رویه کنترل تغییر چیست؟ (به علاوه پیاده سازی)

کنترل‌های تغییر یک فرآیند تجاری ضروری برای اطمینان از مدیریت، تأیید و اجرای تغییرات در پروژه‌ها هستند. کنترل‌های تغییر برای اجرای به موقع پروژه‌ها، برآورده کردن انتظارات ضرب‌الاجل و حفظ اهداف تجاری عمل می‌کنند. درک نقش کنترل‌های تغییر و ایجاد سیستمی برای آن‌ها می‌تواند به یک کسب‌وکار کمک کند تا کارآمدتر کار کند و با شگفتی‌های کمتری مواجه شود.

در این مقاله از ایوسی، به توضیح کنترل های تغییر و اهمیت آنها در مدیریت پروژه می پردازیم.

مرتبط: تغییر چارچوب های ذهنی، لازمه موفقیت در هر تجارت و کسب و کار

کنترل تغییر چیست؟

کنترل تغییرات / مدیریت تغیرات / مدیریت تحولات، فرآیندی است که نحوه انجام تغییرات را از ابتدا تا انتها مدیریت می‌کند. کنترل تغییر ممکن است در طول یک پروژه در صورت تغییر در یک محصول یا سیستم رخ دهد. رویه ها شامل مستندسازی تغییر پیشنهادی، مراحل تصویب و ارزیابی تغییر می شود.

رویه‌های کنترل تغییر، تغییر را ارزیابی می‌کنند و جزئیات جنبه‌های آن را ارائه می‌کنند تا مطمئن شوند که با نیازهای کسب‌وکار هماهنگ هستند. چندین صنعت از روش های کنترل تغییر استفاده می کنند، به ویژه پروژه هایی که تحت تأثیر شرایط، الزامات یا مقررات در حال تغییر هستند.

برخی از صنایعی که روش کنترل تغییر را اجرا می کنند:

• آی تی

• توسعه نرم افزار

• دارویی

• دستگاه پزشکی

• مهندسی / ساخت و ساز

مطالب مرتبط: سازگاری در محل کار: مزایا و اهمیت

چرا رویه های کنترل تغییر مهم هستند؟

کنترل تغییر عملکردهای بسیاری را انجام می دهد و اسنادی را برای تغییرات تاریخی و آینده پروژه ارائه می دهد. این رویه‌ها اجرای تغییرات غیرضروری را کاهش می‌دهند و احتمال لغو تغییر را کاهش می‌دهند.

کنترل تغییر تغییرات پروژه را به صورت کنترل شده معرفی می کند و آنها را از نظر ریسک و پاداش ارزیابی می کند. در حالت ایده آل، تغییرات باعث ایجاد حداقل اختلال می شود و یک استفاده مقرون به صرفه از منابع است.

به طور معمول، رویه های کنترل تغییر به دو سند نیاز دارد:

• گزارش تغییرات: گزارش تغییرات یک مرجع تاریخی از تغییرات گذشته و همچنین رکوردی از درخواست ها و تصمیمات را ارائه می دهد.

• درخواست تغییر: سند درخواست تغییر جزئیات تغییر را ارائه می‌کند و رویه‌های کنترل تغییر را آغاز می‌کند.

مطالب مرتبط: ۱۰ دلیل برای اینکه تغییر برای پیشرفت شخصی مهم است

مراحل اجرای رویه های کنترل تغییر

برای تجزیه و تحلیل کامل یک تغییر پیشنهادی، مراحل زیر را برای تعیین ضرورت و کارایی آن دنبال کنید:

۱. یک تغییر پیشنهادی را برنامه ریزی کنید

روش کنترل تغییر با یک پیشنهاد با استفاده از اسناد مورد نیاز مانند فرم درخواست تغییر آغاز می شود. پیشنهاد اولیه جزئیات تغییرات را نشان می دهد و به جنبه هایی مانند بودجه، ضرب الاجل ها یا موانع می پردازد. راه‌های ایده‌آل برای انتقال تغییرات به کارکنان یا مدیریت نیز در پروپوزال ذکر شده است. افراد یا تیم‌ها با ارائه بازخورد و پیشنهاد، پیشنهاداتی را آغاز می‌کنند.

پیشنهادها همچنین اهمیت یا ارزش تغییر را برای کسب و کار و همچنین مراحل ارزیابی موفقیت یا شناسایی نقاط ضعف آن را تخمین می زنند. این طرح ممکن است تاریخ های هدف را تعیین کند و همچنین مشخص کند که چه کسی باید تغییرات را تأیید کند. تغییرات تایید شده و تایید نشده را در گزارش تغییرات برای مرجع تاریخی مستند کنید.

مثال: سندی با استفاده از نرم‌افزار قدیمی با اعضای تیمش همکاری می‌کند و مطمئن است که یک سیستم جدید ارتباطات را بهبود می‌بخشد و زمان پاسخ‌دهی را سرعت می‌بخشد. سندی در مورد سیستم جدید تحقیق می کند و سپس از فرم درخواست تغییر برای پیشنهاد ایده به مدیر پروژه استفاده می کند. فرم سندی توضیح می‌دهد که نرم‌افزار چگونه به پروژه سود می‌رساند، زمان لازم برای یادگیری سیستم را تخمین می‌زند و برآورد هزینه‌ای را برای تغییر ارائه می‌دهد.

