بسیاری از شرکت‌ها از پلتفرم‌های نرم‌افزار منابع انسانی برای ساده‌سازی فرآیندهای استخدام و پذیرش استفاده می‌کنند. یک نوع نرم افزار منابع انسانی به نام سیستم ردیابی متقاضی می تواند بر شانس شما برای گرفتن مصاحبه برای نقش مورد نظر شما تأثیر بگذارد. درک این برنامه ها می تواند به شما کمک کند تا مطالب درخواستی را ارائه دهید که مطابق با استانداردها و نیازهای کارفرمایان باشد.
در این مقاله از ایوسی، سیستم‌های ردیابی متقاضی را تعریف می‌کنیم، نحوه عملکرد آنها را توضیح می‌دهیم و به شما آموزش می‌دهیم که چگونه رزومه خود را بهینه کنید تا مطمئن شوید که به مدیر استخدام می‌رسد.
سیستم ردیابی متقاضی چیست؟
سیستم ردیابی متقاضی (ATS) یک نرم افزار منابع انسانی است که کارفرمایان اغلب در طول فرآیند استخدام و جذب از آن استفاده می کنند. این نرم افزار رزومه هایی را که شرکت برای نقش های باز دریافت می کند جمع آوری، مرتب و رتبه بندی می کند.
وقتی برای موقعیتی در یک شرکت درخواست می دهید، ممکن است رزومه شما مستقیماً به مدیر استخدام نرسد. در عوض، ممکن است ابتدا از یک ATS عبور کند. این نرم افزار به ساده سازی فرآیند بررسی رزومه آنها کمک می کند. اطلاعات مربوط به هر نامزد را بر اساس رزومه جمع آوری می کند، سپس آنها را بر اساس تجربیات و مجموعه مهارت های آنها سازماندهی می کند. این مرحله استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام را قادر می‌سازد تا مجموعه خود را برای واجد شرایط ترین نامزدها فیلتر کنند.
چرا از سیستم های ردیابی متقاضی استفاده می شود؟
مدیران استخدام و استخدام کنندگان ممکن است صدها درخواست در طول فرآیند استخدام دریافت کنند. یک سیستم ردیابی متقاضی به این متخصصان کمک می کند تا اطلاعات ضروری در مورد نامزدها را جمع آوری کنند و همه چیز را در یک مکان سازماندهی کنند. آنها ممکن است از این اطلاعات برای مدیریت سایر فعالیت های فرآیند استخدام، مانند برنامه ریزی مصاحبه، انجام بررسی های مرجع و تکمیل مدارک لازم استفاده کنند. استفاده از نرم افزار سیستم ردیابی متقاضی می تواند به طرق مختلف برای سازمان ها مفید باشد، از جمله:
-
ساده‌سازی فرآیند درخواست: یک ATS درخواست‌های نامزدها را به‌طور خودکار جمع‌آوری و سازماندهی می‌کند و در وقت ارزشمند مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان صرفه‌جویی می‌کند. سپس می توانند از ATS به عنوان پایگاه داده برای جستجو و دسترسی به نامزدهای احتمالی استفاده کنند.
-
فیلتر کردن نامزدهای بالقوه: نرم افزار ATS همچنین می تواند به مدیران و استخدام کنندگان کمک کند تا با تعیین حداقل شرایط، مانند سال ها تجربه، سابقه تحصیلی یا مهارت های خاص، نامزدهای خود را فیلتر کنند. این تابع با جداسازی کاندیداهایی که واجد شرایط آنها هستند، در زمان مدیر استخدام صرفه جویی می کند.
-
نامزدهای منبع: از آنجایی که ATS به عنوان یک پایگاه داده نامزد عمل می کند، سازمان ها می توانند نامزدهای با کیفیتی را که به شرکت علاقه نشان داده اند شناسایی کنند. هنگام استخدام برای موقعیت دیگری، مدیران یا استخدام کنندگان می توانند به نامزدهای موجود در پایگاه داده خود نگاه کنند که ممکن است برای این شغل مناسب باشند.
