نقطه تماس چیست؟ (با اهمیت و مثال)

ارائه اطلاعات دقیق در مورد یک فعالیت یا پروژه می تواند به بهبود علایق مشتری و ذینفعان کمک کرده و مشارکت را تشویق کند. در حالی که دانستن وضعیت پروژه یا فعالیت برای اعضای تیم ضروری است، داشتن یک منبع اطلاعات مرکزی به نام نقطه تماس (POC) می تواند کمک کند. یادگیری نقش یک متخصص یا بخش تماس می تواند به شما کمک کند تا بفهمید چرا آنها در تنظیمات حرفه ای بسیار مهم هستند.

در این مقاله از ایوسی، ما توضیح می‌دهیم که POC چیست، درباره اینکه چرا داشتن آن ضروری است، توضیح می‌دهیم، نکاتی را برای تبدیل شدن به آن توضیح می‌دهیم، به سؤالات رایج در مورد این متخصصان پاسخ می‌دهیم و چندین مثال را نشان می‌دهیم.

نقطه تماس چیست؟

نقطه تماس (POC) یک حرفه یا بخش آگاه در مورد یک فعالیت یا پروژه است که می تواند هر زمان که لازم باشد اطلاعات ارائه دهد. POC ها به عنوان نمایندگان، ارتباط با مشتریان یک شرکت را مدیریت می کنند. به عنوان مثال، اگر مشتری به اطلاعات بیشتری در مورد خط تولید نیاز دارد، می تواند با یک متخصص یا بخش تماس برقرار کند. POC ها در عملیات داخلی نیز مفید هستند. به عنوان مثال، آنها می توانند به مدیریت ارشد کمک کنند تا در مورد پروژه های در حال انجام اطلاعات کسب کنند. در حالی که داشتن یک POC برای مشتریان و ذینفعان ضروری است، اما آنها می توانند برای هر پروژه یا فعالیت متفاوت باشند.

چرا داشتن POC ضروری است؟

در اینجا دلایل مختلفی وجود دارد که داشتن POC برای یک سازمان بسیار مهم است:

وضوح اطلاعات را تضمین می کند

با یک منبع اطلاعات مرکزی، یک شرکت می تواند به اطمینان از ارتباط موثر در تمام پروژه ها و فعالیت ها کمک کند. به عنوان مثال، یک متخصص تماس ممکن است یک پروژه را برای به دست آوردن اطلاعات در مورد تمام مراحل و ارسال آنها به تیم مدیریت هماهنگ کند. وضوح اطلاعات می تواند به شرکت در صرفه جویی در هزینه، جلوگیری از درگیری در محل کار و استفاده کارآمد از منابع کمک کند.

موارد مرتبط: ۴ راه برای برقراری ارتباط موثر (به علاوه مزایا و نکات)

به ایجاد اعتماد کمک می کند

POC می تواند به ایجاد رابطه مثبت با ذینفعان داخلی و خارجی مانند مشتریان و سرمایه گذاران کمک کند. به این ترتیب، این افراد و گروه‌ها می‌توانند به یک متخصص یا بخش تماس برای ارائه اطلاعات مرتبط در صورت درخواست اعتماد کنند. افزایش اعتماد به توانایی POC برای حل مشکلات یا ارائه جزئیات به موقع می تواند به ایجاد وفاداری مشتری کمک کند.

یک تصویر مثبت از برند ایجاد می کند

POC می تواند به بهبود تجربه مشتری شرکت، حفظ یا جذب مشتریان بیشتر کمک کند. به عنوان مثال، اگر یک مسئول پذیرش بر مهمان هتل تأثیر مثبت بگذارد، ممکن است احساسات مثبت را با شرکت مرتبط کند. به طور مشابه، اگر یک هماهنگ کننده پروژه بینش های مفیدی را به سرمایه گذار ارائه دهد، ممکن است تصویر مثبت تری از شرکت داشته باشد.

نکاتی برای تبدیل شدن به یک POC موثر

در اینجا روش های مفیدی وجود دارد که می تواند به شما در موفقیت به عنوان یک POC کمک کند:

• ابزارهای اتوماسیون را در نظر بگیرید: می توانید از برنامه های رایانه ای برای رسیدگی به درخواست های اطلاعاتی بسیاری از مشتریان یا سهامداران استفاده کنید. به عنوان مثال، نرم افزار میز کمک می تواند به یک POC فناوری اطلاعات کمک کند.

• کسب تجربه مرتبط: تجربه تجاری ضروری است زیرا می تواند به شما در درک مشتریان و ارائه پشتیبانی کمک کند.

