برنامه اقدام اضطراری چیست؟ (با نکات)

نکاتی برای اجرای برنامه اقدام اضطراری

برای اجرای یک برنامه اقدام اضطراری در سازمان می توانید از نکات زیر استفاده کنید:

از یک الگو استفاده کنید

شما می توانید الگوهای برنامه اقدام اضطراری را برای کارآمدتر کردن فرآیند برنامه ریزی خود تحقیق کنید. منابع دولتی، مانند OSHA یا CDC، الگوها، چک لیست ها و منابع دیگری دارند که می توانید از آنها به عنوان راهنمایی برای توسعه این برنامه های ضروری استفاده کنید. هنگامی که برای اولین بار برنامه های اضطراری را توسعه می دهید، این منابع همچنین می توانند یک نقطه شروع قوی برای اطمینان از فراموش نکردن جزئیات مهم فراهم کنند.

ارزیابی ریسک را انجام دهید

می توانید با انجام ارزیابی ریسک برای شناسایی موارد اضطراری احتمالی که ممکن است در سازمان شما رخ دهد، تهیه پیش نویس یک برنامه اقدام اضطراری را آغاز کنید. این خطرات مختص کاری است که سازمان شما انجام می دهد، همراه با مکان آن. به عنوان مثال، کارخانه های صنعتی ممکن است موارد اضطراری مربوط به نشت مواد شیمیایی یا خطرناک را شناسایی کنند. در همین حال، برخی از سازمان ها ممکن است نیاز به تدوین برنامه های اقدام اضطراری برای بلایای طبیعی در منطقه خود، مانند زلزله، طوفان یا گردباد داشته باشند.

در طول ارزیابی ریسک، ممکن است در مورد نتایج بالقوه هر اضطراری نیز صحبت کنید. برای مثال، بلایای طبیعی ممکن است قطع برق ایجاد کند که بر عملیات و درآمد سازمان شما تأثیر بگذارد. در صورت امکان، برنامه اقدام اضطراری شما ممکن است شامل روش هایی برای کاهش اثرات اضطراری باشد. به عنوان مثال، ممکن است پروتکل هایی برای پشتیبان گیری یا ایمن سازی داده های مهم ایجاد کنید. درک خطرات و اثرات بالقوه آنها می تواند به شما در ایجاد برنامه های اقدام اضطراری دقیق تر و موثرتر کمک کند.

مرتبط: نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک (به علاوه مزایای کلیدی و مثال)

منابع موجود خود را ارزیابی کنید

هنگام تدوین برنامه اقدام اضطراری خود، باید منابع داخلی و خارجی موجود در سازمان خود را شناسایی کنید تا از یک واکنش سازمان یافته اضطراری پشتیبانی کند. این منابع معمولاً شامل خدمات عمومی محلی شما، مانند ادارات آتش نشانی، اجرای قانون یا خدمات فوریت های پزشکی می شود. منابع داخلی ممکن است شامل سیستم های هشدار، کپسول های آتش نشانی یا افرادی باشد که می توانند کمک کنند. برای جلوگیری از سردرگمی در مواقع اضطراری، نام ها و اطلاعات تماس دقیق و به روز را برای افراد و خدمات اضطراری ارائه دهید.

محل کار و امکانات خود را مستند کنید

برای اطمینان از اینکه کارمندان و پرسنل اورژانس از چیدمان فیزیکی سازمان شما مطلع هستند، نقشه های سایت و طبقه را توسعه دهید. این اسناد باید ورودی های ساختمان را به همراه محل کنترل های تاسیسات یا تجهیزات، تجهیزات اضطراری و سیستم های امنیتی نمایش دهد. کارمندان به این جزئیات نیاز دارند تا پس از مراحل تخلیه یا فرار و انجام فعالیت‌های واکنشی مانند کشیدن هشدارهای آتش‌سوزی راحت شوند. همچنین می‌توانید این مستندات را با پاسخ‌دهندگان اضطراری محلی به اشتراک بگذارید تا تلاش‌های پاسخ‌دهی آنها کارآمدتر و مؤثرتر شود. در صورت امکان، این متخصصان حتی ممکن است از امکانات شما بازدید کنند تا بازرسی ها یا تمرینات ایمنی را انجام دهند و با چیدمان آشنا شوند.

کارمندان خود را درگیر کنید

کارکنان را در سراسر فرآیند برنامه ریزی اقدام اضطراری درگیر کنید. می توانید اولین پیش نویس رویه های اضطراری را تهیه کنید، سپس آن را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید تا بازخورد آنها را جمع آوری کنید. داشتن مجموعه ای متنوع از صداها که در این طرح مشارکت دارند ممکن است بینش هایی را ارائه دهد که در ابتدا در نظر نگرفته اید. به عنوان مثال، افراد از هر بخش ممکن است تخصص داشته باشند که برنامه شما را تقویت می کند، مانند بهترین روش ها برای خاموش کردن تجهیزات خاص. همچنین ممکن است برای شناسایی خطرات از این افراد کمک بگیرید، زیرا آنها ممکن است بخش های خود را بهتر از شما بشناسند.