-
فعال کردن ردیابی بهتر: سازمان‌ها می‌توانند از نرم‌افزار ATS برای شناسایی مکان‌هایی که داوطلبان آگهی‌های شغلی خود را پیدا کرده‌اند استفاده کنند. اگر آنها یک منبع محبوب از نامزدهای قوی را شناسایی کنند، مانند یک هیئت شغلی خاص، می توانند تلاش های خود را برای استخدام در آنجا متمرکز کنند.
بخوانید: سیستم مدیریت استخدام (RMS) چیست؟ (به علاوه نکات)
سیستم ردیابی متقاضی چگونه کار می کند؟
هنگامی که برای شغلی درخواست می کنید، اطلاعات و مطالب کاربردی که ارائه می کنید از طریق سیستم ردیابی متقاضی در پایگاه داده آپلود می شود. این اطلاعات ممکن است شامل اطلاعات تماس، سابقه تحصیلی، تجربه حرفه ای شما باشد. همچنین شامل مطالبی مانند رزومه و نامه های پوششی می شود.
گاهی اوقات، مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان می‌توانند فرآیندهای استخدام را از داخل سیستم مدیریت کنند، مانند تماس با نامزدها برای اطلاع از دریافت درخواست، ارسال ارزیابی‌ها یا آزمون‌های لازم و زمان‌بندی مصاحبه.
همانطور که گفته شد، یک ATS اطلاعات و موادی را ذخیره می کند که مدیران و استخدام کنندگان را قادر می سازد تا نامزدها را جستجو و بررسی کنند. اکثر نرم افزارهای ATS این متخصصان را قادر می سازند تا این فرآیندها را با استفاده از چندین روش انجام دهند، از جمله:
-
مشاهده برنامه‌ها: مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان همچنان می‌توانند از طریق نرم‌افزار ATS خود برنامه‌ها را بررسی کنند. اگر آنها برنامه های کاربردی زیادی دارند، این متخصصان ممکن است به طور مختصر به این مطالب نگاه کنند تا مهارت ها، تجربیات و سایر صلاحیت های مربوطه را ارزیابی کنند.
-
جستجوی کلمات کلیدی: استخدام کنندگان و مدیران استخدام می توانند از کلمات کلیدی برای جستجو در برنامه های ذخیره شده در نرم افزار ATS خود استفاده کنند. آنها اغلب از کلمات کلیدی برگرفته از شرح شغل استفاده می کنند که بر مهارت ها، عناوین شغلی، تجربیات یا مسئولیت های خاص متمرکز است. این روش این متخصصان را قادر می‌سازد تا نامزدهایی را که همسویی با شرح شغل و الزامات یا اولویت‌های تعیین‌شده کارفرما دارند، فیلتر کنند.
-
رتبه بندی داوطلبان به صورت خودکار: نرم افزار ATS همچنین می تواند داوطلبان را با مقایسه مواد درخواستی آنها با شرایط شغلی رتبه بندی کند. مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان می‌توانند از این روش برای تمرکز بر کاندیداهایی که بالاترین رتبه را دارند و همسویی قوی با شرح شغل و صلاحیت‌های لازم نشان می‌دهند، استفاده کنند.
نکاتی برای قبولی در سیستم ردیابی متقاضی
رزومه شما ممکن است قبل از رسیدن به مدیر استخدام یا استخدام کننده نیاز به یک سیستم ردیابی متقاضی داشته باشد. می توانید از نکات زیر برای کمک به نوشتن رزومه ای مناسب برای ATS استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که نرم افزار می تواند اطلاعات شما را به طور دقیق بخواند و سازماندهی کند:
دستورالعمل های کارفرما را دنبال کنید
برخی از کارفرمایان دستورالعمل های خاصی را برای متقاضیان کار ارائه می کنند. اغلب، آنها ممکن است مدارک خاصی را همراه با دستورالعمل نحوه ارسال آن اسناد درخواست کنند. به عنوان مثال، ممکن است از متقاضیان بخواهند رزومه و نامه خود را در قالب PDF ارسال کنند. اگر نوع فایل دیگری را ارسال کنید، سیستم ردیابی ممکن است در خواندن دقیق آنها مشکل داشته باشد.
