پیشگیری از ضرر چیست؟ نکات و مثال ها

پیشگیری از ضرر یکی از مؤلفه‌های مهم بسیاری از کسب‌وکارها است و مزایای متعددی از جمله بهبود رضایت مشتری و کاهش سرقت از فروشگاه و خسارت موجودی را به همراه دارد. پیشگیری از ضرر یک استراتژی یا چندین استراتژی است که به عنوان بخشی از یک برنامه مدیریت امنیت کلی استفاده می شود و برای کاهش میزان ضرر و زیان یک شرکت کار می کند.

در این مقاله از ایوسی، نکاتی برای اجرای پیشگیری از ضرر در کسب‌وکارتان و استراتژی‌های موثر پیشگیری از ضرر که می‌توانید از امروز استفاده کنید را بررسی می‌کنیم.

پیشگیری از ضرر چیست؟

پیشگیری از ضرر و زیان جزء مشترک خرده فروشی است و شامل شیوه هایی است که کسب و کارها برای حفظ سود خود از آنها استفاده می کنند. گاهی اوقات به عنوان حفاظت از دارایی های خرده فروشی یا جلوگیری از سود شناخته می شود، پیشگیری از زیان هر گونه فعالیت سازمانی است که به طور خاص برای به حداقل رساندن زیان های قابل پیشگیری اجرا می شود. زیان های قابل پیشگیری را می توان به عنوان هر هزینه شرکتی که در نتیجه اقدامات هدفمند یا تصادفی از طرف مشتریان، کارمندان یا سایر افرادی که با کسب و کار تعامل دارند، تعریف کرد.

شایع ترین دلایل از دست دادن سود در یک کسب و کار عبارتند از:

خطاهای عملیاتی:

این نوع زیان زمانی است که کارکنان کسب و کار از پروتکل های تجاری یا بهترین شیوه ها پیروی نمی کنند یا به طور کلی کسب و کار فاقد بهترین شیوه ها و پروتکل های موثر است که خطای انسانی را به حداقل برساند. این اغلب دلیل آموزش ناکافی برای کارکنان است.

زیان داخلی:

زیان داخلی به هر نوع زیان سود ناشی از کارمندان و سایر اعضای کسب و کار تعریف می شود. نمونه‌هایی از ضررهای داخلی عبارتند از سرقت کارکنان، دزدی بسته‌ها، فروش محصولات یا خانواده یا دوستان با قیمت تخفیف‌خورده، ارائه رایگان محصولات بدون مجوز مناسب، زنگ‌زدگی کالا، و عدم تماس تلفنی با فروش به نحوی که به کارمندان اجازه می‌دهد پرداخت برای خود

سرقت داخلی:

سرقت داخلی نوعی از ضرر داخلی است که مستقیماً با سرقت از طرف کارکنان و اعضای شرکت مرتبط است. نمونه هایی از سرقت داخلی شامل کلاهبرداری کارکنان، سرقت، اتلاف و خرابکاری است.

دزدی خارجی:

دزدی خارجی نوعی زیان سود است که خارج از اعضا و کارمندان شرکت رخ می دهد، مانند زمانی که مشتری کالایی را می دزدد. سرقت خارجی نیز در نتیجه خرابکاری یا کلاهبرداری توسط مشتری رخ می دهد.

تقلب تامین کننده:

در حالی که تقلب در تامین کنندگان رایج نیست، یکی دیگر از منابع ضرر است که شرکت ها باید از آن آگاه باشند. کلاهبرداری تامین کننده زمانی است که تامین کننده یک شرکت مقدار توافق شده کالایی را که شرکت برای آن پرداخت کرده است را ارائه نمی دهد یا هنگام کار با یک تجارت به روش های غیراخلاقی عمل می کند.

