یادداشت های تشکر راهی مودبانه برای ابراز قدردانی هستند. یادداشت های تشکر حرفه ای هنگام تکمیل یک مصاحبه شغلی، ملاقات با یک تماس تجاری جدید، جشن گرفتن روابط کاری موجود یا دریافت یک هدیه کاری مناسب است. در حالی که ارسال یادداشت های تشکر حرفه ای اجباری نیست، انجام این مرحله اضافی می تواند تاثیر مثبتی بر جای بگذارد.
در این مقاله از ایوسی، نکاتی را در مورد نحوه نوشتن یادداشت تشکر و تشکر معنادار مرور می کنیم که ممکن است روابط بهتری ایجاد کند و شغل شما را تقویت کند.
چگونه یک یادداشت تشکر بنویسیم
هنگام نوشتن یادداشت تشکر، بسیار مهم است که با ارسال اطلاعات صحیح، بیشترین استفاده را از پیام خود ببرید. شما باید قدردانی کنید و اطلاعات مربوط به رابطه را لمس کنید. به عنوان مثال، اگر بعد از مصاحبه شغلی نامه تشکر ارسال می کنید، باید مهارت های کلیدی را برجسته کنید که شما را برای این فرصت مناسب تر می کند.
مرتبط: ۱۰۰ روش برای تشکر از کسی برای وقتش
در یادداشت تشکر چه باید گفت
در اینجا پنج مرحله برای کمک به شما در نوشتن یک یادداشت تشکر حرفه ای و خاطره انگیز آورده شده است.
۱. با سلام شروع کنید
پیام خود را با سلامی مانند «مهدیس عزیز» یا «سلام مهدیس» آغاز کنید. پس از احوالپرسی، دلیل نوشتن خود را توضیح دهید و یک ابراز قدردانی در آن بگنجانید.
مثال: “مهدیس عزیز،
از اینکه دیروز بعد از ظهر برای بازدید از دفتر ما وقت گذاشتید، بسیار متشکرم.”
۲. قدردانی خود را با جزئیات به اشتراک بگذارید
اگرچه احتمالاً دلیل ایجاد یک رابطه را در طول مکالمه اولیه خود به اشتراک گذاشته اید، تکرار اشتیاق خود مفید است. این به گیرنده نشان می دهد که شما در مورد ایجاد یک رابطه کاری جدی هستید و می خواهید ارتباط خود را ادامه دهید.
به عنوان مثال: “ما از چشم انداز همکاری بیشتر با همه شما در پروژه ها در آینده هیجان زده هستیم و امیدواریم با رشدمان بیشتر در مورد کارایی فرآیند از شما بیاموزیم.”
مطالب مرتبط: راهنمای یادداشت های سپاسگزاری (همراه با مثال ها و نکات)
۳. هر گونه جزئیات از مکالمات را درج کنید
اشتراک‌گذاری جزئیات تعاملات خود با گیرنده یادداشت تشکر، مهارت‌های گوش دادن فعال را نشان می‌دهد و علاقه را منتقل می‌کند. همچنین می تواند به یک مخاطب جدید کمک کند تا شما را به خاطر بسپارد. اگر گیرنده در مدت کوتاهی با چند نفر صحبت کرده باشد، مانند اینکه در حال ارسال یک یادداشت تشکر برای شخصی که در طول یک کنفرانس یا نمایشگاه تجاری با او آشنا شده اید، این کار مفید است.
به محض پایان مکالمه، چند لحظه وقت بگذارید و یادداشت هایی را یادداشت کنید. به این ترتیب، هیچ جنبه معناداری از بحث را فراموش نخواهید کرد.
مثال: “یادگیری در مورد اینکه تیم شما چگونه برای حل مشکلات برنامه ریزی ما کار می کند بسیار مفید بود، زیرا ما در سال جدید قصد داریم با مشتریان بیشتری کار کنیم.”
مطالب مرتبط: چگونه در محل کار جزئیات گرا باشیم
۴. با افکار یا اطلاعات اضافی ببندید
اگر نکات کلیدی یا مراحل بعدی وجود دارد، آنها را در بیانیه پایانی خود بگنجانید. به یاد داشته باشید، مختصر اما تاثیرگذار بهترین راه برای اطمینان از خواندن کامل آن است.
مثال: “ما برای شما سفرهای ایمن آرزو می کنیم که به خانه بروید و در اوایل هفته آینده موارد اقدام خود را پیگیری خواهیم کرد.”
۵. با یک علامت مودبانه پایان دهید
در نهایت، یادداشت تشکر خود را با علامتی مانند “باز هم متشکرم” یا “با احترام” و یک امضای حرفه ای پایان دهید.
چند دقیقه وقت بگذارید و یادداشت های تشکر خود را برای هرگونه اشتباه املایی، دستوری یا نحوی مرور کنید. پیامی عاری از خطا نشان می دهد که شما حرفه ای و جزئیات گرا هستید.
مطالب مرتبط: نحوه پایان دادن به ایمیل
با تشکر از شما نمونه هایی را یادداشت کنید
در زیر چند نمونه یادداشت سپاسگزاری وجود دارد که می توانید از آنها به عنوان یک الگو در هنگام ساخت یادداشت های سپاسگزاری خود استفاده کنید.
