پرسش و پاسخ: حساب های دریافتنی چیست و چگونه کار می کند؟

در این مقاله از ایوسی، به روند حساب های دریافتنی و نحوه استفاده کسب و کارها از آن می پردازیم.

حساب های دریافتنی چیست؟

حساب های دریافتنی (AR) فرآیند دریافت پرداخت برای خدمات یا کالاها است. این اصطلاح ممکن است به بخش مسئول صورتحساب نیز اشاره داشته باشد. در حوزه حسابداری، اصطلاح “دریافتنی ها” به این معنی است که یک تجارت فروش انجام داده است، اما هنوز درآمد حاصل از فروش را دریافت نکرده است. بسیاری از شرکت ها به مشتریان خود اجازه می دهند اقلام موجودی خود را به صورت اعتباری خریداری کنند. این موارد اعتباری تحت عنوان کلی AR قرار می گیرند.

نمونه ای از AR روشی است که شرکت های خدمات شهری کار می کنند. به طور کلی، این شرکت‌ها فقط پس از مدتی که از عرضه آن‌ها استفاده کرده‌اید، برای شما صورتحساب می‌گیرند. کلیه فاکتورهای پرداخت نشده ارسال شده به مشتریان، حساب های دریافتنی محسوب می شوند.

تمدید اعتبار به مشتریان خود توسط یک کسب و کار، وجود یک حساب دریافتنی را ایجاد می کند. AR می تواند بسیاری از دارایی های یک شرکت را تشکیل دهد که هنوز محقق نشده اند. معمولاً ظرف یک سال یا کمتر از زمانی که مشتری خرید را آغاز می کند، سررسید می شود. یکی از راه های فکر کردن به AR برای افراد غیرمتخصص به عنوان یک IOU کوتاه مدت است که مشتری به کسب و کار می دهد. IOU برای دوره ای معتبر است که مشتری باید موجودی حساب را پرداخت کند. عدم انجام این کار منجر به پیش فرض می شود.

بیشتر بخوانید: ۲۲ شغل حسابداری که درآمد خوبی دارند

نحوه عملکرد یک فرآیند حساب های دریافتنی معمولی

یک فرآیند AR به یک کسب و کار امکان می دهد تعیین کند که چه حساب هایی سررسید می شوند، کدام یک از آنها عقب افتاده و شرکت موفق به جمع آوری کدام حساب ها شده است. نقش این روش خاص این است که مطالبات قابل مدیریت و قابل پیگیری باشد.

فرآیندهای شرکت های بزرگ و کوچک ممکن است به دلیل مقیاس جریان های نقدی آنها متفاوت باشد. شرکت‌های بزرگ می‌توانند تیم‌های مدیریت اعتبار را استخدام کنند، در حالی که شرکت‌های کوچک‌تر باید به تحلیلگران و مشاوران داخلی بسنده کنند. جدا از این تفاوت ها، چهار مرحله مهم در راه اندازی یک فرآیند AR وجود دارد:

• توسعه شیوه های اعتباری

• صورتحساب

• ردیابی AR

• حسابداری AR

توسعه شیوه های اعتباری

با تجزیه و تحلیل یک مشتری خاص، کسب و کار تصمیم می گیرد که آیا آنها علاقه مند به ارائه یک خط اعتباری به آنها هستند یا خیر. آنها سندی را تهیه خواهند کرد که شرایط و ضوابط فروش نسیه را مشخص می کند. شرکت باید در سند افشای کاملی را برای شیوه های اعتباری درج کند. یک وکیل باید اطمینان حاصل کند که سند و توافقنامه با تمام قوانین فدرال قابل اجرا مطابقت دارد. شرایط و ضوابط با توجه به مقیاس کسب و کار نیز متفاوت است. شرکت های بزرگتر دوره های طولانی تری را برای بازپرداخت بدهی های خود به مشتریان ارائه می دهند. به دلیل محدودیت جریان نقدی از سوی شرکت های کوچکتر، آنها تمایل دارند حساب های دریافتنی خود را در یک پنجره محدود ببندند و در نتیجه دوره های پرداخت کوتاه تری را ارائه دهند.

صورتحساب

سپس کسب و کار یک فاکتور برای مشتری ایجاد می کند. فاکتور سندی است که به مشتری خلاصه ای از اقلام خریداری شده، هزینه های فردی هر کالا و زمان مورد انتظار برای پرداخت را ارائه می دهد. فاکتورها معمولا دارای یک شماره منحصر به فرد هستند که شرکت می تواند از آن برای ارجاع یا بازیابی استفاده کند. در حالی که در گذشته، اکثر فاکتورها فیزیکی بودند، مصرف کنندگان امروزی این گزینه را دارند که فاکتور فیزیکی یا بدون کاغذ را با فاکتور الکترونیکی انجام دهند. کسب و کارها باید به دنبال ارسال فاکتورها به محض انعقاد قرارداد خرید با خریدار باشند. هر چه مشتری برای دریافت فاکتور بیشتر طول بکشد، زمان بیشتری برای پرداخت آن نیاز دارد.

