بازخورد تیم در تجارت برای شناسایی اهداف شرکت و مدیریت پیشرفت بسیار مهم است. برای مؤثر بودن، بازخورد باید عمدی، سازنده و جذاب باشد. با درک اهمیت بازخورد تیم و یادگیری موثرترین تکنیک ها، می توانید فرآیند بازخورد را در تیم خود بهبود بخشید. در این مقاله، به اهمیت ارائه بازخورد و نکاتی برای بهبود فرآیند بازخورد شما می پردازیم.
بازخورد چیست؟
بازخورد فرآیند ارزیابی، بحث و سازماندهی عملکرد یک کارمند است. این اقدامی است که برای ارائه اطلاعات سازنده به یک عضو تیم استفاده می شود. فرآیند بازخورد دادن یک رابطه کاری باز بین رهبر و عضو تیم ایجاد می کند و به هر یک از آنها اجازه می دهد پیشرفت خود را به سمت یک هدف از پیش تعیین شده درک کنند.
بازخورد وسیله ای برای بهبود است. این به افراد کمک می کند تا اقدامات خود را برای برآورده کردن بهتر نیازهای یک کارفرما یا رهبر تیم شکل دهند. بازخورد تنها یکی از وظایف ضروری یک سرپرست یا مدیر است و هدف آن تشویق تیم برای رسیدن به اهداف و پیروی از دستورالعمل های شرکت است.
در اینجا برخی از عناصر رایج بازخورد مؤثر وجود دارد:
- به موقع بودن: موثرترین بازخورد به موقع است. زمانی که یکی از اعضای تیم می‌تواند برای بهبود اقدام کند، بلافاصله یا بلافاصله پس از رویداد مورد نظر، بازخورد ارائه دهید.
- ارتباطی: بازخورد ارتباطی یک محیط مشارکتی ایجاد می کند. در مقایسه با بازخورد نوشتاری، بازخورد ارتباطی به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا سؤال بپرسند یا وضوح بیشتری کسب کنند.
- سازنده: بازخورد مؤثر سازنده است و راه حل های مثبت ارائه می دهد. فقط در مورد اقدامات یا کارهایی که قابل بهبود هستند، بازخورد ارائه دهید.
- خاص: خاص بودن در بازخورد مهم است تا اعضای تیم نقاط قوت و ضعف خود را درک کنند. این به آنها اجازه می دهد تا مهارت های خاصی را بهبود بخشند.
- جزئیات: ارائه جزئیات همراه با بازخورد می‌تواند به اعضای تیم کمک کند تا درک واضح‌تری از زمینه‌هایی که می‌توانند در آنها پیشرفت کنند، ایجاد کنند. جزئیات خاصی در مورد رویدادها و وظایف ارائه دهید.
مرتبط: اهداف هوشمند: تعریف و مثال
چگونه بازخورد عملکرد را بهبود می بخشد
بازخورد بخش مهمی در بهبود عملکرد یک تیم است. بازخورد می تواند به اهداف زیر در یک محیط تیمی دست یابد:
جهت را ارائه می دهد
بازخورد با شناسایی شاخص های عملکرد و اجازه دادن به اعضای تیم برای درک پیشرفت خود به سمت یک هدف، جهت گیری را فراهم می کند.
باعث ایجاد انگیزه در اعضا می شود
یک تیم با انگیزه اغلب یک تیم سازنده است. بازخورد می تواند اعضای تیم را برای تکمیل اهداف و مقاصد تشویق کند. بازخورد همچنین می تواند به شما کمک کند تا نقاط قوت و ضعف تیم خود را بهتر بشناسید و به شما این امکان را می دهد که بر روی آنها کار کنید و انگیزه بیشتری در اعضای تیم ایجاد کنید.
عملکرد فردی را بهبود می بخشد
بازخورد تیم همچنین می تواند عملکرد هر یک از اعضای تیم را بهبود بخشد. وقتی هر یک از اعضای تیم نقش خود را در تیم و وظایفی که انتظار می رود انجام دهند را درک کنند، تیم می تواند اهداف بیشتری را تکمیل کند.
مشارکت را تشویق می کند
بازخورد مؤثر دو طرفه است. وقتی اعضای تیم فرصت ارائه بازخورد را داشته باشند، به احتمال زیاد درگیر می شوند. اعضای تیم درگیر اغلب عملکرد بهتری خواهند داشت.
انواع بازخورد تیم
نوع بازخوردی که هنگام کار با تیم خود انتخاب می کنید بسته به هدف بازخورد متفاوت است. در اینجا چند مورد از محبوب ترین انواع بازخورد در یک محیط تجاری آورده شده است:
- بازخورد ۳۶۰ درجه
- انتقاد سازنده
- مربیگری
- ارزیابی
۱. بازخورد ۳۶۰ درجه
بازخورد ۳۶۰ درجه به همه اعضای تیم و رهبران اجازه می دهد تا در فرآیند بازخورد مشارکت داشته باشند. این شکل از بازخورد محرمانه است و از طرف کل تیم کار می آید، نه فقط مدیریت یا رهبران تیم. بازخورد ممکن است شامل همکاران، گزارش های مستقیم و مدیران باشد. از روش مقیاس رتبه بندی استفاده می شود و سوالات از پیش طراحی شده را پوشش می دهد. سپس افراد مجاز به گذاشتن نظرات کتبی هستند. فردی که رتبه بندی می شود نیز همان فرم را پر می کند و خود را رتبه بندی می کند.
