موانع ارتباطی رایج (با مثال)

هنگامی که موانع ارتباطی در محل کار ایجاد می شود، حفظ و توسعه روابط با همکاران، رهبران یا مشتریان می تواند دشوار باشد. این اغلب منجر به سردرگمی می شود و می تواند وظایف روزمره شما را دشوارتر کند. در این مقاله، فهرستی از موانع ارتباطی رایج و راه‌های غلبه بر آن‌ها را ارائه می‌کنیم تا بتوانید در صورت بروز آن‌ها را شناسایی و برطرف کنید.

برای کمک، در این مقاله از ایوسی پنج مانع رایج برای برقراری ارتباط مؤثر وجود دارد:

1. استفاده از اصطلاحات تخصصی صنعتی
2. ارائه اطلاعات بیش از حد در یک زمان
3. سبک های ارتباطی متفاوت
4. موانع زبان و شنوایی
5. موانع فیزیکی

بیایید نگاهی دقیق‌تر به هر یک از این موانع ارتباطی و راه‌هایی بیندازیم که می‌توانید بر آنها غلبه کنید.

استفاده از اصطلاحات تخصصی صنعتی

هر صنعتی مجموعه ای از کلمات و عبارات منحصر به فرد خود را دارد. در حالی که استفاده از این اصطلاحات ممکن است گاهی کارآمدتر به نظر برسد، اغلب برای کسانی که خارج از حوزه هستند یا تجربه حرفه ای کمی دارند یا اصلاً تجربه ندارند، گیج کننده است. استفاده از اصطلاحات تخصصی یا زبان بسیار فنی می تواند پیام های شما را انتزاعی کند و درک اطلاعات مهم را برای مردم چالش برانگیزتر کند.

در عوض، سعی کنید از اصطلاحات واژگان و کلمات اختصاری خودداری کنید. به عنوان مثال، در حالی که ممکن است شخصی در بازاریابی یا فروش با اصطلاح “KPI” آشنا باشد، یک کارمند در توسعه محصول ممکن است نداند که به معنای “شاخص عملکرد کلیدی” است یا این ارزشی است که یک سازمان برای تعیین میزان موفقیت یک تجارت اندازه گیری می کند. دستیابی به یک هدف تجاری با صرف زمان برای توضیح این اصطلاح، می توانید مطمئن شوید که همه پیام شما را درک می کنند. انجام این کار همچنین به افراد کمک می کند تا احساس مشارکت، اعتماد به نفس و توانایی حضور و کارآمدی بیشتری داشته باشند.

مرتبط: راهنمای کامل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

ارائه اطلاعات بیش از حد در یک زمان

چه در یک جلسه تیمی ارائه دهید، چه به کارمند جدید آموزش دهید یا یک محصول را برای مشتری توضیح دهید، به راحتی می توانید اطلاعات اضافی را به اشتراک بگذارید. گاهی اوقات ممکن است احساس کنید که هر چه جزئیات بیشتری ارائه دهید، پیام شما واضح تر است. با این حال، ارائه اطلاعات بیش از حد می تواند پیام شما را پیچیده کند و درک آن را برای مخاطبان دشوارتر کند.

برای سهولت در درک پیام شما برای مردم، توضیحات خود را مختصر نگه دارید و فقط آنچه را که بیشتر به آنها مرتبط است به اشتراک بگذارید. اگر ارائه ای را به اشتراک می گذارید یا از ارتباط نوشتاری استفاده می کنید، حتما از لیست های گلوله ای به جای بلوک های بزرگ متن استفاده کنید. زمانی را به مخاطبان خود اختصاص دهید تا سؤالات خود را بپرسند، چه در پایان یا در حین بحث شما – این زمان خوبی برای به اشتراک گذاشتن جزئیات اضافی است که آنها آماده مصرف هستند.

سبک های ارتباطی متفاوت

هر کسی سبک ارتباطی منحصر به فرد خود را دارد. برخی از افراد ظاهراً رسا هستند در حالی که برخی دیگر لحن خنثی تری دارند. برخی از افراد هنگام صحبت در مقابل حضار از حرکات دست استفاده می کنند در حالی که برخی دیگر از آن اجتناب می کنند. گاهی اوقات، این تفاوت ها می توانند به موانع ارتباطی تبدیل شوند. به عنوان مثال، شخصی که در پیام های خود بسیار دقیق و دقیق است، ممکن است در درک ارتباطی که ترجیح می دهد از کلیات استفاده کند، مشکل داشته باشد.

