آیا تا به حال برایتان پیش آمده است که کاری را باعجله و در یک ساعت، آن‌هم با کیفیتی قابل قبول انجام دهید. اما در بارهای بعدی و یا دفعات قبلی، برای انجام همان کار و یا کارهای مشابه چند روز وقت داشته باشید، منابع بیشتری را بررسی کنید و زمان بیشتری بگذارید، اما نتیجه ی نهایی تفاوت چندانی با کار انجام شده در یک ساعت نداشته باشد؟

یکی از مفاهیم رایج در مدیریت بویژه در حوزه ی مدیریت زمان و یا بهره وری و یا راهکارهای افزایش آنها، قانون پارکینسون می باشد؛ و بیانی که به صورت ساده درخصوص موضوع و مضمون این قانون بیان می کنند چنین است:

«هر کاری به اندازه‌ی زمانی که برای آن تخصیص داده شده به طول می انجامد.»

تاریخچه ی پیدایش قانون پارکینسون

این قانون در نیمه ی دهه ی پنجاه قرن بیستم (سال ۱۹۵۵) توسط یک تاریخ دان انگلیسی به نام سیریل نورث‌کوت پارکینسون (C. Northcote Parkinson، متولد ۱۹۰۹ و یکی از کارمندان دولت بریتانیا بود) مطرح شده که آن را برای اولین مرتبه در مقاله‌ ای و به صورت طنزآمیز در اکونومیست بدان اشاره شد. و البته در سال ۱۹۵۷ این قانون در قالب کتابی با همین نام (Parkinson’s law) نیز منتشر شد.

در زمان سیریل پارکینسون، دیوان‌ سالاری و بروکراسی (Bureaucratie، به‌ معنای یک سیستم کارکرد عقلانی و قانونمند) زاده ی فرهنگ جامعه ی بریتانیایی و امری تثبیت شده و کاملا رایج در ادارات بریتانیا بود به نحوی که اعتقاد مردم در آن زمان بر این بود که سخت کار کردن، به مراتب بهتر از هوشمندانه و سریع کار کردن است. و به همین دلیل، پارکینسون با سابقه ی کاری و تجربیاتی که داشت به منظور چنین اظهار نظری کاملاً مناسب به نظر می ‌رسید و حتی او را شخصی کاملا کارآزموده در این حوزه تلقی می کردند.

از همین رو Parkinson’s law یا قانون پارکینسون، روالی در جهت گسترش بی حد بروکراسی را تایید می کند؛ و از نگاه این قانون، هر کار و فعالیت تا زمانی که برایش تعیین شده است طول کشیده، و مدت تعیین شده چندان ارتباطی با میزان و ماهیت آن کار ندارد.

علت و اثر گسترش بوروکراسی از نظر پارکینسون

پارکینسون انگیزه گسترش بوروکراسی‌ها را در «میل زیاد مدیران به داشتن زیردستانی بیشتر» قلمداد می کند و نتیجه ی آنرا موجب افزایش کارکنان و ایجاد وظایف تکراری می داند. او در کتاب خود می‌نویسد:
«به هر میزان بوروکراسی و دیوان ‌سالاری بیشتر می ‌شد، بازدهی و کارآمدی کارمان هم پایین ‌تر می ‌آمد.»
که بعدا و پس از مشاهده ی این مورد، او نظریه ی خود را به موقعیت ‌های مشابه نیز تعمیم داد و آن را به عنوان “قانون پارکینسون” نامگذاری کرد.
سیریل پارکینسون می‌گوید هر مقدار بر حجم و اندازه ی چیزی افزوده شود، به همان مقدار از کارآمدی و بازدهی آن چیز نیز کاسته می شود.

او بر این باور بود: حتی اگر برای کارهایی پیش پا افتاده و کاملا آسان نیز وقت زیادی اختصاص دهیم، باعث پیچیدگی و سختی شان خواهیم شد. و برعکس؛ هرچه زمان اختصاص داده شده برای انجام کاری کوتاه ‌تر گردد، آن کار بسیار ساده ‌تر به انجام خواهد رسید.

به عنوان مثال:

اگر انجام کاری به زمان مفیدی معادل چهار ساعت نیاز داشته باشد، و و ما برایش یک هفته وقت بگذاریم؛ این مسئله تنها و تنها موجب ایجاد دلهره و استرس برای به کمال رساندنش خواهد شد و چه بسا که نهایتاً، تاثیری بر کیفیت آن کار نیز نداشته باشد.

و متاسفانه این مسئله، حقیقتی است که عموما مدیران و کارفرمایان نسبت به آن غفلت می کنند. روند عمومی مدیران و کارفرمایان بدین صورت است که از آن دسته از همکارانی که تا دیروقت در محل کار باقی مانده و به کار خود ادامه می دهند و یا آن گروهی از کارمندان که کارشان را به خانه نیز برده و در خانه نیز به کار ادامه می دهند، تشکر می نمایند؛ و این در حالی است که زیاد به چشم می خورد که به افراد کارآمد و سازنده ی نتایج خارق ‌العاده توجه داشته باشند چراکه آنها بر این باورند که به هر میزان که انجام کاری بیشتر طول بکشد، کیفیت بالاتری خواهد داشت.

