راهنمای حسابرسی عملیاتی: تعریف، فرآیند، مزایا و معایب

برای ارزیابی فرآیندها و رویه‌های جاری، یک شرکت ممکن است حسابرسی عملیاتی انجام دهد. این نوع حسابرسی مناطقی را مشخص می کند که یک شرکت می تواند عملیات خود را بهبود بخشد و به آن اجازه می دهد تغییراتی ایجاد کند که فرآیندهایش را کارآمدتر یا سازنده تر کند. درک نحوه انجام صحیح این حسابرسی می تواند به شرکت شما کمک کند تا بهتر کار کند و اهداف سازمانی را برآورده کند.

در این مقاله از ایوْسی مروری و تعریفی از حسابرسی عملیاتی ارائه می کنیم.

مطالب مرتبط: نحوه تهیه صورت‌های مالی: تعریف و مزایا

حسابرسی عملیاتی چیست؟

حسابرسی عملیاتی به روشی اطلاق می شود که یک سازمان چگونه کسب و کار را انجام می دهد. این نیاز به تجزیه و تحلیل فرآیندها، رویه ها و سیستم های مورد استفاده در شرکت دارد. این نوع حسابرسی فراتر از شرایط مالی سازمان نگاه می کند و شیوه های مدیریت آن را بررسی می کند. هدف ممیزی عملیاتی یافتن مناطقی است که نیاز به بهبود دارند تا عملیات سازمان را کارآمدتر، مولدتر و مؤثرتر کند.

مطالب مرتبط: حسابداری پایه چیست؟

فرآیند حسابرسی عملیاتی چیست؟

فرآیند حسابرسی عملیاتی معمولی شامل مراحل زیر است:

حسابرس را تعیین کنید

به طور معمول، یک شرکت یک حسابرسی عملیاتی را به صورت داخلی انجام می دهد. آنها ممکن است یک حسابرس داخلی یا تیم حسابرسی داشته باشند که وظیفه آنها مدیریت حسابرسی داخلی یا عملیاتی است. با این حال، برخی از شرکت ها ممکن است تیم حسابرسی داخلی یا حسابرس داخلی با دانش یا تجربه لازم نداشته باشند، بنابراین ممکن است یک متخصص خارجی را برای انجام حسابرسی استخدام کنند.

مطالب مرتبط: سیستم اطلاعات حسابداری: چیست و چگونه کار می کند

فرآیند حسابرسی را برنامه ریزی کنید

حسابرس با مدیران مربوطه برای بحث و برنامه ریزی روش حسابرسی خود ملاقات می کند. در طی این بحث، حسابرس درکی از کسب و کار و هرگونه نگرانی بالقوه به دست می آورد. سپس می‌توانند حوزه‌هایی را که ممکن است به بهبود فرآیند نیاز داشته باشند، شناسایی کنند و چالش‌هایی را برای آن‌ها فراهم کنند تا در طول حسابرسی روی آنها تمرکز کنند. از طریق این گفتگو، حسابرس محدوده و جدول زمانی حسابرسی را نیز مشخص می کند.

در مرحله بعد، آنها می توانند شروع به ایجاد اهداف و استراتژی های حسابرسی کنند. این اهداف متفاوت هستند اما باید هدفشان حمایت از نیازها و اهداف کلی سازمان باشد. آنها ممکن است بر روی یک حوزه خاص از شرکت و فرآیندهای مرتبط با آن تمرکز کنند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است یک حسابرسی عملیاتی در مورد شیوه های استخدام خود انجام دهد. حسابرس و مدیران باید اهدافی را برای دستیابی به این فرآیندها تعیین کنند، مانند افزایش تعداد کارکنان استخدام شده در یک دوره معین. سپس حسابرس از آن اهداف برای ارزیابی رویه های جاری شرکت و یافتن بهبودها استفاده می کند.

ممیزی را انجام دهید

اکنون حسابرس حوزه های تجاری را در محدوده برنامه حسابرسی خود بررسی می کند. حسابرس باید فرآیندها و رویه‌های موجود را ارزیابی کند تا تعیین کند که آیا آنها به اهداف تعیین‌شده قبلی در فرآیند حسابرسی دست می‌یابند یا خیر. آنها با مدیران و کارکنان گفتگو می کنند تا در مورد اینکه آیا فرآیندها انتظارات را برآورده می کنند یا خیر صحبت می کنند. حسابرس همچنین ممکن است کارکنان را در حین اجرای این روشها و بررسی هر مرحله مشاهده کند.