اهمیت پیشگیری از ضرر

ضرر، که به آن انقباض نیز می گویند، یک مسئله بالقوه در تعدادی از صنایع است، اما بیشتر دیده می شود و بزرگترین تهدید برای مشاغل خرده فروشی است. گنجاندن پیشگیری از ضرر در سازمان شما به دلایل متعددی مهم است که دلایل اصلی آن این است که:

• از درآمد شرکت محافظت می کند
• به جلوگیری از دزدی از فروشگاه و سایر انواع سرقت که تأثیر منفی بر شرکت دارد کمک می کند
• با اطمینان از اینکه مقدار صحیح موجودی نمایش داده شده و در دسترس مشتریان برای خرید است، به بهبود رضایت مشتری کمک می کند.
• از زوال یا آسیب موجودی مانند زمانی که موجودی خراب یا هدر می رود جلوگیری می کند
• موارد سرقت کارکنان را کاهش می دهد
• به ترویج فرهنگ مسئولیت پذیری و ایمنی کمک می کند که می تواند منجر به افزایش روحیه کارکنان و سرمایه گذاری در شغل آنها شود
• ممکن است از خطا یا تقلب تامین کننده جلوگیری کند
• خطاهای اداری از جمله لیست قیمت های نادرست و اشتباهات حسابداری را کاهش می دهد

مطالب مرتبط: پیشگیری از از دست دادن امنیت چیست؟

نکاتی برای پیشگیری از ضرر

چندین کار وجود دارد که می توانید در طول شیفت کاری خود برای جلوگیری از ضرر انجام دهید. نکات زیر در هنگام کار برای به حداکثر رساندن جلوگیری از ضرر شرکت شما در نظر گرفته شده است:

رهبری با مثال:

اگر شما مدیر یا مدیر عامل کسب و کار خود هستید، می توانید با نشان دادن شیوه های خوب پیشگیری از ضرر و پایبندی به آنها بدون توجه به موقعیت، به عنوان مثال رهبری کنید. اگر نمی خواهید اعضای تیم یا کارمندانتان اقلامی را به صورت رایگان دریافت کنند یا پول بدزدند، مدیران سطح C و مدیریت شرکت شما نیز نباید این کار را انجام دهند.

بررسی اولیه متقاضیان در طول فرآیند استخدام:

یک روش خوب برای پیشگیری از ضرر این است که قبل از استخدام متقاضیان، آنها را از قبل بررسی کنید. این شامل انجام بررسی پیشینه و تماس یا تماس با مراجع متقاضی است. اگر نامزد در گذشته به دلیل دزدی یا رفتار دیگری که منجر به ضرر شده است از شغل خود رها شده باشد، احتمالاً به نفع شرکت شما است که او را استخدام نکنید.

استفاده از یک حسابدار خارجی:

یک حسابدار خارجی می تواند تجزیه و تحلیل بی طرفانه ای از سوابق مالی کسب و کار شما ارائه دهد. آنها همچنین ممکن است بتوانند هرگونه ناسازگاری با امور مالی شما را که ممکن است یک حسابدار داخلی از قلم انداخته باشد، تشخیص دهند.

بررسی مجدد همه کالاهای ورودی و خروجی:

یکی دیگر از روش‌های خوب پیشگیری از ضرر این است که مرتباً کالاهایی را که از شرکت خود خارج می‌شوند با مقایسه آن با فاکتورها بررسی کنید. همچنین باید کالاهای دریافتی را بررسی کنید تا مطمئن شوید که تامین‌کننده محصول توافق‌شده‌ای را که برای آن پول پرداخت کرده‌اید به شما ارائه کرده است.

نصب تابلوهای ضد سرقت:

تابلوهای ضد سرقت می توانند به جلوگیری از دزدی از مغازه در فروشگاه شما کمک کنند. علائم شما باید شامل این باشد که دزدان مغازه تحت پیگرد قانونی قرار خواهند گرفت و دوربین های امنیتی در سراسر فروشگاه شما وجود دارد که مشتریان باید از آن آگاه باشند.

مطالب مرتبط: چگونه یک متخصص حفاظت از دارایی شویم

راهبردهای پیشگیری از ضرر

در زیر چند استراتژی موثر وجود دارد که می توانید برای هدف خاص پیشگیری از ضرر در شرکت خود بگنجانید:

از امنیت فیزیکی در سراسر فروشگاه خود استفاده کنید

امنیت فیزیکی که به صورت استراتژیک در سرتاسر فروشگاه شما قرار می گیرد نه تنها می تواند به جلوگیری از سرقت کمک کند، بلکه به شما کمک می کند تا در صورت وقوع، فردی را که در سرقت شرکت داشته است شناسایی کنید. یکی از رایج ترین اشکال امنیت فیزیکی دوربین های امنیتی است. شما باید دوربین های امنیتی را در ورودی فروشگاه خود، در قسمت های تحویل و بارگیری، در سراسر فروشگاه خود و در تمام پایانه های POS فروشگاه خود قرار دهید.