قانون پارکینسون در زندگی روزمره

این قانون در زندگی های شخصی اکثر مردم نیز نمود دارد و غالبا اکثر مردم این روند را به صورت ناآگاهانه انجام می دهند، مثلا:

• برای انجام تکالیف روز آینده، بیش از نیم ساعت وقت نیاز نیست؛ اما اکر دانش آموزان انجام آن را تا پایان روز طول می دهند.
• برآورده کردن خواسته ای که مادر، همسر و یا هر یک از نزدیکان ما آنرا به ما محول کرده اند (مثل تعمیر یکی از وسایل خانه) زمانی کمتر از چند ساعت رو می طلبد، اما انجام آن حتی گاهی به هفته ها و ماه ها به درازا می کشد.
• ثبت نام در یک وب سایت برای دست یابی به چیزی (مثل ثبت نام کنکور، ثبت نام اینترنت خودرو و …) اگرچه دقایلی بیشتر نیازمند وقت نخواهد بود؛ اما اغلب، اکثرا آن را در واپسین لحظات و در دقیقه ی نود انجام می دهند.
  و …

و این روالی تکرار شوند در اکثر موارد و وظایف فردی خیلی از مردم در زندگی روزمره شان است.

نحوه ی بهره برداری صحیح از قانون پارکینسون در کار و یا زندگی روزانه

متاسفانه معدودی از انسان ها بر این باور هستند که باید بازده ی کارشان را بالا ببرند و در پی آن نیز کمتر کار کنند، و حتی بخشی از افرادی که این مسئله را به صورت ذهنی پذیرفته و قبول کرده اند نیز به دلیل روند قبلی شان (مطابق با باور کار زیاد = بازخورد بیشتر) دچار عادت های غلط شده اند و چندان نمی توانند خود را از آن روند اشتباه قبلی بیرون آوردند.

اما حال که ما با این مسئله آشنا شدیم، لازم است آنرا در ابتدا با باورهای پیشین جایگزین کنیم و سپس با انجام ضرب الاجلی و سریع کارها و بهتره گیری از قوانین ساده ای همچون قانون های زمانبندی که در پایین آمده، و استمرار و مداومت بر آنها، آنرا به یک عادت بدل کنیم:

قانون ۵ ثانیه

قانون اینرسی های ذهنی؛ حرکت در کمتر از ۵ ثانیه، در زمان هایی که میل به انجام کاری ندارم، و توقف در کمتر از ۵ ثانیه، در مواقعی که مایلیم کاری بی ثمر را کماکان ادامه دهیم.

قانون ۲ دقیقه

قانون انجام بدون فوت وقتِ کارهای کوچکی که انجامشان از ۲ دقیقه کمتر زمان می برد (مثل شستن چند تکه ظرف)، اما تجمیعشان می تواند به کارهای بزرگ و ترسناک بدل شود. (اطلاعات کامل‌تر درخصوص این قانون در این مطلب و این مطلب آمده است؛ خواندن آنها را از دست ندهید.)

قانون ۵ دقیقه

اختصاص ضرب الاجلیِ فقط ۵ دقیقه زمان برای انجام کارهای به ظاهر طولانی؛ که شروع ۵ دقیقه اول موجب خواهد شد که به احتمال زیاد، آن کار را بی وقفه و تا پایان انجام دهیم.

قانون ۱۵ دقیقه

اختصاص هر روزه ی خود به کاری ثابت (مثل ۱۵ دقیقه مطالعه، ۱۵ دقیقه ورزش)؛ که نه تنها در دراز مدت نتایج خیره کننده ای را برایمان به همراه خواهد داشت، بلکه به دلیل اندک بودن این زمان، می تواند حرکتی ساده و مناسب در ساخت عادت های مثبت باشد.

علاوه بر موارد فوق، می توانید از شیوه ی زیر نیز برای بهره ‌وری بیشتر در راستای قانون پارکینسون استفاده کنید (البته مطالبی همچون این مطلب نیز می‌تواند به شما کمک زیادی بکند؛ خواندنش را از دست ندهید):

۱- فهرست بندی کارها:

به شیوه ی سنتی و یا با بهره گیری از نرم افزارهایی همچون To Do List، فهرستی از کارهای روزمره خودتان درست کرده و بر اساس زمان انجامشان آنها را تقسیم کنید. حال به هرکدام نصف زمانی که برایشان در نظر گرفته‌اید را تخصیص بدهید و سعی کنید به قواعد زمانی آن‌ها پایبند باشید. مانند هر ضرب‌الاجل دیگری. (Deadline)

۲- ارزیابی عملکرد:

عملکردتان را ارزیابی نمایید. آن دسته از فعالیت‌ هایی که نتوانستید با کاهش و نصف کردن زمانشان سر وقت آنها را انجام بدهید، دوباره اما این بار با تخصیص زمانی بیشتر امتحانشان کنید. ممکن است زمان بهینه ی شما بین تخمین اولیه و تخمین ثانویه (نصف تخمین اولیه) آن باشد، پس به هیچ وجه در همان ابتدا به تخمین اولیه بازنگردید.

۳- اولویت بندی کنید

تلاش کنید تا با سنجش اولویت ها و ضرورت هایتان، از شر تمام چیزهایی که وقت شما را به نحوی می‌گیرند و اما سودی برایتان ندارند خلاص شوید.

۴- شناسایی اولویت ها:

کارهای مهم تان را شناسایی کرده و به آن‌ها جایگاه بهتر و بالاتری در فهرست کاری خودتان اختصاص دهید. یادتان نرود که آن‌ها لیاقت رتبه ی بهتر را دارند.