زمانی که حسابرس فرآیندها یا رویه ها را فهمید و بررسی کرد، می تواند آزمون هایی را برای ارزیابی آنها ایجاد کند. از طریق آن آزمون‌ها، حسابرس ممکن است عوامل خاصی را بیابد که نیاز به بهبود دارند و راه‌حل‌هایی را تولید و آزمایش کند که به تحقق اهداف آنها کمک کند. یک فرآیند ایده‌آل بدون مشکل کار می‌کند و شرکت را قادر می‌سازد تا کار را به روشی مقرون‌به‌صرفه و با زمان انجام دهد.

گزارش یافته های حسابرسی

حسابرس گزارشی در مورد یافته های خود تهیه می کند و هر گونه توصیه برای بهبود را شامل می شود. بسته به این توصیه‌ها، حسابرس ممکن است یک برنامه اجرایی را برای کمک به شرکت در ایجاد تغییرات لازم پیش‌نویس کند. آنها این توصیه ها را با مدیران مربوطه مورد بحث قرار می دهند و اطمینان حاصل می کنند که تیم مدیریت یافته ها و راه حل ها را درک می کند. ممکن است مدیریت موافقت کند که همه پیشنهادات را دنبال کند یا درباره اینکه چرا برخی تغییرات ممکن است امکان پذیر نباشد بحث کند.

پیگیری انجام دهید

پس از تکمیل حسابرسی، حسابرس یک جلسه پیگیری با تیم مدیریت و کارکنان مربوطه تشکیل می دهد. معمولاً آنها پیگیری را حدود شش ماه پس از حسابرسی انجام می دهند. در طول پیگیری، تغییرات ایجاد شده در فرآیندها را مورد بحث قرار می دهند و نتایج آنها را ارزیابی می کنند. آنها این نتایج را با اهداف تعیین شده توسط حسابرسی اندازه گیری می کنند و تعیین می کنند که آیا آن اهداف را برآورده می کنند یا در جهت رسیدن به آنها پیشرفت می کنند.

انواع حسابرسی عملیاتی

حسابرسی عملیاتی فرآیندها و رویه‌های تجاری در یک شرکت را بررسی می‌کند. این نوع حسابرسی ممکن است با انواع دیگر حسابرسی همپوشانی داشته باشد، مانند:

• حسابرسی دپارتمان: بخش‌های مختلف در یک شرکت از فرآیندها و رویه‌های متفاوت مرتبط با اهداف یا مسئولیت‌های خود استفاده می‌کنند. ممیزی می تواند آن فرآیندها را ارزیابی کرده و راه هایی برای بهبود آنها بیابد. همچنین می‌تواند منابع موجود دپارتمان و میزان کارآمدی آنها را در هنگام انجام فرآیندها مورد بررسی قرار دهد. به عنوان مثال، یک حسابرسی عملیاتی می تواند بخش های خاصی مانند منابع انسانی، بازاریابی یا فناوری اطلاعات را بررسی کند.

• ممیزی های تحقیقی: اگر شرکتی کشف یا مشکوک به خطا یا نقض امنیتی باشد، ممکن است یک حسابرسی تحقیقاتی برای تعیین علت آن انجام دهد. به عنوان بخشی از این ممیزی، آنها ممکن است فرآیندهای انجام شده توسط یک کارمند یا بخش را ارزیابی کنند. حسابرس ممکن است پیشنهادهایی را برای بهبود این فرآیندها یا رویه‌های مرتبط ارائه دهد تا اطمینان حاصل شود که موضوع در آینده رخ نمی‌دهد.

• حسابرسی انطباق: این نوع حسابرسی ارزیابی می کند که آیا یک شرکت از قوانین خارجی مربوطه، همراه با سیاست های داخلی پیروی می کند یا خیر. حسابرس فرآیندها و رویه‌های جاری را ارزیابی می‌کند تا اطمینان حاصل کند که استانداردها یا مقررات لازم مرتبط با صنعت سازمان را برآورده می‌کنند. یک شرکت همچنین ممکن است قوانینی برای رفتار داشته باشد که همه کارکنان بسیار از آن پیروی می کنند، بنابراین حسابرسی ممکن است مطابق با فرآیندهای استخدام و اخراج کارکنان را بررسی کند.

• ممیزی های بعدی: پس از حسابرسی عملیاتی، شرکت تغییرات لازم را اعمال خواهد کرد. سپس ممکن است زمان مشخصی را برای انجام ممیزی بعدی برای ارزیابی اثربخشی تغییرات تعیین کنند.

