فرآیند تایید: تعریف و مثال

گردش کار استاندارد به شرکت ها کمک می کند تا برای رسیدن به اهداف تجاری خود به طور موثر عمل کنند. دستیابی به این اهداف اغلب مستلزم همکاری چندین بخش در پروژه ها و موارد کاری است که می تواند کل شرکت را تحت تأثیر قرار دهد. برای دستیابی به اهداف خود و حفظ استانداردهای ثابت، شرکت ها از فرآیند تأیید استفاده می کنند، که در آن موارد کاری قبل از نهایی شدن، از طریق تأیید افراد مختلف می گذرد.

در این مقاله از ایوسی، با بررسی تعریف و عناصر اساسی این فرآیند به همراه مثال‌ها و نحوه ایجاد خود، به اهمیت فرآیند تأیید برای شرکت‌ها می‌پردازیم.

فرآیند تایید چیست؟

فرآیند تأیید نوعی گردش کار است که شامل یک سری مراحل است که یک اثر باید برای تأیید طی کند. مراحل معمولا شامل بخش ها و کارمندان مختلفی می شود که کار را بررسی می کنند و آن را تایید یا رد می کنند. هنگامی که یک بخش تأیید یا رد می کند، کار سپس برای ویرایش به مرحله قبلی باز می گردد یا برای تأیید بیشتر به مرحله بعدی باز می گردد. شرکت‌های مدرن اغلب فرآیندهای تأیید خود را با رایانه خودکار می‌کنند، اما برخی از شرکت‌ها ممکن است همچنان از تأییدیه‌های دستی استفاده کنند، مانند مواردی که یک سند کاغذی از یک بخش به بخش دیگر منتقل می‌شود.

فرآیندهای تایید به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا کارهایی منسجم و استاندارد ایجاد کنند، که می‌تواند شامل هر چیزی از فاکتورها و بودجه‌ها گرفته تا کمپین‌های بازاریابی و مقالات مجلات باشد. این نوع فرآیند به کارکنان کمک می‌کند تا قبل از انتشار یا پذیرش یک اثر، خطاها را تشخیص دهند، بنابراین به شرکت‌ها کمک می‌کند استانداردهای انتشار یا بازاریابی را حفظ کنند و از خطاهای مالی اجتناب کنند. به همین دلیل، فرآیندهای تایید برای راه اندازی یک کسب و کار موفق حیاتی هستند.

مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

عناصر فرآیند تایید

عناصر فرآیند تأیید معمولاً برای بسیاری از انواع کار یکسان است، اگرچه هر فرآیند معمولاً برای بخش و انواع کار درگیر منحصر به فرد است. در اینجا عناصر اساسی فرآیند تأیید وجود دارد تا به شما در درک بهتر کمک کند:

موارد ارسالی

ارسال به کاری اشاره دارد که از طریق فرآیند تأیید طی می‌شود و شرکت‌ها معمولاً الزامات یا دستورالعمل‌هایی را ارائه می‌کنند که باید دنبال شوند. برای ورود به فرآیند تایید، ابتدا کار به بخش مربوطه ارائه می شود. بسته به اهداف یک شرکت یا بخش، ارسال‌ها می‌توانند از منابع مختلفی ارائه شوند. به عنوان مثال، یک طراح گرافیک ممکن است یک طرح لوگو را به یک تیم بازاریابی ارسال کند، یا یک مدیر ممکن است گزارش هزینه بخش خود را به حسابدار شرکت خود ارسال کند.

تایید کنندگان

تایید کننده کارمند یا گروهی از کارمندان است که کار را در طول فرآیند تایید تایید یا رد می کنند. آن‌ها تصمیم می‌گیرند که آیا یک اثر باید به شخصی که آن را برای ویرایش ارسال کرده است برگردد یا باید به تأییدکننده دیگری منتقل شود. تایید کننده نهایی تصمیم می گیرد که آیا اثر آماده انتشار یا پذیرش است. انتصاب تایید کنندگان مناسب به جریان کارآمد کار در فرآیند تایید کمک می کند و ثبات و کیفیت محصول نهایی را تضمین می کند.

