تبدیل شدن به یک مدیر: چگونه یک برنامه کاری ایجاد کنیم

ایجاد یک برنامه منظم که برای همه کارآمد باشد، حتی برای باتجربه ترین مدیران نیز می تواند چالش برانگیز باشد. اگر در مسیر شغلی برای تبدیل شدن به یک سرپرست هستید، این راهنما از ایوسی به شما کمک می کند تا اهمیت ایجاد یک برنامه کاری را درک کنید و اینکه چگونه می توانید نیازهای کارکنان و شرکت خود را برآورده کنید.

اهمیت برنامه کاری

در حالی که مدیریت نقش دشواری است و مسیر درستی برای همه نیست، اما می‌تواند به شما کمک کند تا در اهداف بلندمدت شغلی خود موفق شوید. به عنوان مثال، مدیریت شما، در طول زمان، می تواند از یک تیم با استعداد و با عملکرد خوب حمایت کرده و رشد دهد که می تواند تأثیر زیادی بر سازمان شما داشته باشد. مدیر مؤثر بودن همچنین به معنای قرار گرفتن در موقعیتی است که کارکنان را برای موفقیت در اهداف شغلی خود راهنمایی کند.

ایجاد یک برنامه کاری خوب مهارتی است که در طول زمان و با تمرین یاد می گیرید. حتی در این صورت، ممکن است مجبور شوید به کارمندان ناراضی یا ساعات کم پرسنل رسیدگی کنید تا زمانی که بتوانید برنامه ها را به درستی تنظیم کنید. این اغلب به معنای استفاده از ساعات کاری انعطاف‌پذیر است که به شما امکان می‌دهد شیفت‌های کارمندان را متحیر کنید و به گزارش‌های خود تعادل بهتری بین کار و زندگی بدهید.

انتخاب یک برنامه زمانی انعطاف پذیر

اگر برای شما و تیمتان در دسترس است، برنامه های انعطاف پذیر ممکن است گزینه خوبی باشد. این گزینه برای بسیاری از شرکت‌ها و نقش‌هایی نیست که شما را ملزم به حضور در دفتر در ساعات کاری منظم، مانند پشتیبانی مشتری می‌کنند.

همچنین به عنوان زمان انعطاف‌پذیر شناخته می‌شود، برنامه کاری انعطاف‌پذیر زمانی است که کارمندان تعداد ساعات مشخصی را در یک پنجره توافق‌شده از زمان شروع و پایان کار می‌کنند. به عنوان مثال، ممکن است مشخص کنید که کارمندان تمام وقت هشت ساعت در روز بین ساعت‌های ۸ صبح تا ۶ بعد از ظهر کار می‌کنند، خواه ساعت ۸ وارد شوند و ساعت ۴ پیاده شوند یا ساعت ۱۰ بیایند و در ساعت ۶ پیاده شوند. به آنها.

حتی ممکن است به یک کارمند اجازه دهید تا زمانی که ساعات هفتگی آنها به مقدار معینی برسد (۴۰ کار معمول است) روز کاری کوتاه تری داشته باشد. به عبارت دیگر، اگر کارمندی بخواهد جمعه را مرخصی بگیرد اما نمی‌خواهد مرخصی بگیرد، ممکن است از دوشنبه تا پنجشنبه ۱۰ ساعت کار کند و همچنان ۴۰ ساعت کار کند.

برنامه زمانبندی انعطاف پذیر به دلایل زیادی سودمند است، از جمله اما نه محدود به:

• به کارمندان اجازه می دهد تا در مورد نیازهای مراقبت از کودک و قرار ملاقات با پزشک کار کنند
• جلوگیری از غیبت های زیاد
• کاهش استفاده از مرخصی استحقاقی
• کاهش ازدحام پارکینگ و مشکلات ترافیکی
• جذب نامزدهای شغلی بسیار واجد شرایط که مایل به این برنامه هستند

مدیرانی که برنامه‌های زمانی انعطاف‌پذیر ارائه می‌دهند، مشکلات کمتری با کارکنان و حضور و غیاب دارند، که بسیاری از استرس‌های ناشی از این موقعیت را کاهش می‌دهد.

در اینجا چند نکته برای اجرای یک برنامه زمان‌بندی انعطاف‌پذیر وجود دارد، اگر برای تیم شما مفید باشد:

۱. ساعت و پهنای باند اصلی شرکت را تعیین کنید

ساعات اصلی، زمان‌های مهمی هستند که در آن به همه کارکنان در طول روز کاری نیاز است. پهنای باند محدوده ساعاتی است که در طی آن می توانید یک برنامه زمانبندی انعطاف پذیر را مجاز کنید. به عبارت دیگر، پهنای باند اولین و آخرین زمان ممکن است که یک کارمند ممکن است در هر روز معین به محل کار خود بیاید و کار را ترک کند. پهنای باند ممکن است بسته به تعطیلات، روزهای هفته، یا آخر هفته ها متفاوت باشد یا ممکن است هر روز یکسان باشد.

