ماتریس مدیریت زمان Covey توضیح داده شد

مدیریت صحیح زمان برای افزایش بهره وری شخصی و افزایش موفقیت یک تجارت مهم است. بسیاری از استراتژی های مدیریت زمان مختلف وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید، از جمله ماتریس مدیریت زمان Covey. این تکنیک یک روش موثر است که برای تمرکز توجه شما بر روی کارهایی است که برای رشد کسب و کار و شخصی شما اهمیت دارد.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می دهیم که ماتریس مدیریت زمان Covey چیست و چگونه از آن برای تغییر تاکتیک های اولویت بندی خود استفاده کنید.

ماتریس مدیریت زمان Covey چیست؟

ماتریس مدیریت زمان Covey چارچوبی برای اولویت بندی زمان و وظایف شما برای بهره وری و استفاده بهینه است. این مدل که توسط استیون کاوی، نویسنده کتاب هفت عادت افراد بسیار مؤثر ایجاد شده است، از یک سیستم چهار ربعی استفاده می‌کند تا به شما کمک کند تا تک تک وظایف، مسئولیت‌ها و جنبه‌های زندگی خود را بر اساس موارد زیر دسته‌بندی کنید:

• فوریت: وظایف و مسئولیت هایی که نیاز به اقدام یا توجه فوری دارند

• اهمیت: کسانی که اهمیت یا ارزش بالایی برای اهداف دارند

هدف از استفاده از این روش تمرکز بر بهبود روابط شخصی و حرفه ای و همچنین ارتقاء رشد و موفقیت است.

مرتبط: ۱۷ نکته برای مدیریت بهتر زمان

چهار ربع ماتریس مدیریت زمان Covey

هر ربع دارای ویژگی های متفاوتی است و برای کمک به شما در اولویت بندی وظایف و مسئولیت های خود طراحی شده است. این ربع ها به شرح زیر است:

• ربع ۱: فوری و مهم

• ربع ۲: فوری نیست اما مهم است

• ربع ۳: فوری اما مهم نیست

• ربع ۴: فوری و مهم نیست

ربع ۱: فوری و مهم

Q1 شامل مسئولیت ها یا وظایف مرتبط با نتایج حیاتی است و نیاز به توجه فوری دارد. موارد موجود در این ربع نیز ممکن است به دلیل فوریت و اهمیت آنها استرس زا باشند، بنابراین آگاهی از این وظایف و دسته بندی آنها بر اساس آن می تواند اطمینان حاصل کند که زمان و تلاش لازم را روی آنها متمرکز می کنید. مواردی که در Q1 قرار می گیرند دارای ویژگی های زیر هستند:

• مهلت های قریب الوقوع

• ارتباط مستقیم با اهداف حساس به زمان

• شامل کاهش خطر فوری

این ربع در بالا سمت چپ در ماتریس قرار دارد.

ربع ۲: فوری نیست اما مهم است

Q2 شامل تمرکز بر فعالیت هایی برای ایجاد حس نظم و تعهد، و همچنین شناسایی و کار روی چیزهایی است که می توانید کنترل کنید. برخی از موارد Q2 ممکن است ویژگی های زیر را داشته باشند:

• نیاز به برنامه ریزی یا مراحل اضافی دارد

• ارتباط مستقیم با اهداف کلی

این ربع در بالا سمت راست در ماتریس قرار دارد.

ربع ۳: فوری اما مهم نیست

فعالیت‌ها در سه ماهه سوم فوریت دارند و در لحظه به نوعی اهمیت می‌دهند. این موارد احتمالاً مواردی هستند که می توانند کاهش یا از جریان کاری شما حذف شوند. آنها احتمالاً برخی از ویژگی های زیر را دارند:

• نتیجه برنامه ریزی ضعیف اقلام در سه ماهه اول و دوم

• وقفه در بهره وری

• حواس پرتی

این ربع در پایین سمت چپ در ماتریس قرار دارد.

ربع ۴: فوری و مهم نیست

وظایف در Q4 به احتمال زیاد به طور کامل حذف یا کاهش می یابد. مهم است که مشخص کنید چه مواردی در این ربع قرار دارند تا بدانید کدام وظایف را به عنوان کم‌ترین اولویت طبقه‌بندی کنید. این اقلام معمولاً دارای ویژگی های زیر هستند:

• کمترین استرس را ایجاد کنید

• ارتباط مستقیمی با اهداف کلی یا حساس به زمان ندارد

این ربع در پایین سمت راست در ماتریس قرار دارد.

مرتبط:  توضیح قانون ۸۰/۲۰ با مثال 

مزایای استفاده از ماتریس مدیریت زمان Covey

استفاده از ماتریس مدیریت زمان Covey می تواند مزایای زیادی در محل کار داشته باشد، از جمله:

• افزایش بهره وری: ترتیب این روش می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که چه چیزی را در زندگی خود در اولویت قرار دهید و چگونه به طور موثر به این وظایف نزدیک شوید. داشتن یک لیست سازمان یافته و اولویت بندی شده از وظایف می تواند به شما کمک کند تا کارهای بیشتر و حیاتی را در همان زمان انجام دهید.

