نحوه یادداشت برداری (به علاوه نکاتی برای توسعه این مهارت)

یادداشت برداری مهارتی است که می توانید از آن استفاده کنید و در طول حرفه خود به اصلاح آن ادامه دهید. یادداشت برداری خوب می تواند به شما کمک کند اطلاعات مهم را به خاطر بسپارید، وظایف را اولویت بندی کنید و سوابقی برای ایده های کلیدی ایجاد کنید تا در صورت نیاز به آنها نگاه کنید.

در این مقاله از ایوسی به این موضوع می پردازیم که چرا مهارت های یادداشت برداری مهم است، چگونه یادداشت برداری کنیم و چه زمانی از یادداشت برداری خودداری کنیم.

چرا یادداشت برداری مهم است

یادداشت برداری می تواند ابزار مفیدی برای ثبت، به خاطر سپردن و ارجاع اطلاعات مهم باشد. نوشتن ایده‌ها، دستورالعمل‌ها یا سایر اطلاعاتی که به شما کمک می‌کند در شغلتان بهتر شوید، یک مهارت مهم برای استفاده و توسعه در حرفه‌تان است.

در اینجا چند مزیت یادداشت برداری منظم آورده شده است:

• افکار خود را سازماندهی کنید. یادداشت برداری به شما امکان می دهد اطلاعات مربوط به وظایف، پروژه ها و روابط مهم را ویرایش، توضیح دهید و به روز کنید. یادداشت برداری می تواند به شما در مرتب کردن افکارتان کمک کند.

• اطلاعات مهم را به خاطر بسپارید. نوشتن اطلاعات می تواند به شما کمک کند تا بعداً آنها را به خاطر بسپارید. وقتی در یک جلسه یا در حین ارائه یادداشت برداری می کنید، اطلاعاتی که می خواهید به خاطر بسپارید بیشتر در ذهن شما باقی می ماند.

• به اطلاعات قبلی مراجعه کنید. یادداشت برداری در مواقعی که نیاز به مراجعه به نقاط داده خاص یا سایر اطلاعات دارید نیز می تواند مفید باشد. به ویژه هنگامی که یادداشت برداری کرده اید برای یک جلسه یا مصاحبه مفید است.

• ایده ها را آماده کنید. نوشتن افکار و ایده‌های خود قبل از جلسه می‌تواند به شما کمک کند اعتماد به نفس و آمادگی بیشتری داشته باشید. حتی اگر به یادداشت های خود مراجعه نکنید، ممکن است مفید باشد که به سادگی آنها را یادداشت کنید تا بتوانید آنها را ببینید و به خاطر بسپارید.

• متمرکز بمان. از آنجایی که کار معمولاً بسیار شلوغ است، ممکن است در طول یک جلسه یا ارائه به پروژه ها یا وظایف دیگری فکر کنید. یادداشت برداری می تواند به شما کمک کند متمرکز بمانید.

• یک رکورد مشترک از یک مکالمه ایجاد کنید. اگر با شخص یا گروه دیگری ملاقات می کنید، یادداشت برداری برای یک نفر می تواند مفید باشد تا همه شما بتوانید در مورد آنچه گفته شد توافق کنید. اشتراک‌گذاری این یادداشت‌ها با همه حاضران می‌تواند احتمال پیشروی کار در نتیجه مکالمه را افزایش دهد.

مرتبط: ۴ سبک اصلی نوشتن: چه زمانی و چگونه باید از آنها استفاده کنید

زمانی که باید یادداشت برداری کنید

در حالی که یادداشت برداری در هر تنظیماتی مناسب نیست، چند تنظیمات وجود دارد که در آنها یادداشت برداری ممکن است مفید باشد، از جمله اما نه محدود به:

• قبل از مصاحبه: یادداشت برداری از سوالات متداول مصاحبه و سوالاتی که می خواهید از مصاحبه کننده خود بپرسید می تواند مفید باشد، به خصوص برای مصاحبه های تلفنی.

• در طول مصاحبه: حتماً اطلاعات کلیدی را که از مصاحبه کنندگان دریافت می کنید، یادداشت کنید، از جمله آنچه که آنها در یک نامزد به دنبال آن هستند، آنچه برای موفقیت در شرکت لازم است و موارد دیگر. این جزئیات را در یادداشت های پیگیری و تشکر خود به خاطر بسپارید.

• در طول جلسات: تاریخ های اصلی سررسید، مراحل بعدی، افرادی که باید با آنها تماس بگیرید، آمار و سایر اطلاعاتی که برای کار شما مفید است را حذف کنید. اغلب، ارسال یک ایمیل بعدی همراه با یادداشت ها و نکات کلیدی برای شرکت کنندگان پس از جلسات، مهارت های گوش دادن و ارتباط شما را به نمایش می گذارد.

• در طول کنفرانس ها یا ارائه ها: یادداشت برداری در حین ارائه ها و کنفرانس ها زمانی مفید است که می خواهید به افکار یا ایده هایی که برای شما تأثیرگذار بوده است مراجعه کنید.