وقتی کارفرما دستورالعمل‌های قالب‌بندی را ارائه نمی‌کند، استفاده از قالب .docx را در نظر بگیرید—نرم‌افزار ATS معمولا خواندن این نوع فایل را آسان‌تر می‌یابد. پیروی از دستورالعمل های ارائه شده به شما می تواند به شما کمک کند از این مشکل جلوگیری کنید و مواد خود را به دست مدیر استخدام منتقل کنید.
کلمات کلیدی را از آگهی استخدام وارد کنید
شما می توانید رزومه و سایر مواد کاربردی خود را برای سیستم های ردیابی متقاضی با ترکیب کلمات کلیدی از شرح شغل بهینه کنید. پس از بررسی دقیق شرح شغل، می توانید لیستی از کلمات کلیدی را بنویسید که با تجربیات و صلاحیت های حرفه ای شما مطابقت دارد. اغلب، این کلمات کلیدی نشان دهنده مهارت های سختی است که کارفرما به دنبال آن است، اما ممکن است به سابقه تحصیلی، تجربه کاری قبلی و ویژگی های شخصی شما نیز اشاره داشته باشد. برای گذراندن ATS، سعی کنید از کلمات یا عبارات دقیق استفاده شده در پست استفاده کنید.
شما می توانید تا حد امکان از کلمات کلیدی و عبارات زیادی برای نشان دادن همسویی خود با موقعیت استفاده کنید. شما لزوما نمی دانید که مدیر استخدام یا استخدام کننده روی کدام کلمات کلیدی تمرکز خواهد کرد، بنابراین داشتن موارد بیشتر می تواند به شما کمک کند چندین پایه را پوشش دهید. با این حال، فقط از مواردی استفاده کنید که دقیق و مرتبط با تجربه حرفه ای شما هستند. کارفرمایان از این اطلاعات برای ارزیابی نامزدها استفاده می کنند و ممکن است این مهارت ها را آزمایش کنند یا در طول فرآیند مصاحبه در مورد آنها سؤال کنند.
از کلمات اختصاری و طولانی استفاده کنید
بسیاری از صنایع از کلمات اختصاری برای توصیف فرآیندها و مهارت های رایج استفاده می کنند. سیستم های ردیابی متقاضی یا مدیران استخدام و استخدام کنندگان ممکن است این کلمات کلیدی را با استفاده از مخفف عبارتی که نشان می دهد جستجو کنند. می توانید از هر دو فرم در سراسر رزومه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که سیستم ATS صلاحیت را به نمایه شما اضافه می کند.
به عنوان مثال، شرح شغل ممکن است به دنبال کاندیداهایی با بهینه سازی موتور جستجو یا سئو باشد. در رزومه خود، می‌توانید با نوشتن چیزی مانند «استفاده از تکنیک‌های بهینه‌سازی موتور جستجو (SEO) برای بهبود ترافیک ارگانیک به وب‌سایت شرکت، از هر دو عبارت استفاده کنید.»
از قالب بندی ساده استفاده کنید
در حالی که ترکیب مواردی مانند جداول، نمودارها، سرصفحه‌ها و پاورقی‌ها ممکن است خواندن رزومه شما را آسان‌تر یا جذاب‌تر کند، اما می‌تواند باعث ایجاد مشکلاتی در سیستم‌های ردیابی متقاضی شود. قالب بندی پیچیده ممکن است برای خواندن و سازماندهی اطلاعات برای این نرم افزار دشوار باشد و به طور بالقوه بر عملکرد سند شما در طول این فرآیند تأثیر بگذارد.
