محدودیت های رایج پروژه چیست؟ و نحوه مدیریت آنها

مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی گسترده برای غلبه بر موانع و تضمین موفقیت یک پروژه است. برخی از پروژه ها ممکن است به دلیل الزامات تعیین شده توسط یک سازمان یا ذینفعان دارای محدودیت هایی باشند. یادگیری در مورد محدودیت های رایج پروژه ممکن است به شما در شناسایی این محدودیت ها برای ایجاد یک برنامه مدیریتی کمک کند که استراتژی هایی را برای غلبه بر آنها پیاده سازی کند.

در این مقاله از ایوسی، ما به سوالات متداول در مورد محدودیت های پروژه، از جمله چیستی و نحوه شناسایی آنها پاسخ می دهیم و راه حل هایی برای کمک به مدیریت محدودیت های پروژه ارائه می دهیم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه مستلزم استفاده از دانش و ابزار حرفه ای برای توسعه استراتژی برای وظایف پروژه است که به تیم کمک می کند تا الزامات و اهداف پروژه را درک کند.

مدیران پروژه اغلب بر مراحل مدیریت پروژه نظارت می کنند و وظایف را به اعضای تیم خود محول می کنند تا محتوای با کیفیت ایجاد کنند و ضرب الاجل ها را رعایت کنند. مراحل مدیریت پروژه عبارتند از:

• مفهوم: این مرحله هدف پروژه را مشخص می کند و وظایف بالقوه را برای انجام موفقیت آمیز آن مفهوم سازی می کند.

• برنامه ریزی: مرحله دوم طول پروژه را تعیین می کند، الزامات آن را مشخص می کند که توسط یک سازمان تعیین می شود و مراحل یک برنامه را توسعه می دهد. این مرحله همچنین محدودیت های بالقوه پروژه را بررسی می کند.

• اجرا: مرحله اجرا شامل شروع یک پروژه، واگذاری وظایف به اعضای تیم و ابلاغ برنامه های پروژه است تا اعضای تیم بفهمند چه دستورالعمل هایی را باید دنبال کنند.

• نظارت: مرحله نظارت شامل ارزیابی پیشرفت، تایید پروژه در حد بودجه و انجام تنظیمات لازم در صورت بروز موانع است.

• بسته شدن: بسته شدن شامل تحویل پروژه به مشتری یا سازمان، دریافت تاییدیه و ارزیابی کل فرآیند برای یافتن فرصت هایی برای بهبود آینده است.

محدودیت های پروژه چیست؟

محدودیت های پروژه عواملی هستند که ممکن است بر کیفیت یک پروژه و زمان لازم برای تکمیل تأثیر بگذارند. محدودیت ها ممکن است بسته به خود پروژه و ذینفعان یا مدیران اجرایی در یک محیط تجاری متفاوت باشد.

محدودیت‌های پروژه می‌تواند اعضای تیم را از بررسی گزینه‌ها یا استراتژی‌های خاص برای رسیدن به یک هدف محدود کند، زیرا آنها باید هنگام تکمیل کار از دستورالعمل‌های خاصی پیروی کنند. درک محدودیت‌های پروژه می‌تواند هنگام توسعه یک برنامه عمل برای کمک به شناسایی نیازهای پروژه مفید باشد تا یک تیم بتواند به اهداف خود برسد.

مطالب مرتبط: ۱۴ نکته برای مدیریت پروژه موثر

چگونه یک محدودیت پروژه را شناسایی می کنید؟

برای شناسایی یک محدودیت پروژه، با ذینفعان یا یک سازمان صحبت کنید تا انتظارات آنها را از پروژه مشخص کنید و منابع خود را ارزیابی کنید. انتظارات پروژه ذینفعان می تواند طرح کلی نیازهای پروژه مانند مواد و تجهیزات را ارائه دهد. این می تواند به شما در تعیین بودجه و جدول زمانی یک پروژه کمک کند.

برای مثال، اگر سازمانی از شما بخواهد که رویدادی را با فروشندگانی که فقط در لیست فروشندگان ترجیحی هستند میزبانی کنید و می‌خواهد این رویداد کمتر از ۲۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان هزینه داشته باشد، ممکن است منابع را به عنوان یک محدودیت شناسایی کنید زیرا فروشندگان خاصی وجود دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید. ممکن است فروشندگان در طول رویداد شما در دسترس بودن یا منابع کمتری داشته باشند. محدودیت دیگری که ممکن است شناسایی کنید هزینه است، زیرا بودجه سختی دارید.

چرا شناسایی محدودیت های پروژه مهم است؟

شناسایی محدودیت های پروژه در مرحله برنامه ریزی مدیریت پروژه مهم است. محدودیت‌ها می‌توانند بینشی در مورد موانع بالقوه ایجاد کنند و به شما این امکان را می‌دهند که یک برنامه مدیریت پروژه مؤثر ایجاد کنید که نیازهای یک کارفرما یا ذینفع را برآورده کند.

