یکی از مسائلی که سبب می‌شود بسیار از مواقع منازل یا محل‌های کاری ما بسیار بهم‌ریخته و نابسامان است، مسئله‌ی وجود ترمینال‌های (محل تجمع کارهای پردازش نشده) زیاد یعنی اموری که هنوز معلوم نیست چه کارهایی برایشان باید انجام شود، در چه زمانی، در چه بازه ای، و چه مکانی؟ است که همین موضوع موجب کاهش قدرت پدازش، افزایش بهم‌ریختگی‌ها و آفشتگی‌های ذهنی و … می‌شود.

راه ایجاد فضای منظم در محیط خانه و محیط کار و ….

پس اگر بخواهیم ترتیبی اتخاذ کنیم که به واسطه‌ی آن مشکلات انضباط فردی و انضباط کاری ما کاهش یافته و افزایش کارآیی ما را رقم بزند، لازم است در وهله‌ی اول به یافتن ترمینال‌های موجود در محیط کاری و یا محیط خانه همت بگماریم؛ که بدین منظور، اول باید بدانیم اصلا ترمینال‌ها چه هستند، در ذیل تعدادی از نمونه‌هایی از کارهای پردازش نشده و مثال‌هایی از ترمینال‌هایی که‌ عموما اکثر مردم با آنها درگیر هستند آورده شده است؛ شما نیز به احتمال زیاد این قبیل امور و این سری از ترمینال‌ها و یا امثال این موارد را در زندگی خود زیاد دارید:

نمونه هایی از کارهای پردازش نشده

• ایده ها
• خریدها
• تولدها
• صحبت ها با مافوق
• رجوع‌ها به پزشک
• تعمیر وسایل
• گرفتن مدارک و مستنداتی
• تلفن‌های مهم
• قول ها
• پشتیبانی گیری‌ها
• پیغام های باز نشده در شبکه های اجتماعی
  و …

نمونه‌هایی از محل‌های جمع آوری کارهای پردازش نشده (ترمینال‌ها)

• ذهن
• ایمیل
• دفتر یادداشت
• دسک‌تاپ رایانه
• پیامک ها
• شبکه‌های اجتماعی
• وایت برد
• کاغذ چسبی ها
• تب‌ها یا بوک مارک‌های مرورگر
• میر کار
• کشوی کمد
• بخش بیرونی درب یخچال
  و …

کاهش ترمینال ها، چاره‌ساز مشکلات است

قطعا کاهش ترمینال‌ها، کاهش پراکندگی ذهنی را در بر خواهد داشت و همان‌طور که بیان شد، این موضوع سبب بهبود عملکرد ما، افزایش سرعتمان و … خواهد شد و درنتیجه بازخود ما را به طور قابل توجه افزایش خواهد داد؛ از همین رو یک از ملزومات یک زندگی یا کارِ موثر، کاهش قابل توجه ترمینال‌ها است، که بدین منظور بهتر است ترمینال‌ها را تا تعداد مناسب ۶ مورد کاهش دهیم.

همچنین لازم به ذکر است که در این فرایند، به هیچ وجه نباید ذهن جزو ترمینال‌ها باشد؛ و بدین منظور می‌توان با بهره‌‎گیری از روش‌هایی همچون دست به قلم شدن و نوشتن، ذهن را از هر گونه درگیری ذهنی برهانیم و آزادی فکری را برای خود به ارمغان آوریم (راه‌های آزادی ذهن در مقالات پیشین بارها مورد بررسی قرار گرفته است).

این را نیز به یاد داشته باشید که در روند کاهش تعداد ترمینال‌ها، باید به گونه‌ای عمل شود که لازم نباشد چیزی دوباره بررسی شود؛ و البته اصل موضوع نیز همین است که تمامی موازی‌کاری‌ها، بی‌برنامگی‌ها و آشفتگی‌ها با این عمل به پایان برسد.

معرفی نمونه‌هایی از ترمینال‌هایی که باید باقی بمانند

همان طور که بیان شد، بهتر است ترمینال‌های خود را به شش مورد کاهش دهید، که بدین‌منظور شما می‌توانید این ترمینال‌ها را متناسب با موارد زیر اتخاذ کنید:

1. سبد یا قفسه (برای جمع‌آوری مواردِ نیاز به پردازش در محل کار یا خانه)
2. ترمینال سیار (برای زمان‌های خارج از خانه و کار) – به یاد داشته باشید که به هنگام رسیدن به خانه، باید تمامی موارد در ترمینال سیار به ترمینال اول منتقل شود
3. دفترچه (حتی المقدور کوچک باشد که امکان حمل و نقل آن نیز بیشتر شود، و بهتر است کاغذهایش نیز قابل جدا سازی باشد تا پس از پردازش و اتمام کار، موارد زائد جدا شده و حذف گردد)
4. ایمیل (برای ثبت کلیه مکاتبات، ارتباطات و …)
5. یک پیام رسان (تا حد امکان فقط یکی باشد تا از بهم‌ریختگی و پراکندگی ارتباطات جلوگیری شود)
6. انتخاب با شما (بسته به نوع عملکرد و نیازتان می‌توانید هر چیز دیگری را به عنوان یک ترمینال دیگر در نظر بگیرید)

