نحوه کاهش حجم فایل PDF (با ۴ روش فشرده سازی فایل + ویدئو)

هنگامی که فایل های PDF را با همکاران خود به اشتراک می گذارید، دانستن نحوه تنظیم اندازه فایل می تواند به اطمینان از همکاری بهتر کمک کند. دانستن نحوه تغییر اندازه یک فایل PDF می تواند به شما کمک کند اسناد را سریعتر آپلود کنید، که می تواند باعث صرفه جویی در زمان و بهبود بهره وری شما شود. درک روش های مختلف تغییر اندازه فایل PDF نیز می تواند به شما در آماده سازی سند در موقعیت های مختلف کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، چهار روش برای کاهش حجم فایل پی دی اف و مزایای فشرده سازی فایل های پی دی اف در محیط کار را توضیح می دهیم.

نحوه کاهش حجم فایل PDF

در زیر چندین مرحله وجود دارد که ممکن است به شما در کاهش حجم فایل PDF کمک کند:

۱. اندازه PDF خود را تعیین کنید

اولین قدم برای کاهش حجم فایل PDF شامل یافتن اندازه PDF است. اگر از Adobe Acrobat استفاده می کنید، می توانید این مراحل را برای یافتن اندازه فایل PDF خود دنبال کنید:

1. روی “فایل” کلیک کنید.

2. روی “Properties” کلیک کنید.

3. متن “اندازه فایل” را پیدا کنید.

اگر از روش دیگری استفاده می کنید، می توانید این مراحل را برای کمک به یافتن اندازه فایل PDF دنبال کنید:

1. کاوشگر فایل کامپیوتر خود را باز کنید.

2. پوشه ای را که فایل PDF شما در آن قرار دارد انتخاب کنید.

3. فایل PDF خود را انتخاب کنید.

4. حجم فایل را در ستون “Size” بخوانید.

هنگامی که اندازه PDF خود را پیدا کردید، پس از فشرده سازی فایل، یادداشتی از آن بنویسید تا به مرجع مراجعه کنید.

مطالب مرتبط: PDF چیست؟ راهنمای قطعی (با مزایا)

۲. در صورت امکان از فایل های تبدیل شده الکترونیکی استفاده کنید

برای کوچک نگه داشتن فایل های PDF اصلی خود، از تبدیل های الکترونیکی استفاده کنید. بسیاری از واژه‌پردازها گزینه‌ای برای تبدیل فایل به طور مستقیم به PDF دارند و با انجام این کار، اندازه فایل در مقایسه با چاپ سند و سپس اسکن آن به عنوان PDF کوچک نگه می‌دارد. دلایلی که اسناد اسکن شده ممکن است بزرگتر باشند عبارتند از:

• اسکنر رنگ را روی یک سند سیاه و سفید تشخیص می دهد

• علیرغم اینکه فایل های PDF تنها به ۷۲ DPI نیاز دارند، اسکنر به طور پیش فرض روی ۳۰۰ نقطه در اینچ (DPI) تنظیم شده است.

مطالب مرتبط: چگونه به یک دفتر بدون کاغذ تبدیل شویم

۳. روش کاهش اندازه فایل را انتخاب کنید

چهار روش متداول برای کاهش حجم فایل PDF وجود دارد:

• با استفاده از ابزار Adobe Acrobat PDF Optimizer

• ذخیره یک فایل مایکروسافت ورد به صورت PDF

• استفاده از ابزار کمپرسور آنلاین

• تبدیل سند به فایل ZIP

مطالب مرتبط: ۱۴ نوع حافظه کامپیوتر: آنچه باید بدانید

۴ روش برای کاهش حجم فایل PDF

برای انتخاب روش مناسب برای فایل PDF خود، می توانید چهار روش زیر را مرور کنید:

۱. از ابزار Adobe Acrobat PDF Optimizer استفاده کنید

اگر از Adobe Acrobat هنگام کار با فایل های PDF استفاده می کنید، می توانید تکنیک های زیر را برای کاهش حجم فایل PDF خود امتحان کنید:

قالب بندی رنگ را تغییر دهید

تغییر قالب بندی رنگ فایل PDF از CMYK به RGB ممکن است اندازه فایل را کاهش دهد. با دنبال کردن مراحل زیر می توانید این کار را انجام دهید:

1. PDF را در یک برنامه Adobe مانند Acrobat Pro باز کنید.

2. روی “ابزارها” کلیک کنید.

