برنامه ریزی، بودجه و پیش بینی در ۱۰ مرحله آسان

برای هر کسب و کاری مهم است که بودجه و اهداف مالی تشکیل دهد تا بتواند موفق باشد. با بودجه بندی مناسب، صاحبان شرکت، سهامداران و بخش های فردی می توانند منابع را به طور مناسب تخصیص دهند تا بتوانند به نظم و ترتیب امور مالی ادامه دهند. برنامه ریزی بودجه همچنین می تواند یک کسب و کار را به درک اینکه کسب و کار دقیقاً به چه چیزی نیاز دارد و چه مقدار برای خرج کردن برای ماندن در وضعیت مالی خوب در دسترس است راهنمایی کند.

در این مقاله از ایوسی، ما برنامه‌ریزی بودجه را تعریف می‌کنیم، نحوه ایجاد یک برنامه بودجه‌ریزی مؤثر را توضیح می‌دهیم و فهرستی از مزایای مرتبط با توسعه یک برنامه بودجه را ارائه می‌کنیم.

برنامه ریزی بودجه چیست؟

برنامه ریزی بودجه عبارت است از ایجاد و حفظ بودجه و سپس استفاده از آن برای تصمیم گیری استراتژیک تجاری و هدایت تغییرات سازمانی در بخش های مختلف. با برنامه ریزی صحیح بودجه، ذینفعان شرکت می توانند تصور اساسی تری از وضعیت مالی سازمان و نیازهای مالی فعلی و آتی داشته باشند.

فرآیند برنامه ریزی بودجه می تواند شامل مراحل زیر باشد:

• برنامه ریزی: در مرحله برنامه ریزی، مدیران شرکت در مورد اهداف مالی سازمان برای یک دوره زمانی معین، معمولاً پنج سال یا کمتر، بحث و تصمیم گیری می کنند.

• بودجه ریزی: بودجه ریزی شامل برنامه ای برای نحوه پایبندی ذینفعان به بودجه است و شامل درآمدها و هزینه های شرکت، بدهی ها و هر گونه درآمد پیش بینی شده است.

• پیش‌بینی: بخش پیش‌بینی فرآیند برنامه‌ریزی بودجه شامل استفاده از داده‌های مالی تاریخی شرکت و وضعیت فعلی بازار برای تعیین میزان درآمد کسب‌وکار در چند ماه یا سال آینده است.

مطالب مرتبط: نحوه برنامه ریزی تجزیه و تحلیل بودجه (با نکات)

چگونه یک برنامه بودجه بندی موثر ایجاد کنیم

برای ایجاد یک برنامه بودجه که به تسهیل تصمیمات استراتژیک تجاری کمک می کند این مراحل را دنبال کنید:

۱. جلسات بودجه بندی را برنامه ریزی کنید

مهم است که زمان خاصی را برای ایجاد بودجه و بحث در مورد اهداف مالی شرکت اختصاص دهید. این به همه افراد درگیر در این فرآیند این فرصت را می دهد تا در مورد بودجه و مسئولیت هایی که ممکن است برای پایبندی به بودجه داشته باشند، اطلاعات بیشتری کسب کنند.

مطالب مرتبط: چگونه در مدیریت بودجه موثر باشیم؟

۲. امور مالی گذشته را جمع آوری کنید

با استفاده از صورت های مالی شرکت می توانید رکورد فروش و هزینه ها را مشاهده کنید که می تواند راهنمایی هایی برای درآمد و هزینه های آتی به شما بدهد. استفاده از این داده‌های تاریخی می‌تواند به شما در ایجاد یک بودجه واقعی که بر اساس داده‌های واقعی است کمک کند. همچنین از نحوه عملکرد شرکت در گذشته آگاهی بیشتری پیدا خواهید کرد و می توانید نحوه بهبود آن را در آینده شناسایی کنید.

موارد مرتبط: انواع مختلف هزینه ها و نحوه بودجه بندی آنها

۳. اهداف مالی را شکل دهید

اهداف مالی به فرآیند بودجه جهت گیری می کند. هرکسی که با بخشی از امور مالی کسب و کار درگیر است می‌تواند اهداف یکسانی را دنبال کند، که به نحوه مدیریت بخش خود از بودجه سازگار است.

در طول این بخش از برنامه ریزی بودجه، می توانید استراتژی هایی را نیز در نظر بگیرید که به سازمان در رسیدن به اهداف خود کمک می کند. در نظر گرفتن این اهداف به هدایت فرآیند بودجه کمک می کند. به عنوان مثال، اگر هدف شرکت شما افزایش مقدار پولی است که مشتریان در فروشگاه آنلاین شما خرج می کنند، ممکن است راه هایی برای افزایش فروش مشتریان در محصولات خاص یا افزایش یک خط محصول خاص برای جذب گروهی از مشتریان هدف استراتژی داشته باشید.

