نحوه نوشتن دستور جلسه: نکات، الگو و نمونه

هنگام رهبری یک جلسه کاری، ممکن است شما مسئول مدیریت تعداد زیادی از افراد و وظایف باشید. یک دستور کار جلسه موثر می تواند به شما کمک کند مطمئن شوید که در مورد تمام مطالب لازم بحث می کنید، جلسه را در موضوع نگه دارید و اطمینان حاصل کنید که گروه شما از زمان به نحو احسن استفاده می کند.

در این مقاله از ایوسی، نحوه ایجاد یک دستور کار جلسه را توضیح خواهیم داد که به شما کمک می کند تا هر جلسه را به طور موثر رهبری کنید.

دستور جلسه چیست؟

دستور جلسه لیستی از موضوعات یا فعالیت هایی است که می خواهید در طول جلسه به آنها بپردازید. هدف اصلی دستور کار این است که به شرکت کنندگان یک طرح کلی واضح از آنچه باید در جلسه اتفاق بیفتد، هدایت هر کار و مدت زمانی که هر مرحله باید طول بکشد، ارائه دهد. داشتن این اطلاعات قبل و در طول جلسه باید اطمینان حاصل کند که آن به طور کارآمد و سازنده پیش می رود.

نحوه نوشتن دستور جلسه

چه جلسه ای کوتاه و یک ساعته داشته باشید و چه جلسه ای که یک روز کامل طول بکشد، می توانید از این مراحل برای کمک به نوشتن دستور کار استفاده کنید:

1. اهداف جلسه را مشخص کنید.

2. از شرکت کنندگان نظر بخواهید.

3. سوالاتی را که می خواهید به آنها بپردازید فهرست کنید.

4. هدف هر کار را مشخص کنید.

5. زمان صرف کردن برای هر موضوع را تخمین بزنید.

6. مشخص کنید چه کسی هر موضوع را رهبری می کند.

7. هر جلسه را با یک بررسی به پایان برسانید.

مطالب مرتبط: دانلود مجموعه فرم های ضروری فروش

۱. هدف جلسه را مشخص کنید

هنگامی که با هدف خود شروع می کنید، می توانید مطمئن شوید که هدف جلسه مشخص است و هر کاری که می خواهید پوشش دهید با هدف شما مرتبط است. مطمئن شوید که یک هدف دست یافتنی برای متمرکز نگه داشتن جلسه خود تا حد امکان تعیین کرده اید. به عنوان مثال، هدف جلسه برای تصویب بودجه تبلیغات ماهانه شرکت، دست یافتنی تر از هدفی برای بهبود کلی هزینه است.

۲. از شرکت کنندگان نظر بخواهید

اگر می خواهید شرکت کنندگان خود را در طول جلسه درگیر نگه دارید، از قبل نظر آنها را بخواهید تا مطمئن شوید که جلسه نیازهای آنها را برآورده می کند. می‌توانید از آن‌ها بخواهید پیشنهاد کنند که چه موضوعاتی را می‌خواهند پوشش دهند یا چه سؤالاتی دارند. هنگامی که فهرستی از ایده‌های شرکت‌کنندگان را تهیه کردید، می‌توانید آن‌ها را مرور کنید و تصمیم بگیرید که در نهایت کدام موارد را شامل می‌شوید.

۳. سؤالاتی را که می خواهید به آنها بپردازید فهرست کنید

هنگامی که هدف جلسه خود را دانستید و در مورد موضوعاتی که می خواهید پوشش دهید ایده هایی دارید، سؤالاتی را که باید در طول جلسه به آنها پاسخ دهید فهرست کنید. برخی از برنامه های جلسات به سادگی یک موضوع را به عنوان یک عبارت فهرست می کنند، به عنوان مثال: ” تجهیزات اجاره ای. با این حال، می‌توانید با بیان نکات بحث به عنوان سؤال، هدف هر مورد را روشن کنید. به عنوان مثال، می توانید بنویسید: « در چه شرایطی باید به جای خرید تجهیزات، اجاره آن را در نظر بگیریم؟ این اعلان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که شما در حال دعوت به بحث و جمع‌آوری تمام اطلاعات مورد نیاز برای هر موضوع دستور کار هستید.

۴. هدف هر کار را مشخص کنید

هر کاری که در طول جلسه خود انجام می دهید باید هدفی داشته باشد. به طور معمول، سه هدف اصلی به اشتراک گذاری اطلاعات، جستجوی ورودی یا تصمیم گیری است. همانطور که در حال انجام برنامه خود هستید، هدف هر کار را یادداشت کنید. این مرحله به شرکت کنندگان در جلسه کمک می کند تا بدانند چه زمانی نظر آنها را می خواهید و چه زمانی زمان تصمیم گیری فرا رسیده است.

۵. زمان صرف کردن برای هر موضوع را تخمین بزنید

در مرحله بعد، تخمین بزنید که چقدر زمان برای هر کار اختصاص می دهید. این بخش از دستور کار به شما اطمینان می دهد که زمان کافی برای پوشش دادن تمام موضوعاتی که برای جلسه خود برنامه ریزی کرده اید دارید. همچنین به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا نظرات و سؤالات خود را متناسب با چارچوب زمانی تنظیم کنند.