یک تیم پروژه اغلب از یک برنامه مدیریت پروژه به عنوان راهنما برای رعایت ضرب الاجل ها، درک نقش های خود و انجام صحیح وظایف با استفاده از الزامات پروژه استفاده می کند.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد یک برنامه مدیریت پروژه

محدودیت های رایج پروژه چیست؟

در اینجا لیستی از پنج محدودیت متداول پروژه و نحوه تأثیرگذاری آنها بر پروژه آورده شده است:

۱. زمان

پروژه ها اغلب دارای مجموعه ای واضح و مختصر از دستورالعمل ها و مهلت های تعیین شده توسط مدیر پروژه یا سازمان هستند. زمان یک محدودیت پروژه است که بسیاری از مدیران پروژه هنگام برنامه ریزی و اجرای پروژه به آن توجه می کنند.

برای کمک به موفقیت و جلوگیری از هزینه های اضافی که ممکن است بر بودجه تعیین شده تأثیر بگذارد، اغلب برای یک پروژه ضروری است که ضرب الاجل های خود را رعایت کند. یک مدیر پروژه تخمینی را برای جدول زمانی پروژه ایجاد می کند و تعیین می کند که برای هر کار چقدر زمان در نظر گرفته شود. آنها همچنین موانعی را که ممکن است تیم در طول پروژه و راه حل های طراحی با آن مواجه شود را پیش بینی می کنند.

به عنوان مثال، یک سازمان برای یک تیم بازاریابی برای ایجاد یک کمپین تبلیغاتی جدید در رسانه های اجتماعی ضرب الاجلی تعیین می کند. برخی از الزامات این سازمان شامل استفاده از ابزارهای نرم افزاری خاص و بودجه ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ تومانی است.

پس از بررسی الزامات و مهلت‌ها، آنها می‌توانند یک تخمین جدول زمانی ایجاد کنند و وظایف را بر اساس مهارت و کارایی اعضای تیم به آنها محول کنند. این کمپین تبلیغاتی در رسانه های اجتماعی راه اندازی می شود و مهلت مقرر را رعایت می کند.

مرتبط: اهداف مدیریت پروژه: انواع و مثال ها

۲. هزینه

هزینه یکی از محدودیت‌های اولیه است که یک مدیر پروژه باید هنگام توسعه یک برنامه مدیریتی و طراحی بودجه مقرون‌به‌صرفه در نظر بگیرد. برآورد هزینه قبل از تنظیم یک برنامه برای درک اینکه چه هزینه هایی باید در بودجه لحاظ شود ضروری است.

این ممکن است به شما امکان مقایسه و نظارت بر هزینه ها را در طول پروژه برای اندازه گیری پیشرفت دهد. نظارت و مدیریت هزینه ها در تمام مراحل پروژه برای ارزیابی موانعی که ممکن است بر بودجه تأثیر بگذارد ضروری است. این می‌تواند به مدیر پروژه اجازه دهد تا استراتژی‌هایی را برای بهبود برنامه‌ها پیاده‌سازی کند تا پروژه در مهلت نهایی خود در حالی که هنوز در بودجه است به اتمام برسد.

موارد مرتبط: حامی پروژه در مقابل مدیر پروژه: تفاوت های کلیدی

۳. دامنه

محدوده پروژه شامل برنامه ریزی و تعیین اینکه یک پروژه برای ارائه محصول به چه چیزی نیاز دارد. دامنه ها معمولاً هر بخش از پروژه را شامل هدف پروژه، وظایف خاص، ضرب الاجل ها، بودجه، مواد و منابع مشخص می کنند. محدوده پروژه همچنین انتظارات یک ذینفع را تعریف می کند و شامل نحوه برنامه ریزی ذینفعان برای موفقیت پروژه می شود.

مطالب مرتبط: دامنه در مدیریت پروژه چیست؟

۴. کیفیت

مدیران پروژه اغلب کیفیت را به عنوان یک محدودیت پروژه در نظر می گیرند، زیرا شامل ارزیابی یک محصول برای تعیین اینکه آیا نتیجه پروژه انتظارات تعیین شده در مرحله برنامه ریزی را برآورده می کند یا خیر.

یک پروژه موفق الزامات کیفیت را برآورده می کند و دیگر محدودیت های پروژه را از تأثیرگذاری بر کیفیت باز می دارد. هزینه، زمان و محدوده محدودیت های پروژه هستند که می توانند بر کیفیت پروژه تأثیر بگذارند. تغییر در هر یک از این محدودیت ها می تواند بر کیفیت یک محصول تأثیر بگذارد.

