هزینه های اداری و عمومی چیست؟ (به علاوه مثال ها و نحوه محاسبه)

SG & A چیست؟

SG & A هزینه‌هایی را که یک شرکت از هزینه‌های سربار جمع‌آوری می‌کند، توصیف می‌کند، که شامل هر گونه وظایف عملیاتی روزانه و فعالیت‌هایی است که به مدیران اجازه می‌دهد درآمد ایجاد کنند. اجزای «فروش» همچنین ممکن است شامل هر گونه هزینه مرتبط با تبلیغ یا فروش محصولات به مشتریان، مانند بازاریابی و توزیع باشد. به عنوان مثال، می توانید حقوق کارکنان اداری را به عنوان SG & A دسته بندی کنید زیرا آنها وظایف ضروری یک تجارت را تکمیل می کنند.

در اینجا عناصر متداول تری وجود دارد که SG & A یک شرکت ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• مواد تبلیغاتی

• اجاره، آب و برق و لوازم

• هزینه های قانونی

• هزینه های نرم افزار و فناوری

• فعالیت های منابع انسانی

• هزینه های امنیتی

• هزینه های مربوط به بیمه

مطالب مرتبط: هزینه های کسب و کار چیست؟ تعریف، انواع و مثال ها

چرا محاسبه SG & A مهم است؟

محاسبه SG & A مهم است زیرا حسابداران معمولاً این هزینه ها را در صورت درآمد سالانه شرکت لحاظ می کنند و به آنها اجازه می دهد درآمد را با هزینه ها به طور مؤثر مقایسه کنند. دلایل زیر را در نظر بگیرید که چرا تهیه SG & A برای یک تجارت مهم است:

• یافتن نقطه سر به سر: حسابداران می توانند از صورت سود حاصله برای اندازه گیری نقطه سربه سر شرکت استفاده کنند که تعداد مساوی درآمد و هزینه را توصیف می کند. این مبلغ می تواند به شرکت ها در تعیین قیمت ها و تهیه بودجه سازنده کمک کند.

• کاهش هزینه های کلی: گردآوری و بررسی SG & A یک شرکت می تواند به مدیران کمک کند تا تعیین کنند کدام هزینه ها را می توانند تعدیل کنند و به آنها امکان می دهد استراتژی هایی برای افزایش سود پیدا کنند. به عنوان مثال، یک کسب و کار ممکن است این هزینه ها را بررسی کند و تصمیم بگیرد یک فضای اداری جدید را اجاره کند که همان امکانات و هزینه ماهانه کمتری دارد.

• ایجاد عملیات کارآمد: ارزیابی SG & A یک شرکت می تواند به مدیران کمک کند تا کارایی فرآیندهای عملیاتی را بهبود بخشند. به عنوان مثال، آنها ممکن است از یک SG & A sum برای کاهش تعداد مراحل و مواد مورد نیاز برای یک استراتژی بازاریابی استفاده کنند و به کاهش هزینه ها و افزایش سود اجازه دهند.

• ساده‌سازی فرآیند ادغام: وقتی یک شرکت با شرکتی دیگر ادغام می‌شود و به یک نهاد مشمول مالیات تبدیل می‌شود، مدیران اغلب اطلاعات پرسنل را بررسی می‌کنند تا بهترین راه برای بازسازی سلسله مراتب را تعیین کنند. با بررسی هزینه های حقوق، آنها می توانند استراتژی بهتری داشته باشند و از حفظ موقعیت های ضروری اطمینان حاصل کنند.

تفاوت بین SG & A و هزینه های عملیاتی

SG & A و هزینه های عملیاتی (OPEX) هر دو هزینه های عملیاتی غیرتولیدی را توصیف می کنند و ممکن است شامل عناصر مشابه باشند، اما شرکت ها اغلب این مبالغ را هنگام نوشتن صورت سود و زیان متمایز می کنند. استفاده از این رویکرد اغلب به مدیران اجازه می دهد تا عناصر خاصی را به صورت جداگانه بررسی کنند و به آنها کمک می کند راه های جدیدی برای افزایش سود شناسایی کنند. بسته به نیازهای یک شرکت در طول یک دوره حسابداری خاص و ترجیحات کلی، آنها می توانند تعیین کنند که کدام عناصر را در بخش SG & A در مقابل بخش OPEX قرار دهند. به عنوان مثال، ممکن است هزینه نمایندگی قانونی را در بخش SG & A قرار دهید تا آن را جدا از مخارج روزانه، مانند حقوق و دستمزد و آب و برق، ارزیابی کنید.

