سیستم مدیریت استخدام (RMS) چیست؟ (به علاوه نکات)

سیستم های مدیریت استخدام ابزارهایی هستند که به مدیران استخدام کمک می کنند تا بهترین کاندید ممکن را برای یک موقعیت خاص پیدا کنند. شیوه های استخدام موثر و مدیریت تیم می تواند به تیم ها کمک کند بهره وری و گردش کار کارآمد را حفظ کنند. اگر علاقه مند به معرفی یک سیستم مدیریت استخدام یا درخواست برای شرکتی هستید که از آن استفاده می کند، دانستن نحوه عملکرد این سیستم ها می تواند به شما در انجام موفقیت آمیز این کار کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، سیستم مدیریت استخدام چیست، چگونه کار می‌کند، ویژگی‌های کلیدی، مزایای اصلی، چه کسی ممکن است از آنها استفاده کند و نکاتی برای انتخاب بهترین سیستم برای نیازهای شما را مورد بحث قرار می‌دهیم.

سیستم مدیریت استخدام چیست؟

سیستم  مدیریت استخدام (RMS) ابزاری است که به افراد کمک می‌کند فرآیندهای استخدام و جذب را برای یک شرکت مدیریت کنند. این سیستم ها ممکن است به استخدام کنندگان و مدیران استخدام کمک کنند تا فرآیندهای استخدام خود را سازماندهی کنند، وظایف تکراری را خودکار کنند و داده ها را به طور موثر مدیریت کنند. به طور خاص، آنها می توانند در کارهایی مانند:

• یافتن نامزدهای مناسب

• بررسی اپلیکیشن ها

• پیگیری نامزدها

• سازماندهی مواد کاربردی، مانند نامه های پوششی و رزومه

• ایجاد نکات برجسته پروفایل نامزد

• ارسال هشدار برای موقعیت هایی که با اعتبار نامزد مطابقت دارند

مطالب مرتبط:  چگونه یک استخدام کننده شویم

یک سیستم مدیریت استخدام چگونه کار می کند؟

استخدام اغلب شامل مرتب سازی از طریق کاغذبازی یا اسناد آنلاین است. سیستم های مدیریت استخدام به کارفرمایان اجازه می دهد تا فرآیند استخدام خود را کارآمدتر کنند. یک سیستم مدیریت استخدام ممکن است از نرم افزار مبتنی بر ابر برای ایجاد فرآیند استخدام کارآمدتر با استفاده از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده ها و ویژگی های مدیریت ارتباط با مشتری استفاده کند.

مطالب مرتبط:  ۱۳ استراتژی استخدام برای کمک به شما در یافتن بهترین نامزدها

ویژگی های مدیریت استخدام

سیستم‌های مدیریت استخدام می‌توانند به ساده‌سازی فرآیند استخدام برای شرکت‌هایی با ویژگی‌های مدیریتی متنوع کمک کنند. سیستم‌های مختلف دارای ویژگی‌های منحصربه‌فردی هستند که می‌توانند بسته به نیاز متخصصان، به طور متفاوتی از آنها بهره ببرند. بسیاری از این ویژگی ها به کاربران اجازه می دهد تا داده ها را وارد کنند، سپس ابزارهایی برای سازماندهی یا تجزیه و تحلیل آن داده ها ارائه دهند.

یک سیستم مدیریت استخدام ممکن است شامل ویژگی هایی مانند:

• مدیریت فهرست مشاغل: یکی از ویژگی های مشترک توانایی ایجاد لیست مشاغل و مدیریت کارآمد آنها است.

• مدیریت وب سایت شغلی: برخی از RMS به تیم های استخدام کمک می کند تا تابلوهای شغلی یا وب سایت های خود را بهبود بخشند تا نامزدهای بالقوه تجربه کاربری مثبتی داشته باشند. این می تواند نامزدهای امیدوار کننده را تشویق کند که به روند درخواست ادامه دهند./li>

• مدیریت رزومه: ویژگی های مدیریت رزومه به کاربران این امکان را می دهد که رزومه های نامزد را آپلود کنند و رزومه هایی را جستجو کنند که به بهترین وجه با توضیحات موقعیت مطابقت دارند.

• منبع یابی کاندیدا: عملکردهایی برای تبلیغات خودکار فرصت های شغلی در کانال های مربوطه می تواند به استخدام مدیران کمک کند تا نامزدهای امیدوار کننده را تهیه کنند.