• عادات واضح: استفاده از این ماتریس می تواند به شما کمک کند که بیشتر وقت خود را در کدام ربع می گذرانید و رفتار خود را ارزیابی کنید. سپس می توانید عادات جدیدی را ایجاد کنید که فقط روی موارد Q1 و Q2 تمرکز کنید.

• تعادل بین کار و زندگی: با داشتن عادات مولدتر در محل کار، بهتر می توانید برای چیزهایی که در خارج از محل کار برایتان مهم است، زمانی پیدا کنید.

• مهارت‌های برنامه‌ریزی بهبود یافته: اولویت‌بندی وظایف به‌طور مناسب با این ماتریس می‌تواند به شما در تعیین اهداف کوتاه‌مدت روشنی که می‌توانند در بازه‌های زمانی مشخص تکمیل شوند، کمک کند. این می تواند به شما در برنامه ریزی بهتر پروژه ها و اهداف بلند مدت کمک کند.

نحوه استفاده از ماتریس مدیریت زمان Covey

به کار بردن این ماتریس در زندگی روزمره و روال خود مستلزم خود ارزیابی و ویژگی است. در اینجا چند مرحله وجود دارد که ممکن است به شما در پیمایش این تکنیک کمک کند:

۱ . کارهایی را که باید تکمیل کنید فهرست کنید

چه وظایفی را برای روز یا ماه اولویت بندی کنید، مهم است که هر کاری را که هنوز تکمیل نکرده اید بنویسید. این وظایف باید مختصر و واضح باشد.

۲ . ضرب الاجل ها را لحاظ کنید

پس از اینکه هر کار را به وضوح فهرست کردید، ضرب الاجل آنها را نیز درج کنید. دانستن اینکه چه زمانی کارها باید تکمیل شوند می تواند به شما کمک کند تا اولویت بندی کنید که چه چیزی باید در ابتدا باشد و چه چیزی می تواند تا بعد صبر کند. مهلت هایی که به سرعت نزدیک می شوند را یادداشت کنید تا به تعیین فوریت وظایف خود در مرحله بعدی کمک کنید.

مطالب مرتبط:  ۱۰ نکته برای هدف گرا بودن در محل کار

۳ . فوری ترین وظایف را شناسایی کنید

مشخص کنید کدام مهلت‌های فهرست‌شده نزدیک‌ترین زمان برای تعیین فوری‌ترین زمان‌ها هستند. این به شما این امکان را می دهد که در مورد اولویت بندی وظایف خود را در چشم انداز قرار دهید. همچنین دید واضحی از مسئولیت های شما در مجموع ارائه می دهد و ممکن است به شما ایده دهد که کدام کارها باید اول و آخر انجام شوند.

۴ . سازماندهی بر اساس اهمیت

پس از تعیین فوریت هر کار در برنامه شما، وظایف خود را با توجه به اهمیت آنها ترتیب دهید. این به شما این امکان را می دهد که کاملاً متوجه شوید که کدام وظایف آزمایشی هستند و کدام کارها می توانند در لحظه منتظر بمانند. همچنین می تواند به ایجاد یک برنامه برای تکمیل این وظایف فوری با توجه به اهمیت آنها کمک کند.

۵ . وظایف را در ربع صحیح قرار دهید

هر کار را بررسی کنید تا مشخص کنید چقدر برای دستور کار شما ضروری و/یا مهم است، سپس آنها را در گروه های فهرست خود سازماندهی کنید. هنگامی که ارزیابی کردید کدام وظایف فوری، مهم هستند، هر دو یا هیچکدام، آنها را در ربع مربوطه خود قرار دهید. می توانید از این سازماندهی ماتریس برای تکمیل وظایف در طول روز، هفته یا ماه خود استفاده کنید.

۶ . بهره وری خود را ارزیابی کنید

این روند را برای فعالیت های روزانه و هفتگی خود تکرار کنید. پس از استفاده از روش برای چند هفته یا ماه، عملکرد خود را بررسی کنید. تعیین کنید که چگونه تکمیل کارها به ترتیب مکان آنها در ماتریس باعث بهبود کارایی، گردش کار و مدیریت استرس شما شده است. می‌توانید از یافته‌های خود استفاده کنید تا بفهمید که چگونه می‌توانید برنامه خود را به بهترین نحو تنظیم کنید تا نیازهایتان را برآورده کند یا ارزیابی کنید که آیا موارد خاصی در ماتریس شما باید به ربع دیگری منتقل شوند. اگر متوجه شدید که برخی از موارد به اندازه موارد دیگر مهم نیستند، ماتریس، برنامه یا روش های کاری خود را مجددا سازماندهی کنید تا کارهای معنادارتر را در اولویت قرار دهید.

مرتبط: نحوه اندازه گیری بهره وری و افزایش کارایی در محل کار