بیشتر بخوانید: هزینه های عملیاتی چیست؟ (با مثال)

نمونه هایی از SG & A

در اینجا نمونه هایی از موارد خاص برای گنجاندن در SG & A شرکت آورده شده است:

هزینه های بازاریابی

اکثر شرکت ها متخصصان بازاریابی را برای تبلیغ محصولات و خدمات در رسانه های مختلف استخدام می کنند که می تواند به آنها کمک کند تا مشتریان بالقوه را جذب کنند. این تلاش‌ها اغلب شامل چندین رویداد هستند و به مواد متعددی نیاز دارند تا کارکنان بتوانند کمپین‌های مؤثری را ایجاد کنند. در نتیجه، گنجاندن این هزینه‌ها در SG & A مفید است، زیرا بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید کدام اقلام در بلندمدت با ارزش‌تر هستند. انواع هزینه های بازاریابی زیر را در نظر بگیرید:

• تعمیر و نگهداری صفحه وب

• جمع آوری داده های مشتری

• وبینار و تولید ویدئو

• تبلیغات دیجیتال

• کمپین های روابط عمومی

• حقوق کارکنان بازاریابی

• هزینه های سفر

هزینه اجاره و املاک

شرکت ها اغلب به فضاهای ساختمانی برای انجام کارهای روزمره نیاز دارند. شرکت‌های اداری اغلب به فضای اداری نیاز دارند، در حالی که شرکت‌های خرده‌فروشی و تولیدی ممکن است از یک مرکز تولید یا مکان‌های انبار استفاده کنند. بسته به نیاز یک کسب و کار، مدیران می توانند این فضاها را اجاره کنند یا ساختمان های خود را خریداری کنند. از آنجایی که این هزینه‌ها اغلب برجسته هستند، اغلب مفید است که آنها را در یک SG & A جداگانه لحاظ کنید. در اینجا چند نمونه از هزینه‌های اجاره و مستغلات آورده شده است:

• اجاره ماهانه

• قراردادهای اجاره

• مالیات بر مستغلات

• تعمیرات ساختمان

• بهره وام مسکن

هزینه های آب و برق

اگر یک شرکت دارای یک فضای اداری یا تسهیلات باشد، احتمالاً باید هزینه های آب و برق را به یک آژانس خارجی یا بخش دولتی بپردازد. هنگام تعیین راه‌هایی برای کاهش مبلغ SG & A، معمولاً اولویت‌بندی این عناصر برای اطمینان از دسترسی همه پرسنل به امکانات اولیه مفید است. در اینجا چند نمونه رایج از هزینه های آب و برق آورده شده است:

• برق ساختمان

• دسترسی به آب

• خدمات زباله

• خدمات تلفن

• فاضلاب و لوله

• تجهیزات تهویه مطبوع

هزینه های تامین دفتر

محیط های اداری اغلب از صاحبان و مدیران می خواهند که لوازم خاصی از جمله مبلمان، لوازم خانگی و ظروف نوشتن را خریداری کنند. برخی از اقلام ممکن است شامل یک خرید یکباره باشد، در حالی که برخی دیگر ممکن است به پرسنل اداری نیاز داشته باشند که مرتباً دوباره سفارش دهند. شرکت‌های جدید ممکن است به‌ویژه از درج این هزینه‌ها در SG & A سود ببرند، اما همه کسب‌وکارها می‌توانند از این مبلغ برای تصمیم‌گیری اینکه کدام منابع ضروری‌تر هستند استفاده کنند. نمونه های زیر از هزینه های تامین را در نظر بگیرید:

• یخچال برای اتاق کارکنان

• میز و صندلی

• کلاسورها، فایل ها و پوشه ها

• قفسه های کتاب

• میز بزرگ برای جلسات

• تجهیزات روشنایی

مطالب مرتبط: هزینه غیر مستقیم چیست؟ (نمونه ها و توضیحات)

هزینه های حقوقی

بسیاری از شرکت ها برای کمک به رعایت قوانین فدرال و ایالتی، پیش نویس قراردادهای ضروری و حل و فصل اختلافات حقوقی، از یک وکیل درخواست می کنند. آنها همچنین می توانند به مدیران اجرایی در ثبت اختراعات و محافظت از سایر انواع مالکیت معنوی کمک کنند، به علاوه توصیه های مهم را در طول هر فرآیند تصمیم گیری ارائه دهند. در نتیجه، می‌توانید این هزینه‌ها را در SG & A لحاظ کنید تا بهتر تعیین کنید چه مقدار وجوه برای نمایندگی قانونی کافی ذخیره کنید. به این نمونه از هزینه های حقوقی توجه کنید:

• هزینه های مشاوره: شرکت ها معمولاً هزینه مشاوره دریافت می کنند که جلسه اولیه بین مدیران اجرایی و یک وکیل را توصیف می کند.

• نرخ ساعتی: اکثر وکلا برای هر ساعت خدمات خود مقدار مشخصی پول دریافت می کنند، به این معنی که این مورد می تواند بیشتر هزینه های حقوقی را در SG & A تعیین کند.

