بازپرداخت مسافت پیموده شده: تعریف، مثال ها و نکات ردیابی

سفر یکی از ملزومات بسیاری از مشاغل است. برخی از شرکت‌ها ممکن است هزینه‌های سفر را به شما بازپرداخت کنند یا ممکن است مسافت پیموده شده را برای سفرهای خاص به عنوان کسر مالیات فهرست کنید. اگر قصد دارید برای تجارت سفر کنید، به درک انتظارات و الزامات کارفرما برای بازپرداخت مسافت پیموده شده کمک می کند.

در این مقاله از ایوسی، جنبه‌های مهم بازپرداخت مسافت پیموده شده، نحوه تعیین واجد شرایط بودن و نکاتی برای ردیابی دقیق هزینه‌های مسافت پیموده شده را مورد بحث قرار می‌دهیم.

موارد  کلیدی:

• بازپرداخت مسافت پیموده شده حق‌الزحمه‌ای است که کارفرما برای استفاده مرتبط با کار از وسیله نقلیه شخصی شما تعیین می کند.

• برخی از شرکت ها ماهانه کمک هزینه خودرو را پرداخت می کنند در حالی که برخی دیگر ممکن است از شما بخواهند مسافت پیموده شده را برای سفرهای خاص پیگیری کنید.

• اگر کسر مسافت پیموده شده را در مالیات بر درآمد خود ذکر کنید،  سرویس درآمد داخلی (IRS) نرخ مسافت پیموده شده استانداردی دارد.

بازپرداخت مسافت پیموده شده چیست؟

بازپرداخت مسافت پیموده شده مبلغی است که کارفرما به کارمند برای استفاده تجاری از وسیله نقلیه شخصی خود پرداخت می کند. شرکت ها معمولاً از فرمول ریالی در هر کیلومتر استفاده می کنند. با این حال، نرخ بازپرداخت، هزینه های تحت پوشش و شرایط پرداخت همه به کارفرما و توافق آنها با کارمند بستگی دارد.

مطالب مرتبط: ۱۸ روش برای دریافت حقوق در سفر

نمونه ای از بازپرداخت مسافت پیموده شده

شرکت ABC به کارکنان فروش خود ۳۰۰۰ ریال به ازای هر کیلومتر رانده شده به مکان های مشتری و بازگشت به آن ها پرداخت می کند. به عنوان یک کارمند، شما برای ملاقات با XYZ فرستاده می شوید، که یک سفر رفت و برگشت ۵۰ کیلومتری است. با استفاده از فرمول ریالی در هر مایل شرکت، ۳۰۰ تومان * ۵۰ دریافت خواهید کرد. کل بازپرداخت شما ۱۵۰ هزار ریال خواهد بود. 

سیاست بازپرداخت این شرکت زمانی اعمال می شود که از خودروی شخصی خود برای موارد زیر استفاده می کنید:

• رانندگی برای ملاقات با مشتریان و مشتریان

• رانندگی به بانک برای معاملات تجاری

• رانندگی به فروشگاه برای خرید لوازم اداری یا تجهیزات

• رانندگی به فرودگاه برای سفر کاری

• هر سفر یا انجام کاری دیگر

هنگامی که از ماشین خود برای موارد زیر استفاده می کنید اعمال نمی شود:

• رفت و آمد به یا از محل کار و خانه یا بیرون رفتن برای ناهار از اداره

• هر گونه فعالیت اضافی که مستقیماً به تجارت مربوط نمی شود، مانند خوردن قهوه در مسیر رسیدن به مقصد

• انحراف برای ملاقات با دوست یا خویشاوند در حین سفر کاری

جنبه های بازپرداخت مسافت پیموده شده

بازپرداخت مسافت پیموده شده می تواند به عوامل مختلفی بستگی داشته باشد، از جمله:

شایستگی

کارمندانی که از وسایل نقلیه شخصی خود برای مقاصد کاری استفاده می کنند، ممکن است واجد شرایط بازپرداخت مسافت پیموده شده از سوی کارفرمای خود باشند، اما این بدان معنا نیست که همه کارکنان واجد شرایط هستند. اینکه آیا واجد شرایط هستید بستگی به جزئیات شغل شما دارد.

به عنوان مثال، یک فروشنده ممکن است ادعا کند مسافت پیموده شده را برای بازدید از مشتریان طی کرده است. پیمانکاران مستقلی که برای سهام سواری و شرکت های تحویل کار می کنند معمولاً مسافت پیموده شده بازپرداخت نمی شوند. این به کارفرما بستگی دارد که تصمیم بگیرد چه نوع سفری بازپرداخت شود. مهم است که بدانید شرکت شما چه چیزی را در رابطه با بازپرداخت پوشش می دهد و نمی خواهد. به طور کلی، سفرهای زیر در سیاست بازپرداخت مسافت پیموده شده ریالی گنجانده شده است:

• بازدید با مشتریان

• حمل و نقل مشتریان به مقصد

• به یک محل کار موقت سفر کنید

• برای سفرهای کاری به فرودگاه، ایستگاه قطار یا ایستگاه اتوبوس رفت و آمد کنید

• به یک کنفرانس یا همایش تجاری سفر کنید

به خاطر داشته باشید که بازپرداخت پرداخت شده توسط شرکت ممکن است بر مالیات شما تأثیر بگذارد. توصیه می شود با یک تهیه کننده مالیاتی با تجربه مشورت کنید تا تعیین کنید که چگونه درآمد شما ممکن است تحت تأثیر قرار گیرد.

