت ندهد تا پیام شما را پردازش کنند. در عوض، سرعت یکنواختی را حفظ کنید تا مخاطبان شما زمان کافی برای پردازش اطلاعات شما و ارائه یک سوال یا بیانیه در پاسخ داشته باشند.

احساسات کنترل نشده:

وقتی در مورد چیزی صحبت می کنید که به آن علاقه دارید، می توانید به راحتی اجازه دهید احساسات شما بر ارتباطات شما تأثیر بگذارد. بهتر است هنگام برقراری ارتباط از نشان دادن خشم، ناامیدی یا دیگران خودداری کنید. زمانی که بتوانید ایده های خود را به صورت عینی ارائه کنید، برای مخاطبانتان آسان تر خواهد بود که به این فکر کنند که نظرات شما در مورد آنها چگونه اعمال می شود و چگونه می توانند به طور موثر پاسخ دهند.

از دست دادن تمرکز:

زمان بسیار ارزشمند است و بحث در مورد مسائل خارج از موضوع می تواند از اثربخشی ارتباط شما بکاهد. به عنوان مثال، اگر صحبتی را با تیم خود در مورد یک طرح ساخت و ساز جدید آغاز کنید، باید از بحث در مورد هر چیزی که مستقیماً به تکمیل پروژه مربوط نمی شود خودداری کنید.

حفظ تمرکز در هنگام برقراری ارتباط می تواند به شنوندگان کمک کند تا انتظارات شما را از اقدامات خود پس از بحث درک کنند. وقتی در سناریو شنونده هستید، از دست دادن تمرکز ممکن است به گوینده نشان دهد که علاقه ای به صحبت های او ندارید. برای تقویت یک رابطه قوی، اطمینان حاصل کنید که آنها نظرات خود را با حفظ تماس چشمی و پاسخ دادن گهگاه با عباراتی مانند “من متوجه منظور شما هستم” یا “بله، می فهمم” مهم است.

ناهماهنگی:

برای اینکه ارتباط مؤثری داشته باشید، مطمئن شوید که موقعیت خود را تا حد امکان ثابت نگه دارید. به عنوان مثال، اگر شما یک سرپرست هستید، ثابت بودن ممکن است شامل پایبندی به همان سبک مدیریتی در طول مدت نقش شما باشد.

قطع کردن:

ارتباطات مؤثر می توانند موقعیت را بخوانند تا بدانند چه زمانی باید پاسخ دهند. مهم است که به سایر شرکت کنندگان در گفتگو اجازه دهید قبل از اینکه شما نظرات خود را ارائه دهید، تمام افکار خود را بیان کنند. این می تواند به طرف مقابل نشان دهد که شما ایده های آنها را در نظر می گیرید و بهترین راه برای برآورده کردن انتظارات آنها برای ادامه بحث پس از بحث است.