• هزینه های ثابت: اگر یک وکیل کار کوتاه مدت یا معمولی را برای یک شرکت انجام دهد، ممکن است به جای نرخ ساعتی، یک هزینه کلی دریافت کند.

هزینه های نرم افزار و فناوری

کسب و کارها اغلب به تجهیزات سخت افزاری و برنامه های نرم افزاری خاصی برای انجام فعالیت های عملیاتی روزانه نیاز دارند. برای مثال، یک شرکت خرده‌فروشی ممکن است در کنار یک برنامه کاربردی که به کارکنان اجازه می‌دهد اقلام را بفروشند، صندوق‌های پول را برای مکان‌های فروشگاه خریداری کند. شرکت‌ها همچنین ممکن است برای کارهای اداری، مانند ورود داده‌ها و تهیه اسناد، نیازهای فناوری داشته باشند. در اینجا چند نمونه برای بررسی وجود دارد:

• کامپیوترهای کارکنان

• نرم افزار صفحه گسترده

• پرینترها و اسکنرها

• سرورهای شبکه

• بانک اطلاعاتی حسابداری

• سیستم های کنترل موجودی

• سیستم های مدیریت مشتری

هزینه های منابع انسانی

بخش منابع انسانی (HR) یک شرکت معمولاً فرآیند استخدام را مدیریت می کند و منابع را برای کارکنان فراهم می کند. آنها همچنین ممکن است وظایف ضروری را به کارکنان یادآوری کنند، مانند الزامات آموزشی اجباری و ارسال مدارک، و به شرکت کمک کنند تا از قوانین مربوط به کار پیروی کند. اگر هزینه های منابع انسانی را در فهرست رقم SG و A لحاظ کنید، می توانید این فرآیندها را بهتر بهینه کنید و تعیین کنید که بخش به چه تعداد پرسنل نیاز دارد. این نمونه‌هایی از هزینه‌های منابع انسانی را در نظر بگیرید:

• مدیریت بیمه بازنشستگی (یا در مدل های خارجی: ۴۰۱ (k)).

• تلاش برای حفظ کارکنان

• دستمزد کارکنان منابع انسانی

• نرم افزار حقوق و دستمزد

• بیمه نامه های سلامت

• بیمه نامه های عمر

هزینه های امنیتی

اگر یک کسب و کار کالاهای ارزشمندی را ذخیره کند، ممکن است مقداری سرمایه را در یک سیستم امنیتی یا پرسنل متخصص سرمایه گذاری کند. مدیران اجرایی همچنین می توانند یک شرکت امنیتی را برای فعال سازی این دستگاه ها استخدام کنند و بر امکانات شرکت به صورت روزانه نظارت کنند، خدماتی که ممکن است مستلزم هزینه اضافی باشد. در نتیجه، ممکن است از ردیابی این هزینه ها از طریق مبلغ SG & A بهره مند شوید. در اینجا چند نمونه از هزینه های امنیتی آورده شده است:

• آلارم و آشکارسازهای حرکتی

• حقوق پرسنل امنیتی

• نظارت بر تاسیسات

• فعال سازی دوربین مداربسته و دوربین فیلمبرداری

• قفل تخصصی درب

• هزینه های مشاوره امنیتی

هزینه های مربوط به بیمه

مشاغل اغلب برای محافظت از کارکنان، دارایی ها و مشتریان خود، بیمه نامه خریداری می کنند. برخی از ایالت ها همچنین شرکت ها را ملزم به خرید بیمه نامه می کنند، زیرا می توانند به طور کلی به کاهش هزینه ها کمک کنند. گنجاندن این هزینه‌ها در SG & A ممکن است به شما کمک کند فهرست مخارج خود را بهتر اولویت‌بندی کنید، زیرا اغلب خرید یک بیمه نامه با کیفیت بالا مهم است. در اینجا چند نمونه از هزینه های بیمه وجود دارد که ممکن است شامل آنها شود:

• بیمه مسئولیت محصول: شرکت‌های خرده‌فروشی و کسب‌وکارهای مشابه ممکن است این نوع بیمه را خریداری کنند تا در صورت نقص در محصولات یا گم شدن اقلام موجودی، از درآمد اطمینان حاصل کنند.

• بیمه مسئولیت حرفه‌ای: شرکت‌های پزشکی و شرکت‌های مشابه اغلب این نوع بیمه را خریداری می‌کنند، زیرا می‌تواند از یک کسب‌وکار در طول دعوای حقوقی مربوط به خدمات یک حرفه‌ای محافظت کند.

• بیمه اموال تجاری: بسیاری از شرکت هایی که دارای اموال هستند این نوع بیمه را خریداری می کنند، زیرا می تواند به مدیران اجرایی در محافظت از تمام دارایی های خود در طول یک رویداد اضطراری کمک کند.