ردیابی AR

نقش ردیابی مطالبات از این پرداخت های اعتباری بر عهده مسئول حساب های دریافتنی است. افسر AR مقادیر خرید را وارد می کند، دفتر کل را به روز می کند و فاکتور خرید را ایجاد می کند. علاوه بر این، با هر پرداخت، افسر AR دفتر کل را به‌روزرسانی می‌کند تا مبلغ جدیدی را که مشتری باید بپردازد را منعکس کند. شرکت های کوچکتر تمایل دارند از حسابداران حرفه ای برای اجرای فرآیندهای AR خود استفاده کنند. آنها ممکن است بودجه کافی برای استخدام یک افسر AR به عنوان یک موقعیت مستقل نداشته باشند. شرکت‌های بزرگ‌تر گاهی اوقات دارای امکانات مدیریت اعتبار کامل با افسران AR هستند که در مناطقی به جای مشتریان فردی منصوب می‌شوند. علاوه بر این، شرکت های بزرگتر می توانند از نرم افزارهای پیچیده و اتوماسیون فرآیندها استفاده کنند.

حسابداری AR

مسئول مجموعه شرکت تاریخ سررسید پرداخت ها را مشخص می کند. هنگامی که کسب و کار موفق به شناسایی بدهی های پرداخت نشده می شود، بخش حسابداری ادامه می دهد و فروش را ثبت می کند. تطبیق حساب ها شامل حسابداری بدهی های پرداخت نشده، بدهی های بد و مشتریان زودتر از موعد است.

بیشتر بخوانید: با حسابدار بودن آشنا شوید

نحوه استفاده مشاغل از حساب های دریافتنی

حساب های دریافتنی روشی انعطاف پذیر برای کسب و کارها برای مدیریت مشتریان ممتاز است. گاهی اوقات، یک تجارت ممکن است به فروش یک کالای خاص به مشتری فکر کند، اما مشتری قادر به پرداخت آن کالا به عنوان یک معامله نیست.

کسب‌وکار ممکن است تصمیم بگیرد که به مشتری فرصتی برای پرداخت برای کالا در یک دوره معین ارائه دهد، با این انتظار که مشتری مجبور باشد به دلیل سود حساب، کمی بیشتر بپردازد. کالاهایی که در برنامه های پرداخت یا خرید اجاره ای خریداری می شوند برای مصرف کنندگانی که سیستم های بودجه ریزی ماهانه را اجرا می کنند جذاب هستند. کسب‌وکارها این روش‌های پرداخت را به مشتریان ارائه می‌دهند، زیرا به آنها اجازه می‌دهد فروش خود را ببندند، حتی اگر خطری در آن وجود داشته باشد.

گاهی اوقات، یک کسب و کار ممکن است یک مشتری دائمی داشته باشد که کالاها را در یک دوره مشخص خریداری می کند. به عنوان مثال، یک رستوران هر هفته تا مقدار مشخصی گوشت گاو را از قصابی خریداری می کند. در این مورد، هنگامی که یک رابطه تجاری برقرار می شود، قصاب ممکن است به صاحب رستوران یک توافق موقت پیشنهاد دهد. قصاب رستوران را تامین می کند و سپس هر ماه برای گوشت گاوی که در آن مدت از او گرفته بودند به او پول می دهد. در این صورت، رستوران در حساب های دریافتنی قصاب خواهد بود.

حساب های دریافتنی بخش مهمی از اندازه گیری نقدینگی شرکت است. ارزش‌گذاران به تاریخچه AR یک شرکت نگاه می‌کنند تا مشخص کنند که شرکت می‌تواند چه مقدار از دارایی‌های کوتاه‌مدت را با خیال راحت به خرید سهام یا زیرساخت اختصاص دهد. یک حسابدار که یک تجزیه و تحلیل بنیادی از یک کسب و کار انجام می دهد به این می پردازد که چقدر کسب و کار موفق به جمع آوری مانده حساب های دریافتنی خود شده است. رابطه ویژه به عنوان نسبت گردش حساب های دریافتنی کسب و کار نامیده می شود. هرچه تعداد دفعات جمع آوری کسب و کار بیشتر باشد، شهرت کسب و کار قوی تر می شود.