می‌توانید با دادن زمان بیشتر به مواردی که پیش‌بینی می‌کنید بحث بیشتر طول بکشد یا زمان‌بندی مواردی که اهمیت بالاتری دارند در اوایل بحث برای اطمینان از پوشش موضوعات حیاتی، بازه زمانی خود را بهینه کنید. اگر افراد زیادی دارید که به جلسه شما می آیند، حتی ممکن است زمان را روی موضوعات خاصی محدود کنید تا مکالمه را ساده کنید، در صورت لزوم تصمیم گیری سریع را تشویق کنید و جلسه را طبق برنامه نگه دارید.

بیشتر بخوانید: ۸ تکنیک مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

۶. مشخص کنید که چه کسی هر موضوع را رهبری می کند

گاهی اوقات، شخص دیگری غیر از رهبر جلسه بحث را در مورد موضوع رهبری می کند. اگر قصد دارید افراد دیگری در طول جلسه خود در موضوعات میانجیگری کنند، می توانید آنها را در موضوع مربوطه خود شناسایی کنید. این مرحله کمک می کند تا جلسه به آرامی برگزار شود و اطمینان حاصل شود که همه برای مسئولیت های خود آماده هستند.

۷. هر جلسه را با مروری به پایان برسانید

وقت گذاشتن برای پایان دادن به هر جلسه با مرور می تواند به شرکت کنندگان کمک کند تا بهتر بفهمند چه تصمیماتی گرفته اند و چه اطلاعاتی را مورد بحث قرار داده اند تا بتوانند اقدامات لازم را بعد از جلسه انجام دهند. در طول این بررسی، شما و شرکت‌کنندگان جلسه باید در نظر داشته باشید که چه چیزی در طول جلسه خوب بوده و چه چیزی نیاز به بهبود دارد. با صرف چند دقیقه برای بررسی این سوالات، می توانید مطمئن شوید که جلسه بعدی شما حتی موثرتر است.

الگوی دستور جلسه

در اینجا یک طرح کلی وجود دارد که می توانید تقریباً برای هر نوع جلسه ای تنظیم کنید:

برنامهی جلسه

تاریخ:
زمان:
مکان:

جزئیات دستور کار

اهداف:

۱. شرح دستور جلسه یک

زمان: هدف: رهبر:

الف. اظهارات
ب. اظهارات
ج. ملاحظات

۲. شرح دستور جلسه دوم

زمان: هدف: رهبر:

الف. اظهارات
ب. اظهارات
ج. ملاحظات

۳. شرح دستور جلسه سه

زمان:
هدف: رهبر:

الف. اظهارات
ب. تذکرات تکمیلی
ج. تذکرات تکمیلی
د. اظهارات
ی. ملاحظات

۴. شرح دستور جلسه چهار

زمان: هدف: رهبر:

الف. اظهارات
ب. اظهارات
ج. ملاحظات

۵. شرح دستور جلسه پنج

زمان:
هدف:
رهبر:

الف. اظهارات
ب. تذکرات تکمیلی
ج. تذکرات تکمیلی
د. تذکرات تکمیلی
ی. اظهارات
ه. ملاحظات

۶. پایان بررسی جلسه

زمان:
هدف: رهبر:

الف. در این جلسه چه کارهایی را به خوبی انجام دادیم؟
ب در جلسه بعدی چه کاری متفاوت باید انجام دهیم؟

نمونه دستور جلسه

شما می توانید از نمونه برنامه جلسات زیر هنگام ایجاد دستور کار خود استفاده کنید:

برنامه‌ی جلسه

تاریخ: ۵ اردیبهشت ۱۳۹۹
زمان: ۱۳:۰۰
مکان: اتاق کنفرانس A

جزئیات دستور کار

*اهداف:  کمپین های بازاریابی سال گذشته را مرور کنید، رکودهای فصلی در تقاضای محصول را شناسایی کنید، راه هایی را برای افزایش تقاضا در طول این رکودها بررسی کنید و مطمئن شوید که برای کمپین بازاریابی بعدی آماده هستیم.*

۱. کمپین های بازاریابی سال گذشته را مرور کنید.

زمان: ۱۵ دقیقه
هدف: به اشتراک گذاری اطلاعات
رهبر: احمد باقری

الف. کمپین های بازاریابی سال گذشته را ارائه دهید.
ب بعد از هر کمپین اعداد فروش را مرور کنید.
ج مشخص کنید که کدام کمپین ها بیشترین تأثیر را دارند.

۲. چگونه تقاضای نوسان برای محصول خود را به بهترین نحو مدیریت کنیم؟

زمان: ۳۰ دقیقه
هدف:
رهبر تصمیم: جمال محسنی

الف. اعداد فروش چهار فصل گذشته را مرور کنید.
ب هر گونه روند در اعداد فروش را شناسایی کنید.
ج ایده های طوفان فکری در مورد چگونگی افزایش فروش در این رکودها.

۳. آماده شدن برای کمپین بازاریابی بعدی

زمان: ۱۵ دقیقه
هدف:
رهبر تصمیم: کیوان رضوی

الف. برای کمپین بازاریابی بعدی به چه چیزهایی نیاز داریم؟
ب. مواد کمپین بازاریابی پیوست شده را مرور کنید.
ج وظایف هر یک از اعضای تیم را مشخص کنید.
د چگونه اثربخشی این کمپین را پیگیری خواهیم کرد؟
ی اهداف فروش این کمپین را مرور کنید.

۴. پایان جلسه بررسی

زمان: ۵ دقیقه
هدف: تصمیم گیری

رهبر: احمد باقری
الف. در این جلسه چه کارهایی را به خوبی انجام دادیم؟
ب در جلسه بعدی چه کاری متفاوت باید انجام دهیم؟