مجوزها

در فرآیند تأیید، مجوزها یا سطوح مجوز تعیین می‌کنند که چه کسی می‌تواند کار را ببیند، ویرایش یا تأیید کند. تنظیم مجوزها برای هر تأییدکننده و ایجادکننده اثر بسیار مهم است زیرا برخی از کارها ممکن است حاوی اطلاعات یا داده های حساسی باشد که فقط افراد خاص باید آنها را تغییر دهند. هنگامی که سطوح مجوز مناسب را برای هر تأیید کننده تنظیم می کنید، از اشتباهات جلوگیری می کنید، محتوای کار را ایمن نگه می دارید و فرآیند تأیید را کارآمدتر می کنید.

طبق قرار ها

سررسیدها به کار ارسالی کمک می کند تا به موقع تایید شود. تعیین موعد مقرر برای تأییدکنندگان برای حفظ جریان کار و اطمینان از اینکه همه تأییدکنندگان زمان کافی برای بررسی کامل کار قبل از تأیید یا رد کردن آن دارند، مهم است. برای تعیین موعد مقرر برای تایید کنندگان، ابتدا باید تاریخ سررسید نهایی را که شرکت شما انتظار دارد اثر را منتشر یا بپذیرد، بدانید. با استفاده از این اطلاعات، می توانید یک طرح پروژه ایجاد کنید تا جزئیات مدت زمانی که هر تایید کننده باید کار را بررسی کند و به مرحله بعدی ارسال کند، ایجاد کنید.

سوابق و سیاهه‌های مربوط

این ایده خوبی است که سوابق و گزارش های مربوط به هر مرحله در فرآیند تأیید را نگه دارید تا به شما کمک کند تا متوجه شوید که فرآیند شما چقدر کارآمد و مؤثر است. سوابق و گزارش‌ها همچنین به شما امکان می‌دهند هنگام انتقال کار از تأییدکننده‌ای به تأییدکننده دیگر، بررسی کنید که در کجا ممکن است خطا رخ داده باشد، و آنها شفافیت را برای سازندگان کار و شرکت شما ایجاد می‌کنند تا بدانند چه کسی کار را تأیید می‌کند. با سوابق و گزارش‌ها، می‌توانید تمام کارهایی را که فرآیند تأیید را به پایان رسانده‌اند، پیگیری کنید.

نمونه هایی از فرآیندهای تایید

نمونه‌های زیر را از فرآیندهای مختلف تأیید در نظر بگیرید تا ببینید چگونه ممکن است عناصر اساسی بسته به نوع کار تأیید شده تغییر کنند:

تایید فاکتور

فاکتور یا صورت حساب، فهرستی از کالاها یا خدماتی است که نیاز به پرداخت دارند. فاکتورها می‌توانند از منابع مختلفی مانند کارمندانی که نیاز به بازپرداخت هزینه‌ها دارند، پیمانکارانی که خدمات ارائه می‌کنند و فروشندگانی که محصولات را فروخته‌اند، ارائه شوند. فرآیند تأیید یک فاکتور ساده است و ممکن است قبل از پذیرش فقط یک تأیید کننده را شامل شود. از آنجایی که دریافت فاکتورها برای شرکت ها بسیار رایج است، فرآیند تأیید این نوع کار معمولاً برای همه شرکت ها مشابه است. سازنده فاکتور آن را به بخش مالی شرکت ارسال می کند و سپس آن را از نظر صحت بررسی می کند و آن را تایید یا رد می کند.

تصویب بودجه

بودجه برای شرکت ها حیاتی است تا بدانند چقدر پول دارند تا پروژه ها و بخش های خود را به طور موثر اداره کنند. زمانی که مدیران یک شرکت یک بودجه بالقوه ایجاد می کنند، قبل از اینکه توسط شرکت پذیرفته شود، یک سری بررسی ها و اصلاحات در فرآیند تصویب انجام می شود. این فرآیند معمولاً شامل چندین بار تغییر بودجه قبل از پذیرش نهایی است، زیرا تصویب کنندگان مختلف باید تمام جزئیات را بررسی کنند تا اطمینان حاصل شود که بودجه نیازهای شرکت را برآورده می کند.

