۱۰ گام برای تسهیل طوفان فکری

طوفان فکری روشی مؤثر برای تولید ایده است که همکاری و خلاقیت را تشویق می کند. در طول یک جلسه طوفان فکری نقش هایی برای اعضای تیم وجود دارد که یکی از آنها تسهیل کننده است. اگر یک جلسه طوفان فکری را تسهیل می کنید، یادگیری بهترین روش ها برای نحوه دریافت بهترین نتایج از طریق تسهیل مفید است.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می دهیم که تسهیل طوفان فکری چیست، چرا استفاده از آن موثر است و نکاتی را در مورد اینکه چگونه تسهیل کننده بهتری باشیم همراه با مراحل نحوه انجام تسهیلگری ارائه می دهیم.

مطالب مرتبط: ۲۵ تکنیک طوفان فکری برای الهام گرفتن از تیم

تسهیل طوفان فکری چیست؟

تسهیل طوفان فکری فرآیندی برای رهبران و مدیران در طول یک جلسه طوفان فکری است. این فرآیند شامل ایجاد یک محیط دلپذیر، تشویق مشارکت و حصول اطمینان از ماندن بحث در موضوع و دنبال کردن برنامه سفر است. تسهیل طوفان فکری همچنین شامل برنامه ریزی برای جلسه و اجرای قوانین برای اطمینان از مکانی امن است که اعضای تیم برای به اشتراک گذاشتن ایده های خود احساس راحتی کنند.

چرا از تسهیل طوفان فکری استفاده کنیم؟

تسهیل طوفان فکری به جلسات ایده‌پردازی کمک می‌کند تا به آرامی کار کنند و بتوانند به طور مؤثر به اهداف دست یابند. همچنین به دستیابی به این مزایا کمک می کند:

• همکاری را تشویق می کند

• تیم ها را تقویت می کند

• با اجماع تیم نتیجه گیری می کند

• به اعضای تیم اجازه می دهد در تصمیم گیری ها شرکت کنند

نحوه انجام تسهیل طوفان فکری

اگر شما یک تسهیل کننده برای یک جلسه طوفان فکری هستید، وظایف خاصی در برنامه ریزی و سازماندهی جلسه و همچنین راهنمایی اعضای تیم از طریق ایده پردازی و در عین حال رعایت قوانینی که یک محیط امن را ترویج می کنند، دارید. برای یادگیری نحوه انجام تسهیل طوفان فکری این مراحل را دنبال کنید:

۱. انتخاب کنید چه کسی را دعوت کنید

انتخاب اعضای تیم برای شرکت در جلسه طوفان فکری اولین قدم مهم است. در نظر بگیرید که هم برای طوفان فکری و هم برای پروژه ای که از طوفان فکری حاصل می شود چه نقش هایی را باید پر کنید. هر کسی را که پروژه ممکن است در هر مرحله از فرآیند پروژه درگیر کند، شامل شود. ایجاد یک تیم متنوع از متخصصان به منظور ایجاد انواع ایده های خلاقانه مفید است. تنوع همچنین به دستیابی به دیدگاه های بیشتر برای طوفان فکری کمک می کند.

مطالب مرتبط: برنامه ریزی جلسات: نحوه مدیریت و نکات جلسات عمومی

۲. یک برنامه سفر ارسال کنید

ارسال یک برنامه سفر برای همه شرکت کنندگان در جلسه مفید است تا بتوانند آماده شوند. برنامه سفر دستور جلسه شما را توضیح می دهد و شامل زمان جلسه، موضوعات بحث و گفتگو و افرادی است که در آن شرکت می کنند. برنامه سفر همچنین به اختصاص زمان برای هر موضوع و هدف کمک می کند، که تیم را در طول جلسه در حال انجام وظیفه نگه می دارد.

۳. مجموعه ای از قوانین را ایجاد کنید

یک تسهیل کننده مسئول ایجاد یک محیط امن است که در آن اعضای تیم احساس راحتی می کنند تا ایده ها را به اشتراک بگذارند. یک راه موثر برای کمک به ایجاد این محیط، تنظیم قوانین برای جلسه است، مانند ممنوع کردن تلفن، اجازه دادن به اعضا فقط در نوبت صحبت کردن و وقت شناس بودن. همچنین مهم است که ذهن باز و مهربانی را تشویق کنید تا همه احساس کنند درگیر هستند و می توانند ایده های خود را به اشتراک بگذارند. به عنوان یک تسهیل کننده، اجرای قوانین در طول جلسه بسیار مهم است.