به عنوان مثال، ساعات کاری اصلی شرکت شما ممکن است ۹ تا ۵ باشد، زیرا این ساعت‌هایی است که شما با مشتریان در حال تعامل هستید. پهنای باند روزانه شما ممکن است از ۷ صبح تا ۶ بعد از ظهر متغیر باشد زیرا هنوز کار فوری خارج از ساعات اصلی وجود دارد. تا زمانی که کارمندان کافی برای کار در ساعات اصلی دارید، برخی می توانند زودتر بیایند در حالی که برخی دیگر بسته به ترجیح شخصی خود تا دیر وقت می مانند. این مثال چیزی است که برنامه منظم انعطاف پذیر نامیده می شود، زیرا زمان بندی به سادگی زمان شروع و توقف کارمندان را تنظیم می کند.

۲. یک برنامه روزانه انعطاف پذیر در نظر بگیرید

یک برنامه روزانه انعطاف پذیر مشابه یک برنامه منظم انعطاف پذیر است، زیرا کارکنان می توانند ساعات کاری خود را تا زمانی که ساعات اصلی پوشش داده شده است انتخاب کنند. تفاوت در این است که یک کارمند می تواند زمان شروع و توقف خود را روزانه تغییر دهد در حالی که همچنان به همان تعداد ساعت در هفته اختصاص می دهد.

به‌عنوان مدیری که می‌خواهد از برنامه روزانه انعطاف‌پذیر استفاده کند، به هر کارمند یک برنامه انعطاف‌پذیر منظم اختصاص می‌دهید و بعد از اتمام هر روز کاری، تنظیمات را انجام می‌دهید. کارمند ممکن است انتخاب کند که از طریق ناهار تحت این ترتیب کار کند تا روز بعد زودتر برود یا دیر بیاید.

۳. یک هفته کاری فشرده را امتحان کنید

هفته کاری فشرده نوعی برنامه انعطاف‌پذیر است که به کارمند اجازه می‌دهد ۴۰ ساعت در روزهای کمتری کار کند. کار فشرده استاندارد باعث می شود که کارکنان چهار روز ۱۰ ساعته با استراحت منظم ناهار کار کنند.

یک گزینه مشابه، برنامه زمانبندی انعطاف پذیر ۴×۵ است، که یک کارمند را به طور متناوب بین چهار روز در هفته و پنج روز در هفته کار می کند. برنامه ۴×۵ گزینه خوبی برای برخی از کارمندان است زیرا چند بار در ماه به آنها تعطیلات آخر هفته می دهد. همچنین به آنها اجازه می دهد تا بدون نیاز به مرخصی از کار، وقت پزشک و دندانپزشک را برنامه ریزی کنند.

مرتبط: مهارت های حل تعارض: تعریف و مثال

نکاتی برای کمک به مدیران برای برنامه ریزی کارمندان

هر نوع برنامه ای را که برای کارمندان خود انتخاب کنید، هدف دستیابی به حداکثر کارایی است. به یاد داشته باشید، برنامه ریزی کارمندان آنقدرها هم که به نظر می رسد ساده نیست، بنابراین حتماً زمان زیادی را برای ایجاد برنامه در نظر بگیرید.

شناسایی سوء استفاده از زمان بندی

سوء استفاده از برنامه ریزی می تواند از جانب یک مدیر یا یک کارمند باشد. نمونه هایی از سوء استفاده از برنامه ریزی کارمندان ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• درخواست برای ترک زودهنگام چندین بار در هفته
• مکرراً درخواست می‌کنند که صبح جمعه را ترک کنند و دوشنبه دیر بیایند
• اجتناب از جابجایی هایی که به وظایف سنگین نیاز دارند
• تغییر شیفت با افراد برای دریافت نکات بیشتر
• هنگام فراخوان در محل کار حاضر نمی شود
• مکرراً موارد اضطراری مشابهی دارند که آنها را وادار به تماس می کند
• درخواست تغییر برنامه لحظه آخری بدون دلایل قانونی

استفاده از نرم‌افزار زمان‌بندی می‌تواند به شما کمک کند سوءاستفاده از برنامه زمانی که از سوی کارمندان شما می‌آید را شناسایی کنید. هنگامی که سوء استفاده از برنامه ریزی را مشاهده کردید، یک جلسه یک به یک برنامه ریزی کنید و موضوع را با درایت مطرح کنید. با آنها کار کنید تا راه حل هایی را شناسایی کنید که در صورت داشتن مشکل، برنامه آنها را قابل دسترس تر کند.