• ارتباطات شخصی را حفظ کنید: استفاده از یک رویکرد شخصی می تواند به افراد و گروه ها کمک کند تا احساس ارزشمندی بیشتری کنند. ارتباط شخصی شامل تطبیق پیام ها برای هر فرد است، مانند ذکر نام آنها هنگام پاسخ به یک درخواست.

• از زبان مثبت استفاده کنید: یک لحن ارتباطی مثبت معمولاً تجربه بهتری را برای مشتری ایجاد می کند. همچنین می تواند اعتماد به نفس را نشان دهد و مشتریان را تشویق به گفتگو با شما کند.

سوالات متداول در مورد تماس با متخصصان و بخش ها

می‌توانید سؤالات و پاسخ‌های مفید زیر را مرور کنید تا بینش بیشتری در مورد POC بدست آورید:

تفاوت بین POC و افسر رابط چیست؟

در حالی که یک POC و یک افسر رابط دارای مسئولیت های ارتباطی و اشتراک گذاری اطلاعات هستند، شما می توانید آنها را بر اساس عملکردشان متمایز کنید. یک افسر رابط روابط سالم با افراد در یک آژانس یا سازمان را تقویت می کند. این نقش معمولاً شامل کمک به یک شرکت برای رسیدگی به روابط عمومی، حل تعارضات و پاسخ به حوادث است. POC یک حرفه یا بخش در هر زمینه ای است که به عنوان هماهنگ کننده یا منبع اطلاعاتی برای فعالیت های تجاری عمل می کند. یک افسر رابط ممکن است یک POC نیز باشد.

چه مهارت ها و ویژگی های شخصیتی برای POC مفید است؟

در اینجا ویژگی هایی وجود دارد که می توانید به عنوان POC یک سازمان توسعه دهید:

• شبکه سازی: این کیفیت به توانایی شما در ایجاد و حفظ روابط با مخاطبین حرفه ای و شخصی اشاره دارد.

• بین فردی: این مهارت نحوه کار و تعامل شما با مشتریان و ذینفعان را توصیف می کند.

• کنجکاوی: این ویژگی تمایل شما را برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد وضعیت شرکت یا یافتن پاسخ سوالاتی که مشتریان یا ذینفعان ممکن است بپرسند را توصیف می کند.

• گوش دادن فعال: این کیفیت به توانایی شما در تمرکز کامل روی درخواست مشتری و پاسخ مناسب اشاره دارد.

مرتبط: مهارت های بین فردی: تعاریف و مثال ها

آیا کار به عنوان POC یک شغل است؟

تبدیل شدن به POC یک پروژه یا فعالیت به طور معمول وظایف اصلی شما را شامل انتقال اطلاعات به دیگران می‌کند. به عنوان مثال، یک نگهبان امنیتی ممکن است یک متخصص تماس برای بازدیدکنندگان دانشگاه باشد. به طور مشابه، یک هماهنگ کننده برنامه ممکن است یک متخصص تماس برای به اشتراک گذاری پیشرفت برنامه باشد. مدیران یا سرپرستان کسب و کار معمولاً متخصصان یا بخش‌های تماس را منصوب می‌کنند.

نمونه هایی از نقاط تماس

در اینجا چندین مثال وجود دارد که می تواند به شما کمک کند تا در مورد POC بیشتر بدانید:

نمونه ای از POC خدمات مشتری

این مثال نشان می دهد که چگونه یک POC می تواند در خدمات مشتری ارزشمند باشد:

Gouty Hills یک شرکت اجاره ای است که خدمات مشتریان را از طریق وب سایت و برنامه تلفن همراه خود ارائه می دهد. این کانال‌ها رابط‌هایی برای تیم خدمات مشتری هستند که به درخواست‌ها، بازگشت‌ها و شکایات رسیدگی می‌کنند. به عنوان POC اولیه، این تیم به مشتریان کمک می کند تا اطلاعاتی در مورد قیمت اجاره و تجهیزات داشته باشند. آنها همچنین تضمین می کنند که وام دهندگان و وام گیرندگان از تجربه مثبتی با استفاده از پلتفرم های خدمات مشتری لذت می برند.

