نحوه ایجاد یک گروه ایمیل در جیمیل

اگر از جیمیل برای تجارت خود استفاده می کنید، گروه ایمیل ابزاری مفید برای مدیریت چندین مخاطب است. گروه‌های ایمیل Gmail می‌توانند به شما کمک کنند تا به راحتی برای افراد زیادی ایمیل ارسال کنید و گیرندگان را بر اساس نیازهای تجاری خود دسته‌بندی کنید.

در این مقاله از ایوسی، نحوه ایجاد یک گروه ایمیل در جیمیل، نکاتی برای برچسب زدن و مدیریت گروه ها و مزایای استفاده از آنها را مورد بحث قرار می دهیم.

مطالب مرتبط: چگونه صندوق ورودی جیمیل خود را سازماندهی کنیم 

نحوه ایجاد گروه ایمیل در جیمیل

یک گروه ایمیل – همچنین به عنوان یک لیست پستی یا گروه تماس شناخته می شود – یک گروه منفرد با برچسب است که شامل دو یا چند آدرس ایمیل فردی است. می‌توانید از گروه‌ها برای ارسال سریع ایمیل به تعداد زیادی از افراد یا تفکیک لیست‌های پستی بر اساس بخش‌های سازمان خود استفاده کنید. هنگامی که یک ایمیل به گروه ارسال می کنید، همه مخاطبین درون گروه پیام یکسانی را دریافت می کنند. در اینجا چند مرحله ساده برای ایجاد اولین گروه خود در Gmail آورده شده است:

۱. لیست مخاطبین خود را ایجاد کنید

اولین قدم ایجاد لیست مخاطبین ذخیره شده است. فهرستی از آدرس های ایمیل فردی که لیست گروه شما را تشکیل می دهند تهیه کنید. با کلیک بر روی نماد “مخاطبین” در نوار کناری سمت راست صفحه جیمیل خود، یک مخاطب جدید برای افرادی که قبلاً در مخاطبین ذخیره شده شما نیستند ایجاد کنید. روی متن برجسته که می‌گوید «ایجاد مخاطب» کلیک کنید. نام، آدرس ایمیل و هرگونه اطلاعات مرتبط دیگر مانند شماره تلفن یا نام شرکت را وارد کنید. این مرحله را برای همه مخاطبین ذخیره نشده تکرار کنید.

۲. یک نام برای برچسب گروه خود انتخاب کنید

در نوار کناری سمت چپ صفحه مخاطبین خود، روی «ایجاد برچسب» کلیک کنید. از نامی برای برچسب خود استفاده کنید که به راحتی گروه شما را شناسایی کند (مثلاً تامین کنندگان چوب سخت، متخصصان تحقیقات، تیم بازاریابی). برای ایجاد گروه، برچسب را ذخیره کنید.

۳. مخاطبین را به گروه خود اضافه کنید

اکنون زمان آن است که مخاطبین خود را به گروه اضافه کنید. یک مخاطب را از لیست مخاطبین خود انتخاب کنید. روی بیضی عمودی یا منوی کباب در بالا سمت راست کلیک کنید تا «عملکردهای بیشتر» را مشاهده کنید. در بخش «تغییر برچسب‌ها»، نام گروه تازه ایجادشده خود را پیدا کنید. روی آن کلیک کنید و علامتی ظاهر می شود که نشان دهنده اضافه شدن مخاطب به گروه است. این مرحله را تکرار کنید تا تمام مخاطبینی که لیست گروه شما را تشکیل می دهند اضافه کنید.

۴. گروه خود را مدیریت کنید

هنگامی که مخاطبین را به گروه خود اضافه می کنید، می توانید از نوار کناری سمت چپ صفحه “مخاطبین” به گروه دسترسی پیدا کنید. همه گروه های ایجاد شده در منوی “برچسب ها” ظاهر می شوند. برای انجام کارهای مدیریتی، مانند حذف مخاطبین، ادغام برچسب ها، افزودن برچسب ها یا ارسال ایمیل گروهی، روی گروه خود کلیک کنید.

۵. یک ایمیل گروهی ارسال کنید

برای ارسال ایمیل گروهی، صفحه «مخاطبین» را ببندید و به صفحه اصلی Gmail برگردید. برای ایجاد یک پیام جدید روی “نوشتن” کلیک کنید. دو راه برای اضافه کردن گروه ایمیل خود به پیام وجود دارد. می توانید نام برچسب خود را در خط “To” وارد کنید. سپس نام گروه شما باید به عنوان یک پیشنهاد ظاهر شود و همه آدرس های ایمیل به طور خودکار پر می شوند. یا می‌توانید روی «To» کلیک کنید و در پنجره بازشو که ظاهر می‌شود، روی «مخاطبین من» کلیک کنید. برچسب خود را از لیست انتخاب کنید. پیش نویس ایمیل خود را شروع کنید و هنگامی که آماده شد، آن را ارسال کنید—هر مخاطب پیام را دریافت خواهد کرد.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد لیست ایمیل

نکاتی برای مدیریت گروه های جیمیل

در اینجا برخی از بهترین روش‌ها برای مدیریت مؤثر گروه‌های Gmail آورده شده است:

خاص باشید

مطمئن شوید که با قراردادها و دسته بندی های نام گذاری خود دقیق باشید. شما می توانید به سرعت گروه خود را شناسایی کرده و با برچسب زدن با وضوح، ایمیل ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر در حال دسته بندی مشتریان در یک فروشگاه موسیقی هستید، ممکن است سه گروه ایجاد کنید: همه مشتریان، مشتریان وینیل و مشتریان ساز. این می تواند به شما در برنامه ریزی و هدایت کمپین های بازاریابی هدفمند کمک کند.