در اینجا چند کار وجود دارد که می توانید برای کمک به رساندن نظر خود به افرادی که سبک های ارتباطی متفاوتی دارند انجام دهید:

از لحن مطمئنی استفاده کنید

صرف نظر از روش ارتباطی شما، همیشه مطمئن و مطمئن باشید. اگر در حال صحبت هستید، واضح و شنیدنی صحبت کنید. اگر در حال نوشتن هستید، سعی کنید از عباراتی مانند ” من فکر می کنم ” یا ” من امیدوارم ” یا ” من حدس می زنم” خودداری کنید. ”

مثال ها را درج کنید

وقتی چیزی را توضیح می‌دهید، توضیح دادن نظرتان با مثال‌ها اغلب مفید است. به عنوان مثال، اگر به کارمندی در مورد ابزاری آموزش می دهید، آن را به او نشان دهید. از سبک های یادگیری که ممکن است در مخاطبان شما وجود داشته باشد آگاه باشید.

اگر کسی نیاز به توضیح دارد بپرسید

هنگامی که اشتراک گذاری یک نکته را به پایان رساندید، از مخاطبان خود بپرسید که آیا نیاز به توضیح دارند و خود را برای سؤالات بعدی در دسترس قرار دهید تا مطمئن شوید که معنای شما را درک می کنند. می‌توانید این کار را با پرسیدن این سؤال انجام دهید: « آیا کسی سؤالات بعدی دارد؟ » یا « برای همه روشن است؟ ”

آینه سایر سبک های ارتباطی

اگر در یک جلسه انفرادی هستید، سعی کنید سبک ارتباط خود را پس از شخصی که با او صحبت می کنید الگو برداری کنید.

موانع زبان و شنوایی

اگر فردی دارای اختلال شنوایی است یا به زبان شما مسلط نیست، ممکن است زمان چالش برانگیزی برای درک آنچه می گویید داشته باشد. حتی اگر آنها بخشی از پیام شما را درک کنند، این احتمال وجود دارد که اطلاعات مهم را از دست بدهند.

در این شرایط، مهم است که تمام تمهیدات لازم را انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که قادر به برقراری ارتباط موثر با یکدیگر هستید. برای مثال، ممکن است لازم باشد خدمات یک مترجم یا مترجم زبان اشاره را درخواست کنید.

موانع فیزیکی

یکی دیگر از رایج ترین موانع ارتباطی، مرزهای فیزیکی است. در حالی که ارتباط چهره به چهره عموماً مؤثرترین است، اما همیشه امکان پذیر نیست – به خصوص برای مشاغلی که دارای چندین مکان یا کارگران راه دور هستند.

هنگام برخورد با موانع فیزیکی، مهم است که تکنیک های ارتباطی خود را تطبیق دهید. به عنوان مثال، اگر با شخصی تلفنی صحبت می‌کنید، نمی‌توانید به ارتباطات غیرکلامی مانند حرکات دست، حالات چهره و سایر نشانه‌ها تکیه کنید، بنابراین باید اطمینان حاصل کنید که تمام عبارات کلامی هستند. اگر اصولاً از طریق ایمیل یا چت با هم ارتباط برقرار می کنید، بسیار مهم است که از همان آداب و رسومی که در مکالمات گفتاری استفاده می کنید استفاده کنید، مانند شروع تبادل پیام با تبریک، تا کوتاه یا بی ادب نباشید.

برای حفظ یک محیط کاری مولد و ایمن، ارتباط واضح و مستقیم ضروری است. علاوه بر این، مهارت های ارتباطی توسعه یافته برای موفقیت در هر شغلی بسیار مهم است. با صرف زمان برای درک و شناسایی موانع ارتباطی، و تلاش برای حل این چالش ها، می توانید تجربه مثبتی را برای همکاران خود و همچنین مشتریانی که به آنها خدمت می کنید تضمین کنید.