سطح تلاش چیست؟ راهنمای قطعی

سطح تلاش یک پشتیبانی ضروری برای وظایف کلیدی یک پروژه است. مدیران پروژه اغلب هنگام ایجاد و حفظ جدول زمانی پروژه، این را در نظر می گیرند. برای هر کسی در مدیریت پروژه مهم است که بفهمد تلاش چقدر است و چگونه به پروژه کمک می کند.

در این مقاله از ایوسی، سطح تلاش، چرایی اهمیت و زمان و نحوه محاسبه آن را مورد بحث قرار می دهیم.

سطح تلاش چیست؟

سطح تلاش (LOE) مقدار کار مورد نیاز برای حمایت از فعالیت های اولیه پروژه است. تلاش زمان مورد نیاز برای تکمیل یک کار، فعالیت یا پروژه است و به اندازه پول یا مواد، منبعی ارزشمند است. مدیر پروژه ممکن است تلاش خود را در روز، ساعت یا دقیقه یا به صورت درصد بیان کند. انجام یک کار با LOE بیشتر ممکن است به کار بیشتری نیاز داشته باشد. این کار ممکن است در سرتاسر کار اتفاق بیفتد، نه همه به یکباره، بنابراین سطح کل تلاش عدد مهمی است که باید هنگام ارزیابی جدول زمانی پروژه داشته باشید.

مدیران پروژه اغلب به وظایفی مانند مدیریت، هماهنگی و حسابداری به عنوان فعالیت‌های پشتیبانی اشاره می‌کنند، زیرا نتایج ملموسی به همراه ندارند. یک تیم معمولاً این فعالیت ها را به طور منظم تکرار می کند تا مطمئن شود که می تواند پروژه را تکمیل کند. از آنجایی که این وظایف به زمان نیاز دارند، مدیریت می تواند میزان تلاش لازم برای یک پروژه را تعیین کند و در برنامه زمانبندی پروژه به آن توجه کند. سپس کارکنان تلاش های خود را بین تکمیل فعالیت های پشتیبانی و تمرکز بر اهداف دست یافتنی متعادل می کنند.

مطالب مرتبط: ۲۴ مورد از بهترین ابزار مدیریت پروژه رایگان

سطح فعالیت های تلاش

فعالیت های حمایتی زیادی وجود دارد که نیاز به سطحی از تلاش دارد. دستیاران اداری، در میان سایر پرسنل پشتیبانی، معمولاً این وظایف را بر عهده دارند. فعالیت‌هایی مانند تهیه لوازم، ارسال ایمیل، به‌روزرسانی گزارش‌ها و برقراری تماس‌های تلفنی همه اجزای ضروری یک پروژه هستند. مدیریت ذینفعان یک فعالیت مهم LOE است که شامل ارسال به‌روزرسانی‌های منظم برای افراد درگیر در پروژه، برنامه‌ریزی جلسات و ایجاد اسناد است.

برخی دیگر از سطوح متداول فعالیت های تلاش عبارتند از:

• فعالیت های مدیریت پروژه
• حسابداری بودجه پروژه
• ارتباطات مشتری و فروشنده
• تعمیر و نگهداری تجهیزات در طول ساخت
• جلسات تیم
• مسئولیت های دفتری

چرا محاسبه سطح تلاش مهم است؟

محاسبه سطح تلاش بسیار مهم است زیرا به مدیریت کمک می کند تا برنامه دقیق پروژه را دنبال کند. یک مدیر زمانی می تواند بهتر برای کار آماده شود که LOE مورد نیاز برای دستیابی به نتایج پروژه را بداند. محاسبه LOE به آنها کمک می کند تا کار را به طور موثر پراکنده یا دوباره توزیع کنند تا اعضای تیم بتوانند وظایف خود را با موفقیت انجام دهند. LOE همچنین به تعیین هزینه های یک پروژه و مهلت های آن کمک می کند. برآورد کم یا بیش از حد ممکن است باعث طولانی‌تر شدن زمان تحویل شود و بر زمان‌بندی پروژه تأثیر بگذارد.

چه زمانی باید سطح تلاش را محاسبه کنید؟

یک مدیر پروژه ممکن است سطح تلاش را در طول مراحل برنامه ریزی یک پروژه محاسبه کند. قبل از تخمین LOE، معمولاً محدوده و الزامات یک پروژه را تعیین و درک می کنند. یک مدیر به طور کلی سطح محاسبه تلاش را بر فرضیات مربوط به محیط خود، مانند مهارت تیم خود، قابلیت اطمینان تجهیزات و شرایط خارجی مانند ترافیک یا آب و هوا، استوار می کند. یک مدیر می تواند این مفروضات را به تیم، مدیریت و مشتریان خود منتقل کند.

نحوه محاسبه سطح تلاش

می توانید از مراحل زیر به عنوان راهنمایی برای محاسبه سطح تلاش یک پروژه استفاده کنید:

مطالب مرتبط: نحوه نظارت بر پیشرفت

۱. تصمیم بگیرید که می خواهید برآوردهای شما چقدر دقیق باشد

اکثر پروژه ها دقت متوسطی دارند، اما برخی از آنها ممکن است در تعیین سطح تلاش خود به دقت بیشتری نیاز داشته باشند. اگر پروژه ای دارای تحویل یا وظایف زیادی با اولویت یا سطح دشواری باشد، یک مدیر پروژه ممکن است بخواهد این موارد را با دقت بیشتری ارزیابی کند تا تصمیم بگیرد که سطح برآورد تلاش چقدر می تواند انعطاف پذیر باشد. داشتن یک تصویر واضح از آنچه پروژه باید ارائه دهد می تواند به این روند کمک کند. تخمین دقیق‌تر معمولاً جزئیات بیشتری دارد و ایجاد آن زمان بیشتری می‌برد.

