ذخیره نقدی: تعریف، نحوه کار و زمان استفاده از آنها

ذخایر نقدی وجوهی هستند که یک شرکت می تواند در مواقع اضطراری کنار بگذارد. یک ذخیره نقدی با مدیریت خوب می تواند دارایی ارزشمندی در موقعیت های مختلف باشد، به ویژه مواردی که به منابع مالی یا هزینه های برنامه ریزی نشده نیاز دارند. کسب اطلاعات بیشتر در مورد ذخایر نقدی و زمان استفاده از آنها می تواند به شما در ایجاد یک برنامه مالی موثر برای حفظ عملیات تجاری در صورت نیازهای برنامه ریزی نشده کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، ذخایر نقدی را تعریف می‌کنیم، نحوه عملکرد و زمان استفاده از آن‌ها را شرح می‌دهیم و مراحلی را که می‌توانید برای تنظیم ذخایر نقدی و نمایش آن‌ها در حساب‌های شرکت انجام دهید، ارائه می‌کنیم.

ذخیره نقدی چیست؟

ذخیره نقدی مبلغی است که یک فرد یا سازمان پس انداز می کند و در صورت نیاز ناگهانی کوتاه مدت در دسترس نگه می دارد. افراد و شرکت‌ها می‌توانند از ذخایر نقدی انباشته‌شده به‌عنوان وجوهی استفاده کنند که می‌توانند فوراً آن را نقد  کنند تا خریدی سریع و قابل توجه انجام دهند. در بسیاری از مواقع، ممکن است بخواهید ذخایر نقدی را در یک حساب بانکی مجزا از حساب‌هایی که شرکت برای هزینه‌های روزمره استفاده می‌کند، نگهداری کنید. به عنوان مثال، به جای نگهداری پول در یک حساب تجاری عمومی یا حساب حقوق و دستمزد، یک حساب ذخیره نقدی جداگانه ایجاد کنید.

مقدار پول موجود در یک ذخیره نقدی به هر موقعیت خاص بستگی دارد. بسیاری از مدیران کسب و کار تلاش می کنند تا تعادلی بین مقدار ذخیره نقدی بسیار کوچک برای پوشش محتمل ترین هزینه های غیرمنتظره و مقداری که برای مسدود کردن وجوهی که می تواند به پیشرفت کسب و کار کمک کند آنقدر زیاد نباشد، بیابند. به عنوان یک قاعده کلی، هم مشاغل و هم افراد می توانند ذخایر نقدی داشته باشند که می تواند هزینه های سه تا شش ماهه را پوشش دهد.

مطالب مرتبط: نحوه محاسبه جریان نقدی (با روش ها و مثال)

ذخایر نقدی چگونه کار می کند؟

ذخایر نقدی بسته به نهادی که آنها را در اختیار دارد به روش های کمی متفاوت عمل می کند:

ذخایر نقدی برای مشاغل

دو دلیل اصلی که شرکت ها ذخایر نقدی خود را حفظ می کنند، پوشش هزینه های کوتاه مدت غیرمنتظره و داشتن نقدینگی کافی برای تامین مالی فرصت های سرمایه گذاری مختلف است. بسیاری از سازمان ها به دلیل نقدینگی بالای نقدینگی، ذخایر خود را به صورت نقدی نگهداری می کنند. همچنین ممکن است به دلیل کوتاه بودن سررسید اسناد، ذخایر نقدی را در اسناد خزانه سه ماهه نگهداری کنند.

مطالب مرتبط: دارایی چیست؟ (تعریف و مثال)

ذخایر نقدی بانک ها

به دلیل موقعیت آنها به عنوان موسسات مالی، الزامات ویژه ای توسط فدرال رزرو برای بانک ها تعیین شده است. شرکت ها می توانند مقدار دقیق ذخایر نقدی یک بانک را به صورت درصدی از تعداد کل بدهی های سپرده بیان کنند. آنها می توانند این ذخایر نقدی را یا به صورت نقدی و داخل صندوق یا به عنوان سپرده در بانک فدرال رزرو نگهداری کنند.

ذخیره نقدی برای افراد خصوصی

بسیاری از افراد ذخایر نقدی خود را در حساب های بانکی یا سرمایه گذاری های کوتاه مدت با حداقل خطر کاهش ارزش نگهداری می کنند. این می تواند شامل اسناد خزانه یا گواهی سپرده باشد. شما ممکن است پول به شکل سهام یا هر نوع سرمایه گذاری بالقوه ناپایدار را به عنوان ذخایر نقدی در نظر نگیرید زیرا ممکن است در شرایط اضطراری به راحتی قابل دسترسی نباشد.

مرتبط: صورت های مالی چیست؟ راهنمای مبتدی

نحوه تنظیم ذخایر نقدی

در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای راه اندازی حساب ذخیره نقدی انجام دهید:

۱. مقدار ذخیره را تعیین کنید

به طور کلی، ممکن است بخواهید مقدار ذخیره نقدی را کنار بگذارید که می تواند از سه تا شش ماه هزینه در مواقع اضطراری را پوشش دهد. محاسبه درآمد و کسر هزینه‌ها از آن، به یک شرکت یا فرد مقدار پولی را می‌گوید که می‌تواند به آنها کمک کند هر ماه خودشان را پوشش دهند. این عدد می تواند بر اساس تغییر سود یا عوامل دیگر متفاوت باشد، اما سعی کنید مقدار متوسطی برای پوشش هزینه ها پیدا کنید.

