نحوه ایجاد یک فلوچارت در ۴ مرحله (به علاوه انواع و نکات)

فلوچارت یک نمودار بصری است که عناصر را در یک فرآیند بزرگتر و نحوه اتصال آنها به یکدیگر را نشان می دهد. فلوچارت ها می توانند اهداف مختلفی از جمله توضیح برنامه توسعه محصول، توصیف استراتژی کدگذاری، تجسم کانال بازاریابی یا نمایش ساختار سلسله مراتبی سازمان را داشته باشند. دانستن اینکه چگونه یک فلوچارت موثر طراحی کنید می تواند به تیم، فروشندگان، سرپرستان یا مشتریان شما کمک کند تا به راحتی یک فرآیند را درک کنند و در نهایت به سازمانی که برای آن کار می کنید به اهداف خود کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، انواع فلوچارت‌هایی را که می‌توانید استفاده کنید، توضیح می‌دهیم، نحوه ایجاد یک فلوچارت را توضیح می‌دهیم و توصیه‌هایی در مورد طراحی آن ارائه می‌کنیم. برای بهینه‌سازی اثربخشی آن.

انواع فلوچارت

درک انواع مختلف فلوچارت ها می تواند به شما کمک کند تا بهترین آنها را متناسب با نیازها و اهداف خود انتخاب کنید. در اینجا برخی از رایج ترین انواع نمودارهای جریان آورده شده است:

فلوچارت اساسی

فلوچارت های اساسی شامل یک نقطه شروع، دو نتیجه بالقوه و پیامدهای هر نتیجه است. به عنوان مثال، ممکن است یک فلوچارت اولیه برای به تصویر کشیدن نتایج آزمایش A/B در یک کمپین بازاریابی ایمیلی ایجاد کنید.

با دو نتیجه بالقوه در زیر نقطه شروع، می توانید نتایج را بر اساس اینکه پاسخ دهندگان ایمیل A یا ایمیل B را دریافت کرده اند و نحوه پاسخ آنها به هر یک توصیف کنید.

مطالب مرتبط: نقشه راه کسب و کار چیست؟

نمودار جریان مسیر شنا

نمودارهای مسیر شنا به شما این امکان را می دهد که چندین جریان اطلاعات را در کنار یکدیگر سازماندهی کنید. ردیف‌های مجزا نشان‌دهنده دسته‌ها یا بخش‌هایی از یک سازمان هستند که برای همکاری لازم هستند. فلوچارت نشان می دهد که آنها کجا موازی هستند و در چه زمان هایی با هم تعامل دارند.

برای مثال، ممکن است از نمودار جریان شنا برای نشان دادن مراحل فرآیند تولید استفاده کنید. ردیف اول ممکن است نمایانگر مراحل مربوط به توسعه محصول باشد و سپس یک فلش به فرآیند مونتاژ منجر شود که در نقاطی با ردیف تست محصول تعامل دارد. این جریان تا پایان فرآیند تولید ادامه خواهد داشت.

نمودار جریان کار

نمودارهای وظیفه هر وظیفه مرتبط با یک هدف مشترک و هدف آن را توضیح می دهند. به عنوان مثال، یک تیم ممکن است هنگام تعیین نقش ها، یک نمودار جریان کار ایجاد کند، بنابراین هر یک از اعضا بدانند که کدام مسئولیت ها به آنها تعلق دارد.

برای نقطه شروع، می‌توانید نام پروژه را وارد کنید و سپس یک کادر جداگانه برای نام هر نقش وارد کنید. سپس می‌توانید با فهرست کردن وظایف مربوط به هر نقش، به آن اضافه کنید.

مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

فلوچارت پیچیده

نمودارهای پیچیده شامل چندین مرحله هستند که بسته به مراحلی که کاربر انتخاب می کند، می تواند منجر به بیش از یک نتیجه شود. به عنوان مثال، ممکن است یک فلوچارت پیچیده برای توضیح روند درخواست در دانشکده ایجاد کنید.

شما می توانید اسناد را برای نقطه شروع خود جمع آوری کنید، که می توانید آن را با درخواست کامل یا صحبت با یک مشاور دنبال کنید. سپس هر تصمیم منشعب می شود تا مراحل خود را شامل شود که در نهایت منجر به تکمیل درخواست می شود.