مطالب مرتبط: ۱۱ قوانین آداب جلسه

۴. روش ها و ابزارها را انتخاب کنید

روش ها و ابزارهای زیادی برای کمک به تسهیل جلسات طوفان فکری وجود دارد. می توانید از نرم افزارهای مدیریتی رایگان مانند MindMap برای سازماندهی ایده ها با یک تیم استفاده کنید. ابزارهای نرم افزار تجسم نیز برای برنامه ریزی جلسات، نقشه ایده ها و ایجاد دستور کار در دسترس هستند.

در نظر بگیرید که کدام روش طوفان فکری برای موضوع شما مؤثرتر است. می‌توانید روش‌های طوفان فکری تحلیلی، بی‌صدا، فرضی یا مشارکتی را انتخاب کنید، مانند فلوچارت، انفجار ستاره، سناریوهای ایفای نقش یا ایده‌پردازی گروهی. هر یک از این روش ها مزایایی برای کمک به فرآیند طوفان فکری دارند و بسته به موضوع و هدف مناسب هستند.

۵. جلسه را با یک تمرین شروع کنید

تمرینات مغزی و یخ شکن ها برای شروع جلسات مفید هستند، زیرا این تمرینات اعضای تیم را به طرز فکر درستی وارد می کند و می تواند به راحتی و آرامش همه کمک کند. تمرینات بهبود، مانند بازی بله که شامل موافقت اعضا با بیانیه قبلی با گفتن “بله” می شود، به اعضای تیم کمک می کند تا ایده پردازی کنند و خلاق باشند.

یخ شکن ها می توانند با تیم هایی که با یکدیگر ناآشنا هستند موثر باشند زیرا یخ شکن ها معرفی عالی هستند. یخ شکن ها همچنین راه های سرگرم کننده و خلاقانه ای برای آماده سازی اعضای تیم برای تولید ایده و همکاری هستند.

۶. مبحث اولیه را معرفی کنید

پس از اتمام تمرین مغز، موضوع را برای بحث معرفی کنید. معمولاً موضوع جلسه طوفان فکری یک موضوع شرکتی است که تیم باید آن را حل کند. محصولات جدید، فناوری یا تغییر محیط کار نیز از موضوعات محبوب برای طوفان فکری هستند. به عنوان مجری جلسه، مهم است که بحث را هدایت کنید و به برنامه خود پایبند باشید.

۷. از تیم بخواهید سوالاتی را پیشنهاد کند

پیشنهاد سوالات مرتبط با موضوع به محدود کردن مشکلی که می‌خواهید حل کنید کمک می‌کند. این روش دعوت از اعضای تیم برای ایجاد سؤال برای طوفان فکری همچنین به طرح مجدد مشکل و ارائه دیدگاه های مختلف به آن کمک می کند که در یافتن راه حل مؤثر است. همانطور که اعضا با سوالات پاسخ می دهند، آنها را روی تابلویی که همه بتوانند ببینند، ثبت کنید. سپس یک یا دو سوال را برای دنبال کردن طوفان فکری انتخاب کنید.

۸. ایده ها را تولید کنید و آنها را روشن کنید

با استفاده از روش طوفان فکری که تشخیص می‌دهید برای مشکل و تیم شما مناسب‌تر است، همه را راهنمایی کنید تا ایده‌هایی برای حل‌ها تولید کنند. می‌توانید با گروه‌بندی ایده‌های مشابه در کنار هم، ایده‌ها را روشن کنید. در طول طوفان فکری، کمیت مفید است، بنابراین تیم خود را تشویق کنید تا ایده‌های متعددی را ایجاد کرده و به اشتراک بگذارد، و درک کنید که از همه ایده‌ها استقبال می‌شود.

اغلب، تجسم یک روش مؤثر است، بنابراین به عنوان تسهیل‌کننده، می‌توانید تمام ایده‌ها را روی تخته بنویسید یا از نقشه ذهنی یا طرح‌ها استفاده کنید تا به تیم خود کمک کنید تصویر بهتری از ایده‌های خود داشته باشند و به تولید بیشتر کمک کنید.

