نحوه انتقال انتظارات به کارکنان

رهبران موفق می توانند به طور موثر با کارکنان خود ارتباط برقرار کنند تا انتظارات آنها را بیان کنند. دانستن اینکه چگونه به کارکنان خود دستور دهید تا وظایف محول شده خود را انجام دهند، می تواند سردرگمی را از بین ببرد و انگیزه بهتری در نیروی کار ایجاد کند. برقراری ارتباط منظم در مورد مسئولیت‌های شغلی که باید انجام شوند ممکن است منجر به کسب و کار موفق‌تر و افزایش بهره‌وری در تیم شود.

در این مقاله از ایوسی، به این موضوع می پردازیم که چرا ارتباط با انتظارات در محل کار مهم است و اقداماتی را برای به اشتراک گذاشتن انتظارات خود با تیم خود ارائه می دهیم.

چرا مهم است که انتظارات خود را در محل کار بیان کنید؟

برقراری ارتباط با انتظارات در محل کار به کارکنان کمک می کند تا بفهمند مدیران یا رهبران چه چیزی را می خواهند تا بتوانند در موقعیت خود کار بهتری انجام دهند و به اهداف برسند. به عنوان یک سرپرست، بیان موثر آنچه انتظار دارید می تواند به کاهش سردرگمی کمک کند و منجر به انجام موفقیت آمیز وظایف بیشتر توسط کارکنان شود.

برخی از مزایای دیگر برقراری ارتباط با انتظارات شما عبارتند از:

• ایجاد وضوح در مورد تکالیف و کاهش ابهام

• ارتباطات را بهبود می بخشد

• اجازه می دهد تا برای کار یک کارمند استقلال داشته باشد

• از ناامیدی فردی جلوگیری می کند و منجر به شادتر شدن کارکنان می شود

• مشارکت کارکنان را افزایش می دهد

مطالب مرتبط: پرسش و پاسخ: چرا ارتباط مهم است؟

نکاتی برای ارتباط موثر

برای بیان واضح انتظارات خود در هنگام صحبت با کارمندان، چند روش وجود دارد که باید رعایت کنید. در زیر چند نکته برای برقراری ارتباط موثر انتظارات خود آورده شده است:

• حضوری ارتباط برقرار کنید. از آنجایی که حرکات غیرکلامی مانند حالات چهره برای درک زمینه گفتگوی افراد مهم است، مکالمات رو در رو می تواند موثرتر از سایر اشکال باشد، مانند ایمیل و تماس های تلفنی. این به کارمندان کمک می کند بفهمند که شما چه زمانی جدی هستید یا اگر دارید شوخی می کنید.

• بر کلمات خود مالکیت داشته باشید. هنگام صحبت با تیم خود، به دستورالعمل ها یا اطلاعاتی که ارائه می دهید اطمینان داشته باشید تا به افزایش اعتماد دیگران کمک کنید و اطمینان حاصل کنید که هنگام صحبت کردن به آنها گوش می دهند.

• مراقب احساسات خود باشید هنگام صحبت با تیم خود در مورد انتظارات خود برای بی طرف ماندن در مورد اقدامات آنها، احساسات خود را از گفتگو حذف کنید. آرام و خونسرد بودن می تواند به شما کمک کند تا ارتباط موثرتری داشته باشید.

• آن را ساده نگه دارید. پیام خود را ساده کنید تا مستقیم باشید و کارمندان حقایق مهم را از دست ندهند. مکالمات طولانی ممکن است باعث شود کارمندان علاقه خود را از دست بدهند و راهنمایی های شما را درک نکنند.

مطالب مرتبط: ۱۱ نکته برای برقراری ارتباط موثر با کارمندان

چگونه انتظارات خود را با تیم خود در میان بگذارید

صریح بودن با کارمندان خود در مورد آنچه از آنها نیاز دارید می تواند محل کار شفاف تر و کارآمدتری ایجاد کند. در اینجا چند قدم برای کمک به شما در انتقال انتظارات خود با تیم خود آورده شده است:

۱- انتظارات خود را مشخص کنید

هنگام تعیین وظایف به اعضای تیم، مواردی را که باید تکمیل شوند و چارچوب زمانی تکمیل آنها را مشخص کنید. اطمینان حاصل کنید که اهداف شما واقع بینانه و قابل دستیابی هستند تا کارکنان شما بتوانند به آنها دست یابند. داشتن یک برنامه قبل از اینکه کارمندان خود را از مسئولیت هایشان آگاه کنید، به شما کمک می کند تا آنچه را که می خواهید بگویید، مشخص کنید تا هیچ اطلاعات مهمی را در طول بحث خود فراموش نکنید.