بازخورد ۳۶۰ درجه مزایای زیر را ارائه می دهد:
- بینشی در مورد مهارت های خاصی ارائه می دهد که اعضای تیم می توانند برای بهبود آنها تلاش کنند
- به اعضای تیم درک بهتری از بازخورد کل تیم می دهد
- به اعضای تیم اجازه می دهد تا بر روی نقاط قوت کنونی بنا کنند
- اعضای تیم را تشویق می کند تا نقش و انتظارات تیم خود را بهتر درک کنند
مطالب مرتبط: اهمیت بازخورد مثبت و نحوه ارائه آن به دیگران
۲. انتقاد سازنده
انتقاد سازنده نوعی بازخورد است که شامل عبارات مثبت و منفی است. اعضای تیمی که به طور مداوم بازخورد منفی دریافت می کنند ممکن است در نهایت احساس کنند توانایی ندارند. با ارائه بازخوردی که جنبه های مثبت و منفی را برجسته می کند، می توانید همزمان انگیزه و تشویق کنید.
بازخورد سازنده مزایای زیر را ارائه می دهد:
- به اعضای تیم دیدگاه جدیدی در مورد دستاوردها و زمینه های بهبود می دهد
- یک رابطه قابل اعتماد بین شما و اعضای تیم ایجاد می کند
- به اعضای تیم زمینه های مشخص و قابل اندازه گیری می دهد که در آن می توانند پیشرفت کنند
- راه حل های واقعی برای مشکلات را شناسایی می کند
مطالب مرتبط: راهنمای ارائه بازخورد سازنده در محل کار
۳. مربیگری
یکی دیگر از روش های رایج بازخورد، مدل بازخورد مربیگری است. در این مدل، ابتدا اعضای تیم خود را تشویق می کنید که بازخورد خود را ارائه دهند. از آنجا، شما و یکی از اعضای تیم، بازخوردهای خود را در حین ارائه نظرات خود در نظر می گیرید و در نقش یک مربی عمل می کنید.
بازخورد کوچینگ مزایای زیر را ارائه می دهد:
- اعضای تیم را تشویق می کند تا مهارت های بازخورد را توسعه دهند
- به شما کمک می کند تا نگرانی های هر یک از اعضای تیم را درک کنید
- یک رابطه مشارکتی ایجاد می کند
۴. ارزیابی
یک نوع ارزیابی از درخواست‌های بازخورد، هم شما و هم اعضای تیمتان از ابزار امتیازدهی برای ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنید. سپس نمرات با هم مقایسه و بحث می شود. این روش بازخورد در محیط کاری که در آن عملکرد را می توان به صورت عددی ارزیابی کرد مفید است.
بازخورد ارزیابی مزایای زیر را ارائه می دهد:
- محیطی را ایجاد می کند که در آن می توانید آشکارا درباره عملکرد بحث کنید
- اعضای تیم را تشویق می کند تا عملکرد را بر اساس یک عدد قابل اندازه گیری در نظر بگیرند
- یک روش قابل اندازه گیری برای بهبود ارائه می دهد
موارد مرتبط: روش های انجام ارزیابی عملکرد کارکنان
نحوه ارائه بازخورد موثر
بازخورد یک کیفیت مهم رهبری است، صرف نظر از سبک رهبری شما. این مراحل را برای تقویت مهارت های بازخورد موجود و توسعه مهارت های رهبری خود امتحان کنید:
- هدف خود را از دادن بازخورد درک کنید.
- ابتدا بازخورد را به صورت کتبی بنویسید.
- یک برنامه زمانی ایجاد کنید.
- بازخورد را بپذیرید.
۱. هدف خود را از دادن بازخورد درک کنید
هدف خود را از ارائه بازخورد در نظر بگیرید. ممکن است برای بهبود نقاط قوت و اصلاح نقاط ضعف اعضای تیم یا تشویق تیم خود برای حرکت سریع به سمت یک هدف مشترک باشد. درک اهداف خود برای ارائه بازخورد می تواند به شما در تعیین بهترین رویکرد کمک کند.
مرتبط: تعیین اهداف برای بهبود شغل خود
۲. ابتدا بازخورد را به صورت مکتوب بنویسید
با قرار دادن بازخورد مورد نظر خود در ابتدا، می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که دقیق، صادقانه و به موقع هستید. بازخورد باید عمدی باشد، و نوشتن آن ابتدا شما را تشویق می کند که قصد خود را درک کنید. همچنین به شما این امکان را می دهد که بازخورد خود را برای وضوح ارزیابی کنید، از سازنده بودن آن اطمینان حاصل کنید و یک برنامه روشن برای مکالمه خود داشته باشید.
۳. یک برنامه زمانی ایجاد کنید
بازخورد منظم مهم است. روزهای پرمشغله یا کارهای مکرر کاری می تواند حفظ بازخوردهای معمول را چالش برانگیز کند. ایجاد برنامه‌ای از بررسی‌های هفتگی یا ماهانه می‌تواند به شما کمک کند تا با این وظیفه مهم همراه شوید و در عین حال اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما می‌دانند چه زمانی باید منتظر بازخورد باشند. یک برنامه همچنین به شما این امکان را می دهد که با ارائه بازخورد در اسرع وقت پس از یک رویداد مهم، به موقع باشید.
۴. بازخورد را بپذیرید
یادگیری استقبال از بازخورد می تواند به شما کمک کند مهارت های خود را نه تنها برای ارائه بازخورد موثر بلکه به عنوان یک رهبر تیم نیز بهبود بخشید. زمانی که به بازخورد آنها پاسخ دهید، می‌توانید با اعضای تیم خود رابطه قابل اعتمادتری ایجاد کنید. سعی کنید برنامه یا برنامه دیگری را برای پذیرش بازخورد اعضای تیم خود اجرا کنید، مانند روش ۳۶۰ درجه.