۹. جلسه طوفان فکری را ببندید

تصمیم گیری برای پایان دادن به جلسه طوفان فکری بخشی از نقش تسهیل کننده است. برنامه سفر به برنامه ریزی شروع و پایان جلسه کمک می کند، بنابراین به عنوان تسهیل کننده می توانید فقط به اعضا یادآوری کنید که جلسه به پایان می رسد. هدف از طوفان فکری تولید ایده است، بنابراین شما می توانید تصمیمات نهایی را پس از این جلسه و نه در پایان طوفان فکری بگیرید.

مهم است که از تیم برای حضور و مشارکت در طوفان فکری تشکر کنیم. این می تواند به ارتقای محیطی کمک کند که در آن کارکنان به راحتی ایده ها و بازخورد خود را به اشتراک بگذارند.

۱۰. برای تصمیم گیری نهایی با تیم پیگیری کنید

ایده هایی را که تیم تولید می کند در نظر بگیرید و تصمیمات نهایی خود را دنبال کنید یا می توانید جلسه دوم را برای بحث بیشتر درباره بهترین ایده ها و نحوه اجرای آنها برنامه ریزی کنید. ارسال یک ایمیل بعدی در مورد جلسه راه خوبی برای برقراری ارتباط با تیم و در جریان نگه داشتن همه از پیشرفت پروژه است. در ادامه، جزئیات مهم جلسه مانند اهداف، جزئیات بحث و تصمیماتی را که در طول یا بعد از جلسه طوفان فکری می گیرید، درج کنید.

نکاتی برای تسهیل جلسه طوفان فکری

از نکات زیر برای تسهیل جلسه طوفان فکری بعدی خود استفاده کنید:

از اعضای گروه بخواهید در یک دایره بنشینند

هنگام تنظیم یک اتاق برای طوفان فکری، صندلی ها را به شکل دایره ای قرار دهید. این باعث می‌شود که ارتباط ایده‌ها آسان‌تر و راحت‌تر شود، زیرا اعضای تیم می‌توانند هنگام صحبت با یکدیگر روبرو شوند. میزگردها همچنین می توانند احساس سلسله مراتب را کاهش دهند و همه را تشویق کنند تا افکار خود را به اشتراک بگذارند.

قبل از ملاقات، الهامات خود را با تیم به اشتراک بگذارید

ارسال عکس، تمرین یا پیام های الهام بخش می تواند به تشویق و الهام بخشیدن به اعضای تیم قبل از شرکت در جلسه طوفان فکری کمک کند. این به آنها کمک می کند تا آماده شوند و اگر اعضا احساس خلاقیت کنند، جلسه می تواند در رسیدن به اهداف موثرتر باشد.

جلسه طوفان فکری را طوری برنامه ریزی کنید که مختصر باشد

داشتن زمان محدود برای طوفان فکری می تواند احساس فوریت ایجاد کند که ممکن است به تیم شما کمک کند تا کارآمدتر باشد. همچنین در نظر بگیرید که یک جلسه طوفان فکری کوتاه برای اعضای تیم جذاب تر است. جلسات طولانی تر می تواند تخیل کارمندان را خسته کند در حالی که یک جلسه کوتاه می تواند به استفاده عاقلانه از خلاقیت کمک کند.

تمام ایده ها را ثبت کنید

این ایده خوبی است که فردی در جلسه حضور داشته باشد تا تمام ایده هایی را که تیم مطرح می کند ثبت کند. این ممکن است نقش تسهیل کننده باشد یا می توانید آن را به عضو دیگری محول کنید تا تمرکز خود را بر هدایت جلسه طوفان فکری حفظ کنید. نوشتن ایده ها به تجسم کمک می کند و به تیم اجازه می دهد تا ایده های خود را دوباره بررسی کند.

طوفان فکری ناشناس را امتحان کنید

ارائه فرصتی به اعضای تیم برای ارسال ایده‌ها به صورت ناشناس می‌تواند مفید باشد، به‌ویژه برای تیم‌های جدید یا اعضای جدیدی که ممکن است در اشتراک‌گذاری راحت نباشند. حتی در یک محیط دوستانه، کارمندان ممکن است ابراز نظرات خود را چالش برانگیز بدانند. ناشناس بودن می تواند گزینه ای برای مشارکت و تفکر آزادتر باشد.