فایل های CSV: تعریف و نحوه استفاده از آنها

اکثر مردم با فرمت های فایل خاصی در رایانه خود آشنا هستند، اما همه آن فرمت ها یکسان نیستند، زیرا انواع فایل های مختلف با انواع خاصی از اطلاعات بهتر کار می کنند. یکی از این فرمت ها یک فایل CSV است که عمدتاً برای صفحات گسترده و لیست های داده استفاده می شود. دانستن نحوه استفاده از فایل‌های CSV ممکن است مفید باشد اگر در زمینه‌هایی کار می‌کنید که شامل وارد کردن داده‌ها یا فهرست‌ها، مانند برنامه‌نویسی و مدیریت اداری است.

در این مقاله از ایوسی، ما از نزدیک به تعریف یک فایل CSV، از جمله مزایای استفاده از CSV، نحوه ایجاد یک صفحه گسترده CSV و نحوه وارد کردن آن به برنامه دیگر نگاه می کنیم.

مرتبط: فایل XML چیست و چگونه یکی را باز کنم؟

فایل CSV چیست؟

یک فایل CSV یا مقادیر جدا شده با کاما به یک نوع فایل متنی ساده حاوی داده هایی اشاره دارد که در آن کاما هر مقدار را از هم جدا می کند. ممکن است آن را به عنوان یک فایل csv. نیز مشاهده کنید. برنامه های نرم افزاری که صفحات گسترده ایجاد یا باز می کنند اغلب از این نوع پسوند فایل استفاده می کنند. برنامه ها هر مقدار را با کاما از هم جدا می کنند و آن مقادیر را در سلول ها، جداول یا ستون ها قرار می دهند. فایل‌های CSV می‌توانند انواع مختلفی از داده‌ها را تولید کنند، مانند نتایج گزارش شرکت یا فهرستی از مخاطبین تجاری.

مزایای استفاده از فایل CSV

استفاده از فایل CSV برای داده های خود به دلایل مختلفی سودمند است. در اینجا چند مورد از دلایل مفید بودن فایل های CSV برای ایجاد، اشتراک گذاری و دریافت داده های صفحه گسترده آورده شده است:

استاندارد برای بسیاری از مشاغل و برنامه های کاربردی

پذیرش گسترده فایل‌های CSV به این معنی است که کاربران می‌توانند اطلاعات را به یک سیستم آنلاین وارد کنند یا داده‌ها را با یک شرکت به اشتراک بگذارند. برای مثال، اگر صفحه‌گسترده CSV را برای کار می‌سازید و باید آن را در فضای ذخیره‌سازی فایل شرکت خود آپلود کنید، اگر CSV استاندارد شرکت شما است، همکاران شما باید بتوانند به راحتی به فایل دسترسی داشته باشند. بسیاری از برنامه های آنلاین نیز فایل های CSV را برای داده ها می پذیرند تا بتوانند از مقادیر جدا شده در صفحه گسترده استفاده کنند یا حتی داده ها را در جداول و نمودارهای مختلف قرار دهند.

نرم افزار کاربر پسند

از آنجایی که فایل های CSV بسیار محبوب هستند، اکثر نرم افزارهای صفحه گسترده نیز آنها را می پذیرند. این بدان معناست که احتمالاً می‌توانید از برنامه‌ای که قبلاً روی رایانه‌تان است برای ایجاد یک CSV استفاده کنید، به‌جای اینکه مجبور باشید برنامه‌ای را برای نوع فایل دانلود کنید. برنامه‌های نرم‌افزاری معروف‌تر نیز معمولاً برای کاربران آسان است، بنابراین ایجاد و ویرایش فایل‌های CSV معمولاً بدون پیچیدگی است. حتی اگر مجبور بودید فایل خود را با برنامه دیگری باز کنید، سادگی یک فایل CSV ویرایش را ساده می کند.