مطالب مرتبط: چگونه به یک ارتباط دهنده موثر تبدیل شویم

۲. اهمیت را توضیح دهید

درک اینکه چرا انتظارات خاصی دارید می تواند به کارکنان کمک کند تا اهمیت دستورالعمل های شما را ببینند و تمایل بیشتری به پیروی از آنها داشته باشند. وقتی کارمندان برای اقدامات خود هدفی داشته باشند و بدانند چه کاری انجام خواهند داد، انگیزه بیشتری برای ارائه درخواست های خود دارند. به عنوان مثال، به کارمندان بگویید پروژه های خود را تا پایان ماه ارسال کنند تا بتوانید آنها را به موقع بررسی کنید. سپس کارکنان می دانند که چرا ضرب الاجل تعیین شده خود را دارند و درک می کنند که تعهد آنها چگونه بر زنجیره کار تأثیر می گذارد.

۳. خود را در دیدگاه آنها قرار دهید

هنگام ارائه اطلاعات به کارکنان خود فکر کنید و در نظر بگیرید که چه اطلاعاتی را می خواهند بشنوند یا چگونه مجموعه ای از دستورالعمل ها برای آنها اعمال می شود. نگرانی هایی را که احساس می کنید ممکن است در هنگام اعلام هرگونه انتظار جدید یا فعلی داشته باشند، برطرف کنید. مطمئن شوید که آنچه می گویید برای کسی که در موقعیت متفاوتی قرار دارد، واضح و آسان است.

مطالب مرتبط: چگونه در محل کار همدل باشیم؟

۴. اعمال گذشته را در نظر بگیرید

هنگام واگذاری وظایف به کارمندان، نحوه ارائه پروژه ها را در گذشته در نظر بگیرید. کسانی که در حال حاضر نیازهای شما را برآورده می کنند، ممکن است در آینده نیز به همین کار ادامه دهند و احتمالاً متوجه می شوند که از آنها چه می خواهید. با این حال، برای کارمندانی که برای رسیدن به اهداف خود به کمک نیاز دارند، درخواست های خاص تری را به آنها ارائه دهید تا بفهمند شما از آنها چه انتظاری دارید. ملاقات خصوصی با آنها را در نظر بگیرید تا عملکرد گذشته آنها را مرور کنید و بدانید که آیا چیزی وجود دارد که باید برای آنها توضیح دهید.

۵. به طور منظم با کارمندان ملاقات کنید

برای کمک به روشن شدن هر گونه سردرگمی که کارکنان دارند، جلسات مکرر انفرادی و تیمی برگزار کنید. این فرصتی را به شما می دهد تا انتظارات خود را مجدداً بیان کنید و کارکنان را در قبال اقدامات خود پاسخگو نگه دارید. در طول این مدت، می توانید به سؤالات دیگری که کارمندان دارند نیز پاسخ دهید. به کسانی که کار عالی انجام می دهند پاداش دهید تا از آنچه شما برای یک کار یا موقعیت خاص موفق می دانید آگاه باشند. علاوه بر برگزاری جلسات، در دسترس باشید تا اگر کارمندان به کمک نیاز دارند یا مطمئن نیستند که شما از آنها چه نیازی دارید، بتوانند به شما مراجعه کنند.

مرتبط: راهنمای ارائه بازخورد به کارکنان

۶. تعهد مفصل بگیرید

از کارمندان بخواهید تا یک کار خاص را در یک مهلت تعیین شده انجام دهند. این به جلوگیری از هرگونه تردید در مورد اینکه چه کسی چه کاری انجام می دهد کمک می کند. یک تعهد دقیق می تواند سابقه ای از یک توافق را فراهم کند و به مسئول نگه داشتن کارکنان کمک کند. مشخص کنید چه کسی هر قسمت از یک کار را تکمیل می کند تا جایی برای سردرگمی وجود نداشته باشد.

۷. منابع مفید را فراهم کنید

منابعی را برای کمک به کارکنان در تکمیل وظایف خود در دسترس قرار دهید. داشتن دفترچه راهنمای شرکت یا راهنمای سبک به آن‌ها کمک می‌کند تا مسئولیت‌های شغلی خود را برای موقعیت خود و قوانین شرکتی که هنگام کار باید رعایت کنند، درک کنند. پیوندهای وب سایت یا سایر مطالبی را در نظر بگیرید که می تواند به کارمندان کمک کند تا وظایف را آسان تر انجام دهند.

۸. با کارمندان بررسی کنید

برای اینکه بفهمید کارمندان چگونه کار می کنند و در کجای پروژه خود قرار دارند، یک جلسه بعدی برای بررسی با آنها برگزار کنید. ملاقات با کارمندان را چند روز پس از تعیین اهداف اولیه و سپس در تاریخ بعدی در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که آنها هنوز هم انتظارات شما را می دانند. جلسه را کوتاه نگه دارید تا نشان دهید به آنها اعتماد دارید و به آنها کمک می کنید تا روند کاری خود را بهبود بخشند. اطمینان از اینکه کارکنان در مسیر اولیه قرار دارند می تواند به جلوگیری از اشتباهات بعدی در پروژه کمک کند.