مزایای حسابرسی عملیاتی

انجام حسابرسی عملیاتی در یک سازمان می تواند مزایای متعددی را به همراه داشته باشد، از جمله:

حسابرسی فرصت ها و ریسک ها را شناسایی می کند

ممکن است عملیات یک کسب و کار به آرامی انجام شود، اما ممیزی می تواند زمینه های بهبود را شناسایی کند. این تغییرات می‌تواند فرآیندها را سریع‌تر، کم‌هزینه‌تر یا به روش‌های دیگری که از سودآوری و اهداف تجاری پشتیبانی می‌کند، بهبود بخشد. از طریق حسابرسی، مدیران همچنین ممکن است خطرات یا مسائلی را در فرآیندهای خود کشف کنند که قبلاً از آنها آگاه نبودند. حسابرس به شناسایی این ریسک ها کمک می کند و روش هایی را برای رفع آنها ارائه می کند. اکنون که کارکنان ریسک های مرتبط با کسب و کار خود را درک می کنند، می توانند ریسک های آینده را بهتر شناسایی و ارزیابی کنند.

حسابرسی می تواند اثربخشی کسب و کار را بهبود بخشد

حسابرسی عملیاتی مستلزم نگاهی عمیق به فرآیندها و رویه های مرتبط با عملیات تجاری است. هدف حسابرسی اطمینان از تکمیل فرآیندها به طور موثر و کارآمد است. بنابراین، هر گونه تغییر ایجاد شده در خدمت آن هدف است و منجر به بهبود عملکرد و سودآوری شرکت می شود. گاهی اوقات، یک حسابرس ممکن است حوزه ای از کسب و کار را که به طور موثر کار می کند شناسایی کند و از آن به عنوان نمونه برای کمک به افزایش کارایی تیم دیگر استفاده کند.

ممیزی می تواند دیدگاه های عینی یا جدید ارائه دهد

یک حسابرس می تواند به مدیران کمک کند تا دیدگاه جدیدی در مورد عملیات تجاری خود به دست آورند. اگر حسابرس دخالت منظمی با فرآیندها یا رویه‌های شناسایی‌شده نداشته باشد، می‌تواند بینش‌هایی ارائه دهد که ممکن است شخصی که به طور منظم آنها را انجام می‌دهد، نبیند. از آنجایی که آنها ارزیابی خود را از فرآیندها بر اساس اهداف تجاری قرار می دهند، به عنوان یک روش ارزیابی عینی عمل می کند. موضوع این نیست که آیا حسابرس این فرآیند را دوست دارد یا خیر، بلکه در مورد این نیست که آیا این فرآیند اهداف مورد نیاز را برآورده می کند یا خیر.

حسابرسی می تواند انگیزه ایجاد کند

در طول یک حسابرسی، حسابرس و مدیریت اهدافی را برای دستیابی به آنها توسعه می دهند. هدف این اهداف کمک به عملکرد بهتر کسب و کار با ایجاد بهبود در فرآیندها و رویه های خاص است. کارکنان مدیریت می توانند از این اهداف برای ایجاد انگیزه در کارکنان خود با دادن استانداردی برای کار به آنها استفاده کنند. این اهداف همچنین دستورالعمل‌های روشنی را برای کارمندان ارائه می‌کنند و تضمین می‌کنند که آنها انتظارات کارفرمای خود را درک می‌کنند و می‌دانند که کار خوب چیست.

معایب حسابرسی عملیاتی

هدف حسابرسی عملیاتی بهبود فرآیندها و رویه‌های درون یک شرکت است، اما ممکن است با معایبی همراه باشد. با این حال، به دلیل مزایای بهبودهای انجام شده، ممکن است این معایب در دراز مدت اهمیتی نداشته باشند. برخی از این معایب ممکن است شامل موارد زیر باشد:

ممیزی ممکن است نیاز به ایجاد تغییرات داشته باشد

بهبود فرآیندها و رویه ها در یک شرکت اغلب مستلزم تغییر عناصر آنها است. کارمندان ممکن است به زمان نیاز داشته باشند تا خود را با این تغییرات تطبیق دهند و با آنها راحت تر شوند. برخی تغییرات حتی ممکن است به آموزش کارکنان در مورد نحوه انجام فرآیندهای جدید و بهبودیافته نیاز داشته باشد. در نتیجه، شرکت‌هایی که تغییرات را به دلیل ممیزی عملیاتی اعمال می‌کنند، باید توسعه یک برنامه مدیریت تغییر را برای کمک به کارکنان برای سهولت در گذار در نظر بگیرند.