مرتبط: چطوری باید تغییر کنیم؟

۲. ارزیابی تغییر و تجزیه و تحلیل ریسک

گام بعدی تعیین این است که تغییر پیشنهادی چگونه بر پروژه تأثیر می گذارد و در صورت بروز مشکل، راه حل ها یا تمهیداتی را ارائه می دهد. مرحله تجزیه و تحلیل، صرفه جویی در هزینه یا منافع کسب و کار را ارزیابی می کند و منابع مورد نیاز را به تفصیل بیان می کند. اگر دلایل قانونی یا حقوقی برای تغییر وجود داشته باشد، به آنها نیز رسیدگی می شود. این رویه جدول زمانی تغییر و تأثیر آن بر سایر پروژه ها را مشخص می کند. خطرات جدید برای پروژه نیز شناسایی و رسیدگی می شود.

ریسک های تغییر یا کم، متوسط ​​یا زیاد هستند و بر این اساس مورد توجه قرار می گیرند. یک تغییر کم خطر معمولاً به مستندات کمتری نیاز دارد و زودتر تأیید می‌شود، در حالی که تغییرات پرخطر ممکن است نیاز به مراحل بیشتری برای تأیید داشته باشد مانند اطلاع دادن به مدیریت بالاتر یا ذینفعان. این مرحله همچنین استراتژی های خروج را برای تغییرات پرخطر یا آماده شدن برای بدترین سناریوها مشخص می کند.

مثال: تغییر نرم‌افزار همکاری پیشنهادی مجموعه xyz یک ریسک متوسط ​​است، زیرا مستلزم آن است که کارمندان ابتدا سیستم را قبل از استفاده منظم از آن یاد بگیرند. سیستم جدید شرکت را در هزینه های اشتراک سالانه صرفه جویی می کند، حتی اگر در ابتدا بر پروژه تأثیر مالی بگذارد. سپس آنها یک جدول زمانی تعیین می کنند تا ارزیابی کنند که آیا سیستم جدید تأثیری را که xyz  وعده داده است یا خیر و جزئیات نحوه بازگشت به سیستم قبلی در صورت نیاز را تعیین می کند.

۳. تغییر را مرور کنید و تصمیم بگیرید

در مرحله بعد، بررسی تغییر صورت می گیرد تا اطمینان حاصل شود که اهداف و الزامات تجاری برای استفاده از منابع را برآورده می کند و اولویت آن را تعیین می کند. یک مرجع تایید شده اسناد، بازخورد شواهد یا سایر داده‌ها را بررسی می‌کند تا تعیین کند که آیا تغییر باید پیش برود یا خیر.

پس از اتمام بررسی، تصمیم گیری می شود. بررسی یا تغییر را تأیید می کند، مقررات اضافی ایجاد می کند، تغییر را رد می کند یا تصمیم گیری را به تاریخ بعدی موکول می کند. در مرحله بعد، تعیین تیم ها برای شروع مرحله اجرا انجام می شود.

مثال: بررسی پیشنهاد سندی در کنار دو درخواست تغییر اضافی انجام می شود. از آنجایی که تغییر پیشنهادی سندی در مقایسه با سایرین ریسک متوسطی دارد، تغییر پیشنهادی او در اولویت قرار می گیرد. پیشنهاد سندی یک جدول زمانی جذاب برای تکمیل تغییر و تصویب را مشخص می کند. اکنون تیم پیاده سازی قصد دارد سیستم جدید را برای شناسایی مشکلات ارزیابی کند.

مرتبط: نحوه شناسایی و مدیریت تغییرات مخرب

۴. اعمال تغییر و ارائه آموزش

در این مرحله توسعه در مقیاس کوچک تغییر را آزمایش می کند و یافته های آن را مستند می کند. یک تیم پیاده سازی آزمایش ها را انجام می دهد و اجازه می دهد تا تغییرات تدریجی را در حین توسعه انجام دهند. بسته به سطح خطر، آزمایش می تواند گسترده باشد یا برای شروع لازم نباشد.

پس از تکمیل تست و تایید، فرآیند پیاده سازی آغاز می شود. این می تواند شامل آموزش کارکنان در مورد تجهیزات یا نرم افزارهای جدید یا رعایت الزامات استانداردها یا مقررات جدید باشد.

مثال: یک تیم منتخب سیستم همکاری جدید را به مدت یک ماه آزمایش کردند تا کارایی ارتباطات را نظارت کنند. آنها اعضای تیم همکار را در سیستم آموزش دادند و به مدیر پروژه گزارش دادند. پس از ثبت موفقیت آن، آن‌ها تاریخ شروع استفاده از سیستم را برای کل تیم تعیین کردند.

مطالب مرتبط: نحوه اجرای موفقیت آمیز تغییر در یک سازمان

۵. تغییر را ببندید

بستن تغییر به معنای تعیین کامل بودن تغییر، برآورده کردن انتظارات و ارائه مدرک موفقیت آن است. نزدیک طرح را در رابطه با کل پروژه ارزیابی می کند. اثبات مستند موفقیت می تواند افزایش کارایی، کاهش هزینه یا رسیدن به یک هدف تجاری باشد.

بسته شدن، اشتباهات یا ناکارآمدی ها را شناسایی می کند و آنها را برای اعمال در پیشنهادات تغییر آتی مستند می کند. در آخر، گزارش تغییرات را به‌روزرسانی کنید تا شامل همه اسناد برای مرجع و نگهداری سوابق باشد.

مرتبط: مدیریت تغییر چیست؟ (تعریف و ۱۷ اصل)