هر آنچه که باید در مورد کار در خانه بدانید

بیشتر بخوانید: غلبه بر ۷ چالش رایج کار از خانه

بهره وری در هنگام کار از راه دور

در حالی که کار در خانه فواید خود را دارد، اما می تواند حواس پرت کننده باشد. کارها، کارهای خانگی، خانواده، همخانه، تلویزیون، شبکه های اجتماعی و حیوانات خانگی می توانند به راحتی توجه شما را معطوف کنند. در اینجا چند نکته برای از بین بردن حواس پرتی و افزایش بهره وری در حین کار از خانه آورده شده است:

۱. برای موفقیت لباس بپوشید.

ممکن است وسوسه انگیز باشد که از رختخواب بیرون بیایید و با لباس خواب به سمت لپ تاپ خود بروید. اگر لباس خواب بپوشید، قرار دادن مغزتان در حالت بهره وری بسیار سخت تر است. سعی کنید برنامه منظم صبحگاهی خود را حفظ کنید تا حد و مرزی بین کار و زندگی در خانه تعیین کنید.

به جای رفت و آمد صبحگاهی، ممکن است فعالیت دیگری را برای افزایش بهره وری امتحان کنید، مانند پیاده روی، تمرین سبک یا مدیتیشن. سپس، لباس بپوشید و برای روز خود آماده شوید و یک صبحانه سالم درست کنید. لباس پوشیدن برای کارهایی که پیش رو دارید باعث می شود که انگیزه بیشتری داشته باشید و همچنین در صورت ملاقات های ویدیویی غیرمنتظره تمرین مفیدی است.

۲. یک برنامه زمانبندی تنظیم و دنبال کنید.

مهم است که ساعات کاری خود را از زمان خانه شخصی خود جدا کنید. برای شفافیت، به مدیر خود بگویید که چه زمانی ساعات کاری شما در خانه کار می‌کنید و در تقویم خود مشخص کنید چه زمانی در دسترس هستید.

در اینجا چند نکته در مورد مدیریت برنامه روزانه برای بهینه سازی بهره وری آورده شده است :

• هر روز تعطیل را با مرور وظایفی که باید انجام دهید تا به سمت اهداف خود در آن روز و در طول هفته انجام دهید، شروع کنید.
• با درک زمان سرمایه گذاری، پیچیدگی و تاثیر هر کدام، وظایف خود را اولویت بندی کنید.
• به‌روزرسانی‌های وضعیت کلیدی را به مدیر خود و سایر اعضای تیم در زمان توافق شده ارائه دهید.
• استراحت های برنامه ریزی شده را به طور منظم برای کشش، بیرون رفتن و استراحت به مغز خود انجام دهید.

سلامتی و بهره وری زمانی آسیب می بیند که استراحت های منظمی برای مغز و بدن خود ایجاد نکنیم. مغز مانند هر ماهیچه دیگری است – نیاز به استراحت دارد. این وقفه ها می توانند هر شکلی داشته باشند، از جمله:

• مدیتیشن
• خواندن یک فصل از یک کتاب
• گوش دادن به پادکست
• انجام یک ویدیوی کوتاه یوگا
• قدم زدن

۳. یک فضای کاری ایجاد کنید.

در صورت امکان، بهتر است فضای جداگانه ای در خانه خود برای کار در نظر بگیرید. این به شما کمک می کند تا فعالیت های خانه و محل کار خود را از هم جدا کنید و زمانی که در فضای تعیین شده خود کار می کنید، بهره وری را افزایش دهید. با دوستانتان، هم اتاقی‌هایتان ارتباط برقرار کنید که با وجود اینکه در خانه هستید، در ساعات کاری برنامه‌ریزی شده‌تان از محدودیت خارج هستید.

فناوری ویدیو نیز ابزاری باورنکردنی برای استفاده از راه دور است. این به ما کمک می کند حتی زمانی که از هم دور هستیم ارتباط برقرار کنیم. برای بهینه سازی جلسات ویدیویی خود، باید:

• قبل از جلسات مهم، میکروفون، اسپیکر و دوربین رایانه خود را آزمایش کنید تا مطمئن شوید که کار می کنند.
• هنگام حضور در جلسات از پس زمینه فیزیکی خود آگاه باشید، در صورت نیاز به چیزی حرفه ای تر تغییر دهید.
• تا حد امکان از دوربین فیلمبرداری خود استفاده کنید—روشن نگه داشتن دوربین می تواند درک و ارتباط را بهبود بخشد.