نرخ های استاندارد

در حالی که یک شرکت می تواند نرخ بازپرداخت خود را تعیین کند، ممکن است از نرخ استاندارد مسافت پیموده شده توسط سرویس درآمد داخلی (IRS) پیروی کند. این مبلغی است که IRS برای کسر مسافت پیموده شده در اظهارنامه مالیاتی مجاز است.

^{IRS نرخ سال ۲۰۲۲ را ۵۸.۵ سنت در هر مایل رانندگی برای استفاده تجاری تعیین کرده است که نسبت به نرخ سال ۲۰۲۱ ۲.۵ سنت افزایش یافته است.}

در حالی که بسیاری از مشاغل از نرخ IRS به عنوان پایه استفاده می کنند، این یک الزام قانونی نیست. کارفرمای شما می تواند بازپرداختی را ارائه دهد که کمتر یا بیشتر از استاندارد فدرال باشد.

الزامات کارفرما

کارفرمایان ملزم به بازپرداخت در هر مایل نیستند، مگر اینکه انجام ندادن این کار باعث شود کارمند به زیر حداقل دستمزد ایالتی کاهش یابد. اگرچه شرکت ها ملزم به ارائه بازپرداخت مسافت پیموده شده نیستند، می توان از آن برای مذاکره در مورد بسته جبران خسارت استفاده کرد. توانایی تنظیم نرخ بازپرداخت می تواند یک راه عالی برای جذب کارکنان با کیفیت بالا باشد.

فراتر از نرخ استاندارد فدرال می تواند به عنوان درآمد اضافی ترجمه شود. این می تواند به جذب نامزدهای با کیفیت بالا برای پر کردن یک نقش باز کمک کند. از آنجایی که کارفرمایان همیشه نمی توانند دستمزد را افزایش دهند، می توانند بسته حق‌الزحمه را با مزایای اضافی مانند:

• کمک هزینه مسافت پیموده شده

• کارت سوخت

• نگهداری ماهیانه خودرو

• بازپرداخت مسافت پیموده شده

نحوه پیگیری بازپرداخت مسافت پیموده شده

برخی از کارفرمایان برای دریافت بازپرداخت، از کارکنان می خواهند که رسیدهای بنزین و تعمیر و نگهداری خودرو را تحویل دهند. استفاده از نرخ کسر استاندارد، روند نامناسب جمع آوری رسید را حذف می کند. کارفرمای شما ممکن است از شما درخواست کند که یک برنامه ردیابی را دانلود کنید یا گزارشی از مایل های طی شده داشته باشید.

شما به راحتی می توانید مسافت پیموده شده خود را با برنامه ردیابی هزینه پیگیری کنید. در این برنامه ها، می توانید نرخ بازپرداخت خود را تعیین کنید و سپس بر اساس مسافت پیموده شده وارد شده، میزان بدهی خود را محاسبه کنید. اکثر کارفرمایان بازپرداخت را در صورت دستمزد بعدی در نظر می گیرند. با دنبال کردن این مراحل می توانید بازپرداخت مسافت پیموده شده خود را پیگیری کنید:

1. تاریخ سفر را ثبت کنید.

2. زمان سفر را ثبت کنید.

3. هنگام شروع سفر، عدد کیلومتر شمار را یادداشت کنید.

4. مکان و مقصد سفر را درج کنید.

5. چند کلمه که هدف از سفر را توصیف می کند، وارد کنید.

6. اندازه کیلومتر شمار را بعد از سفر یادداشت کنید.

نکاتی برای درخواست از کارفرما برای بازپرداخت مسافت پیموده شده

ممکن است هنگام مذاکره بسته حق‌الزحمه برای یک شغل جدید، از کارفرمای خود بخواهید که مسافت پیموده شده را بازپرداخت کند . همچنین در صورتی که موقعیت شما تغییر کرده باشد و از شما بخواهد با وسیله نقلیه شخصی خود بیشتر سفر کنید، ممکن است درخواست بازپرداخت مسافت پیموده شده داشته باشید. هنگام آماده شدن برای بحث در مورد بازپرداخت مسافت پیموده شده، این نکات را در نظر بگیرید:

• مسافت پیموده شده فعلی/در نظر گرفته شده خود را از قبل محاسبه کنید. کارفرمایان همیشه متوجه نیستند که کارمندانشان چند مایل با وسایل نقلیه خود طی می کنند. انجام تحقیق می تواند به شما کمک کند مکالمه را شروع کنید و نکات گفتگوی خاصی داشته باشید.

• محاسبه کنید که این چقدر به هزینه تبدیل می شود. بعد از اینکه تعداد مایل مشخصی را که قصد دارید رانندگی کنید دارید، آن را با میانگین هزینه سوخت مقایسه کنید.

• محاسبه خود را کامل کنید. هزینه نگهداری و تعمیرات را در نظر بگیرید و به کل اضافه کنید. برای پشتیبانی از درخواست شما، این شماره ها را به کارفرمای خود ارائه دهید.

• در مورد نرخ بازپرداخت موجود بحث کنید. در نهایت، این به کارفرمای شما بستگی دارد که بازپرداخت مسافت پیموده شده را تعیین کند. با این حال، می‌توانید با جستجوی نرخ‌های استاندارد فدرال از قبل وارد گفتگوی آماده شده شوید.

• در مورد فرآیند نگهداری سوابق بحث کنید. اگر قبل از سفر یک پروسه ثبت سوابق را برنامه ریزی کنید، به شما و کارفرمایتان کمک می کند مسافت پیموده شده را پیگیری کنید.

• آن را کسر کنید. به یاد داشته باشید که اگر مسافت پیموده شده تجاری به شما بازپرداخت نمی شود، ممکن است هزینه رانندگی مربوط به کار را از مالیات خود کسر کنید. برای جزئیات بیشتر با تهیه کننده مالیات مشورت کنید.