۲. از تکنیک تخمین تلاش استفاده کنید

تخمین اولیه LOE را برای هر فعالیت تعیین کنید، که به شما امکان می دهد زمان مورد نیاز برای کل پروژه را تعیین کنید. شما می توانید از یک تکنیک تخمین برای کمک به محاسبه تلاش مورد نیاز برای هر کار استفاده کنید. برخی از روش های رایج برآورد عبارتند از:

• رتبه بر اساس اولویت: می توانید وظایف را بر اساس سطح اولویت آنها رتبه بندی کنید و از تیم خود بخواهید که به هر کار یک شماره رتبه اختصاص دهد. انجام کارهای با اولویت بالا ممکن است به تلاش بیشتری نیاز داشته باشد.
• مرتب‌سازی بر اساس دسته‌ها: می‌توانید وظایف خود را در دسته‌های از پیش تعیین‌شده، مانند تأثیر زیاد، متوسط ​​و کم بر اهداف پروژه، با مقایسه آنها و تخمین LOE آنها مرتب کنید.
• یک مقدار اختصاص دهید: می توانید به هر کار یک مقدار بر اساس یک مقیاس از پیش تعیین شده اختصاص دهید – اغلب از یک تا ۱۰. شما و تیمتان می توانید به هر کار مقداری اختصاص دهید و این برآوردها را با هم مقایسه کنید.

۳. حساب برای زمان اضافی

زمان اضافی را در محاسبات LOE خود لحاظ کنید. می توانید برای منابع تخصصی مانند کارمندان آزاد، متخصصان آموزش و خدمات حقوقی زمان اضافه کنید. همچنین ممکن است زمان مدیریت پروژه را نیز در نظر بگیرید، که تلاشی است که برای تنظیم یک پروژه لازم است. این اغلب ۱۵٪ از کل ساعت تلاش است. ممکن است ساعات اضطراری را در نظر بگیرید که نشان دهنده عدم قطعیت برآورد شما است. اگر مطمئن نیستید که یک کار چقدر طول می کشد، می توانید زمان بیشتری را برای در نظر گرفتن خطر اضافه کنید. اگر روی یک پروژه آشنا کار می کنید، ممکن است ساعات اضطراری حداقل باشد.

۴. بررسی و تنظیم

سطح کل تلاش را با اضافه کردن زمان برای هر کار محاسبه کنید. هنگامی که LOE پروژه خود را محاسبه کردید، آن را برای دقت بهتر تنظیم کنید، به خصوص اگر خیلی زیاد یا کم به نظر می رسد. شما ممکن است فرضیات تخمینی خود را برای وظایف خاص تنظیم کنید تا از دست کم گرفتن زمان و تلاش پروژه جلوگیری کنید. شما می توانید فرضیاتی را که برای هر برآورد انجام داده اید مستند کنید تا جزئیات پروژه را پیگیری کنید و به شما در بررسی محاسبات کمک کنید.

نکاتی برای محاسبه سطح تلاش

در اینجا چند نکته برای محاسبه LOE مورد نیاز برای وظایف در یک پروژه وجود دارد:

کار را به طور کامل شرح دهید

وقتی هر کار را برای یک پروژه فهرست می‌کنید، می‌توانید آن کار را با جزئیات کامل توصیف کنید تا به شما کمک کند تا سطح تلاشی که نیاز دارد را دقیقاً تخمین بزنید. شما ممکن است جزئیاتی را که به طور مستقیم و غیرمستقیم به کار مرتبط هستند، اضافه کنید. جزئیات مستقیم می تواند شامل فعالیت هایی مانند ملاقات با مشتریان یا انجام یک آزمایش آزمایشگاهی باشد. جزئیات غیر مستقیم ممکن است مواردی مانند آموزش کارکنان یا تهیه گزارش پیشرفت باشد.

با تیم پروژه مشورت کنید

هنگام تعیین LOE می توانید کارمندانی را که ممکن است روی هر وظیفه کار کنند، بگنجانید. شما می توانید برآورد را بر اساس مهارت ها، دانش و تجربه خاص آنها انجام دهید، که ممکن است فرضیات شما را دقیق تر کند. این می تواند درک فرد از فعالیت را بهبود بخشد و تعهد او را برای انجام کار افزایش دهد. هنگام مشورت با یکی از اعضای تیم در مورد کار، اغلب بهتر است توضیحات خاصی ارائه شود. این ممکن است به فرد کمک کند تا بازخورد بهتری ارائه دهد تا تخمین قابل اعتمادتری ایجاد کند.

تاریخچه پروژه خود را در نظر بگیرید

تاریخچه می تواند راهنمای پتانسیل یک پروژه فعلی یا آینده باشد. اگر شرکت شما پروژه مشابهی را تکمیل کرده است، می توانید سوابق آن را بررسی کنید تا میزان تلاش صرف شده را بیابید. شباهت ها می تواند شامل امکانات، تجهیزات و فناوری پروژه، مهارت ها و صلاحیت های کارکنان درگیر یا در زمان تکمیل پروژه باشد. همچنین ممکن است با افرادی که فعالیت های مشابهی انجام داده اند ملاقات کنید و در مورد تلاش آنها بپرسید. ترکیب دانش از کارشناسان می تواند به برآورد دقیق کمک کند.

مطالب مرتبط: ۸ فایده تلاش و ۱۰ راه اثربخش در بهبود آن