مدیرانی که در سوء استفاده از زمان‌بندی نقش دارند، بسیار متفاوت به نظر می‌رسند. اگر درگیر هر یک از این روش‌ها هستید که سوء استفاده از زمان‌بندی را تضمین می‌کند، برای یافتن راه‌حل بهتر یک قدم به عقب بردارید. سوء استفاده از برنامه ریزی مدیران می تواند به شکل های زیر باشد:

برنامه ریزی حین تماس.

این زمانی است که یک کارمند را برای کار برنامه ریزی می کنید، اما اگر به آنها نیاز نباشد، آنها را دعوت نمی کنید.

به روز رسانی برنامه ها

در آخرین لحظه از به‌روزرسانی برنامه‌ها چند روز یا چند ساعت قبل از شروع برنامه خودداری کنید. نوشتن و به‌روزرسانی برنامه‌ها در آخرین لحظه باعث می‌شود کارمندان نتوانند برنامه‌های دیگری را انجام دهند و این امر زندگی شخصی آنها را مختل می‌کند.

لغو شیفت های برنامه ریزی شده در آخرین لحظه.

کارمندانی که در آخرین لحظه نوبت کاری خود را کنسل می کنند، زمانی برای انجام برنامه های دیگر ندارند. یک کارمند ممکن است هر چند وقت یکبار از یک روز مرخصی لذت ببرد، اما شما باید از تبدیل کردن عادت به لغو برنامه لحظه آخری خودداری کنید.

تمدید شیفت های گذشته.

تلاش برای وادار کردن کارمندان به ماندن دیرتر از زمان مقرر نوعی سوء استفاده از برنامه ریزی است. بله، مردم تماس می گیرند و ممکن است مجبور شوید سریعاً فردی را پیدا کنید که شیفت آنها را پوشش دهد، اما هرگز نباید کارمندی را که نمی تواند بیشتر از زمان مقرر در آنجا بماند جریمه کنید.

محل کار خود را بشناسید

به عنوان یک مدیر، شما به انواع اطلاعات مربوط به فروشگاه یا دفتر خود، از جمله ساعات اوج مصرف، دسترسی دارید. مرور این اطلاعات می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه زمانی چند عضو تیم برای پوشش شلوغ‌ترین زمان‌هایتان برنامه‌ریزی شده‌اند، و چه زمانی زمانی از کار افتاده است که ممکن است به تعداد زیادی مشارکت‌کننده نیاز نداشته باشید.

شما همچنین باید تشخیص دهید که کدام کارمندان در ساعات خلوت بهتر کار می کنند و کدامیک به راحتی زمان اوج مصرف را مدیریت می کنند. برنامه ریزی کارمندان برای کار در مواقعی که بیشترین بهره وری و کارآمدی را در شغل خود دارند برای همه بهتر است.

مرتبط: مهارت های مدیریت: تعریف و مثال

با ملاحظه باشید

به عنوان یک مدیر، وظیفه شما این است که هر کاری را در حد معقول انجام دهید تا کارمندان خوب را در خود جای دهید. اگر شخصی تماس گرفت و نیاز دارید که یک کارمند تا دیر وقت کار کند، به جای یک ساعت قبل از پایان شیفت، از او قبل از موعد بپرسید. مایل باشید که در صورت لزوم، تعویض شیفت را مجاز کنید.

رفتار با احترام و توجه با کارکنان، راه درازی برای حفظ روحیه بالا و تقویت وفاداری دارد. بعلاوه، یک کارمند وفادار به احتمال زیاد تمایل بیشتری دارد که هر چند وقت یکبار ساعات بیشتری کار کند یا حتی یک شیفت لغو شده را بپذیرد.

استخدام کارکنان مجرب اختصاصی

در صورتی که فردی را به طور خاص برای این منظور استخدام کنید، برنامه ریزی حین تماس یک روش قابل قبول است. در روزهایی که با کمبود پرسنل مواجه می شوید، یک کارمند متعهد می تواند یک راه حل عملی باشد.

فرآیندی برای در دسترس بودن کارکنان ایجاد کنید

مدیران خوب به کارکنان خود فرصتی می دهند تا ساعات مورد نظر خود را با هم در میان بگذارند. با هر یک از کارمندان بنشینید و در مورد ترجیحات آنها صحبت کنید تا یک برنامه زمانی ایجاد کنید که برای همه افراد در لیست حقوق و دستمزد راحت باشد. می توانید تنظیمات برگزیده در دسترس بودن را به صورت فرم، در تقویم یا در پلت فرم نرم افزار زمان بندی خود نگه دارید.

یادگیری ایجاد یک برنامه کاری کارآمد که هم برای شما و هم برای کارمندانتان مفید باشد، بخشی جدایی ناپذیر از یک مدیر خوب است. ارائه یک برنامه منعطف به کارکنان، آنها را از نگرانی در مورد تعهدات شخصی خود رها می کند تا بتوانند بهتر روی کار تمرکز کنند.