3. “تولید چاپ” را انتخاب کنید.

4. “تبدیل رنگ ها” را انتخاب کنید.

5. فضای رنگی RGB را انتخاب کنید.

6. نمایه تبدیل FOGRA 39 را انتخاب کنید.

7. صفحات فایل PDF را که می خواهید تغییر دهید انتخاب کنید.

8. روی “OK” کلیک کنید و منتظر بمانید تا فایل تبدیل شود.

پس از تغییر قالب بندی رنگ، می توانید اندازه فایل را بررسی کنید تا ببینید آیا آن را با موفقیت فشرده کرده اید یا خیر.

اجزای غیر ضروری را حذف کنید

فضای خالی در فایل PDF شما نیز می تواند بر اندازه فایل آن تأثیر بگذارد. حذف این فضاها می تواند به شما در کاهش حجم فایل کمک کند. با دنبال کردن مراحل زیر می توانید این کار را انجام دهید:

1. “ابزارها” را انتخاب کنید.

2. روی “بهینه سازی پیشرفته” کلیک کنید.

3. “PDF Optimizer” را انتخاب کنید.

4. “Audit Space Usage” را انتخاب کنید.

پس از اینکه برنامه درخواست شما را پردازش کرد، فایل PDF خود را ذخیره کنید. سپس آن را با اندازه فایل اصلی مقایسه کنید تا مشخص شود که آیا حجم فایل را کاهش داده اید یا خیر.

فایل را به صورت پی دی اف با اندازه کوچک ذخیره کنید

این یکی از راه‌های ساده‌تر برای کاهش حجم فایل PDF است. اگرچه ممکن است کیفیت تصاویر را کاهش دهد و امضاهای دیجیتال را حذف کند، همچنین می‌تواند اشتراک‌گذاری سریع فایل را آسان‌تر کند. برای کاهش حجم فایل PDF خود می توانید مراحل زیر را به این ترتیب دنبال کنید:

1. فایل PDF خود را باز کنید.

2. فایل را انتخاب کنید.”

3. “ذخیره به عنوان دیگر” را انتخاب کنید.

4. روی “اندازه کاهش یافته PDF” کلیک کنید.

5. “OK” را انتخاب کنید.

مطالب مرتبط: نحوه حذف صفحات از PDF با استفاده از ۴ روش مختلف

۲. هنگام ذخیره در Microsoft Word اندازه را کاهش دهید

اگر سند خود را در Microsoft Word تهیه کرده اید، می توانید فایل را به صورت دیجیتالی به PDF تبدیل کنید. برای ذخیره حداقل اندازه فایل PDF از یک سند Word مراحل زیر را دنبال کنید:

1. سند Word را که می خواهید به عنوان فایل PDF ذخیره کنید باز کنید.

2. دکمه “File” را در بالای صفحه انتخاب کنید.

3. “ذخیره به عنوان” را انتخاب کنید.

4. “PDF” را به عنوان نوع فایل انتخاب کنید.

5. نام فایل خود را وارد کنید

6. گزینه “بهینه سازی برای” را پیدا کنید.

7. “حداقل اندازه (انتشار آنلاین)” را انتخاب کنید.

8. روی “ذخیره” کلیک کنید.

پس از ذخیره PDF، می توانید اندازه آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید که اندازه مورد نیاز شما را برآورده می کند.

