۸ نقش اساسی پروژه

دانستن اینکه برخی از مهمترین نقش های پروژه چیست و چه کاری انجام می دهند، می تواند شانس یافتن نقش مناسب در پروژه را افزایش دهد. صرف نظر از مهارت ها و صلاحیت های دقیق شما، دانستن نقش های موجود در یک پروژه می تواند تأثیر مستقیمی بر احتمال مشارکت شما داشته باشد. آشنایی با مهمترین نقش های پروژه می تواند دانش ارزشمندی باشد، اما نیازمند تحقیق است.

در این مقاله از ایوسی، ما به این می پردازیم که برخی از پرکاربردترین نقش های پروژه چیست و وظایف اصلی هر کدام چیست.

نقش های اساسی پروژه

اینها برخی از مهمترین نقش ها در یک پروژه هستند:

مدیر پروژه

مدیر پروژه معمولاً مهمترین نقش در یک پروژه است و شخصی با این نام مسئولیت تکمیل موفقیت آمیز پروژه را بر عهده دارد. این معمولاً به این معنی است که پروژه اجرا می شود و می تواند اهداف خود را در یک بازه زمانی مشخص و بدون تجاوز از بودجه تخصیص یافته خود برآورده کند. مسئولیت های دقیق یک مدیر پروژه عبارتند از:

• ایجاد یک طرح کلی برای پروژه

• استخدام نیروی مناسب برای کار در پروژه

• مدیریت و رهبری کارکنان مربوطه

• تصمیم گیری در مورد تمام روش های مورد استفاده برای تکمیل پروژه

• ایجاد یک برنامه زمانبندی پروژه و تعیین ضرب الاجل مشخص برای هر مرحله

• ارتباط مستمر با مدیریت بالا و اطلاع رسانی در مورد پیشرفت پروژه

مطالب مرتبط: اهمیت مدیریت پروژه

حامی مالی پروژه

حامی پروژه معمولاً عضوی از کارکنان مدیریت ارشد سازمان مادر است که نقش اصلی آنها ترویج پروژه در داخل شرکت و با ذینفعان خارجی است. حامیان پروژه معمولاً از نزدیک با مدیران پروژه خود همکاری می کنند، به ویژه هنگام برنامه ریزی جزئیات پشت پروژه، و همچنین برای رفع هرگونه مانع و حل و فصل هر گونه تعارض که ممکن است پروژه یا موفقیت آن را به خطر اندازد، تلاش می کنند. سایر وظایفی که معمولاً انجام می دهند عبارتند از:

• مشارکت در فرآیند تصمیم گیری پروژه

• ایجاد و تصویب بودجه پروژه

• اطمینان از اینکه هر بخش درگیر در پروژه منابع مورد نیاز برای انجام آن را دارد

• حفظ ارتباط در مورد پروژه با اعضای مختلف سازمان

حامی اجرایی

حامیان اجرایی معمولاً اعضای ارشد تیم مدیریت سازمان هستند و تصمیم گیرندگان نهایی هستند و کسانی هستند که نیاز به ارائه تایید نهایی در هر یک از مراحل پروژه دارند. برخی از عناصر کلیدی نقش عبارتند از:

• تصویب هرگونه تغییر در طرح اولیه پروژه

• در نهایت مسئولیت کامل نتیجه پروژه را بر عهده بگیرید

• اطمینان از دریافت وجوه اضافی پروژه در صورت افزایش هر گونه تغییر در طرح اولیه دامنه آن

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد منشور پروژه (با نکات)

اعضای تیم پروژه

اعضای تیم درگیر در یک پروژه، کارکنانی هستند که مستقیماً برای تکمیل مراحل مختلف پروژه کار می کنند. نقش دقیق آنها می تواند از پروژه ای به پروژه دیگر متفاوت باشد، بسته به عواملی مانند محدوده پروژه، اینکه آیا آنها توسط شرکتی که پروژه را انجام می دهد یا به عنوان مشاور خارجی وارد می شوند یا اینکه آنها به صورت تمام وقت یا نیمه وقت در پروژه مربوطه کار می کنند. . برخی از وظایف عمومی آنها عبارتند از:

• دستیابی به تحویل های مختلف تعیین شده توسط مدیر پروژه

• ارائه تخصص در امور مختلف

• مستندسازی هر مرحله از فرآیند

• مشارکت در هر یک از اهداف اصلی پروژه

مطالب مرتبط: برنامه ریزی پروژه چیست؟ (با مثال)