مرتبط: ۱۸ تکنیک ساده برای درگیر نگه داشتن کارمندان

برنامه های خود را با ارائه دهندگان خدمات اضطراری مرور کنید

در صورت امکان، با نمایندگان ارائه دهندگان خدمات اضطراری محلی خود ملاقات کنید و برنامه اقدام اضطراری خود را با آنها در میان بگذارید. این متخصصان بسیار آموزش دیده، بهترین شیوه ها و روش ها را برای پاسخ به شرایط اضطراری می دانند، بنابراین می توانند بینش های ارزشمندی را به سازمان شما ارائه دهند. آنها همچنین ممکن است شما را با منابعی برای کمک به توسعه برنامه های شما و آموزش کارکنان در مورد اقدامات ایمنی مرتبط کنند. همچنین می‌توانید تمرین‌ها را با این متخصصان هماهنگ کنید و به آن‌ها اجازه دهید کارمندان شما را ارزیابی کنند و برای بهبود بازخورد ارائه کنند.

رهبران را تعیین کنید

رویه های برنامه اقدام اضطراری شما اغلب به رهبری نیاز دارد که بتواند پاسخ های اضطراری سازمان شما را هماهنگ و نظارت کند. این رهبران می توانند اعضای کارکنان را در سطوح مختلف، چه کارمندان و چه مدیران نمایندگی کنند. شما می توانید مسئولیت های خاصی مانند خاموش کردن تجهیزات یا مدیریت فرآیند تخلیه را به آنها اختصاص دهید. آنها همچنین ممکن است از اختیارات ویژه ای برای اجرای روش های اضطراری برخوردار باشند. این رهبران و مسئولیت‌های آنها را در برنامه اقدام خود تعریف کنید تا همه را در جریان قرار دهید و کارمندان را قادر می‌سازد بدانند که در صورت وقوع یک وضعیت اضطراری به چه کسی مراجعه کنند.

مرتبط: ۱۰ رفتار کلیدی رهبری برای رهبران موثر

کارمندان خود را آموزش دهید

شما می توانید فرصت های آموزشی را ایجاد و سازماندهی کنید تا اطمینان حاصل شود که همه کارمندان روش های مناسب را درک می کنند. شما می توانید یک کپی از برنامه اقدام اضطراری را به عنوان بخشی از فرآیند جهت دهی برای کارکنان جدید ارائه دهید و به طور بالقوه یک ارزیابی برای اطمینان از اینکه آنها سند را بررسی کرده اند، ارائه دهید. سازمان‌ها معمولاً کارکنان را با انجام تمرین‌های منظم آموزش می‌دهند تا آنها را با رویه‌های مناسب، مانند تخلیه یا قرنطینه آشنا کنند. این تمرین‌ها همچنین می‌توانند بینشی در مورد اثربخشی برنامه‌های اضطراری شما ارائه دهند. اگر در طول تمرین چالش ها یا ناکارآمدی ها را شناسایی کنید، می تواند به شما در توسعه پیشرفت ها کمک کند.

بسته به سازمان یا برنامه اقدام خود، ممکن است سازماندهی آموزش های تخصصی مانند کمک های اولیه یا پروتکل های مناسب برای دست زدن به مواد خطرناک را نیز در نظر بگیرید. این نوع آموزش ممکن است به کاهش خطرات شما در برخی موارد اضطراری کمک کند. در حالی که ممکن است به پاسخ‌دهنده‌های اورژانس محلی خود تکیه کنید، داشتن کارمندانی که می‌توانند کمک‌های اولیه ابتدایی یا CPR را انجام دهند ممکن است به افراد در هنگام انتظار برای رسیدن احساس راحتی بیشتری کنند.

بیشتر بخوانید: انواع مختلف آموزش در محل کار چیست؟

به به روز رسانی برنامه اقدام اضطراری خود ادامه دهید

سازمان ها هم در داخل و هم در خارج با تغییرات مستمر مواجه می شوند. در نتیجه، باید برنامه اقدام اضطراری خود را مرور کنید و آن را برای پاسخگویی به هرگونه تغییر تنظیم کنید. این تغییرات ممکن است مربوط به عملیات، امکانات یا پرسنل شما باشد که می‌تواند بر اثربخشی برنامه‌های اصلی که تنظیم کرده‌اید، تأثیر بگذارد. برای مثال، ممکن است لازم باشد اطلاعات تماس موجود در طرح یا مسیرهای تخلیه تحت تأثیر بازسازی را به روز کنید. تعداد دفعات بازبینی شما می‌تواند متفاوت باشد، اما حداقل یک بازبینی سالانه انجام دهید تا مطمئن شوید که رویه‌های موجود با نیازهای فعلی شما مطابقت دارند.