• وقتی ایده‌هایی برای مسائل، پروژه‌ها یا جلسات به ذهنتان می‌رسد: در طول روز، ایده‌هایی برای حل مسائل، مواردی که باید در جلسه بعدی مطرح کنید یا افکار دیگری به ذهن شما وارد می‌شود. آنها را یادداشت کنید تا در مواقع مهم آنها را به خاطر بسپارید.

• در حین مکالمه: اگر با مشتری یا همکار تماسی دارید، یادداشت کردن اطلاعاتی که باعث ایجاد روابط با آنها می شود، برایتان مفید است. برای مثال، ممکن است برنامه‌های آخر هفته، سرگرمی‌ها، تولد، نام حیوانات خانگی یا فرزندانشان یا چیزهای دیگری را که می‌خواهید به خاطر بسپارید معنی‌دار است، ضبط کنید.

مرتبط: ۱۱ استراتژی نوشتن برای ارتباط موثر

چه زمانی از یادداشت برداری خودداری کنید

اگر جلسه مهم یا حساسی دارید که تعامل چهره به چهره مهم است، باید از یادداشت برداری خودداری کنید. برای مثال، اگر به جلسه ای در مورد یک رویداد جدی که در شرکت رخ داده دعوت شده اید، به سادگی بر گوش دادن فعال تمرکز کنید تا حواس گوینده یا دیگران در اتاق را پرت نکنید.

هنگام یادداشت برداری در طول مصاحبه نیز باید حساس باشید. در حالی که نوشتن اطلاعات کلیدی برای دانش خود و ارجاع در یادداشت های تشکر مهم است، مهم تر است که از طریق تماس چشمی و زبان بدن نشان دهید که علاقه مند و توجه دارید. تعادلی بین نوشتن یادداشت و گوش دادن فعال در طول مصاحبه پیدا کنید.

علاوه بر این، در جلسات از فرهنگ پیرامون کامپیوترها آگاه باشید. در حالی که در برخی شرکت‌ها پذیرفته شده و تشویق می‌شود، برخی دیگر ممکن است از باز کردن لپ‌تاپ شما در طول جلسات اخم کنند، زیرا ممکن است حواس‌پرتی تلقی شود. در صورت عدم پذیرش لپ تاپ، به جای آن یک دفترچه یادداشت و خودکار همراه داشته باشید.

بهترین راه برای یادداشت برداری

یادداشت برداری اغلب ذهنی است زیرا افراد مختلف روش های مختلف یادداشت برداری را مفیدتر از دیگران می دانند. برای یافتن آنچه برای شما مفید است، سعی کنید یک یا دو هفته به یک روش یادداشت برداری کنید. سپس هفته بعد روش ها را تغییر دهید و ببینید چه چیزی موثرتر است. چندین گزینه برای یادداشت برداری وجود دارد و بسته به سناریو ممکن است از یک، دو یا همه آنها استفاده کنید:

• دفترچه یادداشت و خودکار

• کامپیوتر یا سند آنلاین

• نرم افزار یا اپلیکیشن یادداشت برداری

• تقویم یا سازمان دهنده

• دفترچه یادداشت کوچک یا یادداشت های چسبناک

هنگام یادداشت برداری، این مراحل را دنبال کنید تا افکار خود را منظم نگه دارید و به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود مراجعه کنید:

• عنوان صفحه یا بخشی از صفحه خود را با تاریخ و موضوع جلسه، کنفرانس، گفتگو یا ارائه عنوان کنید.

• زمینه ای برای یادداشت های خود فراهم کنید تا هدف آنچه را که نوشته اید درک کنید.

• از نقاط گلوله و سایر ابزارهای قالب بندی مانند اعداد، تورفتگی ها و خط تیره ها برای سازماندهی صفحه خود برای ارجاع آسان استفاده کنید.

• به جای نوشتن جملات کامل، زمانی که به یادداشت های خود بازگردید، فقط به اندازه ای که نیاز دارید، بنویسید. به این ترتیب می توانید اطلاعات بیشتری را به دست آورید.

• اطلاعات کلیدی مانند تاریخ سررسید، اطلاعات تماس یا دستورالعمل‌های مهم را برجسته یا پرچم‌گذاری کنید. در صورت لزوم، تاریخ های کلیدی را با یادآوری به تقویم خود اضافه کنید.

• اگر یادداشت های جلسه خود را در یک ایمیل بعدی برای شرکت کنندگان ارسال می کنید، حتما آنها را با نکات کلیدی و مراحل بعدی خلاصه کنید.

• اگر در حال ارائه سخنرانی یا آماده شدن برای مصاحبه هستید، بخش های کلیدی را برجسته کنید تا بتوانید به سرعت اطلاعات مورد نیاز را پیدا کنید.

مرتبط: نحوه نوشتن تحلیل (با اهمیت و نکات)