فلوچارت خطی

فلوچارت های خطی فرآیندهایی را با مجموعه ای از مراحل نشان می دهند که منجر به یک نتیجه بهینه یا پایان فرآیند می شود. به عنوان مثال، ممکن است از یک فلوچارت خطی برای ردیابی پیشرفت استفاده از ایمیل های پرورشی برای به دست آوردن مشتریان جدید استفاده کنید. اگر مشتری بالقوه به ایمیل اولیه پاسخ دهد، به نتیجه مطلوب رسیده اید.

در غیر این صورت، کادر دیگری برای ایمیل بعدی اضافه می کنید. باز هم، اگر مشتری پاسخ دهد، به نتیجه مطلوب می‌رسید. این روند تا زمانی ادامه می یابد که به نتیجه برسید یا به تلاش خود برای رسیدن به مشتری بالقوه پایان دهید.

فلوچارت سازمانی

فلوچارت سازمانی اعضا یا کارکنان یک سازمان را در یک ساختار سلسله مراتبی فهرست می کند. برای این نوع فلوچارت، مدیر اجرایی (مدیرعامل)، مالک، یا فردی با بالاترین رتبه را به عنوان نقطه شروع در نظر بگیرید.

سپس برای هر بخش، جعبه هایی مانند بازاریابی و امور مالی ایجاد می کنید. تحت هر بخش، تیم‌هایی را اضافه می‌کنید که از رهبر تیم شروع می‌شود. این نشان دهنده جریان اقتدار از بالای سازمان به پایین است.

نحوه ایجاد فلوچارت

در اینجا چهار مرحله برای ایجاد یک فلوچارت وجود دارد تا به شما کمک کند توضیح یک فرآیند را ساده کنید:

۱. تصمیم بگیرید که چه چیزی را می خواهید بگنجانید

هنگامی که موضوعی برای فلوچارت دارید، فهرستی از هر موردی که می خواهید در آن قرار دهید تهیه کنید. عناصری که ممکن است برای فلوچارت خود در نظر بگیرید عبارتند از:

• فرآیندها

• کارکرد

• تصمیمات و نتایج آنها

• تاخیرهای احتمالی

• مستندات

• داده ها

به خاطر داشته باشید که فلوچارت ها باید فرآیندها را برای تیم شما آسان کنند. قبل از ایجاد نمودار، مطمئن شوید که اطلاعات خود را به اساسی ترین عناصر آن جدا کنید.

۲. یک برنامه نرم افزاری را انتخاب کنید

شما ممکن است یکی از چندین روش را برای ایجاد یک فلوچارت انتخاب کنید. گاهی اوقات، رهبران تیم، فلوچارت هایی را در طول جلسه روی پروژکتور یا تخته سفید ایجاد می کنند تا نکات خود را نشان دهند.

برای موضوعات پیچیده تر، آنها ممکن است از یک سند پردازش کلمه یا یک برنامه نرم افزاری تخصصی استفاده کنند که به طور خاص برای ایجاد و به اشتراک گذاری فلوچارت ها طراحی شده است. روشی را انتخاب کنید که بر اساس سطح پیچیدگی پروژه، بودجه و ترجیحات شما برای شما مناسب باشد.

۳. یک الگو را انتخاب کنید

فلوچارت ها بر اساس اهدافشان قالب های مختلفی دارند. انتخاب یک الگوی مناسب برای موضوع شما نقش مهمی در کمک به تیم شما برای درک اطلاعاتی که به آنها ارائه می کنید ایفا می کند.

به عنوان مثال، یک فلوچارت سازمانی به طور خاص برای نشان دادن سلسله مراتب یک شرکت طراحی شده است، در حالی که یک فلوچارت خطی می تواند فرآیندهایی را که در آن هر عنصر به عنصر قبلی بستگی دارد، به بهترین شکل نمایش دهد.