مطالب مرتبط: ارزیابی پروژه: چیست و چگونه انجام شود

۵. منابع

منابع معمولاً به محدودیت های هزینه مربوط می شوند. منابع می تواند شامل اعضای تیم، تجهیزات، بودجه و مواد باشد. به عنوان مثال، اگر یک شرکت ساختمانی بر روی ساخت یک هتل جدید کار می کند، ممکن است به تجهیزات خاصی مانند جرثقیل یا موادی مانند سیمان نیاز داشته باشد.

قبل از شروع پروژه، مدیران می توانند ارزیابی کنند که آیا اعضای تیم تجهیزات مورد نیاز برای موفقیت را دارند یا خیر. اگر مقدار سیمان کمتری در دسترس باشد، یک مدیر پروژه این محدودیت را شناسایی کرده و یک استراتژی برای غلبه بر آن ایجاد می کند تا شرکت بتواند به اهداف خود برسد.

مرتبط: فرآیندهای مدیریت پروژه و چرایی اهمیت آنها

چه راه حل هایی برای غلبه بر محدودیت های پروژه وجود دارد؟

راه حل برای محدودیت های پروژه گاهی اوقات شامل حذف محدودیت های متعدد است. محدودیت های زمانی اغلب شامل محدودیت های کیفیت و محدودیت های هزینه نیز ممکن است شامل محدودیت های منابع باشد. در اینجا نمونه هایی از راه حل ها برای محدودیت های رایج پروژه آورده شده است:

زمان

محدودیت های زمانی اغلب می تواند بر کیفیت یک محصول یا محدودیت کیفیت تأثیر بگذارد. اجرای استراتژی های مدیریت زمان موثر می تواند به شما در غلبه بر محدودیت های زمانی برای اطمینان از کیفیت محصول کمک کند.

برای توسعه یک استراتژی موثر، در نظر گرفتن هدف پروژه و مهلت های پروژه ضروری است تا اطمینان حاصل شود که محصول با استانداردهای کیفیت تعیین شده توسط ذینفعان مطابقت دارد. این اطلاعات می‌تواند به شما در طراحی استراتژی کمک کند که انجام کارها را به نحو مؤثری برای تولید کار با کیفیت در یک مهلت تعیین‌شده ارتقاء می‌دهد.

به عنوان مثال، یک مدیر پروژه بر تمام بخش‌های پروژه نظارت می‌کند تا اطمینان حاصل کند که نرم‌افزار جدید قابل اعتماد و کاربردی است. مهلت در ۶۰ روز است، بنابراین مدیر پروژه وظایف را به اعضای تیم با توجه به مهلت و برآوردهای بازه زمانی محول می کند.

سپس یکی از اعضای تیم بیمار می شود و نمی تواند وظایفی را که در طرح پروژه در نظر گرفته شده است انجام دهد. مدیر پروژه می تواند یک استراتژی مدیریت زمان را اجرا کند که شامل ایجاد ضرب الاجل های دقیق برای ارسال کارها و تفویض یک وظیفه اضافی به هر یک از اعضای تیم برای اطمینان از رعایت ضرب الاجل پروژه است.

هزینه

بودجه و کنترل هزینه برای مدیریت محدودیت پروژه هزینه اساسی هستند. تعیین بودجه می تواند به شما در تعیین روش های کنترل هزینه در هنگام بروز موانع مالی کمک کند. برای ایجاد بودجه و غلبه بر محدودیت‌های هزینه، درک نحوه تخمین هزینه‌ها ضروری است تا بتوانید راه‌حلی برای محدودیت‌های هزینه ایجاد کنید. در اینجا عواملی وجود دارد که می توانید برای برآورد دقیق هزینه از آنها استفاده کنید:

• منابع: درک هزینه های نیروی کار، مواد و تجهیزات

• داده های قبلی: اشاره به هزینه های پروژه از پروژه مشابهی که در گذشته اجرا شده است

• پارامتریک: هزینه یک متغیر پارامتری مانند یک واحد را مشخص می کند و تعداد واحدهای مورد نیاز یک پروژه را تعیین می کند.

مطالب مرتبط: مدیر محصول در مقابل مدیر پروژه: تفاوت چیست؟

محدوده

برنامه های مدیریت پروژه معمولاً محدوده یک پروژه را تعریف می کنند، شامل تمام الزامات پروژه و اینکه یک محصول در پایان یک پروژه چگونه باید باشد.

برای حذف محدودیت‌های حوزه، اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم پروژه هدف پروژه، الزامات پروژه، مهلت‌ها، نقش‌های خود و انتظارات ذینفعان برای نتیجه را درک می‌کنند. می توانید یک سند محدوده ایجاد کنید تا به اعضای تیم بدهید تا سردرگمی در مورد وظایف و نقش های پروژه را از بین ببرید.