۴. یک بودجه اولیه ایجاد کنید

اولین دور ایجاد بودجه شما می‌تواند شامل بازخورد افرادی باشد که در فرآیند و داده‌های تاریخی شرکت دارند. اولین پیش نویس بودجه شما باید شامل همه چیزهایی باشد که در هر برنامه بودجه مشخصی گنجانده اید، مانند هزینه های کسب و کار و درآمدهای جاری و پیش بینی شده، بنابراین می توانید برنامه را بررسی کرده و تنظیمات را انجام دهید.

۵. بررسی بودجه اولیه

پس از ایجاد یک بودجه اولیه، برای بررسی آن وقت بگذارید. ناهماهنگی ها، سوابق مالی نادرست، داده های ناقص یا هرگونه اطلاعات گیج کننده یا گمراه کننده را بررسی کنید.

۶. در بودجه تجدید نظر کنید

بر اساس روند بررسی، هر گونه تجدید نظر در بودجه ای که گروه مناسب می داند انجام دهید. مهم است که بودجه را به درستی مورد بازنگری قرار دهید تا در نهایت بودجه ای را تأیید کنید که برای نیازهای سازمان کامل و معتبر باشد.

۷. تصویب بودجه

همه کسانی که در فرآیند بودجه ریزی مشارکت داشتند باید بودجه را بررسی کنند و تایید کنند. داشتن تاییدیه همه برای اطمینان از موفقیت مالی کسب و کار بسیار مهم است.

۸. گزارش بودجه تهیه کنید

گزارش های بودجه شما باید شامل تمام اطلاعات مرتبط و دقیق از جلسات بودجه باشد. به اشتراک گذاشتن بودجه نهایی و همه گزارش‌های مرتبط با افراد در کسب‌وکار که از امکان ارجاع به جزئیات بودجه مصوب سود می‌برند، در نظر بگیرید.

۹. پیشرفت را نظارت کنید

نظارت بر پیشرفت سازمان از آنجایی که مربوط به بودجه است، مهم است. همه شرکت کنندگان در فرآیند بودجه می توانند مسئولیت نظارت بر نحوه پایبندی سازمان به بودجه را به اشتراک بگذارند. اگرچه بودجه نهایی وجود دارد، اما ذینفعان باید به طور منظم آن را بررسی کنند تا مطمئن شوند که هنوز بودجه ای است که سازمان می تواند آن را دنبال کند.

شما ممکن است تشخیص دهید که در پیروی از بخش خاصی از بودجه مشکلاتی وجود دارد که طرف مسئول می تواند در صورت لزوم آن را اصلاح و اصلاح کند. نظارت منظم همچنین می‌تواند به همه طرف‌ها یادآوری کند که مسئولیت‌هایی را که برای پیروی از بخش خاصی از بودجه دارند و به موفقیت مالی کسب‌وکار کمک می‌کنند.

برای نظارت موثر و دقیق بر بودجه، استفاده از نرم افزار حسابداری یا ابزارهای دیگری که به حذف خطای انسانی کمک می کند را در نظر بگیرید.

۱۰. در بودجه تجدید نظر کنید

با نظارت بر بودجه، می توانید زمینه های بهبود را شناسایی کنید. برنامه ای برای بازنگری بودجه در صورت نیاز ایجاد کنید تا بتوانید با بودجه دقیقی که تمام منابع مالی وارده و خارج از شرکت را در بر می گیرد به فعالیت خود ادامه دهید.

مزایای ایجاد یک برنامه بودجه

توسعه بودجه مزایای زیادی دارد، از جمله:

مدیریت پول:

یک برنامه بودجه بندی مناسب می تواند به سازمان کمک کند تا پول خود را مدیریت کند و بهتر بتواند در نیازهای عملیاتی اضافی یا توسعه کسب و کار سرمایه گذاری کند.

تصمیم گیری آگاهانه:

بودجه به همه تصمیم گیرندگان کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه و استراتژیک را اتخاذ کنند که شامل داده های واقعی و اطلاعات به موقع است.

تخصیص:

معمولاً برخی از واحدهای کسب و کار وجود دارند که برای فعالیت به مقدار مشخصی پول نیاز دارند و این می تواند بسته به بخش متفاوت باشد. با این حال، یک بودجه مناسب به یک کسب و کار کمک می کند تا به طور مناسب بودجه را برای ادامه کار تخصیص دهد.

شناسایی مشکل:

با ایجاد بودجه، این شانس را دارید که مشکلات فعلی را شناسایی کنید. به عنوان مثال، ممکن است در یک دسته بیش از حد خرج کرده باشید و بودجه کافی برای دیگری باقی نگذاشته باشید. فرآیند بودجه می تواند این موارد را پیدا کند و شما می توانید از بروز هرگونه مشکل در آینده جلوگیری کنید.

برنامه ریزی آینده:

یکی دیگر از مزایای یک بودجه موثر این است که می توانید برای آینده برنامه ریزی کنید. برای مثال، ممکن است متوجه شوید که کسب‌وکار می‌تواند ماشین‌آلات دیگری را بخرد که به دلیل در دسترس بودن بیشتر محصول، تولید را افزایش می‌دهد و در نهایت فروش را افزایش می‌دهد.