این را نیز به خاطر بسپارید که ترمینال ها می تواند بسته به شرایط ما تغییر کنند؛ لذا اولا نیاز نیست که حتما و بدون هر گونه تامل و درنگی، موارد فوق را به عنوان ترمینال‌های بی قید و شرط خود انتخاب کنید؛ و در ثانی شاید لازم باشد در گذر زمان، و با نظر به ایجاد تغییرات در روند زندگی‌تان، ترمینال‌هایتان نیز تغییر ماهیت دهند و لزوما همین موارد نباشند. پس در انتخاب ترمینال‌ها منعطف باشید و شرایط خود را در نظر بگیرید.

ساخت خانه برای هر چیز

در روند نظم‌بخشی به امور، لازم است بدانید که هر چیزی خانه‌ای دارد، و تا حد امکان این خانه باید پوشیده باشد. و بدین صورت هر چیزی که بیرون از خانه است، بایستی برای پردازش و پیدا کردن خانه‌اش، در ترمینال قرار بگیرد.

اما برای اینکه دچار محدود در تعدد خانه‌ها نشده، نظم‌دهی و بهره‌برداری به حداکثر خود برسد و نظام آراستگی نیز به خوبی رعایت شود، می‌توانید کشوهای میزتان را بخش‌بندی کنید، از پوشه‌ها و آرشیو کاغذی در کمدهایتان استفاده کنید،در صورت زیاد بودن آرشیو کاغذیتان, آنها در دسته‌های ۳۲ تایی حروف الفبا قرار دهید، قفسه‌های کتابخانه‌تان را با ترتیب‌ بیشتری ریز کنید و …

و آنها را براساس میزان استفاده فهرست کنید:

• وسایل و وظایف ساعتی، روی میزکار (دم دست) قرار گیرد
• وسایل و وظایف روزانه، در کشو و کمی دورتر از دسترس قرار گیرد
• وسایل و وظایف هفتگی، در اتاق و البته دور از دسترس قرار گیرد
• و وسایل و وظایف ماهانه، بیرون از اتاق و به دور از هر گونه مزاحمتی قرار گیرد

البته در این اثنا، حتی بهتر است موارد غیرفیزیکی را مد نظر قرار دهید، و به عنوان نمونه، پوشه های کامپیوتری را هم به همین صورت تفکیک کرده و نظم‌دهی کنید؛ و حتی در خصوص رایانه، با نظر به آزادی عمل شما، بهتر است تا حد امکان از موارد بیشتری در دسته‌بندی و نظم‌دهی بهره بگیرید

پردازش منظم ترمینال ها

در مرحله‌ی پایانی بایستی این موضوع مهم را مدنظر قرار دهید که ترمینال‌ها محلی موقت برای جایگیری اسباب و مسایل و یا شرح وظایف و اموری که باید انجام پذیرند هستند؛ پس باید همیشه به گونه‌ای عمل کرد که در هر ترمینال همه چیز به صفر برسد و کاملا خالی شود. البته زمان بازبینی ترمینال‌ها و خالی کردنشان، بسته به نوع ترمینال و مواردی که در آن قرار می‌گیرد می‌تواند کاملا متفاوت باشد، مثلا:

• تقویمی که شرح وظایف در آن ثبت می‌شود، باید هر روز (و یا حتی دو مرتبه در روز) بررسی شود.
• سبد وسایلی که از گوشه و کنار خانه وسایلش جمع شده و در آن قرار گرفته، می‌تواند چند روز یک مرتبه و یا هفته‌ای دو مرتبه بازبینی شود.
• پیام رسانی که به ارتباطات غیرضروری ما مرتبط است صرفا روزانه یک مرتبه بازبینی و پاسخ داده شود
  و …

از همین رو برای زمان‌بندی مناسب، باید مواردی همچون موارد زیر توجه نمایید:

• تعیین اولیت انجام امورِ در ترمینال و یا بررسی موارد در آن
• تصمیم برای چه کاری؟ چه زمانی؟ و کجا؟
• قابلیت واگذاری یا عدم واگذاری امور موجود در ترمینال به غیر
  و …

همچنین در زمان بازبینی ترمینال‌ها و اقدام به خالی کردن آنها، باید توجه کنید که اگر به نیازمند شدن به چیزی فیزیکی در آینده شک دارید، حتما آن را دور بیندازید و نگذارید آن مورد موجب درگیری ذهنی شما شود (البته منظور از دور انداختن لزوما معدوم کردن نیست، و می‌توان این کار را با اهدای آن چیز به دیگری و یا فروشش انجام داد)؛ البته در موارد دیجیتالی، بهتر است برعکس مورد فوق عمل کرده و مواردِ مورد شک را نگه دارید.