همچنین می توانید برای امنیت فیزیکی بیشتر، یک نیروی امنیتی استخدام کنید. محافظان امنیتی یک لایه بازدارنده اضافه می کنند که به حداقل رساندن سرقت از طرف مشتریان و کارمندان کمک می کند. علاوه بر این، یک زنگ هشدار نصب شده که زمانی که مشتری یا کارمندی سعی می‌کند کالای خریداری نشده را ترک کند به صدا در می‌آید، نمونه دیگری از امنیت فیزیکی است که می‌تواند به تقویت تلاش‌های پیشگیری از ضرر شما کمک کند.

روی سیستم های POS با ویژگی های امنیتی اضافی سرمایه گذاری کنید

یک سیستم POS که دارای ویژگی‌های امنیتی اضافه شده است می‌تواند به جلوگیری از ضرر کمک کند و اطلاعات مفیدی را در اختیار مدیریت قرار دهد که می‌تواند به کشف علت ضرر در صورت وقوع کمک کند. بسیاری از سیستم‌های POS با ویژگی‌های امنیتی اضافی دارای یک رابط مدیریتی هستند که کارکنان را ملزم به ورود و خروج می‌کند، که به مدیریت اجازه می‌دهد بداند چه کسی در زمان‌های خاص از ثبت استفاده می‌کرده است. در صورت وقوع سرقت، می توانید به راحتی سیستم POS را بررسی کنید تا ببینید چه کسی از آن استفاده می کند و از این اطلاعات برای محدود کردن علت سرقت استفاده کنید.

آموزش پیشگیری از ضرر را در فرآیند سوار شدن بگنجانید

یکی دیگر از استراتژی‌های عالی پیشگیری از ضرر این است که آموزش پیشگیری از ضرر را در فرآیند استخدام جدید خود بگنجانید. همچنین می‌توانید از کارمندان فعلی بخواهید که به طور منظم در دوره‌های مختلف در دوره‌های استخدامی خود در آموزش‌های اضافی پیشگیری از ضرر شرکت کنند. نمونه‌هایی از مواردی که باید در آموزش پیشگیری از ضرر گنجانده شود شامل کارهایی است که در مواقعی که مربوط به مفقود شدن یا سرقت است، سیاست‌های شرکت در مورد پیشگیری از ضرر و سرقت و نحوه رسیدگی به عودت یا محصول معیوب است. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که کارمند نحوه استفاده از سیستم POS را می داند و از نحوه عملکرد آن در زمینه پیشگیری از ضرر و ایمنی آگاه است.

از نظارت بر مقاله الکترونیکی (EAS) برای به حداقل رساندن سرقت محصول استفاده کنید

نظارت بر کالاهای الکتریکی (EAS) روشی است که در آن اقلامی را با یک دستگاه EAS برچسب‌گذاری می‌کنید که باعث می‌شود در صورتی که مشتری یا کارمندی سعی کند فروشگاه را بدون برداشتن آن از فروشگاه خارج کند، زنگ هشدار به صدا در می‌آید. دستگاه EAS فقط باید در طول فرآیند تسویه حساب پس از اینکه یکی از همکاران فروشگاه، مورد را در سیستم POS اعلام کرده است، حذف شود.

روند زیان را پیگیری کنید

یکی دیگر از استراتژی‌های خوب پیشگیری از ضرر برای پیاده‌سازی، نظارت منظم بر روند ضرر در شرکت شما است. بسیاری از زیان‌ها به اندازه‌ای کوچک هستند که برای چندین هفته یا حتی ماه‌ها مورد توجه قرار نگیرند، بنابراین نگاهی منظم به روند زیان‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا شناسایی کنید که ضرر در کجا رخ می‌دهد و چه کسی ممکن است مسئول ضرر باشد. داده‌های مربوط به ضرر را پیگیری کنید و حساب‌هایی را که برای زیان‌های غیرمنتظره پرچم‌گذاری شده‌اند، به طور منظم انجام دهید.

مرتبط: فرصت های شگفت‌انگیز: راهنمایی برای سرمایه گذاری در بازار سرمایه