به راحتی با دیگران به اشتراک بگذارید

یکی دیگر از مزایای فایل های CSV این است که به راحتی با دیگران به اشتراک گذاشته می شوند. این تا حدی به دلیل استفاده گسترده از نوع فایل است، بلکه به این دلیل است که وارد کردن و ارسال آنها ساده است. یک راه کارآمد برای به اشتراک گذاری آنها از طریق ایمیل است، جایی که گیرنده می تواند فایل را در رایانه شخصی خود بارگیری و باز کند. وقتی اشتراک‌گذاری ساده است، کاربران فایل CSV زمان بیشتری برای تمرکز روی داده‌های صفحه‌گسترده دارند. این معمولا منجر به خطاهای کمتر و زمان برگشت سریعتر می شود.

مطالب مرتبط: نحوه ارسال فایل های بزرگ

نحوه ایجاد یک فایل CSV

ساده ترین راه برای ایجاد یک فایل CSV استفاده از یک برنامه صفحه گسترده مانند Microsoft Excel یا Google Sheets است. مراحل زیر برای ایجاد یک فایل CSV برای اکثر برنامه های صفحه گسترده اصلی اعمال می شود:

۱. برنامه صفحه گسترده را باز کنید

با پیدا کردن و باز کردن برنامه صفحه گسترده خود در دستگاه خود شروع کنید. هنگامی که شروع می شود، می توانید انتخاب کنید که آیا می خواهید یک فایل موجود را باز کنید یا یک فایل جدید را شروع کنید.

۲. “فایل جدید” را انتخاب کنید

گزینه باز کردن فایل جدید را انتخاب کنید. یک صفحه گسترده خالی باید ظاهر شود.

۳. نام فایل را بگذارید و برای نوع فایل “.csv” را انتخاب کنید

گزینه “Save As” را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید. نام فایل را چیزی برای تشخیص آسان بگذارید. سپس، گزینه «.csv» یا «CSV» را در منوی کشویی نوع فایل انتخاب کنید.

۴. فایل را ذخیره کنید

نام و نوع فایل خود را دوبار بررسی کنید، سپس روی “ذخیره” کلیک کنید. صفحه گسترده اکنون یک فایل CSV است.

پس از اینکه فایل خود را با موفقیت به‌عنوان CSV ذخیره کردید، می‌توانید آن را از طریق برنامه صفحه‌گسترده یا پوشه‌ای که در حین ایجاد آن را ذخیره کرده‌اید باز کنید. می‌توانید داده‌های خود را پر کنید، آن‌ها را ویرایش کنید و آن‌ها را سفارشی کنید تا صفحه‌گسترده بهترین کارایی را برای شما داشته باشد. به محل فایل توجه کنید تا در صورت نیاز بتوانید به راحتی آن را با دیگران به اشتراک بگذارید یا آن را در برنامه دیگری وارد کنید.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد یک صفحه گسترده گوگل

نحوه وارد کردن فایل CSV

چه صفحه‌گسترده CSV موجود داشته باشید یا فهرستی از مقادیر جدا شده با کاما که در یک ویرایشگر متن ذخیره شده‌اند، ممکن است لازم باشد داده‌های خود را به برنامه دیگری وارد کنید. برای یادگیری نحوه وارد کردن یک فایل CSV به اکثر برنامه های نرم افزاری، این مراحل را دنبال کنید:

۱. برنامه ای را که به آن وارد می کنید باز کنید

به برنامه در رایانه خود بروید و آن را باز کنید. این ممکن است یکی دیگر از برنامه های صفحه گسترده یا یک سیستم شرکت باشد.

۲. گزینه “Import” را بیابید

معمولاً می‌توانید گزینه «وارد کردن» را در زیر «فایل» در نوار ابزار یک برنامه صفحه‌گسترده پیدا کنید. روی آن کلیک کنید تا کادر محاوره ای از فایل هایی که ذخیره کرده اید باز شود.

۳. فایل CSV را برای وارد کردن انتخاب کنید

در کادر محاوره ای، فایل CSV را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید. فایل را انتخاب کنید و نام فعلی آن را نگه دارید یا نام جدیدی به آن بدهید.