مطالب مرتبط: ۸ روش بودجه بندی برای کمک به شما در رسیدن به اهداف مالی

تایید محتوا

فرآیند تأیید برای محتوا، مانند مقالات و کتاب‌ها، معمولاً شامل یک نویسنده، حداقل یک ویرایشگر و احتمالاً تأییدکنندگان بیشتری مانند تیم‌های تضمین کیفیت، مشتریان یا نمایندگان می‌شود. یک نویسنده محتوا را یا به تنهایی یا با پیروی از مجموعه ای از دستورالعمل ها ایجاد می کند. سپس نویسنده محتوای خود را به نمایندگان یا ویراستاران ارسال می‌کند، آنها آن را بررسی می‌کنند و آن را برای ویرایش به نویسنده یا تأییدکننده دیگری ارسال می‌کنند. محتوا ممکن است چندین دور ویرایش را طی کند تا اطمینان حاصل شود که نشان دهنده شرکتی است که آن را به خوبی منتشر می کند.

تایید طراحی

طراحان گرافیک اغلب با تیم های بازاریابی برای ایجاد لوگو، تبلیغات و کالا برای یک شرکت کار می کنند. این طرح‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا برند و سبک خود را تثبیت کنند، بنابراین مهم است که طرح‌ها قبل از استفاده مراحل تأیید را طی کنند. ابتدا، طراحان گرافیک ممکن است چند ایده طراحی را پیش‌نویس کرده و به تیم بازاریابی ارسال کنند. سپس تیم انتخاب می‌کند که کدام ایده را دوست دارد و آن را برای طراح گرافیک ارسال می‌کند تا بتوانند یک نسخه بهبودیافته ایجاد کنند. هنگامی که تیم بازاریابی طرح را تایید کرد، ممکن است قبل از اینکه بتوانند از آن برای کمپین های بازاریابی استفاده کنند، به تایید کنندگان سطح بالا برود.

نحوه ایجاد فرآیند تایید

در اینجا مراحلی وجود دارد که می توانید برای ایجاد فرآیند تأیید انجام دهید:

۱. وظیفه کاری را تعریف کنید

برای ایجاد فرآیند تایید، ابتدا باید وظیفه کاری را شناسایی و تعریف کنید. بیشتر این وظایف خاص هستند، مانند نوشتن یک مقاله در مورد یک موضوع خاص یا ایجاد بودجه برای یک بخش. هنگامی که کار را شناسایی کردید، مجموعه ای از دستورالعمل ها را ایجاد کنید تا به فردی که کار را ارسال می کند کمک کند تا بداند شما از او چه انتظاری دارید. فهرست کاملی از انتظارات و الزامات به کار کمک می‌کند تا با جلوگیری از خطاهای خاص در ابتدا، فرآیند تأیید را سریع‌تر طی کند.

مطالب مرتبط: نحوه واگذاری کار به کارمندان: سوالات و نکات متداول

۲. تایید کنندگان، مجوزها و سررسیدها را تنظیم کنید

این مرحله را با تصمیم گیری در مورد زمان انتشار یا پذیرش اثر تایید شده شروع کنید. سپس انتخاب کنید که چه کسی می خواهید کار را تأیید کند. این اغلب به نوع کار و هدف ایجاد آن بستگی دارد، اما می تواند افرادی مانند سردبیران، مدیران بازاریابی و مدیران مالی را درگیر کند. هنگامی که تأیید کنندگان را منصوب کردید، می توانید سایر بخش های مهم فرآیند مانند مجوزها و تاریخ های سررسید را تنظیم کنید. سطوح مجوز را برای هر تأییدکننده تعیین کنید، مانند اینکه چه کسی می تواند کار را ویرایش کند و آیا سایر کارمندان می توانند آن را ببینند.