مرتبط: مدیریت تغییر: چیست و چرا مهم است

حسابرسی با هزینه های پولی همراه است

مانند هر حسابرسی دیگر، حسابرسی عملیاتی هزینه هایی را برای سازمان به همراه دارد. در حالی که معمولاً توسط یک حسابرس داخلی اداره می شود، یک شرکت ممکن است گاهی اوقات یک حسابرس خارجی را استخدام کند که برای خدمات آنها حق الزحمه دریافت می کند. حسابرسی ممکن است تغییرات خاصی را برای بهبود فرآیندها و رویه‌های خاص در کسب و کار ضروری تشخیص دهد. اجرای این بهبودها یا آموزش کارکنان بر روی آنها می تواند هزینه هایی را به شرکت اضافه کند.

حسابرسی می تواند بر بهره وری تأثیر بگذارد

ممیزی عملیاتی می تواند بر بهره وری کارکنان شرکت کننده تاثیر بگذارد. اگر حسابرس داخلی به طور معمول وظایف دیگری را در شرکت انجام دهد، انجام حسابرسی آنها را در طول مدت آن از این مسئولیت ها سلب می کند. به طور مشابه، کارکنانی که بخش یا حوزه تجاری آنها در حال حسابرسی است، باید زمانی را صرف کار با حسابرس و بررسی فرآیندها و رویه‌های آنها کنند. این کار می‌تواند پیشرفت پروژه‌های آن‌ها را کند کند یا از مسئولیت‌های روزمره زمان ببرد. فرآیندهای برجسته شده برای بهبود ممکن است با اجرای هر گونه تغییر لازم توسط شرکت متوقف شوند.

ممیزی می تواند زمان بر باشد

بررسی عملیات تجاری یک شرکت توسط حسابرس ممکن است زمان قابل توجهی داشته باشد. آنها باید هر مرحله از فرآیندهایی را که ممیزی می کنند بررسی کنند، و هر چه فرآیندها پیچیده تر باشند، زمان بیشتری می توانند داشته باشند. کار پیاده‌سازی راه‌حل‌ها یا بهبودها نیز ممکن است به زمان نیاز داشته باشد. شرکت ممکن است نیاز به انجام آزمایش‌هایی داشته باشد تا مطمئن شود راه‌حل‌ها یا بهبودها فرآیندها را مؤثرتر می‌کنند. اگر کارمندان برای یادگیری نحوه انجام فرآیندهای تغییر یافته نیاز به آموزش داشته باشند، این نیز می تواند زمان را از مسئولیت های معمول آنها بگیرد.

حسابرسی عملیاتی چه تفاوتی با حسابرسی داخلی دارد؟

حسابرسی عملیاتی مشابه حسابرسی داخلی عمل می کند زیرا یک حسابرس داخلی فرآیند را انجام می دهد. اگرچه هر دو به فرآیندهای داخلی نگاه می کنند، هنوز تفاوت هایی بین این دو وجود دارد. به طور معمول، یک کسب و کار ممکن است زمانی که مشکلی در فرآیندها و رویه‌های آن پیش می‌آید، یک حسابرسی داخلی انجام دهد. ممیزی داخلی اشتباه را بررسی خواهد کرد و اینکه چه چیزی اجازه وقوع آن را داده است. سپس شرکت می تواند روی بهبود فرآیندهای خود تمرکز کند تا اطمینان حاصل شود که خطا دوباره تکرار نمی شود. حسابرسی داخلی موفقیت را با مشاهده اینکه آیا فرآیند بدون اشتباه کامل می شود ارزیابی می کند.

حسابرسی عملیاتی متفاوت است زیرا به دنبال پتانسیل بهبود در عملیات تجاری شرکت است. همچنین تمایل دارد بر روی عوامل مرتبط با فرآیندها مانند اثربخشی و کارایی آنها تمرکز کند. حسابرسی عملیاتی به جای انجام حسابرسی به دلیل وقوع یک موضوع، حوزه‌های تجاری را که ممکن است از بهبود فرآیند سود ببرند، بررسی می‌کند. ممیزی عملیاتی یک فرآیند را با ارزیابی اینکه آیا یک کار را بدون اشتباه انجام داده و استانداردهای شرکت را برای کارایی مربوط به هزینه، زمان و منابع استفاده شده برآورده می‌کند، ارزیابی می‌کند.