• ردیابی نامزدها: نرم‌افزار RMS اغلب شامل توابع جستجو می‌شود که به تیم‌های استخدام اجازه می‌دهد پروفایل‌های نامزدهای مناسب را مرور و ردیابی کنند.

• غربالگری نامزدها: برخی از سیستم‌ها همچنین می‌توانند به بررسی پیشینه داوطلبان برای اطمینان از اعتبار آنها کمک کنند.

• زمان‌بندی: برخی از رابط‌های RMS می‌توانند به مدیران استخدام کمک کنند تا مصاحبه‌ها، جلسات و ضرب‌الاجل‌ها را برنامه‌ریزی کنند، سپس این رویدادها را به‌طور خودکار با اشخاص مرتبط به اشتراک بگذارند.

مطالب مرتبط:  ۱۴ ویژگی برتر که کارفرمایان در کاندیداهای شغلی به دنبال آن هستند

مزایای سیستم های مدیریت استخدام

پیاده سازی یک RMS می تواند به روش های زیر برای تیم استخدام کننده مفید باشد:

شیوه های استخدام کارآمد ایجاد می کند

سیستم‌های مدیریت استخدام می‌توانند با محدود کردن جستجوها به نامزدهای مرتبط، کارایی را افزایش داده و قابلیت‌های ارزیابی را برای مدیران استخدام کنند. آنها همچنین می توانند با پیگیری پیشرفت آن نامزدها کمک کنند. این به مدیران استخدام اجازه می دهد تا با صرفه جویی در زمان، تلاش های استخدامی را بهبود بخشند.

این ابزارها همچنین می‌توانند روشی سیستماتیک برای شرکت‌ها برای مدیریت فرآیند استخدام و خودکارسازی وظایف، مانند یادآوری مهلت‌ها، فراهم کنند. آنها همچنین می توانند یادآورهای خودکار را برای کارفرمایان و نامزدها در مورد وظایف ضروری تنظیم کنند، که می تواند تعداد ایمیل های یادآوری یا پیگیری های لازم را در طول فرآیند کاهش دهد. این می تواند در مدیریت زمان هنگام استخدام چندین نامزد به طور همزمان مفید باشد، به ویژه در فصول اوج استخدام.

هزینه ها را کاهش می دهد

استفاده از RMS می تواند هزینه های مرتبط با استخدام اعضای تیم جدید را کاهش دهد. این به این دلیل است که ممکن است فرآیند استخدام را ساده کند و به کارکنان کمتری برای مدیریت رزومه و عضویت نیاز داشته باشد. این نوع فرآیند کارآمد و حرفه ای همچنین می تواند نرخ گردش مالی تیم را کاهش دهد و با کاهش نیاز به جایگزینی افرادی که تصمیم به ترک می گیرند، در پول شرکت صرفه جویی می کند.

فرصت هایی برای تأمل فراهم می کند

این ابزارها به استخدام پرسنل کمک می کنند تا پیشرفت را دنبال کنند و میزان موفقیت اعضای تیم استخدام شده را اندازه گیری کنند، که ممکن است به شناسایی میزان خوبی که یک کسب و کار استعدادهای جدید را جذب می کند کمک کند. این فرصت برای تأمل می تواند به آنها کمک کند تا برای بهبود شیوه های استخدام خود تغییراتی ایجاد کنند. نرم‌افزار RMS همچنین می‌تواند ابزارهایی را برای استخدام‌کنندگان برای بررسی عملکرد، ایجاد بینش و تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد نحوه مدیریت تیم‌های خود فراهم کند.

مطالب مرتبط:  ۲۰ معیار سنجش استخدام که برای فرآیند استخدام بهتر باید بدانید

یک رکورد مشترک ایجاد می کند

فرآیند استخدام که از یک RMS استفاده می کند ممکن است یک رکورد خودکار از همه برنامه ها ایجاد کند. همچنین یک پایگاه داده متمرکز از همه نامزدها ایجاد می کند و از طریق یک سیستم ذخیره سازی اسناد کارآمد شفافیت را ارائه می دهد. این می تواند ابزار مفیدی برای بهبود شیوه های استخدام سال به سال و ایجاد گزارش هایی در مورد پیشرفت استخدام باشد.