استفاده از یک فرمت ساده و استاندارد رزومه می تواند اطمینان حاصل کند که سیستم ATS مدارک مربوطه شما را درک می کند. رزومه شما باید دارای بخش های مشخصی باشد تا اطمینان حاصل شود که ATS اطلاعات شما را به طور دقیق سازماندهی می کند. برخی از نمونه‌های قالب‌بندی پیچیده که باید اجتناب شود عبارتند از:
-
سرصفحه ها و پاورقی ها
-
مرز ها
-
نمودار
-
جداول
-
نمادها
قالب رزومه زمانی را انتخاب کنید
فرمت رزومه زمانی بر سابقه کاری با فهرست کردن تجربیات قبلی شما به ترتیب زمانی معکوس تاکید می کند. این اطلاعات در بالای سند ظاهر می‌شود، معمولاً در زیر اطلاعات تماس و بخش‌های هدف یا خلاصه رزومه شما.
در حالی که دو فرمت رزومه معمولی دیگر وجود دارد، عملکردی یا ترکیبی، زمانی اغلب با سیستم‌های ردیابی متقاضی سازگار است. در حالی که این فرمت سابقه کاری شما را در اولویت قرار می دهد، یک رزومه کاربردی بر مهارت های شما تمرکز دارد. کاندیداها اغلب زمانی از رزومه های کاربردی استفاده می کنند که تجربه حرفه ای مرتبط کمتری داشته باشند یا شکاف های شغلی کمتری داشته باشند.
انتخاب های فونت خود را در نظر بگیرید
سعی کنید از یک فونت استاندارد در سراسر رزومه خود استفاده کنید تا خوانایی آن را افزایش دهید. شما می توانید از بین دو تایپ فیس سنتی، سریف یا sans serif یکی را برای نوشتار انگلیسی و فونت‌هایی مثل مریم، میترا، بدر را برای متون فارسی انتخاب کنید. به عنوان مثال تایپ‌فیس‌های سریف دارای دم روی حروف هستند، در حالی که تایپ‌فیس‌های sans serif اینگونه نیستند. در حالی که هنوز می توانید از هر دو نوع استفاده کنید، به خاطر داشته باشید که برخی از سیستم های ردیابی متقاضی در خواندن فونت های سریف مشکل دارند. این نرم افزار همچنین ممکن است در صورت استفاده از چیزی که برای سیستم ناآشنا است، فونت شما را تغییر دهد و به طور بالقوه بر طراحی رزومه شما تأثیر بگذارد.
بخش های رزومه را با استفاده از عناوین استاندارد برچسب بزنید
هنگام قالب بندی رزومه، از برچسب های عنوان استاندارد برای هر بخش استفاده کنید. این برچسب های استاندارد اسناد شما را برای سیستم های ردیابی متقاضی آسان می کند تا اطلاعات شما را بخوانند و سازماندهی کنند. این نرم افزار اسناد را برای سرفصل ها و قالب های بخش معمولی اسکن می کند تا اطلاعات صحیح را شناسایی کند. چند نمونه از سرفصل های استاندارد رزومه عبارتند از:
-
از سرگیری نمایه
-
تحصیلات
-
گواهینامه ها
رزومه مناسب برای هر شغل ارسال کنید
هنگام درخواست شغل، رزومه و نامه پوششی خود را متناسب با هر فرصتی تنظیم کنید. حتی اگر برای موقعیت های مشابه در چندین شرکت درخواست دهید، شرایط و مسئولیت ها ممکن است متفاوت باشد. برای تعیین کلمات کلیدی و شرایطی که باید در رزومه خود بگنجانید، شرح هر شغل را به دقت بخوانید. استفاده از عباراتی که با شرح شغل خاص مطابقت دارند می تواند به شما در عبور از سیستم های ردیابی متقاضی کمک کند و نشان دهد که چرا برای این نقش مناسب هستید.