لیست های خود را به روز کنید

از آنجایی که اضافه کردن و حذف افراد از گروه های جیمیل ساده است، حتما آنها را به روز نگه دارید. به عنوان مثال، اگر گروهی دارید که به کارکنان خود اختصاص داده شده است، به یاد داشته باشید که ایمیل های اعضای تیم را هنگام استخدام یا ترک آنها اضافه یا حذف کنید. به روز نگه داشتن لیست شما تضمین می کند که مخاطبان مناسب پیام های مناسب را دریافت می کنند.

از استفاده از چندین برچسب سود ببرید

هر یک از مخاطبین Gmail شما می تواند چندین برچسب داشته باشد، بنابراین از برچسب های خود برای ارسال موثر همه ارتباطات استفاده کنید. به عنوان مثال، یک مدیر روابط عمومی ممکن است از عضویت در گروه های ایمیل نویسندگی، بازاریابی و رسانه های اجتماعی بهره مند شود. در کسب‌وکارتان، ممکن است کمیته‌های فرعی در بخش خود یا گروه‌های مختلفی در یک پروژه داشته باشید که می‌توانند از اعمال چندین برچسب سود ببرند.

از برچسب ها برای بازاریابی استفاده کنید

اگر از تبلیغات یا بازاریابی هدفمند استفاده می کنید، می توانید از برچسب ها برای ردیابی مشتریان فعلی یا بالقوه استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک گروه علاقه‌مند از افرادی ایجاد کنید که روی تبلیغ شما کلیک کرده‌اند تا اطلاعات اضافی همراه با پیشنهادات یا تخفیف‌ها برای آنها ارسال شود. به طور مشابه، می‌توانید گروه‌هایی برای افرادی ایجاد کنید که هنوز با محتوای شما درگیر نشده‌اند تا بدانید تکنیک‌های بازاریابی خود را تغییر دهید تا به آنها پاسخ دهید.

از ابزار BCC استفاده کنید

برای گروه‌های بزرگ یا گروه‌هایی از افراد که ممکن است یکدیگر را نشناسند، ممکن است هنگام نوشتن ایمیل، برچسب گروه خود را به قسمت کپی کربن کور (BCC) اضافه کنید. اگر شرکت‌کنندگان در یک رویداد ناشناس هستند یا از داده‌های مشتری یا مشتری محافظت می‌کنید، این روشی کارآمد برای ارسال ایمیل به چندین نفر بدون افشای اطلاعات فردی گیرنده است. به عنوان مثال، اگر یک نظرسنجی رضایت مشتری را برای ۱۰۰ مشتری ارسال می کنید، می خواهید از هویت فردی آنها محافظت کنید و همچنین از ارسال تصادفی ایمیل پاسخ انبوه توسط افراد جلوگیری کنید.

گروه های جیمیل را با ابزارهای دیگر شریک کنید

می‌توانید عملکرد گروه‌های Gmail را با برنامه‌های ردیابی نامه، ارتباط با مشتری یا اشتراک‌گذاری ایمیل هماهنگ کنید. بسته به اینکه از چه افزونه‌های Gmail استفاده می‌کنید، به راحتی می‌توانید برچسب‌ها را به اشتراک بگذارید و آنها را در سایر زمینه‌های کسب‌وکارتان مانند ارسال ایمیل‌های شرکتی، همکاری در کارهای تیمی و جمع‌آوری اطلاعات تعامل با مشتری اعمال کنید. به عنوان مثال، اگر تیمی دارید که برای یافتن جایگزین سیستم اختصاص داده شده است، ممکن است تمام ایمیل های ارسال شده به آن تیم از طریق یک سایت اشتراک فایل قابل دسترسی باشد.

بیشتر بخوانید: ۷ بهترین خدمات بازاریابی ایمیلی برای مشاغل کوچک 

مزایای ایجاد گروه ایمیل

ایجاد یک گروه ایمیل در جیمیل چندین مزیت دارد:

• کارایی: می توانید با ارسال یک پیام گروهی کلی با ابزار برچسب جیمیل در زمان صرفه جویی کنید و بهره وری را افزایش دهید. همچنان می‌توانید هر تغییر شخصی‌شده‌ای را به طور جداگانه به پیام ارسال کنید، اما این زمان بسیار کمتر از ارسال هر ایمیل به صورت جداگانه طول می‌کشد.

• سازمان: ابزار برچسب به شما امکان می دهد چندین گروه را همزمان مدیریت کنید. تا زمانی که برچسب‌های خود را به وضوح نام‌گذاری کنید، می‌توانید به راحتی هدایت کنید که چه گروه‌هایی کدام ارتباط را دریافت می‌کنند.

• راحتی: یک گروه Gmail مخاطبین را تا زمانی که آنها را حذف نکنید، در زیر برچسب هایی که انتخاب می کنید نگه می دارد. به جای مدیریت لیست‌های آفلاین و به یاد داشته باشید که باید برای چه کسی چیزی بفرستید، برچسب‌ها آن اطلاعات را حفظ می‌کنند.