تحلیلگر کسب و کار

تحلیلگران کسب و کار عموماً حرفه ای هستند که وظیفه دارند با استفاده از تخصص خود تعیین کنند که چگونه یک سازمان می تواند کارآمدتر عمل کند. هنگامی که در یک پروژه خاص مشارکت دارند، تحلیلگران تجاری اساساً همان وظیفه کلی را بر عهده دارند، زیرا باید اطمینان حاصل کنند که اهداف پروژه با حل مشکلات مختلف، بهبود عملکرد کلی و استفاده از تخصص خود برای اطمینان از برآورده شدن تمام اهداف پروژه در داخل انجام می شود. مهلت و بودجه اختصاص یافته برخی از وظایف دقیق آنها عبارتند از:

• ارزیابی نیازهای جاری پروژه

• مستندسازی الزامات تجاری و فنی حال و آینده

• اطمینان از اینکه محصولات قابل تحویل مطابق با استانداردهای تعیین شده قبلی مطابقت دارند

سرگروه

رهبران تیم بخش‌های خاصی از پروژه‌ها را مدیریت می‌کنند و مستقیماً به مدیر پروژه گزارش می‌دهند. پروژه های در مقیاس کوچک معمولاً رهبران تیم ندارند، زیرا مدیر پروژه معمولاً هر دو کار را انجام می دهد. با این حال، پروژه های بزرگتر به رهبران تیم نیاز دارند که وظایف دقیق آنها به ماهیت پروژه و ویژگی های تیم خاص آنها بستگی دارد. برخی از وظایف عمومی آنها عبارتند از:

• توجه کارکنان به وظایف خود و مهلت هر کدام

• مذاکره با تامین کنندگان مختلف

• برقراری ارتباط با تیم خود و حل هر مشکلی که ممکن است پیش بیاید

• کار با کارکنان خود برای کمک به آنها در بهترین حالت بالقوه خود و دستیابی به اهداف فردی خود

• فعالانه برای دستیابی به نتایج تعیین شده برای تیم خود، به ویژه در مورد وظایفی که در تخصص آنها است، تلاش می کنند

مطالب مرتبط: ۱۲ چالش مدیریت پروژه و نحوه حل آنها

کمیته بررسی پروژه

افرادی که بخشی از کمیته بررسی پروژه هستند معمولاً اعضای رهبری ارشد سازمان هستند. آنها معمولاً در هر مرحله از پروژه، از تصویب و برنامه ریزی تا تکمیل آن، درگیر هستند. آنها پیشنهادات مختلف در مورد پروژه را تایید یا رد می کنند، به مدیر پروژه و حامیان مالی راهنمایی می کنند، هر مشکلی را که ممکن است ظاهر شود را حل و فصل می کنند و در نهایت اطمینان حاصل می کنند که پروژه با استانداردهای کیفیت خاصی مطابقت دارد. برخی از وظایف دقیق آنها عبارتند از:

• تجزیه و تحلیل هر پیشنهاد در رابطه با نحوه رسیدگی به جنبه های مختلف پروژه

• ارزیابی محدودیت‌های مختلف پروژه، مانند ریسک‌های احتمالی بالقوه که می‌تواند به شدت کل عملیات را تحت تأثیر قرار دهد، پروژه‌های مشابه در حال انجام و هر گونه محدودیت بالقوه دیگر

• کمک به مدیر پروژه در حل و فصل مشکلات پیش آمده

مشتری پروژه

مشتریان پروژه، افراد یا سازمان هایی هستند که ذینفع نهایی از تکمیل پروژه هستند. آنها نهادهایی هستند که نیاز تجاری دارند که با تکمیل موفقیت آمیز پروژه برطرف می شود و سطح دقیق مشارکت آنها معمولاً از پروژه ای به پروژه دیگر تغییر می کند. پروژه‌های بزرگ همچنین می‌توانند شامل یک مدیر پروژه مشتری باشد، که یک فرد حرفه‌ای است که توسط مشتری استخدام می‌شود تا با مدیر پروژه اصلی کار کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه به درستی تکمیل شده است. برخی از وظایف معمول مدیر پروژه مشتری عبارتند از:

• تجزیه و تحلیل و تصویب طرح های مختلف در خصوص پروژه

• درخواست تغییرات در بخش خاصی از پروژه یا محدوده کلی آن

• اشاره به خطرات و مسائل مختلف در پروژه

• تصویب آزادسازی پرداخت های منظم، مطابق با بودجه اولیه

• ارزیابی محصولات نهایی پروژه

مرتبط: مبانی مدیریت پروژه: تعریف، مراحل و اهمیت