طرح تداوم کسب و کار: چیست و چگونه می توان آن را ساخت

برنامه های تداوم کسب و کار برای هر سازمانی ضروری است و می تواند به آماده سازی شرکت برای رویدادهای غیرمنتظره کمک کند. با داشتن یک برنامه تداوم کسب و کار، اطمینان حاصل می کنید که افرادی که شرکت شما را اداره می کنند در صورت بروز فاجعه به خوبی آماده هستند.

در این مقاله از ایوسی، به این خواهیم پرداخت که طرح تداوم کسب و کار چیست، چرا مهم است و چگونه می توانید امروز یک طرح تداوم کسب و کار برای شرکت خود ایجاد کنید.

طرح تداوم کسب و کار چیست؟

طرح تداوم کسب و کار سندی است که اطلاعات مهمی را در مورد یک شرکت که در مواقع اضطراری یا رویداد غیرمنتظره مورد نیاز است، تشریح می کند. این طرح ممکن است شامل نکات و تکنیک های بازیابی و پیشگیری باشد که برای محافظت از شرکت در برابر تهدیدات و همچنین راهنمایی کارکنان و سایر پرسنل در صورت وقوع فاجعه استفاده می شود. اکثر کسب و کارها یک طرح تداوم کسب و کار را مدت کوتاهی پس از تأسیس شرکت یا پس از آن آماده می کنند تا در صورت بروز شرایط اضطراری آماده و در دسترس باشد.

برای ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار، یک شرکت باید ابتدا تهدیدات و شرایط اضطراری بالقوه ای را که ممکن است در طول عمر خود با آن مواجه شود شناسایی کند. خطرات رایجی که یک شرکت ممکن است شناسایی کند شامل حملات سایبری و بلایای طبیعی (سیل، طوفان و غیره) است. هدف اصلی این است که تعیین کنیم چه نوع رویدادهایی بر توانایی یک شرکت برای فعالیت تأثیر می گذارد. هنگامی که این خطرات شناسایی شدند، یک طرح تداوم کسب و کار ممکن است موارد زیر را مشخص کند:

• چگونه تهدیدهای خاص بر توانایی یک شرکت برای فعالیت تأثیر می گذارد

• خسارت پیش بینی شده در صورت وقوع یک رویداد خاص

• ایجاد و اجرای رویه هایی که به کاهش خطرات ناشی از یک تهدید کمک می کند

• به طور منظم این روش ها را آزمایش کنید تا مطمئن شوید که موثر هستند

• برنامه تداوم کسب و کار را به طور سالانه (یا بیشتر اوقات) بررسی کنید تا مطمئن شوید که به روز و موثر است.

ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار می تواند به شرکت کمک کند تا در مواجهه با فاجعه به فعالیت خود ادامه دهد. بدون این طرح، یک شرکت ممکن است درآمد خود را از دست بدهد، هزینه های بالاتری را تجربه کند و به طور کلی کاهش سودآوری داشته باشد.

مطالب مرتبط: برنامه ریزی استراتژیک چیست؟ تعریف، تکنیک ها و مثال ها

چرا طرح تداوم کسب و کار مهم است؟

داشتن یک برنامه به روز تداوم کسب و کار می تواند به دلایل متعددی سودمند باشد. این طرح ها از این جهت مهم هستند که گام های عملی را برای شرکت در مواقع اضطراری ارائه می دهند. این می تواند اطمینان حاصل کند که پرسنل آماده هستند و می دانند که برای ادامه فعالیت شرکت با وجود شرایط نامطلوب چه کاری باید انجام دهند.

علاوه بر این، یک طرح تداوم کسب و کار مهم است زیرا:

• اطمینان حاصل می کند که در مواقع اضطراری همه در یک صفحه هستند

• کارکنان را برای رسیدگی به بلایا آماده می کند

• پرسنل را در مورد نحوه رسیدگی به شرایط اضطراری خاص آموزش می دهد

• به یک شرکت کمک می کند تا سیاست بیمه خود را بهتر درک کند و برای مواردی که تحت پوشش بیمه نامه نیست آماده شود

• در صورت وقوع فاجعه ممکن است از توقف بیش از حد جلوگیری کند

• به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا از تهدیدات یا ضعف‌های بالقوه درون سازمان آگاه شوند

• می تواند به کسب و کارها کمک کند تا علی رغم شرایط اضطراری به ارائه خدمات به مشتریان ادامه دهند

هرچه یک طرح تداوم کسب و کار دقیق تر باشد، شرکت احتمالاً در صورت مواجهه با یک موقعیت یا رویداد اضطراری آمادگی بیشتری خواهد داشت.

مطالب مرتبط: درباره مشاور کسب و کار بیاموزید

چگونه یک طرح تداوم کسب و کار ایجاد کنیم

ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار اغلب شامل چندین مرحله است که یک شرکت باید برای برنامه ریزی موثر برای یک فاجعه دنبال کند. موارد زیر متداول‌ترین مراحلی است که هنگام تدوین برنامه تداوم کسب‌وکار استفاده می‌شود:

۱. تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار را آماده کنید

اولین گام برای ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار، تدوین تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار است. این تجزیه و تحلیل به بررسی عملکردهای یک کسب و کار تحت تأثیر بلایای مختلف و همچنین تأثیرات این تأثیرات بر سازمان می پردازد.

تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار باید شامل تأثیر عملیاتی و مالی باشد که از دست دادن کسب و کار بر یک شرکت خواهد داشت و همچنین زمانی که این ضرر بیشترین تأثیر را بر شرکت می گذارد. تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار به سازمان ها اجازه می دهد تا تعیین کنند کدام فرآیندهای تجاری بیشترین تأثیر را بر عملکردهای عملیاتی و مالی شرکت خواهند داشت.

۲. راهبردهای بازیابی را شناسایی کنید

هنگامی که تأثیری که از دست دادن کسب و کار بر یک شرکت خواهد گذاشت، شناسایی شد، گام بعدی در ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار، تعیین استراتژی های بازیابی است که می تواند برای بازیابی مهم ترین عملکردهای یک کسب و کار استفاده شود.

به عنوان مثال، این بخش ممکن است به سؤالاتی پاسخ دهد مانند اینکه اگر خطوط تلفن یا رایانه از کار بیفتد، چه وسایل ارتباطی دیگری در دسترس است، کدام محصولات یا خدمات مهم‌تر هستند و باید ابتدا بازیابی شوند و چه مسائلی باید در ۲۴ اولین مورد بررسی شود. ۴۸ ساعت پس از وقوع یک رویداد غیرمنتظره.

۳. برنامه ریزی کنید و تیم ها را سازماندهی کنید

بسیاری از شرکت ها تیمی را تشکیل می دهند که به توسعه طرح تداوم کسب و کار و چارچوب خاص آن کمک می کند. این تیم معمولاً از افرادی تشکیل می شود که مسئول اجرای طرح تداوم کسب و کار در صورت بروز فاجعه هستند.

۴. تیم تداوم کسب و کار را آزمایش کنید و برنامه ریزی کنید

برای اطمینان از موثر و واضح بودن طرح و اینکه تیم قادر به دنبال کردن برنامه است، باید آزمایشاتی انجام شود. آزمایش را می توان با شبیه سازی سناریوهای مختلف ریسک و اینکه تیم نقش تعیین شده خود را در هر سناریو ایفا کند انجام داد. تیم ها همچنین باید به طور منظم آموزش ببینند و در مورد هر گونه تغییر در برنامه یا پیشرفت در فناوری که می تواند در شرایط اضطراری کمک کند، به روز نگه داشته شوند.

مطالب مرتبط: انواع مختلف آموزش در محل کار چیست؟

نحوه تجزیه و تحلیل تأثیر تداوم کسب و کار

برای بسیاری از شرکت ها، اولین گام در ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار، تجزیه و تحلیل تأثیری است که یک موقعیت خاص بر عملیات شرکت خواهد داشت. این اغلب به عنوان تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار شناخته می شود. مراحل زیر می توانید برای انجام تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار برای شرکت خود انجام دهید:

۱. تاثیر را تعیین کنید

تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار باید تأثیر پیش بینی شده ای را که یک موقعیت خاص ممکن است بر شرکت شما داشته باشد مشخص کند. به عنوان مثال، ممکن است از دست دادن فروش، تاخیر درآمد، جریمه های نظارتی، افزایش هزینه ها و نارضایتی مشتری را به عنوان بخشی از تاثیری که یک رویداد غیرمنتظره بر سازمان شما داشته باشد، در نظر بگیرید. شما باید تاثیر انواع سناریوهای ریسک را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که فهرست تاثیر شما جامع است.

۲. مدت و زمان وقوع یک رویداد غیرمنتظره را مشخص کنید

تعیین اینکه چه زمانی یک ریسک خاص بیشترین تأثیر را بر شرکت شما خواهد داشت نیز گام مهمی در تجزیه و تحلیل تأثیر تجاری است. به عنوان مثال، اگر در نیمه شب دچار قطعی برق شده باشید، ممکن است ضرر زیادی نداشته باشید.

با این حال، اگر در طول ساعات کار یا چندین روز در یک زمان، برق خود را از دست بدهید، به احتمال زیاد با ضرر قابل توجهی در تجارت مواجه خواهید شد. همچنین، اگر شما یک فروشگاه خرده‌فروشی هستید و موقعیت مکانی شما در هفته‌های منتهی به کریسمس پر از آب می‌شود و از تجارت خارج می‌شود، ممکن است کسب‌وکارتان بسیار بیشتر از زمانی که همان سناریو در یک دوره کندتر اتفاق می‌افتد از دست بدهید.

۳. از نظرسنجی استفاده کنید

علاوه بر مراحل ذکر شده در بالا، باید به بررسی پرسنل سازمان خود که با فرآیندهای آن آشنا هستند نیز فکر کنید. درخواست نظرات دیگران در مورد تأثیرات احتمالی یک خطر می تواند به شما کمک کند تا همه سناریوهای ممکن را پوشش دهید و بهتر آماده شوید.