۴. “تأیید واردات” را انتخاب کنید

پس از نامگذاری فایل و اطمینان از اینکه نوع فایل مورد نظر شما است، “تأیید واردات” را انتخاب کنید. داده های فایل باید صفحه گسترده را پر کند.

۵. خطاها را دوباره بررسی کنید

از آنجایی که ممکن است فایل اصلی داده‌ها دقیقاً با قالب صفحه‌گسترده جدید مطابقت نداشته باشد، دوباره بررسی کنید که ستون‌ها یا جدول‌ها دارای برچسب‌های مناسب باشند و هیچ اطلاعاتی در جای خود نباشد.

۶. فایل را ذخیره کنید

گزینه «ذخیره» یا «ذخیره به عنوان» را بیابید و صفحه گسترده جدید خود را ذخیره کنید.

مطالب مرتبط: ۲۵ بهترین نکته اکسل برای بهینه سازی استفاده

نکاتی برای استفاده از فایل های CSV

اگرچه فایل‌های CSV برای ایجاد، ویرایش و اشتراک‌گذاری ساده هستند، در اینجا چند راه وجود دارد که به شما کمک می‌کند از مزایای این فایل‌ها استفاده کنید:

• * *سرصفحه ها و برچسب های پررنگ.** سرصفحه ها و برچسب های پررنگ می تواند با هدایت چشم خواننده به اطلاعات مهم، خوانایی سند شما را بهبود بخشد. این به ویژه در صورتی مفید است که خواننده نیاز به یافتن اطلاعات خاصی داشته باشد.

• برای متمایز کردن اطلاعات، کد رنگی را در نظر بگیرید. رنگ بندی بخش ها راه دیگری برای بهبود خوانایی است. با رنگ‌های مختلف، می‌توانید محتوا را در ردیف‌ها یا ستون‌های طولانی تقسیم کنید تا تشخیص آنها آسان‌تر شود.

• قبل از ارسال یا ارسال، داده ها را دوباره بررسی کنید. فایل های CSV معمولا حاوی اطلاعات زیادی هستند. مهم است که به یاد داشته باشید قبل از ارسال آن به شخص دیگری، داده های خود را برای وجود خطا مجدداً بررسی کنید.

• منابع مفید را به صورت آنلاین پیدا کنید. از آنجایی که فایل های CSV بسیار محبوب هستند، اگر برای ایجاد فایل خود به کمک نیاز دارید، منابع زیادی به صورت آنلاین وجود دارد. به دنبال آموزش ها، راهنماها یا فیلم هایی باشید که به شما کمک کنند.

• قبل از شروع، داده های خود را آماده کنید. برای صرفه جویی در زمان هنگام ایجاد یک CSV، قبل از وارد کردن آن به فایل، تمام داده های خود را آماده کنید. این به شما کمک می‌کند اطلاعاتی را که قبلا وارد کرده‌اید پیگیری کنید تا مطمئن شوید همه چیز مهم را درج کرده‌اید.

• بر وضوح بیش از سبک تمرکز کنید. در حالی که برخی از عناصر طراحی می توانند خوانایی را بهبود بخشند، ایده خوبی است که به جای سبک هنری، بر وضوح کلی سند خود تمرکز کنید. این به خوانندگان کمک می کند تا به راحتی و بدون حواس پرتی به داده های مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

• فونت های قابل خواندن را انتخاب کنید فایل های CSV معمولا دارای سلول های کوچک با متن کوچک هستند. مهم است که هنگام ایجاد سند خود فونت هایی را انتخاب کنید که در آن اندازه قابل خواندن باشند.

• * *یک الگو را دنبال کنید.** استفاده از الگوها هنگام شروع ایجاد فایل های CSV مفید است تا بتوانید قسمت های اساسی فایل را درک کنید. شرکت شما ممکن است الگوی استاندارد CSV خود را داشته باشد، یا می‌توانید قالب‌های اولیه را به صورت آنلاین پیدا کنید.

مرتبط: فایل TXT: ساده، چند منظوره و بسیار کاربردی