۳. اطلاعات را با استفاده از نمادها اضافه کنید

فلوچارت ها دارای نمادهای استانداردی هستند که می توانید از آنها برای نشان دادن جنبه های خاصی از یک فرآیند استفاده کنید. استفاده از نماد صحیح برای هر مورد تضمین می کند که پیام یکسانی را به هر بیننده می دهید. نمادهای رایج فلوچارت و معانی آنها عبارتند از:

• بیضی: نقطه شروع یا پایان

• مستطیل: فرآیند یا تابع

• الماس: تصمیم گیری بین دو یا چند مسیر

• متوازی الاضلاع: داده هایی که به سیستم وارد یا خارج می شوند

• مثلث وارونه: ادغام دو مجموعه در یک

• خط: نشان دهنده جریان توالی و جهت است

۴. فلوچارت خود را از نظر دقت بررسی کنید

پس از تکمیل فلوچارت خود، سازماندهی اطلاعات خود را بررسی کنید. نمادهای خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که اطلاعات را منعکس می کنند و هر مسیر را برای تأیید منطق فرآیند دنبال کنید. فلوچارت تمام شده را با لیستی که در مرحله اول تهیه کرده اید مقایسه کنید تا مطمئن شوید که هر مورد را درج کرده اید.

مطالب مرتبط: اینفوگرافیک چیست؟ نمونه ها و نکات طراحی

نکاتی برای ایجاد و استفاده از فلوچارت

در اینجا چند نکته برای ایجاد و استفاده موثر از فلوچارت وجود دارد:

فلوچارت خود را در یک صفحه قرار دهید

چه قصد دارید نسخه های فیزیکی از فلوچارت خود را به تیم خود بدهید یا یک نسخه دیجیتالی برای آنها ارسال کنید، مطمئن شوید که از اندازه صحیح برای خوانایی بهینه استفاده می کنید. اگر نمودار جریان در هر نقطه تقسیم شود، شکست اطلاعات می تواند مانعی برای جریان ایجاد کند. با اطمینان از اینکه کل فلوچارت در یک صفحه قرار می گیرد، می توانید از این مشکل جلوگیری کنید.

داده ها را از بالا به پایین یا از چپ به راست سازماندهی کنید

بسیاری از فلوچارت ها در جهات مختلف منشعب می شوند، اما همچنان می توانید سطح مشخصی از سازماندهی را حفظ کنید تا دنبال کردن آنها آسان تر شود. به جای قرار دادن تصادفی اقلام خود، سعی کنید آنها را از بالا به پایین، از راست به چپ یا برای فلوچارت های پیچیده تر، در هر چهار جهت سازماندهی کنید. این به جلوگیری از بهم ریختگی کمک می کند و بینندگان را درگیر می کند.

خطوط برگشت را در زیر نمودار قرار دهید

گاهی اوقات، یک بخش از فلوچارت شما ممکن است بینندگان را به بخش قبلی بازگرداند. هنگامی که یک خط بازگشت را به یک منطقه دور از فلوچارت اضافه می کنید، مطمئن شوید که آن را در زیر کل نمودار اجرا می کنید تا جهت آن مشخص شود. اگر از بیش از یک خط برگشت استفاده می کنید، خط بلندتر را زیر خط کوتاهتر قرار دهید.

مطالب مرتبط: نحوه استفاده از مهارت های حل مسئله و تصمیم گیری در محل کار

از کدگذاری رنگ استفاده کنید

به جای اینکه همه نمادها در فلوچارت خود را یک رنگ کنید، به بینندگان کمک کنید تا هدف هر نماد را به سرعت و به راحتی با کدگذاری رنگی تعیین کنند. همچنین ممکن است در نظر داشته باشید که نقاط شروع و پایان را رنگی پررنگ تر از سایرین قرار دهید تا تیم شما بتواند فوراً آنها را شناسایی کند. به عنوان مثال، ممکن است بیضی های نقطه شروع و پایان را قرمز کنید و الماس تصمیم را آبی روشن کنید.

مطالب مرتبط: روش های کانبان در مقابل اسکرام: تفاوت چیست؟

به تیم خود اجازه همکاری بدهید

اگر قصد دارید یک فلوچارت را به عنوان بخشی از یک پروژه گروهی ایجاد کنید، می توانید با اجازه دادن به اعضای تیم خود برای اضافه کردن و تغییر عناصر در صورت نیاز، روند همکاری را ساده کنید.

ممکن است هنگام ایجاد فلوچارت وظایف، که مسئولیت‌های هر عضو را تعیین می‌کند، این امر به ویژه مفید باشد. اگر وظیفه آنها تغییر کرد، می توانند خودشان آن را در فایل فلوچارت مشترک تغییر دهند.