۴. به فرسودگی توجه کنید.

ادغام فضای کار و فضای خانه می تواند منجر به عدم وجود مرزها و شکستگی شود. با مدیر و تیم خود در مورد نتایج مورد انتظار کار هماهنگ شوید تا کمتر روی میزان کار خود و بیشتر روی آنچه به دست می آورید تمرکز کنید.

اگر هنوز احساس می‌کنید بیش از حد کار می‌کنید، تشریفات شروع و توقف کار، لحظات حرکت اجباری (مانند راه رفتن سگ، حرکات کششی برنامه‌ریزی‌شده) و استراحت‌های بازی‌سازی را ایجاد کنید. برای مثال، روش پومودورو را با تمرکز به مدت ۲۵ دقیقه، سپس یک استراحت اجباری پنج دقیقه ای امتحان کنید. در اینجا چند روش اضافی برای ایجاد مرز در محل کار و زمان خانه وجود دارد:

• کامپیوتر خود را در پایان روز خاموش کنید.
• از باز کردن ایمیل یا چت آنلاین خود پس از اینکه تصمیم به خارج شدن گرفتید خودداری کنید.
• فعالیتی را شناسایی کنید که تقریباً در زمانی که نیاز به قطع ارتباط دارید شروع می شود، مانند یک کلاس تمرینی، کار یا قرار ملاقات با یک دوست.

ارتباط با هم تیمی های از راه دور

هنگام کار از خانه، ارتباطات حضوری محدود است. این بدان معناست که شما نمی توانید از طریق صحبت های کوچک و ارتباطات غیرکلامی مانند زبان بدن و حالات چهره به ایجاد رابطه اعتماد کنید. برای حفظ ارتباطات سالم با همکاران در حین کار از راه دور، در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:

۱. استند آپ های روزانه یا هفتگی را برنامه ریزی کنید.

برای تیم‌های نرم‌افزار، استندآپ یک جلسه روزانه است که تیم اصلی را درگیر می‌کند، پیشرفت را برجسته می‌کند و به مسدودکننده‌های پرچم کمک می‌کند. در قالب استاندارد یک استندآپ، هر یک از اعضای تیم برای پاسخ به این سوالات آماده می شوند:

• دیروز روی چه چیزی کار کردم؟
• من امروز روی چه چیزی کار می کنم؟
• چه مسائلی مرا مسدود کرده است؟

تقویت روزانه به اشتراک گذاری موفقیت ها و برنامه های فردی، همه را در مورد مشارکت کلی تیم در سازمان هیجان زده نگه می دارد.

۲. چت آنلاین را «دفتر اصلی» خود قرار دهید.

بسیاری از شرکت‌ها و تیم‌ها از چت آنلاین برای حفظ ارتباط شخصی و موضوعات مرتبط با کار استفاده می‌کنند. ممکن است در نظر داشته باشید کانال‌هایی ساده ایجاد کنید که در آن افراد می‌توانند به‌روزرسانی‌هایی را درباره موضوعات غیرمرتبط با کار مانند آشپزی، ورزش یا حیوانات خانگی به اشتراک بگذارند. همچنین باید به طور منظم از چت برای برقراری ارتباط هر چه بیشتر در مورد اهداف کلیدی و پیشرفت به سمت آنها استفاده کنید.

۳. مبارزه با ارتباطات نادرست.

برقراری ارتباط از راه دور می تواند منجر به سوءتفاهم و سوء تفاهم شود. این تا حدی به این دلیل است که بافت غنی ارتباطات چهره به چهره (از جمله زبان بدن و حالات چهره) تمایل دارد در قالب نوشتاری فرو بریزد.