مطالب مرتبط: رضایت مشتری چیست و چرا اهمیت دارد؟

نمونه ای از میز خدمات POC

این مثال نشان می دهد که چگونه یک POC می تواند در یک شرکت ارزشمند باشد:

Mattery Secure سازنده ای است که دوربین های امنیتی را در ادارات تولید و نصب می کند. دارای یک بخش فناوری اطلاعات است که می‌تواند درخواست‌های پشتیبانی خدمات مشتریانی را که در ضبط ویدیو با تاخیر مواجه هستند، رسیدگی کند. با تماس با شماره تلفن یا بازدید از یک وب سایت، مشتریان همچنین می توانند برای پرس و جو یا رسیدگی به درخواست های امنیتی با این بخش ارتباط برقرار کنند. بخش فناوری اطلاعات Mattery Secure POC آن است.

نمونه ای از پروژه POC

این مثال توضیح می دهد که چرا داشتن POC می تواند برای اجرای یک پروژه ارزشمند باشد:

هری و روزلین مدیران در Open Bay Green هستند که بر یک پروژه ساخت و ساز نظارت می کنند. آنها پنج تکنسین را رهبری می کنند و به عنوان POC پروژه عمل می کنند. این بدان معناست که متخصصانی که مدیریت می کنند می توانند برای جزئیات پروژه با آنها ملاقات کنند یا نگرانی های خود را در مورد ساختارهای کاری بیان کنند. هری و روزلین نیز POC اصلی برای حامیان مالی پروژه هستند که ممکن است به اطلاعات بیشتری در مورد پیشرفت های پروژه نیاز داشته باشند.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد یک طرح ارتباطی پروژه (با الگو)

نمونه ای از POC خدمات عمومی

این مثال نشان می‌دهد که چگونه یک POC می‌تواند به اعضای جامعه در یافتن اطلاعات مربوط به خدمات عمومی کمک کند:

Montbay Saint-Paul شهری است که خدمات بهداشتی رایگان را به اعضای جامعه در بیمارستان ها و کلینیک ها ارائه می دهد. این شرکت با یک شرکت خدمات خصوصی که می تواند به سوالات مرتبط با سلامت پاسخ دهد و قرار ملاقات با پزشک را برنامه ریزی کند، همکاری می کند. به عنوان POC اولیه، این شرکت خدماتی به اعضای جامعه کمک می کند تا قبل از مراجعه به بیمارستان یا کلینیک، اطلاعات پزشکی مورد نیاز خود را داشته باشند.

نمونه ای از عملکرد تجاری POC

این مثال توضیح می دهد که چگونه یک POC می تواند در هماهنگی عملکردهای تجاری ارزشمند باشد:

Open Bay Green گزارش مالی خود را برای سال ایجاد می کند و آن را با سرمایه گذاران و سهامداران فرشته به اشتراک می گذارد. حسابرس مالی شرکت برای هر کسی که سوالی در مورد گزارش یا پرس و جو در مورد اصول حسابداری استفاده شده دارد، ایمیل حرفه ای تماس را منتشر می کند. این حرفه ای فهرست شده به عنوان متخصص تماس حسابرسی شرکت عمل می کند.

نمونه ای از رویداد POC

این مثال توضیح می دهد که چگونه یک POC می تواند در هماهنگی رویدادهای صنعت مفید باشد:

IETR Green کنفرانسی برای متخصصان تجارت در سراسر استان ها و مناطق است. به عنوان یک رویداد جدید، سازمان دهندگان کنفرانس یک میز خدمات برای ثبت نام ایجاد می کنند، جایی که کمیته تبلیغات آن به سوالات شرکت کنندگان و شرکت ها رسیدگی می کند. کمیته تبلیغات POC اولیه برای کنفرانس IETR Green است.

نمونه ای از POC فروشگاه محلی

این مثال نشان می دهد که چگونه یک متخصص تماس می تواند در یک فروشگاه محلی ارزشمند باشد:

McGill Free یک فروشگاه محلی در یک جامعه است. یک دستیار مغازه را استخدام می کند که مسئول کمک به مشتریان در یافتن محصولات و کمک به آنها در انجام معاملات است. این دستیار فروشگاه یک POC اولیه برای هر مشتری است که وارد McGill Free می شود.

نمونه ای از POC رستوران

این مثال نشان می دهد که چگونه یک متخصص تماس می تواند در یک رستوران ارزشمند باشد:

هری و جمال برای صرف ناهار وارد رستوران می شوند. پس از نشستن آن‌ها، یک سرور منو را ارائه می‌دهد که شامل توضیحاتی درباره پیشنهادهای ویژه برای آن روز می‌شود. هری و جمال منو را مرور می‌کنند و اطلاعات بیشتری درباره غذاهای ویژه درخواست می‌کنند. در این رستوران، سرور اصلی ترین متخصص تماس است که می تواند به سوالات مهمانان پاسخ دهد.