مثال ۱: ایمیل
موضوع: متشکرم
یاسمین عزیز
می‌خواستم از شما تشکر کنم که امروز صبح با من در رابطه با نیازهایتان به منبع فیلم‌برداری ملاقات کردید. دیدار با شما و تیمتان و یادگیری بیشتر در مورد دیدگاه خلاقانه شما فوق العاده بود. و من همیشه از داشتن فرصتی برای صحبت با یکی دیگر از فارغ التحصیلان SCAD لذت می برم.
شرکت ABC یک سازمان عالی به نظر می رسد. من دوست دارم که همه شما به همکاری بین بخشی متعهد هستید، و شنیدن مشارکت افراد زیادی خارج از تیم بازاریابی در فرآیند خلاقانه بسیار عالی بود. در تجربه من، این سطح از همکاری بهترین نتایج را به همراه دارد.
من همچنین هیجان‌زده بودم که یاد گرفتم شما علاقه خاصی به ایجاد محتوای بیشتر به سبک مستند دارید. این همیشه یکی از پروژه‌های مورد علاقه تیم من بوده است و همانطور که احتمالاً در وب‌سایت ما دیده‌اید، حوزه‌ای است که ما در آن تجربه زیادی داریم.
باز هم از شما سپاسگزارم که برای روز پرمشغله خود وقت گذاشتید. من مشتاقانه منتظر شنیدن نظر شما هستم.
با احترام،
مهربانو
مثال ۲: یادداشت دست نویس
تیم محترم شرکت ABC
آیا باورتان می شود که رسماً پنج سال از شروع همکاری شرکت ABC و XYZ Creative می گذرد؟ می‌خواستم لحظه‌ای وقت بگذارم و از شما برای پنج سال فوق‌العاده تشکر کنم و همه آنچه را که به دست آورده‌ایم جشن بگیرم. لطفا از این سبد هدیه برای قدردانی ما لذت ببرید.
از آشنایی با همه شما لذت بخش بود.
مهراد
اجرایی حساب
سوالات متداول
چرا یادداشت های تشکر مهم هستند؟
به چند دلیل باید یادداشت های تشکر حرفه ای ارسال کنید:
- این یک ادب معمولی است. در حالی که مردم ممکن است همیشه انتظار آن را نداشته باشند، دریافت یک یادداشت تشکر متفکرانه باعث می شود مخاطبین تجاری شما با ارزش باشند و روابط کاری را تقویت کنند.
- حرفه ای بودن را نشان می دهد. چند لحظه وقت گذاشتن برای ابراز قدردانی نشان دهنده احترام است. همچنین نشان می دهد که می دانید چگونه در روابط حرفه ای مراقب باشید و مودبانه رفتار کنید.
- شما را متمایز می کند. یک یادداشت سپاسگزاری خوب نوشته شده و به موقع این فرصت را به شما می دهد که تأثیری ماندگار بگذارید. ارسال یک پیام متفکرانه – به ویژه پیامی با جزئیات خاص یا نکات گفتگو – تضمین می کند که فراموش نخواهید شد.
- ذهنیت شکرگزاری را تشویق می کند. تمرین قدردانی می تواند به شما کمک کند در کل شادتر باشید، علاوه بر این که منجر به افزایش عملکرد کاری می شود.
مطالب مرتبط: جملات تاکیدی مثبت در محل کار: تاثیر، نکات و مثال ها
چه زمانی باید یادداشت تشکر ارسال کنم؟
بهتر است در اسرع وقت یک یادداشت تشکر ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر برای تشکر از شخصی برای وقت گذاشتن در جلسه نامه می نویسید، در صورت امکان باید یادداشت را همان روز ارسال کنید. این به گیرنده نشان می دهد که شما مشتاق موضوعات بحث شده هستید و آماده هستید تا به مراحل بعدی بروید. همچنین هنگام پیگیری وظایف یا تصمیم گیری، شما را در ذهن گیرنده نگه می دارد، که مخصوصاً اگر پس از مصاحبه شغلی یک یادداشت تشکر بفرستید بسیار مهم است.
بیشتر بخوانید: نمونه های ایمیل بعدی برای بعد از مصاحبه
چگونه باید یک یادداشت تشکر ارسال کنم؟
برخی از افراد ترجیح می‌دهند کارت‌های تشکر دست‌نویس ارسال کنند، در حالی که برخی دیگر ارسال سریع ایمیل را انتخاب می‌کنند. اگرچه یک یادداشت نوشته شده شخصی تر است، اما ممکن است چندین روز طول بکشد تا کارت از طریق پست به دستتان برسد. مگر اینکه قصد دارید یادداشت را مستقیماً به گیرنده یا یک نماینده شخصاً تحویل دهید، ممکن است بخواهید به جای آن یادداشت تشکر خود را ایمیل کنید.
برای چه کسی باید یادداشت تشکر بنویسم؟
هر کسی که یادداشت تشکر شما را دریافت کند بسته به موقعیت متفاوت است. یک قانون خوب این است که همیشه تشکر خود را مستقیماً برای شخصی که با او رابطه برقرار کرده اید ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر آژانسی که سازمان شما با آن قرارداد دارد اخیراً هدیه ای برای تیم شما ارسال کرده و کارت توسط مدیر حساب امضا شده است، شما یک یادداشت تشکر برای مدیر حساب ارسال می کنید.
با این حال، اگر با افراد متعددی تعامل داشته‌اید، بهتر است برای هر فرد یک پیام تشکر شخصی ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر اخیراً با یک مشتری جدید و همچنین مدیر عامل، مدیر ارشد اجرایی و مدیر بازاریابی ملاقات کرده اید، بهتر است برای هر یک یادداشت جداگانه بفرستید.