اگر متوجه شدید پیام‌های رفت و برگشتی یا لحن منفی وارد می‌شوند، از آن به عنوان نشانه‌ای برای استفاده از تلفن یا ویدیو استفاده کنید. اگر متوجه می‌شوید که از پیام کسی آزرده یا آزرده خاطر شده‌اید، به یاد داشته باشید که ما تمایل داریم پیام‌های نوشتاری خنثی را منفی تلقی کنیم. وقتی شک دارید، صحبت کنید. برای درک مقاصد همکارتان سؤال بپرسید.

مرتبط: موانع ارتباطی رایج (با مثال)

۴. روحیه تیمی را حفظ کنید.

هنگام کار از خانه، ایجاد فضاهایی برای تعامل با هم تیمی های خود فراتر از پروژه ها و به روز رسانی وضعیت، مهم تر از همیشه است. کار از راه دور می تواند احساس تنهایی را به همراه داشته باشد که ممکن است برخی افراد را غافلگیر کند. در اینجا چند راه برای اتصال در حین کار از خانه آورده شده است:

• از چت آنلاین به عنوان آبسردکن و ساعت شادی دفتر خود استفاده کنید.
• برای بحث در مورد موضوعات سرگرم کننده، مانند کتابی که همه با هم برای خواندن انتخاب می کنید یا کار خانگی مورد علاقه خود از غذاهای خانگی، یک گپ ویدیویی اختیاری در زمان ناهار تنظیم کنید.
• تیم‌سازی مجازی می‌تواند به جایگزینی اشکال ارزشمند ارتباط حضوری که در دفتر راه دور وجود ندارد، کمک کند.

مدیریت یک تیم از راه دور

رهبری از راه دور می تواند مجموعه خاصی از چالش های منحصر به فرد را ایجاد کند، به خصوص اگر این یک انتقال جدید برای شما یا تیم شما باشد. برنامه ریزی، ارتباط و انتظارات می تواند به حفظ رضایت و بهره وری کمک کند.

در اینجا چند نکته برای مدیریت یک تیم راه دور آورده شده است:

۱. توقعات واضح را به اشتراک بگذارید.

یک لحظه برای برنامه ریزی وقت بگذارید. به چه چیزی نیاز دارید، تا چه زمانی و چه تغییراتی ممکن است در برنامه و اهداف سه ماهه اصلی خود ایجاد کنید؟ آن را تایپ کنید تا بتوانید در مورد آن با تیم خود بحث کنید. هنگام ایجاد سندی که به عنوان منبع حقیقت عمل می کند، از سوء تفاهم جلوگیری خواهید کرد. همچنین ممکن است سند را با سهامداران و سایر تیم هایی که با آنها همکاری می کنید به اشتراک بگذارید.

یک جلسه تیمی را برنامه ریزی کنید تا در مورد اینکه آیا انتظارات جدیدی وجود دارد و اینکه چه چیزی با کار از راه دور تغییر کرده است، صحبت کنید. در دستور کار خود قرار دهید:

• مسئولیت های هدف و مالکیت
• هر چند وقت یک‌بار به‌روزرسانی‌ها انتظار می‌رود و به چه شکلی (کتبی، چت ویدیویی، ضبط، ایستاده)
• هنجارهای ارتباطی (از کدام فناوری می خواهید برای هر نوع پیام، زمان پاسخ مورد انتظار، زمان تاریک و غیره استفاده کنید)

۲. ۱-۱ زمان خود را گرامی بدارید و از آن محافظت کنید.

۱-۱ زمانی است برای اطمینان از اینکه شما و هر یک از اعضای تیمتان برای رسیدن به هدف(های) یکسانی کار می کنید، کاری که در حال تکمیل است کار درستی است، و مهمتر از همه، بررسی وضعیت رفاهی تعامل تیم شما

بررسی‌های منظم از بروز مشکلات بزرگ‌تر جلوگیری می‌کند، امکان بازخورد فوری و منظم را فراهم می‌کند و ارتباطات باز را ترویج می‌کند. زمانی که یک به یک با اعضای تیم خود اختصاص دهید، هنگام مدیریت یک تیم به صورت مجازی مهم تر و مهم تر می شود. سعی کنید هر هفته بین ۳۰ دقیقه تا یک ساعت به هر یک از گزارش های مستقیم خود به مدت ۱-۱ اختصاص دهید.