مرتبط: درآمد: تعریف، انواع و مثال ها

۲. یک حساب بانکی اختصاصی ایجاد کنید

در مرحله بعد، یک حساب بانکی جداگانه برای قرار دادن ذخایر نقدی ایجاد کنید تا بتوانند تا زمانی که به آنها نیاز دارید در امان بمانند. به جای قرار دادن این وجوه در حسابی که ممکن است به طور تصادفی از آن استفاده کنید، سعی کنید آنها را جدا نگه دارید تا همیشه هدف پول را بدانید. سپس می توانید مقدار ذخیره نقدی اختصاصی را به این حساب اضافه کنید.

۳. وجوه را جایگزین کنید

هر زمان که از وجوه ذخیره نقدی استفاده می کنید، سعی کنید در اسرع وقت آنها را جایگزین کنید. این ممکن است پس از شرایط اضطراری یا زمانی که جریان نقدی مجدد به دست می آورید. جایگزینی مداوم یافته ها می تواند به اطمینان حاصل شود که صندوق ذخیره نقدی اضطراری پر و آماده برای استفاده باقی می ماند.

نمایش ذخایر نقدی در حساب های شرکت

یک صندوق ذخیره نقدی می تواند دسترسی سریع و آسان را برای سپرده ها و برداشت ها فراهم کند. سعی کنید هر برداشت و واریز را در دفترچه ای که می توانید در دفتر شرکت نگه دارید علامت گذاری کنید. پس از افتتاح حساب ذخیره نقدی، می توانید آن را از طریق بدهی افزایش دهید. از آنجایی که پول اغلب از حساب عادی شرکت می آید، می توانید آن را با مبلغ دقیقی که در حساب ذخیره نقدی بدهکار شده است بستان کنید. در صورت‌های مالی، می‌تواند تقریباً به شکل زیر باشد:

شما می توانید از طریق اعتبار از حساب ذخیره نقدی شرکت پول برداشت کنید. در همان زمان، می توانید از حسابی که پول در آن می رود، بدهکار کنید. در یک صورت مالی، ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

مطالب مرتبط: حسابداری تعهدی در مقابل حسابداری نقدی: مزایا و مثال های کلیدی

 زمان استفاده از ذخایر نقدی

در اینجا چند موقعیت وجود دارد که ذخیره ذخایر نقدی می تواند به سازمان کمک کند:

• در ماه‌های با فروش کم: بسیاری از صنایع در طول سال دارای دوره‌های مختلف فروش بالا و پایین هستند. با توجه به این واقعیت که برخی از کسب و کارها برای پوشش هزینه های عادی خود در ماه های کند مشکل دارند، داشتن ذخیره نقدی می تواند شرکت را از داشتن جریان نقدی منفی یا مجبور به استقراض با بهره برای پوشش هزینه ها باز دارد.

• هنگام خریدهای جدید: هنگامی که یک شرکت تصمیم می گیرد تجهیزات جدیدی را اضافه کند که می تواند عملیات آن را بهبود بخشد، می تواند این هزینه کوتاه مدت را از طریق ذخایر نقدی خود تأمین مالی کند. از آنجایی که بسیاری از تجهیزات در درازمدت سرمایه گذاری خود را برمی گرداند، استفاده از ذخایر نقدی به جای استفاده از اعتبار می تواند یک حرکت سودمند مالی باشد.

• برای پوشش سه ماه حقوق: اگر سازمانی هر دو هفته یکبار حقوق کارکنان خود را پرداخت کند، ممکن است دو ماه در طول سال وجود داشته باشد که شرکت به جای دو دوره معمول، سه دوره حقوق را پوشش دهد. اگر مشخص شده است که این اتفاق باعث ایجاد مشکلات مالی می شود، یک راه حل بالقوه این است که پول را در طول سال به صندوق ذخیره نقدی واریز کنید و از آن برای سه ماه چک استفاده کنید.

• برای فرصت‌های رشد قابل توجه: شرکت‌ها ممکن است با فرصت‌های مختلفی برای رشد سریع مواجه شوند، مانند افزایش بسیار زیاد محبوبیت برخی از محصولاتشان یا درخواست مشتری از آنها برای تکمیل پروژه‌ای که کمی فراتر از محدوده آنهاست. استفاده از ذخایر نقدی برای چنین شرایطی ممکن است حرکت مثبتی برای سازمان باشد.

• برای هزینه‌های غیرمنتظره بزرگ: ذخایر نقدی همچنین می‌تواند از شرکت‌ها در صورت هزینه‌های ناگهانی که خارج از کنترل هر کسی است، مانند بلایای طبیعی، تخریب اموال و بدهی‌های مختلف، محافظت کند.

مرتبط: استراتژی بودجه چیست؟ ۱۲ روش و نکته موثر

معایب ذخیره نقدی

در اینجا برخی از معایب احتمالی ذخایر نقدی با اطلاعاتی در مورد نحوه غلبه بر آنها آورده شده است:

• فرصت‌های از دست رفته بالقوه: انباشت پول نقد در یک ذخیره اضطراری می‌تواند وجوهی را که می‌توان برای رشد یک کسب‌وکار خرج کرد، مسدود کرد. برای جلوگیری از این امر، به دقت در نظر بگیرید که چقدر باید در یک ذخیره نقدی قرار دهید و سعی کنید اگر شرکت چندین پروژه آینده دارد، یافته ها را محدود کنید.

• بازگشت سرمایه کم: اگرچه داشتن ذخایر نقدی می‌تواند حرکت مثبتی باشد، اما شرکت سرمایه‌گذاری وجوه اضافی خود را در سرمایه‌گذاری‌های بالقوه سودآورتر مانند سهام، طلا، اوراق قرضه و سایر عناصر یک پرتفوی متنوع، می‌تواند به طور قابل توجهی سود بیشتری ایجاد کند. سعی کنید با سرمایه‌گذاری سایر وجوه موجود یا انتخاب گزینه‌های سرمایه‌گذاری کم‌ریسک، این را متعادل کنید.