برای ایجاد موعد مقرر برای تأییدکنندگان خود، تاریخی را که می‌خواهید نسخه نهایی اثر را منتشر کنید یا بپذیرید، در نظر بگیرید. با استفاده از جدول زمانی یا طرح پروژه، یک چارچوب زمانی برای هر تایید کننده برای بررسی کار و تایید یا رد آن تعیین کنید. این می‌تواند چند روز پس از دریافت اثر باشد، یا می‌تواند تاریخ خاصی باشد.

۳. وظیفه کاری را تعیین کنید

با ایجاد پارامترهای تأیید خود، می‌توانید کار را به یک خالق کار اختصاص دهید. این شخص می تواند یک کارمند داخلی باشد، مانند یک حسابدار یا نویسنده، یا یک شرکت خارجی یا مترجم آزاد. تکلیف مشخص شده، رهنمودهایی برای ارسال و اطلاعات تماس شخصی که می تواند به سؤالات پاسخ دهد یا جزئیات بیشتری در مورد تکلیف ارائه دهد، به خالق اثر ارائه دهید. پس از تعیین تکلیف، سازنده می‌تواند کار را شروع کرده و آن را به اولین تأییدکننده ارسال کند.

۴. تایید کننده اول کار دریافت می کند

اولین تأیید کننده کار را معمولاً از طریق ایمیل یا نرم افزار ارسال آنلاین از خالق دریافت می کند. این تأییدکننده تضمین می‌کند که کار با دستورالعمل‌های اساسی که شما ایجاد کرده‌اید مطابقت دارد و اشتباهات اساسی ندارد. آنها بسته به نوع کار می توانند کار را به روش های مختلفی بررسی کنند. به عنوان مثال، ویراستاران معمولاً اولین تأیید کنندگان قطعات نوشته شده هستند، بنابراین ممکن است هم از نظر الزامات اساسی و هم دستور زبان مناسب را بررسی کنند. گاهی اوقات، اولین تایید کننده یک نرم افزار خودکار است که اسناد را برای مواردی مانند سرقت ادبی و خطاهای ساده اسکن می کند.

۵. تایید کننده اول کار را تایید یا رد می کند

پس از بررسی اثر، تایید کننده اول می تواند آن را تایید یا رد کند. اگر اولین تأییدکننده کار را رد کرد، می‌تواند آن را برای ایجاد ویرایش به سازنده بازگرداند. این به سازنده فرصتی می‌دهد تا هر اشتباهی را که مرتکب شده اصلاح کند و اثر بهتری ایجاد کند، سپس آن را دوباره به اولین تأییدکننده ارسال می‌کند. به محض اینکه اولین تایید کننده کار را بپذیرد به مرحله بعد می رود.

۶. ارسال به تایید کننده نهایی

پس از یک سری تاییدات، کار به تایید کننده نهایی می رسد. این شخص تصمیم می گیرد که آیا کار آماده انتشار یا پذیرش توسط شرکت است. تأیید کنندگان نهایی معمولاً کارمندان سطح متوسط ​​​​تا بالا هستند، مانند رئیس یک بخش یا مدیر پروژه، اما حتی می توانند مدیر عامل یک شرکت برای کارهای بسیار مهم باشند. تایید کننده نهایی از دستورالعمل های تعیین شده و قضاوت خود برای تعیین اینکه آیا یک اثر برای تایید آماده است یا خیر استفاده می کند.

۷. انتشار یا پذیرش کار

آخرین مرحله در فرآیند تایید، انتشار یا پذیرش اثر است. زمانی که اثری به این نقطه رسید باید با سایر آثار تولید شده توسط شرکت همخوانی داشته باشد و خطایی نداشته باشد. کار تمام شده باید منعکس کننده استانداردهای شرکت باشد، بنابراین بسیار مهم است که کار قبل از رسیدن به این مرحله تمام جنبه های فرآیند تایید را پشت سر گذاشته باشد.