بیشترین بهره را از ۱-۱ ببرید

بسیاری از عوامل تعیین کننده بهترین راه برای ساختار جلسات شما برای موفقیت هستند، از جمله نیازهای عاطفی افرادی که مدیریت می کنید، رابطه شما و سطح تجربه اعضای تیم. مهمترین عنصر در موفقیت ۱-۱ ایجاد فضایی است که افراد در آن احساس راحتی کنند که در مورد مسائل و نگرانی های ذهن خود بحث کنند. این جلسات در درجه اول برای کارمند است و مشارکت آنها حیاتی است.

نکته حرفه ای: یک دستور کار مشترک را از قبل پر کنید. این به شما کمک می کند تا قبل از جلسه زمینه را فراهم کنید و همچنین به هر دو طرف اجازه می دهد تا مالکیت جلسه را در اختیار بگیرند. تایم باکس موضوعاتی که می دانید باید پوشش دهید.

با توجه به پوشش رسانه ای دائماً در حال تحول COVID-19 و این روش جدید کار از راه دور برای برخی، این امکان وجود دارد که تیم شما احساس ناراحتی یا اضطراب کند. یکی از مسئولیت های یک مدیر این است که اطمینان حاصل کند که تیم شما همیشه احساس حمایت و آگاهی می کند.

۱-۱ خود را با یک سوال باز شروع کنید. این اجازه می دهد تا مهم ترین و مهم ترین موضوعات ذهنی ظاهر شوند. در اینجا چند سوال وجود دارد که ممکن است امتحان کنید:

• چه احساسی دارید؟
• در ذهنت چه میگذرد؟
• آیا احساس می کنید اولویت های مشخصی دارید؟
• آیا احساس می کنید در جریان هستید؟
• آیا احساس می کنید از بقیه اعضای تیم جدا شده اید؟
• در مورد چه چیزی بیشتر هیجان زده هستید؟
• بیشتر از همه نگران چه چیزی هستید؟
• چگونه می توانم به شما کمک کنم؟

هنگامی که پاسخ آنها را به طور کامل شنیدید، تسهیل کننده راه حل ها باشید. کشف کنید که آنها در مورد چه چیزی هیجان زده هستند، چگونه می توانید آنها را راهنمایی کنید تا موفق شوند، و آنها را برای انجام بهترین کار خود باز کنید.

۳. اغلب بازخورد ارائه دهید.

اگر کارمندان با کار در یک محیط اداری که در آن روزانه بازخورد دریافت می کنند بیشتر آشنا باشند، سکوت در یک موقعیت از راه دور می تواند باعث عدم اطمینان یا سردرگمی شود. وقتی چیز دیگری نمی شنوید آسان است که بدترین چیز را در مورد کار خود فرض کنید. بازخورد منظم به کارمندان اجازه می‌دهد بدانند که در کجا ایستاده‌اند، همه را در یک صفحه قرار می‌دهد، و احتمال غافلگیری و اختلافات را در طول بررسی رسمی‌تر کاهش می‌دهد.

۴. اطلاعات مربوطه را به روشی سریع، فراگیر و سازماندهی شده به اشتراک بگذارید.

کارمندان را با به اشتراک گذاشتن اطلاعات به طور گسترده با همه اعضای تیم به موقع در جریان بگذارید. رهبری شما برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات مرتبطی که باید در اختیار تیم خود قرار دهید، ضروری است. وقت بگذارید تا بفهمید چه چیزی در جریان است، چرا و چه چیزی از تیم شما خواسته می شود.

بسته به پیام و پیامدهای آن، رسانه مناسب یا ترکیبی را انتخاب کنید. برخی از پیام‌ها به یک ایمیل و سپس یک جلسه تیم نیاز دارند. هنگام کار از راه دور، به خصوص در ابتدا، ارتباط بیشتر بهتر از کمتر است. گاهی اوقات (و بسته به سبک ارتباطی خود) می توانید یک ایمیل طولانی را با یک ویدیو جایگزین کنید.