موارد مرتبط:  نکات پیشنهاد کار: چگونه یک پیشنهاد را ارزیابی و مذاکره کنیم

چه کسانی از سیستم های مدیریت استخدام استفاده می کنند؟

سیستم های مدیریت استخدام می تواند برای هر سازمانی مفید باشد. پرسنل تجاری که ممکن است از سیستم های مدیریت استخدام استفاده کنند عبارتند از:

• مدیران یا هماهنگ کنندگان منابع انسانی: یک بخش منابع انسانی ممکن است از سیستم مدیریت استخدام بیشتر از سایر اعضای تیم برای بررسی مشخصات نامزدها و افراد جدید استفاده کند.

• مدیران استخدام: مدیرانی که می خواهند اعضای تیم را در بخش خود استخدام کنند، ممکن است قبل از تماس با پرسنل منابع انسانی که تصمیمات نهایی را می گیرند، از سیستم های مدیریت استخدام برای انتخاب گزینه های بهینه خود استفاده کنند.

• رهبران بخش: برخی از مدیران بخش ممکن است از این سیستم ها برای وارد کردن نظرات خود در فرآیند استخدام شرکت خود استفاده کنند و ممکن است نامزدها را بر این اساس فیلتر کنند.

• اعضای کارکنان: کارکنان فعلی در یک شرکت همچنین ممکن است از سیستم‌های مدیریت استخدام برای درخواست یک موقعیت داخلی یا ارجاع به شرح شغل یا مدارک مربوطه استفاده کنند.

مطالب مرتبط:  فرآیند استخدام در ۷ مرحله (به علاوه نکات)

نکاتی برای انتخاب سیستم مدیریت استخدام

در اینجا چند نکته برای انتخاب و پیاده سازی سیستم مدیریت استخدام آورده شده است:

گزینه های ویژگی را در نظر بگیرید

برای یافتن سیستم مدیریت استخدام مناسب، ویژگی‌هایی را که می‌خواهید و اهدافی را که می‌خواهید به آن برسید، در نظر بگیرید. به عنوان مثال، ویژگی هایی مانند ادغام با سایر برنامه ها یا آپلود آسان رزومه در قالب های مختلف ممکن است مفید باشد. اگر علاقه مند به استخدام با یک سیستم مدیریت استخدام کارآمد هستید، در اینجا چند ویژگی کلیدی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• ارتباطات: این شامل ارسال ایمیل و پیام به نامزدها، ردیابی تعداد دفعاتی که نامزدها پیشنهادهای شغلی را مشاهده می کنند و نظارت بر زمان پذیرش پیشنهادات توسط نامزدها است.

• انتخاب: نرم افزار استخدام مناسب می تواند به معرفی آگهی استخدام شما به نامزدهایی که با شرایط شما مطابقت دارند کمک کند.

• سازگاری: همچنین مهم است که اطمینان حاصل کنید که نرم افزاری که انتخاب می کنید با شبکه رایانه شما سازگار است و هنگام سفر یا کار از راه دور به راحتی قابل دسترسی است.

مواد بازاریابی

علاوه بر ویژگی‌های سیستم، می‌توانید مواد بازاریابی مانند آزمایش‌های رایگان را در نظر بگیرید که به شما امکان می‌دهد تا از سیستم مدیریت نمونه بگیرید و قبل از خرید مطمئن شوید که آن چیزی است که به دنبال آن هستید. توصیفات و بررسی های آنلاین می تواند راهی عالی برای دریافت ایده ای از نحوه عملکرد محصول در دنیای واقعی باشد. در نهایت، پیشنهاداتی را از شرکت‌های مشابه در نظر بگیرید تا نظرات خود را در مورد اینکه چه نرم‌افزاری ممکن است مفیدتر باشد، اطلاع دهید.

آموزش میزبان

پس از انتخاب سیستم مدیریت استخدام، میزبانی جلسات آموزشی برای مدیران استخدام را در نظر بگیرید. این ممکن است به آنها اجازه دهد تا یاد بگیرند و با سیستم جدید سازگار شوند و به اطمینان از استفاده مؤثر کمک کنند. هنگامی که سیستم های مدیریتی را برای خرید بررسی می کنید، ممکن است در مورد امکان برگزاری یک جلسه آموزشی توسط شرکت نرم افزاری میزبانی شود.