مطالب مرتبط: پی دی اف چیست؟ راهنمای قطعی (با مزایا)

۳. از یک برنامه چاپ به PDF یا کمپرسور PDF آنلاین استفاده کنید

برنامه های چاپ به PDF و کمپرسورهای PDF آنلاین می توانند حجم فایل PDF شما را بدون استفاده از برنامه ای مانند Adobe Acrobat Pro کاهش دهند. برخی از خدمات فشرده سازی آنلاین و برنامه هایی که این قابلیت را دارند عبارتند از:

• Smallpdf: ابزار Smallpdf یکی از بهترین خدمات آنلاین برای فشرده سازی فایل های PDF است. شما می توانید فایل PDF خود را بارگذاری کنید و Smallpdf آن را به حجم کوچکتر تبدیل کند.
• ilovepdf: ابزار ilovepdf یکی دیگر از خدمات آنلاین معروف برای فشرده سازی فایل های PDF است. این سایت امکانات زیادی برای کار با فایل های PDF ارائه می دهد از جمله فشرده سازی و تبدیل فایل ها.
• PDF24: ابزار PDF24 یک برنامه رایگان برای فشرده سازی فایل های PDF است که شما می توانید آن را به صورت آفلاین استفاده کنید. این برنامه دارای ویژگی های مختلفی برای کاهش حجم فایل ها و ایجاد PDF های کوچکتر است.
• PDF Compressor: ابزار PDF Compressor نیز یک برنامه دیگر برای فشرده سازی فایل های PDF است که به شما امکان می دهد حجم فایل های PDF خود را کاهش دهید. این برنامه قابلیت فشرده سازی فایل های PDF با حفظ کیفیت را دارد و به شما امکان می دهد تا فایل های PDF را برای ارسال ایمیل یا به اشتراک گذاری در وبسایت ها منتشر کنید.

برخی از این برنامه ها ممکن است فایل را به صورت خودکار فشرده کنند، در حالی که برخی دیگر ممکن است از شما بخواهند قبل از تکمیل فرآیند فشرده سازی چند مرحله را انجام دهید. به عنوان مثال، یک برنامه ممکن است از کاربر بخواهد که فایل را به عنوان یک PDF با اندازه کوچک ذخیره کند، که ممکن است بر کیفیت هر تصویر و فونت موجود در سند شما تأثیر بگذارد. می توانید کیفیت و اندازه PDF خود را پس از فشرده سازی با جستجوی آن در اکسپلورر فایل خود بررسی کنید.

بنابراین، اگر به دنبال راهی برای فشرده سازی یا تبدیل فایل های PDF خود به صورت آنلاین هستید، از این ابزارها و برنامه ها استفاده کنید. اینها روش های سریع، آسان و رایگانی برای کاهش حجم فایل های PDF شما هستند که به شما کمک می کنند فایل های PDF خود را به راحتی به اشتراک بگذارید یا آنها را ایمیل کنید.

مطالب مرتبط: ۱۱ مورد از بهترین پی دی اف خوان های رایگان

۴. PDF را به یک فایل ZIP تبدیل کنید

با انجام مراحل زیر می توانید سند خود را با تبدیل آن به یک فایل ZIP فشرده کنید:

1. فایل اکسپلورر خود را باز کنید.

2. PDF مورد نظر برای فشرده سازی را پیدا کنید.

3. روی فایل کلیک راست کنید.

4. “send to” را انتخاب کنید.

5. پوشه فشرده (زیپ شده) را انتخاب کنید.

اگر چندین سند بزرگ برای ارسال به یک شخص دارید یا می خواهید آنها را با هم ذخیره کنید، تبدیل فایل های PDF به این روش نیز می تواند کمک کننده باشد.

با این روش می توانید فایل های PDF خود را به یک فایل ZIP فشرده کنید و آنها را به صورت یک واحد ارسال کنید یا ذخیره کنید. این کار روشی کارآمد برای مدیریت و ارسال فایل های خود به صورت سریع و آسان است.

مطالب مرتبط: ۵ روش برای فشرده سازی یک فایل پاورپوینت (به علاوه نکات)

• پی دی اف چیست؟ راهنمای قطعی (با مزایا)
• نحوه ادغام فایل های PDF در رایانه های مک و ویندوز
• نحوه ذخیره یک صفحه از یک فایل PDF (با ۵ روش)
• نحوه حذف صفحات از PDF با استفاده از ۴ روش مختلف
• ۱۵ مورد از بهترین گزینه های PDF Reader رایگان برای سال ۲۰۲۴